Изучение рабочих документов, литературы – 20%;

Подготовка нормативных документов, справок – 5%;

Подготовка материалов, отчетов – 7%;

Консультации по работе – 12%;

Участие в совещаниях по теме – 5%;

Встреча с коллегами из других подразделений – 14%;

Разговоры по телефону – 12%;

Повышение квалификации – 3%;

Служебные командировки (поездки в пределах города) – 6%;

Выполнение общественной работы – 3%;

Регламентированные перерывы – 10%;

Прочие работы (взаимодействие с подчиненными, клиентами и заказчиками)
– 1%;

Нерегламентированные перерывы – 2%.

На основании полученных данных заполняем таблицу 4, в которой представлена структура фактических затрат рабочего времени и таблицу 5, в которой представлен анализ соответствия фактических затрат рабочего времени выполняемым функциям. При этом графа 2 таблицы 5 заполняется на основании экспертного опроса о целесообразной структуре затрат рабочего времени для данного специалиста с точки зрения задач отдела и функций, порученных данному специалисту.

Таблица 4. Структура фактических затрат рабочего времени специалиста.

|Наименование работ |Всего за период|Удельный |
|(перечень элементов затрат) |наблюдения, мин|вес, % |
|Изучение рабочих документов |1200 |20 |
|Подготовка документов, справок |300 |5 |
|Подготовка материалов, отчетов |420 |7 |
|Консультации по работе |720 |12 |
|Участия в совещаниях |300 |5 |
|Встречи с коллегами из других |840 |14 |
|подразделений | | |
|Разговоры по телефону |720 |12 |
|Повышение квалификации |180 |3 |
|Служебные командировки |360 |6 |
|Выполнение общественных работ |180 |3 |
|Регламентированные перерывы |600 |10 |
|Взаимодействие с подчиненными, |60 |1 |
|клиентами и заказчиками | | |
|Нерегламентированные перерывы |120 |2 |

Таблица 5. Анализ соответствия фактических затрат рабочего времени выполняемым функциям специалиста.

|Наименование работ |Плановые |Фактические |
|(перечень элементов затрат) |затраты |затраты |
| |рабочего |рабочего |
| |времени, мин |времени, мин |
|Изучение рабочих документов |600 |1200 |
|Подготовка документов, справок |720 |300 |
|Подготовка материалов, отчетов |420 |420 |
|Консультации по работе |720 |720 |
|Участие в совещаниях |180 |300 |
|Встречи с коллегами из других |600 |840 |
|подразделений | | |
|Разговоры по телефону |600 |720 |
|Повышение квалификации |600 |180 |
|Служебные командировки |300 |360 |
|Выполнение общественных работ |60 |180 |
|Регламентированные перерывы |600 |600 |
|Взаимодействие с подчиненными, |540 |60 |
|клиентами и заказчиками | | |
|Нерегламентированные перерывы |60 |120 |

Для анализа рациональности использования рабочего времени менеджера компании ООО «Сириус» за каждую неделю наблюдений, представленного в таблицах 6 и 7, необходимо использовать результаты сравнения рекомендуемой и фактической структуры затрат рабочего времени, представленные в таблице 5.

Таблица 6. Анализ затрат рабочего времени специалиста за первую неделю наблюдений.

|Наименование работы |Индек|Продолжител|В том числе |
|(перечень элементов |с |ьность | |
|затрат) |(шифр|работ, | |
| |затра|всего | |
| |т) | | |
| | | |сократить |можно |
| | | |нельзя |сократить |
| | | | |или |
| | | | |исключить |
| | |мин |% к |мин |% к |мин |% к |
| | | |итог| |продо| |продо|
| | | |у | |лж. | |лж. |
| | | | | |данно| |данно|
| | | | | |й | |й |
| | | | | |работ| |работ|
| | | | | |ы | |ы |
|Изучение рабочих |01 |600 |20 |300 |50 |300 |50 |
|документов | | | | | | | |
|Подготовка |02 |150 |5 |150 |100 | | |
|документов, справок | | | | | | | |
|Подготовка |03 |210 |7 |210 |100 | | |
|материалов, отчетов | | | | | | | |
|Консультации по |04 |360 |12 |360 |100 | | |
|работе | | | | | | | |
|Участие в совещаниях |05 |150 |5 |60 |40 |90 |60 |
|Встречи с коллегами |06 |420 |14 |120 |29 |300 |71 |
|из других | | | | | | | |
|подразделений | | | | | | | |
|Разговоры по телефону|07 |360 |12 |60 |17 |300 |83 |
|Повышение |08 |120 |4 |120 |100 | | |
|квалификации | | | | | | | |
|Служебные |09 |150 |5 |25 |17 |125 |83 |
|командировки | | | | | | | |
|Выполнение |10 |90 |3 |60 |67 |30 |33 |
|общественных работ | | | | | | | |
|Регламентированные |11 |300 |10 |300 |100 | | |
|перерывы | | | | | | | |
|Взаимодействие с |12 |30 |1 |30 |100 | | |
|подчиненными, | | | | | | | |
|клиентами и | | | | | | | |
|заказчиками | | | | | | | |
|Нерегламентированные |13 |60 |2 |30 |50 |30 |50 |
|перерывы | | | | | | | |
|Итого | |3 000| 100|1 825|61 |1 175|39 |

Таблица 7. Анализ затрат рабочего времени специалиста за вторую неделю наблюдений.

|Наименование работы |Индек|Продолжител|В том числе |
|(перечень элементов |с |ьность | |
|затрат) |(шифр|работ, | |
| |затра|всего | |
| |т) | | |
| | | |сократить |можно |
| | | |нельзя |сократить |
| | | | |или |
| | | | |исключить |
| | |мин |% к |мин |% к |мин |% к |
| | | |итог| |продо| |продо|
| | | |у | |лж. | |лж. |
| | | | | |данно| |данно|
| | | | | |й | |й |
| | | | | |работ| |работ|
| | | | | |ы | |ы |
|Изучение рабочих |01 |600 |20 |300 |50 |300 |50 |
|документов | | | | | | | |
|Подготовка |02 |150 |5 |150 |100 | | |
|документов, справок | | | | | | | |
|Подготовка |03 |210 |7 |210 |100 | | |
|материалов, отчетов | | | | | | | |
|Консультации по |04 |360 |12 |360 |100 | | |
|работе | | | | | | | |
|Участие в совещаниях |05 |150 |5 |60 |40 |90 |60 |
|Встречи с коллегами |06 |420 |14 |120 |29 |300 |71 |
|из других | | | | | | | |
|подразделений | | | | | | | |
|Разговоры по телефону|07 |360 |12 |60 |17 |300 |83 |
|Повышение |08 |60 |2 |60 |100 | | |
|квалификации | | | | | | | |
|Служебные |09 |210 |7 |35 |17 |175 |83 |
|командировки | | | | | | | |
|Выполнение |10 |90 |3 |60 |67 |30 |33 |
|общественных работ | | | | | | | |
|Регламентированные |11 |300 |10 |300 |100 | | |
|перерывы | | | | | | | |
|Взаимодействие с |12 |30 |1 |30 |100 | | |
|подчиненными, | | | | | | | |
|клиентами и | | | | | | | |
|заказчиками | | | | | | | |
|Нерегламентированные |13 |60 |2 |30 |50 |30 |50 |
|перерывы | | | | | | | |
|Итого | |3 000| 100|1 775|59 |1 225|41 |
2 Анализ затрат рабочего времени

Для обеспечения возможности анализа затрат времени все виды затрат необходимо сгруппировать в отдельные, относительно самостоятельные группы.
Для этого необходимо определить затраты времени по каждому виду затрат, используя шифры классификатора, приведенного в таблице 3:

[pic]
|где|[pic|Затраты времени в j-й день наблюдения по i-му виду |
| |] |работ, мин. |

Затем, необходимо определить удельный вес каждого вида затрат в суммарных затратах:

[pic]
|где|[pic|Общее время наблюдений, мин. Находится по формуле: |
| |] | |

[pic]
|где|[pic|Количество часов, в течение которых в j-й день |
| |] |наблюдения не проводились, час |

В данном случае значение для всех [pic]. Тогда:

[pic]

Полученные таким образом данные заносятся в таблицу 8. При этом расхождение фактических и плановых затрат времени будет положительным, если фактические затраты времени меньше плановых, и отрицательным, если фактические затраты больше плановых.

Таблица 8. Анализ соответствия затрат времени поставленной цели.

|Формулировка цели III |Плановые |Фактически|[pic][pic] |
|уровня |затраты |е затраты | |
| |времени |времени, %| |
| |(эксперт.), %| | |
|1 |2 |3 |4 |
|Изучить документацию |10 |20 |-10 |
|Подготовить документы , |12 |5 |7 |
|справки | | | |
|Подготовить отчет |7 |7 |0 |
|Проконсультироваться по |12 |12 |0 |
|работе, проконсультировать| | | |
|коллег | | | |
|Принять участие в |3 |5 |-2 |
|совещаниях | | | |
|Встретиться с коллегами |10 |14 |-4 |
|Провести телефонные |10 |12 |-2 |
|переговоры | | | |
|Повысить квалификацию |10 |3 |7 |
|Осуществить служебные |5 |6 |-1 |
|командировки | | | |
|Выполнить общественную |1 |3 |-2 |
|работу | | | |
|Использовать |10 |10 |0 |
|регламентированные | | | |
|перерывы | | | |
|Взаимодействие с |9 |1 |8 |
|подчиненными, клиентами и | | | |
|заказчиками | | | |
|Выполнить |1 |2 |-1 |
|нерегламентированные | | | |
|перерывы | | | |

На основании мнения экспертов, представленного в таблице 8, можно оценить структуру затрат рабочего времени менеджера компании ООО «Сириус».
Таким образом, данному менеджеру необходимо сократить затраты времени на:

Изучение документации – на 10% от общего фонда времени;

Встречи с коллегами – на 4% от общего фонда времени;

Участие в совещаниях – на 2% от общего фонда времени;

Выполнение общественной работы – на 2% от общего фонда времени;

Телефонные переговоры – на 2% от общего фонда времени;

Служебные командировки – на 1% от общего фонда времени;

Нерегламентированные перерывы – на 1% от общего фонда времени.

Анализ затрат рабочего времени за две недели наблюдений представлен в таблице 9, где наглядно показано необходимое сокращение затрат рабочего времени по каждому элементу затрат в процентном отношении к фактическим затратам рабочего времени на данную работу:

Таблица 9. Анализ затрат рабочего времени специалиста за весь период наблюдений.

|Наименование работы |Индек|Продолжител|В том числе |
|(перечень элементов |с |ьность | |
|затрат) |(шифр|работ, | |
| |затра|всего | |
| |т) | | |
| | | |сократить |можно |
| | | |нельзя |сократить |
| | | | |или |
| | | | |исключить |
| | |Мин |% к |мин |% к |мин |% к |
| | | |итог| |продо| |продо|
| | | |у | |лж. | |лж. |
| | | | | |данно| |данно|
| | | | | |й | |й |
| | | | | |работ| |работ|
| | | | | |ы | |ы |
|Изучение рабочих |01 |1200 |20 |600 |50 |600 |50 |
|документов | | | | | | | |
|Подготовка |02 |300 |5 |300 |100 |— |— |
|документов, справок | | | | | | | |
|Подготовка |03 |420 |7 |420 |100 |— |— |
|материалов, отчетов | | | | | | | |
|Консультации по |04 |720 |12 |720 |100 |— |— |
|работе | | | | | | | |
|Участие в совещаниях |05 |300 |5 |120 |40 |180 |60 |
|Встречи с коллегами |06 |840 |14 |240 |29 |600 |71 |
|из других | | | | | | | |
|подразделений | | | | | | | |
|Разговоры по телефону|07 |720 |12 |120 |17 |600 |83 |
|Повышение |08 |180 |3 |180 |100 |— |— |
|квалификации | | | | | | | |
|Служебные |09 |360 |6 |60 |17 |300 |83 |
|командировки | | | | | | | |
|Выполнение |10 |180 |3 |120 |67 |60 |33 |
|общественных работ | | | | | | | |
|Регламентированные |11 |600 |10 |600 |100 |— |— |
|перерывы | | | | | | | |
|Взаимодействие с |12 |60 |1 |60 |100 |— |— |
|подчиненными, | | | | | | | |
|клиентами и | | | | | | | |
|заказчиками | | | | | | | |
|Нерегламентированные |13 |120 |2 |60 |50 |60 |50 |
|перерывы | | | | | | | |
|Итого | |6 000| 100|3 600|60 |2 400|40 |

Таким образом, основываясь на мнении экспертов, менеджеру компании ООО
«Сириус» необходимо перераспределить 40% рабочего времени и более полно уделять внимание вопросам:

Взаимодействия с подчиненными, клиентами и заказчиками – на 8% от общего фонда времени;

Страницы: 1, 2, 3, 4