Уточнение каждой цели помогает конкретизации средств ее достижения, облегчает контроль результатов участия туристской фирмы в выставке.

Для достижения указанных и других возможных це­лей определяющим является выбор конкретной выставки, в работе которой будет участвовать туристское предприятие. Сделать этот выбор непросто, хотя бы потому что ежегодно проводится огромное количество выставочных мероприятий. Эффективному решению вопроса способствует тщательный анализ (с точки зрения интересов и возможностей туристского предприятия) следующих аспектов:

-                   время и место проведения выставки; авторитет выставки;

-                   численный и качественный состав участников и посетителей;

-                   уровень деловой активности (количество и общий объем заключенных контрактов) на последней выставке. При этом необхо­димо учитывать возможные умышленные и неумышленные иска­жения публикуемых данных;

-                   возможность предоставления выставочных площадей и услуг; условия участия в мероприятии;

-                   разработка чернового варианта сметы участия в выставке и изучение соответствия затрат возможностям фирмы;

-                   окончательное решение вопроса - выбор выставки, участие в которой наиболее эффективно для достижения поставленных целей.

Следует отметить тот факт, что для туристских фирм возможны различные способы участия в выставочных мероприятиях: внутри страны или за рубежом, в качестве самостоятельного экспонента или в рамках группового участия (например, коллективный нацио­нальный стенд). От способа участия зависят методы подготовки, ор­ганизации, бюджет расходов, а часто - и конечный результат.

Опыт свидетельствует о том, что на зарубежных выставках и ярмарках наиболее эффективна работа на коллективных нацио­нальных стендах, привлекающих максимальное количество по­тенциальных партнеров и клиентов. Кроме того, у большинства выставок минимальная площадь стенда составляет 9-12 кв. м, а для полноценной работы бывает достаточно и 4-6 кв. м, которые можно заказать только на коллективном стенде.  При этом фирма-консолидатор берет на себя риск и затраты на организа­цию предоплаты выставочной площади. Немаловажно и то, что выставочная фирма занимается организацией подготовки работы своих экспонентов накануне мероприятия. Поэтому участники коллективного стенда не затрачивают дополнительных усилий на подготовительную работу.

Несмотря на серьезные преимущества коллективного участия в выставках, для конкретной туристской фирмы оно имеет ряд отри­цательных аспектов, основными из которых являются:

-                   недостаточное проявление индивидуальности;

-                   снижение чувства ответственности;

-                   расслабляющее воздействие на развитие инициатив по са­мостоятельному участию в выставках в будущем;

-                   недостаточное накопление организационного опыта по учас­тию в выставочных мероприятиях.

Тем не менее, не подлежит сомнению вклад коллективных на­циональных стендов при условии их профессиональной подготов­ки в продвижение национального туристского продукта на зару­бежный рынок и формирование положительного имиджа страны-экспонента.

Подготовительно-организационный период в первую очередь включает информирование туристской фирмой оргкоми­тета выставки о своем участии в ней путем подачи соответствую­щей заявки. Параллельно с этим решается ряд организационных вопросов:

-                   разработка концепции и определение объема участия фирмы в работе выставки;

-                   составление перечня выставляемых продуктов;

-                   отбор и подготовка персонала (коммерческого, обслуживаю­щего, стендистов, переводчиков);

-                   разработка планов коммерческой работы, рекламы и прото­кольных мероприятий;

-                   выбор возможного посредника (агента) по оказанию услуг в обеспечении участия в выставке;

-                   определение размеров необходимых выставочных площадей и объема материальных и финансовых ресурсов;

-                   подбор и изготовление рекламных и информационных мате­риалов;

-                   формирование тематического плана экспозиции (выставоч­ного стенда);

-                   заключение договора с оргкомитетом, передача ему плана выставочного стенда, а также заказа на необходимое оборудование и услуги.

После решения указанных вопросов становится возможным разработка окончательной сметы участия туристского предприя­тия в выставке. В среднем расходы крупных фирм на участие в выставочных мероприятиях составляют 15-30 % всех средств, затрачиваемых на маркетинговые коммуникации.

На подготовительном этапе важное значение приобретает рек­лама участия, которая предусматривает:

-                   включение фирмы в официальный каталог выставки (ярмар­ки), для чего необходимо своевременно подать специальную заявку;

-                   публикации в периодических изданиях, ориентированных на целевые группы посетителей;

-                   рассылка компаниям, в контактах с которыми заинтересована туристская фирма, факсов и писем с приглашением посетить стенд.

Широкий резонанс дает рассылка индивидуальных приглаше­ний или именных пригласительных билетов партнерам и заинтере­сованным клиентам. Особую тщательность следует проявить в на­писании имен, титулов и адресов приглашаемых. Если в число гос­тей входят и официальные лица, целесообразно сопроводить приг­лашение отдельным письмом. Высоко ценятся входные пропуска. Этот жест экспонента не только освобож­дает гостей от платы за вход, но и рассматривается ими как прояв­ление особого внимания.

Не менее важно заранее спланировать проведение фирмой соб­ственных презентаций, пресс-конференций, "круглых столов", включив их в программу параллельно мероприятиям выставки.

После официального открытия выставки наступает са­мый напряженный и ответственный период - работа в ходе ее фун­кционирования. Особая роль в обеспечении успеха выставочной деятельности принадлежит стендистам - сотрудникам, работаю­щим в публичной зоне экспозиции, у стенда фирмы. Очень часто для работы на стенде выделяется один специалист. Подобная экономия обходится дорого: стоит ему поки­нуть рабочее место, как потенциальные клиенты и деловые пар­тнеры проходят мимо - к конкуренту. На стенде должны работать, как минимум, два стендиста. Другая крайность заключается в том, что от фирмы на выставку приезжает несколько человек, работа которых не планируется и не организовывается заранее.

Желательно, чтобы во время работы выставки на стенде при­сутствовал руководитель туристской фирмы. Если это невозможно осуществить в течение всего рабочего дня, то необходимо вывесить расписание встреч руководителя с посетителями стенда.

Обычно заранее (за день-два) становится известно о посеще­нии выставки высокопоставленными гостями, иностранными деле­гациями, представителями прессы или телевидения (справку об этом можно получить в оргкомитете выставки). В такие дни при­сутствие руководителя на стенде может способствовать заключе­нию выгодных контрактов, освещению деятельности фирмы в прессе или на телевидении.

Руководитель не должен в присутствии посетителей делать за­мечания стендистам, проводить совещания об улучшении работы. Наиболее грамотно ведет себя руководитель, который наблюдает и делает правильные выводы: какая площадь действительно необхо­дима для выставок подобного типа, какие услуги пользуются наи­большим спросом, каким образом в следующий раз организовать работу на стенде, кто из специалистов наиболее подходит для дан­ной работы. Кроме того, руководитель может посетить другие выс­тавочные стенды, что поможет ему уловить тенденции в развитии конъюнктуры рынка, оценить деятельность конкурентов, прояс­нить собственную позицию и позицию представляемой им фирмы.

После завершения выставки, демонтажа экспозиции в обязательном порядке должен быть сделан анализ итогов участия фирмы в мероприятии. Итоги выставки условно делятся на две группы:

-                   организационные;

-                   коммерческие.

При подведении организационных итогов большую помощь может оказать журнал, который велся во время подготовки и рабо­ты выставки. Немаловажную роль способны сыграть ответы всех участников мероприятия на следующие вопросы:

-                   удачно ли было выбрано место для стенда?

-                   была ли оптимальной планировка стенда?

-                   соответствовала ли площадь стенда количеству экспонатов и поставленным задачам?

-                   какие неудобства вы испытывали во время работы?

-                   какие дополнительные услуги и оборудование необходимо было заказать в оргкомитете? без каких можно было бы обойтись?

Перечень вопросов можно продолжить в зависимости от специ­фики выставки, целей участия в ней, особенностей предлагаемых продуктов и т.д.

Коммерческие итоги - это объективные показатели работы фирмы на выставке: число посетителей, осмотревших экспозицию фирмы; объем заключенных контрактов; количество распростра­ненных рекламных и информационных материалов и др.

2.2. Выставочный стенд и работа персонала – успех участия

туристского предприятия в выставочных мероприятиях

Выставочный стенд - это лицо фирмы, поэтому успех участия туристского предприятия в выставочных мероприятиях во многом зависит от искусства оформления экспозиции. К сожалению, неред­ко встречаются руководители, которые требовательны к рекламным объявлениям в газетах и журналах, не жалея сил анализируют и корректируют их и в то же время совершенно бесстрастно относятся к тому, как выглядит их выставочная экспозиция. Но ведь для по­тенциальных клиентов или партнеров чтение газет с рекламой - за­нятие ежедневное, а посещение стенда фирмы может стать событи­ем. Следовательно, необходимо приложить все усилия, смекалку, опыт, интеллект, чтобы это событие было запоминающимся.

Первый вопрос, который возникает перед фирмой после приня­тия решения об участии в выставке: какого размера необходим стенд? Размер стенда играет, конечно, определенную представи­тельскую роль, но далеко не ту, которую принято ей отводить. Го­раздо большее значение имеет оригинальное оформление экспона­тов, привлекательная реклама, слаженная работа стендистов, вни­мательное отношение к посетителям. При этих условиях неболь­шой стенд может успешно представлять и большую фирму.

При организации стендов туристских фирм используются пре­имущественно две концепции. Первая (характерна для стендов фирм из латиноамериканских,  азиатских и  ближневосточных стран) делает акцент на визуальном аспекте. Обычно такого рода стенды роскошно оформлены. Для привлечения посетителей используются определенные игровые элементы мини-представление (например, "танец живота" всегда обеспечивает успех тунисским стендам), игра (например, определение названий трех видов вина или угадывание туристских курортов, изображение которых по­является на экране). Согласно второй концепции, предпочтение отдается информационным аспектам. Стенд представляет собой не что иное, как достаточно просто, но со вкусом оформленные пун­кты распространения рекламной продукции и информации. Су­щественное значение имеют при этом компетентность и усердие персонала, бесперебойное снабжение рекламными материалами. [ ].

В принципе нет и не может быть каких-либо стандартных реко­мендаций по оформлению стенда, но в любом случае фирма дол­жна четко определить тематический план экспозиции. Оформле­ние стенда необходимо выдержать в едином стиле. Как показывает опыт, привлекательность стенда всегда достигается броской или, как говорят, "ударной" частью экспозиции, которая обращает на себя внимание посетителей выставки еще на дальних подступах. Это обеспечивается плакатами, диаграммами, фотографиями, ко­личество которых, однако, не должно быть чрезмерным. Большие объемы текстовой и графической информации на стенде не усваи­ваются посетителями.

Важное значение при оформлении выставочного стенда имеют композиции из зелени и цветов. Живые растения не всегда удобны: выставочные залы - не лучшая среда обитания, а полив может ис­портить экспонаты или рекламу. Композиции из искусственных цветов и зелени более удобны, практически не требуют ухода, их можно разместить на любом уровне и в любом месте.

Выставочная экспозиция условно разбивается на зоны:

-                   публичная (самая большая по площади, здесь находятся эк­спонаты, обеспечиваются  контакты с посетителями,  работают стендисты);

-                   рабочая (место для ведения переговоров представителей фирмы с потенциальными партнерами и клиентами);

-                   служебная (вспомогательные помещения и площадки для хранения экспонатов, рекламной литературы, отдыха сотрудников, приготовления напитков и т.д.).

На большинстве выставок часть рекламных материалов принято раскладывать на виду для раздачи посетителям. Запас таких материалов (рекламных листовок, буклетов, проспектов, каталогов, сувенирных изделий) в зависимости от объема и количества можно хранить непосредственно на выставочной площади, на специальном открытом стеллаже или в шкафу. Цель данного вида рекламы – оставить у посетителей материал для последующего более детального ознакомления, что является и самым удачным вариантом передачи адреса и телефона фирмы потенциальным клиентам.

На стенде помимо общедоступных обычно находятся рекламные или информационные материалы для постоянных или солидных клиентов, руководителей других фирм. Такие материалы лучше хранить в рабочей зоне вместе с документами, необходимыми для ведения переговоров.

Стенд оформляется с помощью отдельных рекламных элементов:

-                   надписей на фризе стенда (название фирмы, товарный знак, в некоторых случаях и телефон);

-                   плакатов на стенах;

-                   экранов с бегущей строкой или изображением, размещенных непосредственно над или около стенда;

-                   мониторов для демонстрации рекламных роликов.

Основная цель данного вида рекламы: привлечь посетителей, заинтересовать их направлениями деятельности фирмы, заставить проявить интерес к более детальному знакомству с предлагаемыми туристскими продуктами.

Необходимо помнить о том, что любая выставка – это одновременно и учебный процесс. Учатся сотрудники фирм, учатся их конкуренты и деловые партнеры. С каждым разом совершенствуются методы оформления и дизайн выставок. Электронные новинки появляются и исчезают, потому что на одном-двух стендах они интересны, но установленные на всех уже не привлекают внимание посетителей. Именно поэтому очень сложно сформулировать единые рекомендации по эффективному оформлению выставочного стенда. Самое главное для туристского предприятия – уловить новые тенденции и быть, если не первым, то оригинальным. [ ].

К числу серьезных проблем, с которыми сталкивается экспонент, относится обеспечение выигрышного расположения стенда. Сложность этой проблемы состоит не только в том, чтобы ее определить, но и в том, чтобы преодолеть трудности, связанные с обязательствами организаторов выставки. Каждая экспозиция имеет специфические особенности, и результативные в одном случае приемы могут «не сработать» в другом. Вместе с тем существуют общие правила, связанные с направлением естественного движения посетителей – как правило, от входа к центру против часовой стрелки. Поэтому наиболее выигрышные места находятся справа от входа и в центре. Необходимо учитывать также месторасположение конкурентов и фирм, устраивающих многолюдные презентации. По возможности следует избегать размещения стенда вдали от выходов и центральных проходов, позади больших колонн и лестниц, в задней части зала и т.д. Соседство с предприятиями питания также имеет свои недостатки. Однако, как свидетельствует практика, данное обстоятельство иногда позволяет поразительных результатов.

Успех выставочной деятельности фирмы во многом зависит от стендистов – сотрудников фирмы, работающих в публичной зоне экспозиции. Помимо предъявления высоких требований к индивидуальным качествам (умение и желание общаться с людьми, выносливость, привлекательная внешность) при отборе кандидатов на эту работу самое серьезное внимание необходимо уделять уровню их профессиональной компетентности, знания одного или двух иностранных языков (как обязательное условие – языка страны проведения выставки), психологическим навыкам. Просто красивая внешность, чему придают сегодня неоправданно большое значение многие фирмы, без надлежащего знания предмета только отвлекает многие фирмы, без надлежащего знания предмета только отвлекает посетителя от экспозиции. Для стендиста в гораздо большей степени важно то, что называется обаянием; приятная внешность; готовность общаться, не уставая; повторять 500 раз в день практически одно и то же так, как будто это говориться первый раз и только этому человеку; умение видеть и понимать собеседника.

Кроме основного намечают запасной состав стендистов, предусматривая возможность взаимозаменяемости. До начала выставки необходимо провести инструктаж будущих стендистов по следующим вопросам:

-                   тематика выставки;

-                   цели участия в данном мероприятии;

-                   перечень услуг, предоставляемых на выставке;

-                   основные новинки;

-                   задачи, стоящие перед стендистами (ознакомление с новинками, заключение договоров и т.д.);

-                   план стенда;

-                   закрепление мест на стенде за каждым стендистом;

-                   распорядок работы;

-                   расписание встреч руководства фирмы с посетителями стенда;

-                   формы регистрации посетителей;

-                   характеристика основных категорий посетителей;

-                   модели поведения с каждой категорий посетителей.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10