Постановка делопроизводства. Общей задачей всех подразделений ООО является организация хозяйственной деятельности предприятия, направленной на обеспечение финансовыми ресурсами заданий плана предприятия, сохранности и эффективности использования основных фондов и оборотных средств, своевременности платежей по обязательствам предприятия.
Неотъемлемой частью организации работы с документами ООО, является обеспечение документооборота финансово-экономической документации.
Общий объем документооборота ООО составляет порядка 26 000 в год, из которых входящих документов около 6 000, исходящих – 17000, внутренних – 2500.
Поступающие на предприятие документы, образующие входящий документопоток, проходят регистрацию в корпоративной системе «Организационно-распорядительная документация ООО специалистом секретариата и делопроизводства.
Для того, чтобы исключить двойную регистрацию, не регистрируются в секторе секретариата и делопроизводства счета-фактуры, поскольку они проходят регистрацию в корпоративной информационной системе предприятия ООО в финансовом отделе. Поэтому, после вскрытия конверта, счета-фактуры напрямую передаются в финансовый отдел под роспись в накладной, если письмо было отправлено заказным. На предприятие в год поступает порядка 2000 счетов-фактур.
Все остальные документы, касающиеся деятельности финансово-экономического управления, регистрируются с проставлением на документах входящего номера, даты поступления, количества листов и количества приложений, если таковые имеются. Затем документы передаются исполнителям в структурные подразделения под роспись в карточках входящих документов, которые формируются индивидуально для каждого документа, на основании информации, фиксируемой в системе «Организационно-распорядительная документация» ООО.
- Движение документов, поступающих Генеральному директору. ■ - Движение документов, поступающих руководителям 0 --Движение нерегистрируемых документов.
Рис.1 Оперограмма движения поступающих документов
В карточках отражаются данные об отправителе (город, название организации, исходящий номер, дата регистрации, тема документа), а также входящий номер, дата поступления документа в ООО, фамилия и инициалы исполнителя. Далее карточки остаются в секторе секретариата и делопроизводства и формируют картотеку входящей корреспонденции, которая располагается в алфавитном порядке названий городов в разрезе каждого месяца.
Поступившие в секретариат требования налоговых органов, ставятся на письменный контроль с выдачей контрольных карточек.
В качестве примера входящего документопотока рассмотрим движение счетов-фактур на ООО (Рис. 2).
Рисунок 2 - Оперограмма движения входящих счетов-фактур
Счет-фактура – это товарно-расчетный документ, который выписывает поставщик при отпуске товара покупателю. В целях укрепления финансовой дисциплины и отражения фактов хозяйственной деятельности в том отчетном периоде, в котором они имели место в соответствии с требованиями бухгалтерского учета, на предприятии был установлен следующий порядок регистрации и перемещения между структурными подразделениями счетов-фактур, счетов (платежных требований).
Все поступающие на предприятие счета-фактуры и счета регистрируются в обязательном порядке в финансовом отделе в журнале регистрации с присвоением порядкового номера и указанием даты. Счета-фактуры, оформленные с нарушением ст. 69 Налогового кодекса Российской Федерации, а также «Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость» регистрации не подлежат и возвращаются поставщику (подрядчику) с указанием причины возврата.
В течение рабочего дня копии указанных документов передаются в соответствующие структурные подразделения конкретным исполнителям под роспись с указанием даты передачи документа.
Исполнителями структурных подразделений проверяются счета-фактуры на соответствие № заказа, акцептируются при наличии акта выполненных работ (услуг), подтверждается приход товарно-материальных ценностей или его отгрузка (товар в пути), согласовывается позиция в системе Oracle Applications и в течение трех рабочих дней передается под роспись в финансовый отдел с указанием даты. В случае отсутствия у исполнителя возможности акцепта счета-фактуры в течение трех рабочих дней, он обязан согласовать дату возврата (предоставления) с финансовым отделом.
Финансовый отдел в течение двух рабочих дней согласовывает счета-фактуры и утверждает в системе Oracle Applications.
Счета-фактуры на отгруженную продукцию, реализованные товарно-материальные ценности, оказанные услуги оформляются финансовым отделом в течение 5 дней со дня получения первичных документов (накладных на отпуск на сторону, актов выполненных услуг).
Работники бухгалтерского отдела регулярно получают в финансовом отделе оригиналы и копии счетов-фактур, счетов под роспись с указанием даты для контроля правильности отражения хозяйственных операций в бухгалтерском учете. Исполнители структурных подразделений все акцептированные счета-фактуры за отчетный месяц сдают в финансовый отдел не позднее 3 числа месяца, следующего за отчетным.
Исходящий документопоток включает в себя документы, формируемые в финансово-экономическом управлении предприятия, и содержащие в себе ответы на требования налоговых органов, акты сверки взаимных расчетов, сведения отправляемые в федеральную службу государственной статистики, письма в банки и др. Исходящие документы, после подготовки, согласования и подписания, проходят регистрацию в корпоративной системе «Организационно-распорядительная документация ООО специалистом сектора секретариата и делопроизводства (кроме счетов-фактур, которые регистрируются в корпоративной информационной системе предприятия Oracle финансовым отделом (порядка 1100 в год). В системе фиксируется информация о получателе (город, название организации), порядковый исходящий номер, дата регистрации, исполнитель и код его структурного подразделения, а также тема документа.
Далее документы проходят обработку для отправки (взвешиваются, заворачиваются в конверты, проходят обработку на фанкеровальном аппарате). Затем на весь объем корреспонденции, в день ее отправки, оформляется реестр на отправку в двух экземплярах, один экземпляр которого, с отметками специалистов Главпочтамта, возвращается на ООО и подшивается в дело для текущего хранения. В реестре на отправку фиксируется адрес получателя, регистрационный исходящий номер письма ООО, а также регистрационный номер, который проставляется в почтовом отделении. Кроме того, на основании данных, внесенных в систему «Организационно-распорядительная документация ООО, специалистом распечатывается реестр исходящих документов, отправленных за день, который подшивается в дело для текущего хранения. Процесс формирования исходящего потока документов можно представить в виде схемы: Обработка отправляемых документов в ООО.
Внутренний документопоток составляют такие документы, как положения, штатные расписания, должностные инструкции, общезаводские инструкции, приказы, распоряжения, служебные (объяснительные, докладные) записки, справки, отчеты, сводки, которые предназначены для внутреннего информационного обеспечения руководства и структурных подразделений.
На анализируемом нами предприятии в корпоративной системе «Организационно-распорядительная документация ООО из видов документов, составляющих внутренний документопоток, проходят регистрацию приказы, распоряжения и служебные записки. В ходе регистрации приказов и распоряжений в системе регистрации с присвоением порядкового номера и указанием даты. Счета-фактуры, оформленные с нарушением ст. 69 Налогового кодекса Российской Федерации, а также «Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость» регистрации не подлежат и возвращаются поставщику (подрядчику) с указанием причины возврата.
Работники отдела Главной бухгалтерии регулярно получают в финансовом отделе оригиналы и копии счетов-фактур, счетов под роспись с указанием даты для контроля правильности отражения хозяйственных операций в бухгалтерском учете. Исполнители структурных подразделений все акцептированные счета-фактуры за отчетный месяц сдают в финансовый отдел не позднее 3 числа месяца, следующего за отчетным.
Бюджетирование – это процесс составления, исполнения, контроля и анализа финансовых планов; технология финансового планирования, учета и контроля всех доходов и расходов, позволяющая анализировать прогнозируемые и полученные финансовые показатели, и предназначенная для выработки и повышения финансовой обоснованности принимаемых управленческих решений.
На ООО ежегодно утверждается сводный бюджет в составе следующих бюджетов: бюджет продаж; бюджет производственных затрат; бюджет сбытовых расходов; бюджет прибылей и убытков; инвестиционный бюджет; бюджет закупок; бюджет движения денежных средств.
Начинается формирование бюджета с планирования – одной из основных функций управления, в реализации которой должны участвовать все члены Правления предприятия. Формирование бюджета – средство создания атмосферы работы в единой команде, подчиненной общим целям.
Планирование предусматривает 3 этапа:
1.Подготовка - процесс сбора и получения исходной информации, определения и расчета на ее основе плановых показателей в заданном формате, а также передача в полученных данных для продолжения работы на данном этапе или исполнителю следующего этапа.
2.Согласование - процесс обсуждения (изменения) показателей подготовленного бюджета или плана между всеми заинтересованными структурными подразделениями или с вышестоящим руководством с целью устранения возможных противоречий таким образом, чтобы было достигнуто соответствие возможностям и интересам всех сторон, участвующим в его исполнении с сохранением заданных руководством целевых установок.
3.Утверждение – процесс принятия руководством подготовленных и согласованных со всеми участниками бюджетов или планов путем проверки на соответствие критериям и целевым установкам. Принятые планы визируются ответственными распорядителями бюджетных средств и генеральным директором и становятся директивными, т.е. обязательными для исполнения всеми подразделениями и предприятием в целом.
Генеральный директор не позднее 3 месяцев до начала планируемого периода приказом по предприятию доводит до руководителей служб и департаментов целевые показатели деятельности на предстоящий год; не позднее 2 месяцев до начала планируемого периода коммерческий директор на основе утвержденных целевых показателей разрабатывает и представляет на согласование заместителю генерального директора по экономике и финансам прогноз продаж и поступления денежных средств от покупателей в помесячной и поквартальной разбивке, а также данные для формирования бюджета коммерческих расходов.
Страницы: 1, 2, 3, 4
