· приказы о приеме и увольнении
· документы по оформлению отпусков, наград, поощрений, взысканий и т.д.
4. деловая переписка
5. финансовая документация
1.4 Общая характеристика кадровых документов
В любой организации должен быть составлен и утвержден для внутреннего пользования ряд кадровых документов, наличие которых предусмотрено действующим законодательством.
По целевой принадлежности выделяют две больших группы кадровых документов:
1. Документы по учету личного состава работников, к которым относятся приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, увольнении, личная карточка работника и другие. Основная часть документов по личному составу вошла в состав унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
2. Вторую группу составляют документы, связанные с осуществлением функций по управлению персоналом и организацией труда (правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении, должностные инструкции, структура и штатная численность, штатное расписание). В «Общероссийском классификаторе управленческой документации» ОК 011-93, утвержденном Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 30 декабря 1993 года №299 (далее ОКУД) эти документы получили название «документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия».
1.4.1 Штатное расписание и штатная расстановка
Штатное расписание – основной документ, который применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с учредительным документом (уставом или положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Этот документ даёт руководству право на укомплектование организации и ее структурных подразделений работниками. На основе штатного расписания кадровая служба ведет подбор сотрудников на вакантные должности, формирует резерв на выдвижение, организует повышение квалификации кадров.
Штатное расписание утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным лицом, полномочие по утверждению данного документа должно быть закреплено в письменной форме. В таком приказе, в отличие от типовой формы приказа по основной деятельности, отсутствует констатирующая часть, и, так как никаких дополнительных пояснений для введения в действие штатного расписания не требуется, приказ может начинаться со слова «ПРИКАЗЫВАЮ».
На основе штатного расписания устанавливаются наименования должностей, специальностей, профессий, которые отражаются в трудовых договорах и иной кадровой документации.
Согласно «Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих», составление штатного расписания является обязанностью экономиста по труду, который входит в состав отдела организации и оплаты труда. Поскольку такое подразделение имеется не в каждой организации, разработка штатного расписания чаще всего поручается отделу кадров, либо планово-экономическому отделу, либо группе специалистов, либо бухгалтерии, то есть руководство предприятия самостоятельно решает вопрос, на кого возлагается эта работа.
На предприятиях с большим должностным и численным составом целесообразно разрабатывать и утверждать штатное расписание каждого структурного подразделения.
1.4.2 Положение об оплате труда и премировании
«Положение об оплате труда и премировании» является локальным нормативным актом на предприятиях, где не заключается коллективный договор. Если коллективный договор в организации есть, то «Положение об оплате труда и премировании» может быть приложением к коллективному договору. «Положение об оплате труда и премировании» является основным документом, в соответствии с которым рассчитывается заработная плата на предприятии.
«Положение об оплате труда и премировании» является документом, регламентирующим:
1. принципы формирования системы оплаты труда
2. порядок расчета денежного вознаграждения за труд
3. критерии и процедуру оценки труда
«Положение об оплате труда и премировании» вводится на предприятиях в целях повышения эффективности производства, усовершенствования системы организации оплаты труда, рационального использования фонда оплаты труда и т.д.
Задачи «Положения об оплате труда и премировании»:
1. повышение эффективности и качества работы персонала
2. введение гибкой системы материального стимулирования
3. повышение эффективности контроля и учета планирования работ и выполнения заданий
4. стимулирование инициативы и творчества сотрудников
5. раскрытие кадрового потенциала и т.д.
Принципы разработки условий оплаты:
1. равная оплата за равный труд, недопущение дискриминации в оплате труда
2. создание равных возможностей для роста заработной платы для всех категорий сотрудников
3. опережающий рост производительности по сравнению с оплатой
1.4.3 Должностные инструкции
Должностная инструкция является локальным нормативным актом, в соответствии с которым работник осуществляет трудовую деятельность. Должностная инструкция – основной организационно-правовой документ, определяющий основные права, обязанности и ответственность работника при осуществлении им трудовой деятельности согласно занимаемой должности.
Основные цели разработки должностных инструкций:
1. создание организационно-правовой основы деятельности должностных лиц предприятия
2. повышение ответственности должностных лиц за результаты их деятельности, осуществляемой на основании трудового договора
3. повышение объективности при аттестации, присвоении специальных званий и квалификационных разрядов работнику, его поощрении и при наложении на него дисциплинарного взыскания
Грамотно составленная должностная инструкция дает четкое представление о трудовых обязанностях работника и помогает разрешать возникающие трудовые споры. Должностные инструкции служат основой для аттестации персонала, помогают равномерно распределять обязанности между сотрудниками с похожими должностями, избегать дублирования обязанностей. Должностная инструкция, подписанная работником, позволяет работодателю расторгнуть трудовой договор в связи с несоответствием работника занимаемой должности. При наличии должностных инструкций трудовые споры часто разрешаются внутри организации без привлечения государственных органов. Инструкции позволяют работодателю доказать в суде, что дисциплинарное взыскание за невыполнение обязанностей было наложено правомерно.
Составление должностных инструкций обязательно только для государственных учреждений.
Ответственность за наличие на предприятии должностных инструкций по всем штатным должностям лежит на начальнике отдела кадров.
Должностная инструкция определяет:
1. каких действий ожидают от работника
2. по каким критериям будут оценивать результаты труда
3. ориентиры для повышения уровня квалификации работника в рамках данной должности
Должностная инструкция должна содержать:
1. название должности
2. наименование структурного подразделения
3. подотчетность, место должности в рамках организационной структуры предприятия
4. перечень должностных обязанностей
5. количественные и качественные критерии эффективности труда
Должностная инструкция – индивидуальный документ, хотя может составляться на базе типовых квалификационных характеристик. Конкретные должностные инструкции, составляемые на определенную должность на данном предприятии, всегда имеют свои особенности, так как любое предприятие имеет свою специфику в направлении деятельности или в объеме работ.
1.4.4 Правила внутреннего трудового распорядка
Правила внутреннего трудового распорядка предприятия – локальный нормативный акт. В соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами они устанавливают:
1. порядок приема и увольнения работников
2. основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора
3. режим работы
4. время отдыха
5. применяемые к работникам меры поощрения и взыскания
6. иные вопросы регулирования трудовых отношений
Правила внутреннего трудового распорядка каждое предприятие разрабатывает самостоятельно с учетом специфики и особенностей работы, однако нормативная база для составления таких правил есть.
Правила внутреннего трудового распорядка разрабатываются кадровой или юридической службой предприятия и могут являться приложением к коллективному договору. Они входят в состав организационно-распорядительной документации, и на них распространяются требования к оформлению документов, установленные ГОСТ 6.30-2003.
Страницы: 1, 2, 3, 4
