Ø обеспечение прав и законных интересов пользователей электронных документов;
Ø правовое обеспечение технологии создания, обработки, хранения, передачи и приема электронных документов. [6]
Делопроизводственные операции с электронными документами, посылаемыми по электронной почте, проводится аналогично работе с документами на бумажных носителях.
В настоящее время употребляются два термина: «Система автоматизации делопроизводства» и «Система электронного документооборота». Часто считается, что это одно и то же. Однако специалисты иногда различают эти два понятия. Например, А.М. Савельев в статье «Электронный документооборот» или «автоматизация делопроизводства?», опубликованной в журнале «Справочник секретаря и офис-менеджера» говорит о различиях между САД (системами автоматизации делопроизводства) и СЭД (системами электронного документооборота).
В своей статье А.М. Савельев приводит следующие различия и сходные элементы между указанными системами:
САД
СЭД
учет (регистрация) бумажных и электронных документов, но бумажный документ первичен;
прежде всего ориентированы на работу с электронными документами;
первичен электронный документ;
в базе данных хранятся как реквизиты, так и содержание документов;
в СЭД содержательная часть документа является главной и обязательной частью
позволяет вести контроль исполнения документов;
поддержка традиционной системы делопроизводства (электронные журналы регистрации с отдельными правами доступа);
виртуальное движение документа реализуется методом изменения прав доступа;
маршруты прохождения документов настраиваются согласно утвержденному в организации регламенту;
возможен быстрый поиск документов по различным параметрам;
поиск возможен не только по одному из реквизитов, но и посредством навигации по иерархии каталогов и папок (т.к. самые важные реквизиты электронного документа – его вид и тематика);
возможность просматривать историю исполнения документа,
но необязательна автоматизация процесса подготовки документов;
учтены все жизненные фазы электронного документа – от его создания до перемещения в архив,
автоматизированы все процессы прохождения документов;
возможность создания произвольных отчетов по хранящейся в системе информации;
территориальная распределенность, позволяющая организовать «сквозное делопроизводство» между подразделениями;
наличие доверия к электронному документу – активное использование ЭЦП (электронно-цифровой подписи);
основная функция - автоматизация делопроизводства.
основные функции – автоматизация производства и управление электронными документами.
Вывод, который делает автор статьи: САД реализуют только часть (пусть и очень важную), возможностей СЭД. [18]
Из проанализированной выше информации следует неожиданный вывод. Несмотря на то, что электронный документооборот является частью процесса автоматизации делопроизводства, термин «система электронного документооборота» (СЭД) является более широким понятием, чем «система автоматизации делопроизводства» (САД).
Глава 2. Нормативное регулирование использования новых информационных технологий в делопроизводстве
В этой главе рассматривается нормативное регулирование делопроизводства и новых информационных технологий на уровне федеральных законов, государственных стандартов и иных нормативно-методических документов.
2.1 Федеральные законы
Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» регулирует отношения, возникающие при:
1) осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации;
2) применении информационных технологий;
3) обеспечении защиты информации.
Основные понятия: информация, информационные технологии, информационная система, информационно-телекоммуникационная сеть, обладатель информации, доступ к информации, конфиденциальность информации, предоставление информации, распространение информации, электронное сообщение, документированная информация, оператор информационной системы.
Целью Федерального закона от 10 января 2002 года № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.
Основные используемые понятия: ФЗ «Об электронно-цифровой подписи»:
Ø электронный документ;
Ø электронная цифровая подпись;
Ø владелец сертификата ключа подписи;
Ø средства электронной цифровой подписи;
Ø сертификат средств электронной цифровой подписи;
Ø закрытый ключ электронной цифровой подписи;
Ø открытый ключ электронной цифровой подписи;
Ø сертификат ключа подписи;
Ø подтверждение подлинности электронной цифровой подписи в электронном документе;
Ø пользователь сертификата ключа подписи;
Ø информационная система общего пользования;
Ø корпоративная информационная система.
2.2 Национальные (государственные) стандарты
Терминология электронного обмена информацией получила нормативное закрепление в разработанном Министерством информационных технологий и связи РФ национальном стандарте ГОСТ Р 52292-2004 «Электронный обмен информацией. Термины и определения», входящим в серию стандартов «Информационная технология». Этот стандарт, введенный в действие с 1 июля 2005 г., основан на международных стандартах по терминологии в области информационных технологий, по электронному обмену данными и обработке информации в распределенных системах. Согласно ГОСТ Р 52292-2004, документ есть явление социальное. В стандарте содержатся определения следующих терминов: «цифровая среда», «электронная среда», «данные», «документ», «электронный документ», «реализация электронного документа». Стандарт предъявляет к документу в социальной среде такие основные требования, как фиксированность документа, его доступность, целостность и легитимность. [16; 17]
Национальный стандарт ГОСТ Р 52294-2004 «Управление организацией. Электронный регламент административной и служебной деятельности. Основные положения» определяет основные положения по созданию, внедрению, эксплуатации и сопровождению электронного регламента административной и служебной деятельности организаций. Он распространяется на автоматизированные системы обработки информации и управления учреждений, предприятий и организаций. Положения этого стандарта следует учитывать при созданий новых (или совершенствования существующих) технологий управления организацией. [16; 17]
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 СИБИД «Управление документами. Общие требования» регулирует процессы управления документами государственных или коммерческих организаций, предназначаемыми для внутреннего или внешнего пользования. В стандарте даны рекомендации по созданию, включению в систему и управлению документами, а также обеспечению соответствия документов установленным в настоящем стандарте характеристикам. Стандарт распространяется на управление документами (всех форматов и на всех носителях), создаваемыми или получаемыми государственной или коммерческой организацией в процессе ее деятельности или лицом, на которого возложена обязанность создавать и сохранять документы; а также содержит методические рекомендации по проектированию и внедрению документной системы.
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации – Требования к оформлению документов» распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (документы), включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000). Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
ГОСТ Р ИСО/МЭК 17799-2005 «Информационные технологии – Практическое руководство по управлению информационной безопасностью» устанавливает рекомендации по управлению информационной безопасностью лицам, ответственным за планирование, реализацию или поддержку решений безопасности в организации.
В серии стандартов ГОСТ Р ИСО/МЭК 15408 «Информационная технология. Методы и средства обеспечения безопасности. Критерии оценки безопасности информационных технологий» (части 1-3) идет речь об информационной технологии, о заданиях по безопасности информационных технологий, о профилях защиты ИТ, о критериях оценки безопасности ИТ, о функциях безопасности ИТ, о требовании доверия к безопасности ИТ.
ГОСТ Р 34.10–2001 «Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи» – стандарт, описывающий алгоритмы формирования и проверки электронной цифровой подписи. Введён в действие Постановлением Госстандарта России от 12 сентября 2001 г. вместо ГОСТ Р 34.10-94. Стандарт содержит описание процессов формирования и проверки электронной цифровой подписи (ЭЦП), реализуемой с использованием операций группы точек эллиптической кривой, определенной над конечным простым полем. Необходимость разработки стандарта вызвана потребностью в повышении стойкости ЭЦП к несанкционированным изменениям.
2.1 Иные нормативно-методические документы
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) – это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях. ГСДОУ включает в себя Основные положения, общесоюзные, отраслевые и республиканские нормативные и методические документы по вопросам документационного обеспечения управления.
Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствование работы аппарата управления. В развитие Основных положений ГСДОУ разрабатываются и утверждаются нормативные и методические документы по совершенствованию документационного обеспечения управления:
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5
