"Хороший" процесс должен:
· охватывать все шесть вопросов и содержать все ключевые элементы; содержать как текст, так и иллюстрации;
· иметь краткое, хорошо написанное описание, удобное для использования;
· описание процесса должно быть хорошо структурированным и иметь оглавление (для быстрого поиска нужных разделов).
Хороший процесс должен быть иллюстрирован, но не все иллюстрации хороши. Некоторые иллюстрации приводят к путанице и больше вредны, чем полезны. Что же является хорошей иллюстрацией? Самое лучшее — это моделирование процесса, которое помогает строить наглядные графические модели, охватывающие все шесть вопросов.
По изобразительной форме оперограммы делятся на координатные и символические. Координатные представляют собой таблицу, в подлежащем которой располагаются наименования структурных частей, а в сказуемом – операции. На пересечении строк и столбцов проставляются символы, указывающие на исполнителя и характер той или иной операции. Оперограмма содержит трудоемкость выполнения каждой операции. Рабочий процесс фиксируется операционной цепью в поле таблицы. Каждая операция обозначается условным знаком. Последовательность операций во времени изображается стрелками, соединяющими обозначения операций. Нерегулярные операции или связи обозначаются пунктирными линиями. В некоторых случаях на полях оперограммы записываются дополнительные замечания.
Символические оперограммы строятся с помощью символов и линий связи. Они предназначены для изучения взаимосвязей и взаимообусловленностей отдельных этапов операций, документов. На них можно отражать операции, выполняемые как последовательно, так и одновременно. Также на символических оперограммах могут быть показаны альтернативные варианты процессов работы. Кроме того, они позволяют выделить наиболее важные участки.
В оперограмме возможно так же отразить отношение исполнителей к операциям: ответственные исполнители и соисполнители. Это отражается с помощью условных обозначений. Для увязки работ и исполнителей рекомендуется строить оперограммы по следующей форме (приложение 7): например, за первую указанную работу ответственным является исполнитель Г, а Б является соисполнителем. По работе 2 ответственным исполнителем является Л, а остальные — соисполнители и т.д. Применение оперограмм позволяет обеспечить наглядность взаимосвязей работ и исполнителей.
Вместе с тем оперограммы не позволяют наглядно видеть стыковку работ во времени, степень параллельности их выполнения. Этот недостаток исключается в ленточном графике. Поэтому на практике пользуются всеми тремя методами организации и контроля выполнения комплекса работ: сетевые модели — для оптимизации сроков и затрат ресурсов; оперограммы — для стыковки работ с ответственными исполнителями и соисполнителями; ленточные графики — для стыковки работ, исполнителей и сроков выполнения работ.
2.2 Последовательность работ по составлению оперограммы
Для построения оперограммы, необходимы сведения, данные, полученные в результате логического исследования процесса и комплекса документов, описывающих его. Для первоначальной оценки составляется технологическая цепочка, которая является наиболее простым методом первичного ознакомления с технологией выполнения той или иной работы.
Устанавливается момент начала работы, выясняются и фиксируются на графике все виды трудовых затрат, связанных с ее выполнением. Цель такого графика — представить всю работу как цепь взаимосвязанных элементов и трудовых операций, осуществляемых последовательно.
Впервые технологические цепочки были применены в 1965 г. в оргпроектных разработках Научно-исследовательской лаборатории научной организации труда и документооборота в госучреждениях Московского государственного историко-архивного института.
Основой технологической цепочки служит зональная сетка. Центральное положение на ней занимает цепь операций, которая отражает последовательность осуществления данной работы.
Каждой операции присваивается свой порядковый номер. Дается краткое, но достаточно полное ее описание. Фиксируются все исполнители операций, их должности и место работы (структурные подразделения).
На схеме с помощью символов отмечаются все документы, с которыми снизано выполнение данной работы. Часто технологическая цепь представляет собой совокупность операций по созданию и обработке основного документа, отражающего существо того или иного управленческого процесса. Каждый документ указывается на схеме однократно независимо от того, насколько часто с ним имеют дело различные исполнители. Связь операций с одним и тем же документом может быть обозначена соединительными линиями, идущими к нему поверх операционной цепи.
На технологической цепочке под каждой операцией отмечается затраченное на нее рабочее время, а так же время, прошедшее между отдельными рабочими операциями. На схеме фиксируется расстояние (протяжение маршрутов сотрудников и документов) между операциями.
Таким образом, с помощью технологических цепочек происходит сбор и систематизация исходных данных. Эти данные позволяют, как бы сфотографировать существующее положение дел при выполнении определенной работы. Схема показывает:
- состав и последовательность операций
- состав и характер обработки документов, сопровождающих выполнение данной работы
- состав исполнителей и распределение между ними составных элементов работы
- роль структурных подразделений аппарата в выполнении работы
- применение средств организационной и вычислительной техники и оргсвязи
- продолжительность каждой операции и межоперационные "простои"
- протяженность маршрутов исполнителей и документов
Такая схема несет большой объем структурной и количественной информации, необходимой для анализа и последующего проектирования рациональной технологии выполнения данной работы. С помощью технологических цепочек удобно проводить наблюдение за движением и обработкой отдельных документов.
Однако наглядность этой схемы недостаточна. Кроме того, операционная цепь может быть довольно длинной. Одни и те же структурные подразделения аппарата будут повторяться в ней столько раз, сколько раз станет производиться в них та или иная работа. Поэтому на основе данной схемы создается ряд других графиков: оперограмм, символических документограмм, функциограмм и др. На каждом из графиков выделяется для анализа определенный круг вопросов и опускаются второстепенные с этой точки зрения детали. Если возникает необходимость более наглядно представить весь процесс работ, зафиксированный на технологической цепочке, можно все имеющиеся на ней данные изобразить в виде координатной оперограммы, дополненной документограммой процесса создания и обработки соответствующего комплекса документов, либо в специальном наборе графиков.
А для дальнейшего анализа процессов работы в аппарате управления, применяются оперограммы. Их использование предполагает уже довольно детальное изучение основных характеристик изучаемого процесса работы.
Таким образом, технологическая цепочка является в основном средством наблюдения и первоначальной фиксации процесса работы, непосредственно необходимым для составления оперограммы, которая в свою очередь уже служит средством анализа (а впоследствии и проектирования) процесса работы.
Наиболее простой и давно применяемой формой оперограммы является координатная оперограмма. Она получила свое название из-за того, что основой служит сетка координат, на которой и отображаются элементы графика. Показатели же оформляются так: в строчках перечисляются операции, в столбцах - исполнители (структурные подразделения и должности). Операционная цепь проходит сверху вниз. Каждой операции соответствует оделенный символ, который помещается на сетке координат в месте пересечения строчки данной операции с колонкой, где указан выполняющий ее исполнитель. Одна из граф оперограммы обычно служит для фиксации среднего операционного времени, затрачиваемого на каждую операцию. Однотипные операции для большей наглядности могут быть закрашены в одинаковый. Соединительные линии показывают переход от одной операции к другой и связь между отдельными элементами работы.
Правила для оформления и построения таких графиков в советское время были обобщены и сформулированы Л. А. Бызовым. Важный вклад в совершенствование графических методов анализа и рационализации управленческого труда ли Я. П. Герчук и Б. И. Кикин. Зарубежный опыт применения оперограмм других видов организационных графиков для рационализации управленческого труда хорошо изложен в работе Р. Вернебурга "Рационализация и техника работы аппарата управления".
При исследовании управленческого труда часто возникает необходимость сосредоточить внимание на основной или наиболее показательной части того или иного процесса работы (или их совокупности); показать, как исходные данные и документы, пройдя через ряд операций в аппарате управления, превращаются в конечный результат. В таком случае целесообразно использовать структурно - производственные графики процессов работы.
Чтобы точно изобразить на графике процесс работы, необходимо показать этапы и операции, из которых он складывается, документы, в которых он отражается, их трансформацию и перемещение, производственные участки (структурные подразделения аппарата или рабочие места), принимающие участие в выполнении данной работы. При этом важно получить объективную картину существующего положения дел.
График процесса работы отражает структуру ее выполнения. Этапы работы могут осуществляться последовательно или параллельно, ее процесс может проходить этапы анализа (когда на данных одного документа создается несколько вторичных документов, каждый из которых может "расщепляться" и далее) и этапы синтеза документа, представляющих обоснование основных результатов работы.
Наиболее перспективным способом построения графиков процесса работы является способ совмещения всех элементов изображения на сетке координат. При таком способе координатная оперограмма процесса работы дополняется графиком движения документации и, если требуется, материальных ценностей (товара, сырья, продукции и т. д.). Этот вид графиков впервые был предложен французскими консультантами по вопросам управления Бернатене и Грюном. В их честь он назван диаграммой БГ.
Диаграмма БГ используется не только для анализа затрат рабочего времени па отдельные трудовые операции и их элементы. Ряд колонок графика предназначен для фиксации затрат рабочего времени. Они заполняются только в результате соответствующих исследований. Данный вид графика процесса работы может использоваться комплексно — в нескольких аспектах для детального рабочего обследования работы аппарата управления и для обобщения его результатов.
2.3 Трудоемкость как один из показателей оперограммы
Для составления оперограммы важным моментом является расчет трудоемкости описываемого процесса, этот показатель показывает объем времени, затрачиваемых для выполнения отдельных операций, а в суммировании - всего процесса. Эти данные необходимо вносить в графическую модель для подробного и точного описания выполняемых операций. Именно этот показатель может послужить основанием для перепланировки данного процесса, определения узких мест и областей загруженности, выявив оптимальную последовательность операций, а главное – определить число и квалификацию исполнителей, назначить ответственных за описываемыми операциями. таким образом, трудоемкость – неотделимая и важная часть этой графической модели.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5
