Пластиковые карты бывают двух типов: простые и интеллектуальные.

В простых картах имеется лишь магнитная память, позволяющая заносить данные и изменять их.

В интеллектуальных картах, которые иногда называют смарт-картами (от англ. smart -умный), кроме памяти, встроен ещё и микропроцессор. Он даёт возможность производить необходимые расчёты и делает пластиковые карты многофункциональными.[7]

Технологии и материальные носители магнитной записи постоянно совершенствуются. В частности, наблюдается тенденция к увеличению плотности записи информации на магнитных дисках при уменьшении его размеров и снижении среднего времени доступа к информации.

На перфорированном документе информация записана путем перфорирования (пробивки) отверстий (перфораций) или вырезки соответствующих участков материального носителя.

В зависимости от назначения документы на перфоносителях подразделяют на три типа: 1) для управления автоматическими устройствами при выполнении различных операций в процессе изготовления и контроля спроектированных изделий; 2) для управления, обработки, преобразования информации при проектировании изделий на ЭВМ; 3) для использования в процессе обработки и преобразования.

Запись информации на перфорированных документах может быть выполнена на непрерывной ленте или на карточках, представляющих собой как бы отрезки такой ленты, или на плоскости, на которой запись информации производится способом перфорирования. Поэтому по материальной конструкции носителя перфорированные документы делят на карточные (перфокарты, апертурные карты) и ленточные (перфоленты).

Перфокарты и перфоленты можно сгруппировать в виды по следующим признакам: по каналу восприятия – перфокарты и перфоленты относятся к визуальным документам; по материальной основе – искусственные, бумажные, реже пластмассовые (перфокарты) и целлулоидные или лавсановые (перфоленты); по предназначенности для восприятия различают машиночитаемые (перфокарты машинной сортировки) и человекочитаемые (перфокарты ручной сортировки); по расположению матрицы различают перфокарты с краевой и внутренней перфорацией; по способу кодирования – вырезные с перфорацией, вырезаемой в процессе кодирования, и пробивные с перфорацией, получаемой при кодировании; по способу обработки – перфокарты ручной и машинной сортировки; по целевому назначению перфорированные документы могут быть разделены на учетные, справочные, библиографические, информационные, диагностические, учебные.

Перфорационная карта, перфокарта – это перфорированный носитель информации в виде прямоугольной карточки из тонкого картона, плотной бумаги или пластмассы, предназначенной для записи информации путем пробивки отверстий (перфораций) или вырезки ее соответствующих участков.

Существует большое число видов перфокарт, различающихся формой, размерами, объемом хранимой информации, формой и расположением отверстий.[8]

Перфорационная лента, перфолента – носитель информации в виде ленты (бумажной, целлулоидной или лавсановой), на которую данные наносятся определенной последовательностью кодовых комбинаций отверстий. Каждая кодовая комбинация кодирует один знак и размещается на ленте перпендикулярно направлению ее движения.

Перфоленту можно использовать: а) при передаче или приеме телеграфных депеш; б) при работе на вычислительных машинах и другой организующей технике (пишущей, суммирующей, бухгалтерской, и т. д.), на специальных дешифраторах или в выходном устройстве ЭВМ; в) как запись информации научного и технического характера и т. д. на различных машинах и приспособлениях.

В массиве документов особое место занимают носители информации, содержащие одно или несколько микроизображений, получившие общее название микрографических документов или микроформ.

Микрографический документ выполняется на микроносителе в виде микрокопии или оригинала микродокумента. Этот класс документов составляют микрофильмы, микрофиши и микрокарты.

·                     Микрографические документы или микроформы производятся в компактной форме на фото-, кино-, магнитоленте или оптическом диске. Их отличительными особенностями являются малые физические размеры и вес, значительная информационная емкость, компактность хранения информации, необходимость специальной аппаратуры для ее считывания. Прогнозируемый срок службы микроформ – 500 и более лет.

·                     Микрофильм – уменьшенная копия документа, полученная фотографическим способом. Он содержит одно или несколько текстовых и графических микроизображений, объединённых общностью содержания.

·                     Микрофиша – плоская микроформа с расположением микроизображений в форме сетки. Микрофиша представляет собой отрезок фото-, диазо- или везикулярной плёнки стандартного формата, на которой в заданной последовательности располагается микроизображение. Читать микрофишу можно на читальном аппарате при помощи диапроектора.

·                     Микрокарта – носитель информации на фотопленке, вставляемый в апертурную или кляссерную карту. Это документ, изготовленный на непрозрачной основе (на отрезке фотографической или обычной бумаги, а также на металлической основе). Читают микрокарту на читальных аппаратах при помощи эпипроектора (т. е. в отраженном свете). В микрокарте можно использовать и лицевую, и оборотную стороны, разместив на одной стороне поисковый образ документа, библиографическое описание, аннотацию или реферат документа, а на другой – микроизображение всего документа. [9]

2. Организация документооборота на примере

2.1 Движение документации

Документооборот – это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает большое положительное влияние на управленческий процесс в целом. Документооборот в учреждении осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки информации и пунктами технической обработки собственно документов. По отношению к аппарату управления различают поступающие, отправляемые и внутренние документы. В учреждении поступающие документы в свою очередь делятся на направляемые руководителям, в структурные подразделения и отдельным исполнителям. При проектировании и рационализации документооборота руководствуются положениями, выработанными практикой делопроизводства и совершенствования управленческого труда. При движении документов следует руководствоваться принципом однократного пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя. Различные операции по обработке документа следует выполнять параллельно, чтобы сократить время его пребывания в сфере делопроизводства и повысить оперативность исполнения. [10]

В соответствии с национальным стандартом Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» документооборотом называется движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. В документообороте различают потоки входящих (поступающих), исходящих (отправляемых) и внутренних документов[11].

Исходящие документы, создающиеся в процессе деятельности организации, оформляются на бланках и имеют установленный состав и порядок расположения реквизитов. Бланки отпечатаны типографским способом на бумаге формата А4. Применяются следующие виды бланков: бланк для письма; общий бланк для всех других видов документов (служебная записка, докладная записка и т.д.).

Внутренний документ – это официальный документ, не выходящий за пределы организации, подготовившей его. Внутренние документы организации по формам и назначению можно разделить на три группы:

- Организационные документы, которые регламентируют деятельность организации (Устав, инструкции, правила внутреннего трудового распорядка и т.п.);

- Распорядительные документы, издаваемые Генеральным директором и его заместителями;

- Информационно-справочные документы, создаваемые для решения оперативных вопросов (докладные и служебные записки, акты, справки и т.д.).

Входящие документы поступают в ООО через почту (заказные и простые письма), по средствам курьеров, а так же по каналам электрической связи (телефонограммы, факсы, электронные документы).

Все входящие документы принимаются централизованно, секретарем, который сидит в приемной у Генерального директора. Получая входящий документ, секретарь проверяет правильность доставки документа по адресу, указанному на конверте.

Если на конверте имеется пометка «лично», то секретарь не вскрывает письмо, а в запечатанном виде передает, указанному лицу на конверте. Затем, если конверт адресован правильно и нет пометки «лично», он вскрывает письмо и в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 на лицевой стороне в нижнем правом углу проставляет отметку о поступлении документа, которая включает наименование организации, очередной порядковый номер и дату поступления документа. Заканчивается первичная обработка распределением на документы регистрируемые и нерегистрируемые.

Движение документов в учреждении:

2.2 Технология и организация документационных работ

Объем документооборота – это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период, обычно за год.

Учет объема документооборота в учреждении организуется для установления условного объема обрабатываемой информации и загрузки подразделений и отдельных работников, получения данных для проектирования мероприятий по совершенствованию делопроизводства и выбора наиболее целесообразных технических средств его механизации. При определении документооборота учитывают все документы, независимо от их содержания, авторства, объема, копийности, факта регистрации, числа инстанций их рассмотрения и пр. Входящие, исходящие и внутренние документы подсчитывают раздельно. Копии документов, изготовленные средствами оперативного размножения, также учитываются отдельно[12].

Страницы: 1, 2, 3, 4