Подготовки исходящих документов и справок – на 7% от общего фонда времени.

Для оценки результативности использования рабочего времени можно применить коэффициент экстенсивности, отражающий использование фонда рабочего времени:

[pic]
|где|[pi|Регламентированные и нерегламентированные перерывы в |
| |c] |работе, мин. |
| |[pi|Фактический фонд рабочего времени, мин. |
| |c] | |

Таким образом, в данном случае, из таблицы 4 видно, что регламентированные перерывы за весь период наблюдений составляют 600 мин., нерегламентированные перерывы составляют 120 мин., а весь фонд рабочего времени составляет 6 000 мин. Тогда:

[pic]

Полученное значение коэффициента экстенсивности для менеджера компании
ООО «Сириус» достаточно низкое и говорит об отсутствии нарушений режима труда и отдыха, однако указывает на имеющиеся резервы лучшего использования фонда рабочего времени.

Далее определим показатели, характеризующие величину потерь рабочего времени по различным причинам:

Коэффициент потерь рабочего времени, зависящих от исследователя, рассчитывается по формуле:

[pic]
|где|[pic|Потери рабочего времени, зависящие от исследователя, мин.|
| |] | |

В данном случае, потери рабочего времени составили примерно 5 минут за каждый день наблюдений, таким образом за весь период наблюдений ПР=50 мин.
Тогда:

[pic]

Полученное таким образом значение коэффициента потерь рабочего времени зависящее от исследователя говорит о том, что данный вид потерь незначителен и не влияет на исследуемую проблему.

Коэффициент потерь рабочего времени, вызванных причинами не зависящими от исследователя рассчитывается по формуле:

[pic]
|где|[pic|Потери рабочего времени из-за нарушений режима работы, |
| |] |мин. |

В данном случае, из таблицы 4 видно, что нерегламентированные перерывы за весь период наблюдений составили 120 мин., из которых 50 мин. – потери рабочего времени, зависящие от исследователя. Следовательно, потери рабочего времени из-за нарушений режима работы составили 70 мин. Тогда:

[pic]

Полученное таким образом значение коэффициента потерь рабочего времени из-за нарушения режима работы также мало, однако указывает на имеющиеся недостатки в организации рабочего времени менеджера компании ООО «Сириус».

Коэффициент потерь рабочего времени на регламентные перерывы, рассчитывается по формуле:

[pic]
|где|[pic|Время на отдых и личные надобности, мин. |
| |] | |

В данном случае, из таблицы 4 видно, что регламентированные перерывы за весь период наблюдений составили 600 мин., следовательно коэффициент потерь составляет:

[pic]

Полученное значение коэффициента потерь рабочего времени на регламентированные перерывы очень велико и говорит о больших резервах лучшего использования рабочего времени. Тем более, что по принятому нормативу регламентные перерывы в работе должны составлять 6% от фонда рабочего времени.

Таким образом на основании вычисленных коэффициентов, можно говорить о том, что у менеджера компании ООО «Сириус» не происходит нарушение режима труда и отдыха, а напротив, имеются значительные резервы лучшего использования рабочего времени.

3 Причины, мешающие рациональному использованию рабочего времени

В результате исследования использования рабочего времени менеджером был выявлен ряд неудовлетворительных моментов в организации его рабочего времени. Причинами к такой ситуации может послужить множество факторов. Это могут быть как факторы внутренней среды организации, так и психологические факторы личности сотрудника.

Со стороны организации мешать рациональному использованию рабочего времени может следующее:

. Не рациональное распределение должностных обязанностей внутри трудового коллектива;

. Отсутствие четкого графика проведения совместных мероприятий различными подразделениями фирмы;

. Использование практики внезапного внедрения дополнительных условий в работу персонала;

. Частые смены руководящих директив о расстановке персонала по должностям, и изменение должностных инструкций;

. Текучесть кадров;

. Отсутствие четкого вертикального разделения властных полномочий;

. Отсутствие горизонтального взаимодействия подразделений и планирования их взаимоотношений;

. Наличие дублирования выполняемых функций;

. Избыточная отчетность, отнимающая много времени на заполнение необходимых отчетов и материалов и т.д.

Со стороны личностных и психологических характеристик сотрудника могут проявляться следующие негативные моменты, влияющие на использование рабочего времени:

. Медлительность в действиях;

. Отсутствие ориентировки на конечную цель, что вызывает выполнение работ без разбора их значимости;

. Повышенная общительность, что увеличивает необоснованные расходы времени;

. Распыление интересов и отсутствие концентрации на каком-либо мероприятии, что вызывает выполнение всех дел сразу и не доведение большинства из них о конца;

. Психологическая доброжелательность и готовность всегда прийти на помощь коллеге, что приводит к выполнению работы другого сотрудника и отставание в выполнении собственных функций;

. Психологическая скромность, которая может вызвать затруднения в выполнении обязанностей и невозможность обратиться за помощью к коллегам или начальнику, а затем и увеличение длительности выполнения работ;

. Психологическая несовместимость внутри трудового коллектива и прочие факторы.

Таблица 10. Факторы помех.

|Виды |Продолжите|Возможные причины |Меры по устранению |
|помех, |льность, |потери времени | |
|занятия |мин | | |
|1 |2 |3 |4 |
|Отсутствие|1200 |Ориентация на |Выполнение работ |
|планирован| |близлежащие цели и |пропорционально их |
|ия | |пропускание дел с |стратегической |
| | |долгосрочной |значимости; |
| | |перспективой, |Ведение |
| | |следовательно, |предварительного |
| | |возникновение |планирования рабочего|
| | |авралов; |дня; |
| | |Отсутствие |Проведение работы с |
| | |каждодневного |психологом по |
| | |планирования рабочего|разрешению проблемы |
| | |дня и сбивание |несобранности; |
| | |графика работы |плохого внимания и |
| | | |памяти |
|Работа в |1450 |Стремление помочь |Выполнение |
|условиях | |коллегам из-за |собственных |
|кризиса | |психологической |профессиональных |
| | |отзывчивости; |обязанностей, а затем|
| | |Нерациональное |принятие на себя |
| | |распределение на |чужих обязанностей; |
| | |отдельные виды |Делегирование |
| | |выполняемой работы; |полномочий; |
| | |Нерациональное |Согласование в |
| | |распределение работ |графиках работы с |
| | |внутри трудового |другими структурными |
| | |коллектива; |подразделениями своей|
| | |Сбои в работе из-за |фирмы и с |
| | |несогласованности в |фирмами-партнерами |
| | |планах работ с | |
| | |контрпартнерами | |
|Обычные |710 |Недостаточное |Отсортировывать все |
|дела и | |планирование; |дела по степени |
|"текучка" | |Перекладывание |важности и выполнять |
| | |перспективных дел на |их в соответствии с |
| | |более поздний срок; |данным реестром; |
| | |Отсутствие механизма |Предварительная |
| | |выполнения ежедневных|подготовка к |
| | |обязанностей |выполнению |
| | | |обязанностей и работ,|
| | | |результат от которых |
| | | |требуется в |
| | | |перспективе; |
| | | |Разработать принцип |
| | | |выполнения ежедневных|
| | | |обязанностей и |
| | | |начинать рабочий день|
| | | |с выполнения рутинных|
| | | |заданий и поручений, |
| | | |в конце рабочего дня |
| | | |проводить ревизию |
| | | |выполненной работы и |
| | | |составлять план на |
| | | |следующий день |

Таблица 11. «Расточители времени».

|Вид помехи |Возможная причина |Меры по устранению |
| |потерь рабочего | |
| |времени | |
|Отсутствие |Ориентация на |Составление плана |
|планирования |действия, а не на |рабочего дня |
| |достижение |Использование |
| |поставленной цели |дневника рабочего |
| | |времени |
| |Отсутствие приоритетов|Выполнение работ в |
| |выполнения работ в |зависимости от их |
| |течение рабочего дня |важности, а не |
| | |срочности |
|Работа в условиях |Нереалистичная оценка |Реалистическое |
|кризиса |времени, отводимого на|планирование затрат |
| |выполнение отдельных |рабочего времени |
| |работ |Ориентация на |
| | |имеющиеся |
| |Ориентация на проблему|возможности |
|Обычные дела и |Отсутствие |Ставьте цели и |
|«текучка» |планирования |стремитесь к их |
| |Отсутствие |достижению |
| |самодисциплины | |

Пути улучшения использования рабочего времени

Проведенные исследования об использовании рабочего времени менеджера позволяют сделать вывод о том, что данный процесс построен не рационально.
Поэтому его необходимо усовершенствовать.

Работа по совершенствованию организации труда менеджера состоит из двух этапов. На первом этапе необходимо закрепить имеющиеся положительные аспекты распределения рабочего времени.

Для анализируемого менеджера положительными признаются распределение времени по присутствию на оперативных совещаниях и в служебных командировках. При этом, нельзя не заметить, что положительные факторы достигнуты по причине их регламентирования руководством предприятия и его структурой.

Прочие статьи расходования рабочего времени данным сотрудником необходимо корректировать.

Для этого необходимо проработать внутренние установки.

. Во-первых, быть более собранным, исключить опоздания на работу и тем самым снизить незапланированные потери рабочего времени;

. Во-вторых, рационально распределить рабочее время внутри недельного и дневного планов;

. В-третьих, исключить вмешиваться в чужие проблемы и обязанности при невыполнении собственных,

. В-четвертых, выйти с предложением по совершенствованию структуры внутрифирменного взаимодействия к руководству предприятием;

. В-пятых, добиться улучшения взаимодействия с другими сотрудниками и синхронизировать работу с партнерами;

. В-шестых, повысить самодисциплину.

Для улучшения наглядности требующихся мероприятий был составлен план организационно-технических мероприятий по улучшению использования рабочего времени, представленный в таблице 12:

Таблица 12. План организационно-технических мероприятий по улучшению использования рабочего времени.

|Раздел |Мероприятия |Меры по |Меры по улучшению |Вид |
|плана |по улучшению |улучшению не|нужны |контрол|
|мероприятий|использования|нужны, так | |я |
| |рабочего |как… | | |
| |времени |(обоснование| | |
| | |) | | |
| | | |Немедленно|В течение | |
| | | | |года | |
| | | |(какие) |(какие) | |
|Планировани|Составление |«Обычные» |Начать с |Реализоват|Постоян|
|е рабочего |плана дня в |дела |ближайшего|ь план в |ный |
|времени |письменной |выполняются |рабочего |течение 3 | |
| |форме |по мере их |дня |месяцев |Ежеднев|
| |Последователь|возникновени| | |ный |
| |ное |я |Начать с | | |
| |планирование | |ближайшего| | |
| |рабочего дня | |рабочего | |Проводи|
| |Использование| |дня | |ть в |
| |метода | | | |конце |
| |«Альпы» | |Начать с | |каждого|
| |Использование| |ближайшего| |рабочег|
| |дневника | |рабочего | |о дня |
| |времени | |дня | |По мере|
| | | | | |выполне|
| | | | | |ния |
|Факторы |Бумажная | |Провести |Согласоват|По мере|
|помех |работа | |структуриз|ь свои |реализа|
| |Посетители | |ацию |действия с|ции |
| |Телефон | |необходимо|коллегами | |
| | | |й работы |и | |
| | | |Снизить |партнерами|ежеднев|
| | | |долю | |ный |
| | | |«текучки» | | |
| | | |и | | |
| | | |отказаться| | |
| | | |от | | |
| | | |незапланир| | |
| | | |ованной | | |
| | | |работы | | |

Заключение

В данной работе было проанализировано содержание труда менеджера компании ООО «Сириус» и подготовлены рекомендации по улучшению рационального использования его рабочего времени.

Анализ использования рабочего времени проводился в двух направлениях: использование фонда рабочего времени и оценка структуры затрат рабочего времени менеджера компании.

Таким образом, в заключении моей работы мне хотелось бы отметить следующее:

Труд менеджера должен быть четко регламентирован и должен соответствовать некоторым основным нормам и правилам.

Оптимизация труда менеджера основывается на исследовании и анализе продолжительности выполнения тех или иных профессиональных обязанностей и должностных инструкций. После сбора первоначальной информации о выполняемых работах, вычисляется их доля в совокупности всех работ.

В результате работы, основываясь на методе экспертных оценок, были выявлены несоответствия плановой продолжительности выполнения каждой из работ ее фактическому значению, и разработан план мероприятий по совершенствованию использования рабочего времени, представленный в таблице 12.

Список использованной литературы

1. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент. -М., 1999.

2. Громова О.Н., Свистунов В.М., Мишин В.М. Организация управленческого труда. -М., 1993

3. Дж.К. Грейсон мл, К. О’Дейл. Американский менеджмент на пороге ХХI века. -М., 1991.

4. Кричевский Р.Л. Если Вы руководитель… -М., 1993.

5. Ниссинен И. Время руководителя: эффективность использования. -М.,

1988.

6. Социология труда. Под/ред. Дряхлова Н.И., МГУ, 1993.

7. Управление персоналом организации: Учебник. Под/ред. А.Я. Кибанова.

-М., 1997.

8. Управление проектами. Под/ред. В.Д. Шапиро -С-Пб, 1996г.
-----------------------

[1] О.С. Виханский «Стратегическое управление» - М, 1995г.

-----------------------

[pic]

Рисунок 1. Схема организационной структуры компании ООО «Сириус».

Выполнил студент 3-го курса
Группа № УП4
Студенческий билет №

курсовой проект

по дисциплине:

«Персональный менеджмент»

на тему:

«Проблема анализа содержания труда и структуры затрат рабочего времени менеджера компании ООО «Сириус»»

Страницы: 1, 2, 3, 4