При составлении графика отпусков учитываются положения действующего законодательства, специфика деятельности предприятия и пожелания работников. Желание работника пойти в очередной отпуск в конкретный период времени фиксируется в его заявлении на отпуск; руководитель может согласиться с ним или отклонить его. Свое мнение руководитель излагает в резолюции на заявление.
При составлении графика необходимо согласовать с финансовым отделом или главной бухгалтерией вопросы формирования резервов для оплаты отпусков, так как отсутствие денежных средств, необходимых для оплаты отпускных работникам, может отразиться на порядке предоставления отпусков.
Глава 2. Функционирование службы документального оформления менеджмента
Деятельность работников службы ДОУ регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку работников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются службой ДОУ на основе «Квалификационного справочника должностей», «Единой номенклатуры должностей служащих», с учетом требований ГС ДОУ и утверждаются руководителем организации или его заместителем. При изменении функций и задач работников службы ДОУ должностные инструкции пересматриваются.
Нормирование труда работников службы ДОУ, установление заданий, оценка напряженности труда и расчет численности по отдельным видам работ производится в соответствии с установленными нормами времени.
Организация рабочего места и условия труда службы ДОУ регламентируются нормативно-методическими документами, государственными и отраслевыми стандартами.
Для определения количества работников службы ДОУ применяются отраслевые нормативы численности, разрабатываемые на основе типовых межотраслевых нормативов численности служащих, занятых в экономических и административно-хозяйственных службах производственных предприятий, и укрупнённые нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию.
Наименование должностей работников службы ДОУ устанавливается в соответствии с «Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов».
Службы ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательными и иными нормативно-правовыми актами органов государственной власти и управления РФ и республик в составе РФ, распорядительными документами вышестоящих органов управления и самой организации, ГС ДОУ, правилами, инструкциями и другими действующими нормативам по вопросам ДОУ и настоящими требованиями.
Руководство службы ДОУ должно замещаться специалистами с высшим или средним специальным образованием ответствующего профиля. Служба ДОУ имеет круглую печать с обозначение своего наименования.
2.1 Цели создания службы
Цели службы ДОУ:
1. организация работ по ДОУ
2. руководство работами по ДОУ
3. координация работ по ДОУ
4. контроль работ по ДОУ
5. реализация работ по ДОУ
Задачи службы ДОУ:
1. совершенствование форм и методов работы с документами
2. обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственные архивы в соответствии с ЕГС, ГОСТами и другими действующими нормативами
3. сокращение документного оборота, документов и форм документов
4. разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения организации, прогрессивных технологий ДОУ на базе применения вычислительной и организационной техники, направленных на реализацию деятельности организации
2.2 Основные функции службы документального оформления менеджмента
1. разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений
2. осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам
3. организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству
4. регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок, обобщение сведений и ходе и результатах документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам
5. организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов
6. разработка и проектирование бланков документов
7. разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации
8. организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях
9. организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан
10. разработка мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, повышению исполнительской дисциплины (совместно с соответствующими структурными подразделениями)
11. осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив
12. организация работы архива в соответствии с «Положением о государственном архивном фонде РФ», правилами, инструкциями и методическими рекомендациями учреждений государственной архивной службы РФ
13. повышение квалификации работников службы ДОУ и архивов, проведение совещание и консультирование по вопросам, относящимся к компетентности службы ДОУ
14. организация рабочих мест, автоматизированных рабочих мест и условий труда сотрудников службы ДОУ
2.3 Права службы документального оформления менеджмента
Служба ДОУ имеет право:
1. принимать меры и осуществлять контроль за сокращением избыточной информации в организации
2. контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами в организации
3. запрашивать от структурных подразделений и организаций сведения, необходимые для работы службы ДОУ
4. проводить проверку организации ДОУ в структурных подразделениях и доводить итоги проверок до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер
5. привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства
6. возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований
7. подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции
8. разрабатывать положение о структурных подразделениях службы ДОУ и должностные инструкции работникам
9. вносить предложения руководству организации о применении административных мер во всех случаях нарушения подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами
10. участвовать в обсуждении руководством организации вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними
11. вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников службы ДОУ, их поощрении и наложении на них взысканий
Служба ДОУ несет ответственность за:
1. обеспечение установленного порядка работы с документами в организации
2. выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение необходимых условий труда работников службы ДОУ
Заключение
Итак, на мой взгляд, мне удалось выполнить поставленные задачи. Теперь я гораздо ближе знакома с документационным обеспечением управления и с основными видами документов организации.
Ведение документации, на самом деле, – один из важнейших аспектов деятельности организации, без которого ни одно предприятие не сможет существовать, поэтому любому руководителю просто необходимо быть грамотным в этой сфере и, естественно, следить за документированием в своем деле.
Я считаю, что цель, заданная в начале работы достигнута, так как в процессе написания данной курсовой работы я достаточно хорошо изучила ее тему.
Основные выводы:
· Документационное обеспечение управления – деятельность, охватывающая организацию документирования и управление документацией в процессе реализации функций организации и осуществляемая специальной службой, действующей согласно «Инструкции по делопроизводству» и на правах самостоятельного структурного подразделения, подчинённого непосредственно руководителю организации.
· грамотная организация деятельности кадровой службы, осуществляемая в рамках действующего законодательства и основанная на принципе тщательного отбора кадров, является одним из основополагающих условий успешного развития любого юридического лица.
· по целевой принадлежности выделяют две больших группы кадровых документов
· Штатное расписание – основной документ, который применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с учредительным документом (уставом или положением).
· «Положение об оплате труда и премировании» является основным документом, в соответствии с которым рассчитывается заработная плата на предприятии. «Положение об оплате труда и премировании» является локальным нормативным актом на предприятиях, где не заключается коллективный договор.
· Должностная инструкция – основной организационно-правовой документ, определяющий основные права, обязанности и ответственность работника при осуществлении им трудовой деятельности согласно занимаемой должности.
Также в данной курсовой работе были рассмотрены другие виды документов, присутствующих в любой организации, и основная информация о службе ДОУ.
Список используемой литературы
1. Бахтеев Ю.Д., Захаров В.Ф., Наумов И.Н. Документационное обеспечение управления предприятий и организаций и архивное хранение документов. – Учебное пособие. – Пенза: Пензенский государственный унивеситет. – 2009
2. Захаркина О.И. Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база. – Омега-Л. – 2007
3. Фионова Л.Р. Организация и технология документационного обеспечения управления. – Конспект лекций. – Пенза: Пензенский государственный университет. – 2005
4. http://www.dist-cons.ru/modules/to/index.html
5. http://www.hr-portal.ru/pages/fd/fd.php
6. http://www.rosec.ru/glavbuh/articles/3012007/index2.wbp
Страницы: 1, 2, 3, 4
