Получив необходимую информацию от самого работника и изучив его должностную инструкцию, можно вычленить его основные обязанности и задачи, а так же оценить их с точки зрения важности каждой из них и количества затрачиваемого времени на их исполнение. В таблице 3 показана форма для регистрации информации по каждой основной обязанности интервьюируемого работника. Оценка интересующих нас параметров (важность и количество затрачиваемого времени) носит балльный характер со шкалой значений от 1 до 4.
Таблица 3. Форма для регистрации информации по каждой основной обязанности работника
Основные обязанности
Важность (1 2 3 4)
Количество затрачиваемого времени (1 2 3 4)
Оформление приема сотрудников
4
2
Оформление увольнения сотрудников
Оформление переводов сотрудников
Оформление отпусков сотрудников
3
Оформление других приказов, связанных с работой (приказы о дисциплинарном взыскании, поощрении, выдаче материальной помощи, компенсации за обучение, совмещение должностей и др.)
Оформление листков нетрудоспособности
Оформлять командировки сотрудников
Выдача сотрудникам справки с места работы
1
Выдача сотрудникам копий документов, связанных с работой
Оформление полисов обязательного медицинского страхования.
Печатать приказы на поощрение в связи с юбилейной датой.
Подготовка документов для лицензирования
Оформление, составление и предоставление отчетов по индивидуальным сведениям в Пенсионный Фонд
Ведение работы по оформлению банковских карт сотрудникам.
Оформление изменений фамилии сотрудникам.
Составление отчетов по запросам руководителей структурных подразделений.
Внесение в программу ПОИСК кадровых данных сотрудников, работающих по договорам на оказание услуг.
В ходе проведенного анализа выяснилось, что работа инспектора по кадрам носит чисто исполнительский характер, с отсутствием каких-либо элементов творчества, что можно считать определенным минусом данной должности. Однако инспектор выполняет одну из важнейших функций в компании - ведет персонифицированный учет всех работников. Как видим, основная часть его рабочего времени приходится на документальное облуживание работников.
1) Название должности. Инспектор по кадрам, относится к категории служащих. Дата составления описания - 4, 5, 6 декабря 2009 г.
2) Подразделение. Отдел кадров, непосредственно подчиняется генеральному директору.
3) Цель работы. Производит персонифицированный учет всех работников компании, осуществляет их документальное обслуживание.
4) Виды деятельности.
Оформление приема, увольнения, переходов сотрудников и др. приказов и документов, связанных с работой;
Выдача справок и копий документов сотрудникам, связанных с их работой;
5) Функции, обязанности и ответственность по каждому виду деятельности.
Таблица 4
Виды деятельности
Функции, обязанности и ответственности
1. Оформление приема, увольнения, переходов сотрудников и др. приказов и документов, связанных с работой
1.1 Оформление приема сотрудников 1.2 Оформление увольнения сотрудников 1.3 Оформление переводов сотрудников 1.4 Оформление отпусков сотрудников 1.5 Оформление других приказов, связанных с работой (приказы о дисциплинарном взыскании, поощрении, выдаче материальной помощи, компенсации за обучение, совмещение должностей и др.) 1.6 Оформление листков нетрудоспособности 1.7 Оформлять командировки сотрудников 1.8 Оформление полисов обязательного медицинского страхования. 1.9 Печатать приказы на поощрение в связи с юбилейной датой. 1.10 Подготовка документов для лицензирования 1.11 Оформление, составление и предоставление отчетов по индивидуальным сведениям в Пенсионный Фонд 1.12. Ведение работы по оформлению банковских карт сотрудникам 1.13. Оформление изменений фамилии сотрудникам 1.14. Внесение в программу ПОИСК кадровых данных сотрудников, работающих по договорам на оказание услуг
2. Выдача справок и копий документов сотрудникам, связанных с их работой
2.1 Выдача сотрудникам справки с места работы 2.2 Выдача сотрудникам копий документов, связанных с работой
3. Составление отчетов по запросам руководителей структурных подразделений
6) Распределение времени между видами деятельности.
Таблица 5
Вид деятельности
Затраты времени, % к итогу
1. Оформление приема, увольнения, переходов сотрудников и др. приказов и документов, связанных с работой, работа с базой данных
75
10
15
7) Отношения с другими людьми, возникающие при выполнении функций. Взаимодействует с директором, секретарем директора, руководителем отдела кадров, работниками отдела труда и заработной платы и бухгалтерии, а так же со всеми работниками как с объектами учета.
8) Условия труда и окружающая среда. Исходя из гигиенических критериев, условия труда на рабочем месте инспектора труда относятся к оптимальным условиям труда, при которых сохраняется здоровье работающего и создаются предпосылки для поддержания высокого уровня работоспособности. Оптимальные нормативы производственных факторов установлены для микроклиматических параметров и факторов трудового процесса. К вредным производственным факторам, которые могут воздействовать на работающего и вызвать профессиональное заболевание, относится только постоянное пребывание его за монитором компьютера, что наносит вред зрению. Такие физические факторы, как температура, влажность, тепловое, электромагнитное излучение, уровень шума, естественное, искусственное освещение находятся в норме. Факторы трудового процесса, характеризующие напряженность труда: интеллектуальные, эмоциональные нагрузки, режим работы, соответствуют гигиеническим нормативам условий труда.
Чтобы заполнить вакантную должность в компании, необходимо определить требования к кандидатам на эту должность. Если список требований, предъявляемых к ним слишком велик, то поиск подходящего специалиста может стать сверхсложной, а порой и невыполнимой задачей. Максимальное смягчение требований, их обобщенность и расплывчатость также затрудняют подбор кадров, вынуждая рекрутера использовать в качестве критериев только психологические характеристики кандидата и делать выводы о его соответствии или несоответствии предлагаемой должности, руководствуясь собственной интуицией.
Требования работодателя к кандидату в большинстве случаев касаются:
• половозрастных признаков;
• образования;
• специальных навыков (знание определенных компьютерных программ, степень владения иностранным языком и пр);
• опыта (стаж работы в конкретной должности, определенной сфере бизнеса, фирме-конкуренте или, наоборот, фирме, не являющейся конкурентом);
• медицинских показаний (противопоказания к условиям труда, возможные аллергии, физическая выносливость, отношение к курению);
• психологических данных (темперамент, способности, совместимость с коллегами и пр.);
• социальных характеристик (место проживания, семейное положение, национальная принадлежность и пр.).
В каждом конкретном случае из этого списка выбираются те позиции, которые важнее всего для конкретной должности и организации, и добавляются к ним специфические качества, которыми должен обладать претендент на эту конкретную должность. Отбирая важнейшие качества для определения требований к кандидатам на ту или иную должность, следует отличать качества, которые необходимы при поступлении на работу, и качества, которые можно приобрести достаточно быстро, освоившись с работой после назначения на должность [5, с 321].
Существует три основных метода определения требований к кандидатам на должность:
Использование результатов анализа и описания работы
Экспертные оценки
На основе статистического анализа
Анализ и описание работы - это основа разработки требований к кандидатам. Однако использовать только этот метод нельзя, т.к в его основе лежит субъективное мнение исполнителя. Очевидно, что человек, не имеющий специального образования, будет утверждать, что для выполнения его работы неоценим опыт. И наоборот, молодой специалист будет утверждать, что для успешного выполнения его заданий крайне важны знания. Таким образом, при определении требований к кандидатам обязательно используются анализ и описание работы, однако необходимо применять и другие методы, позволяющие сформулировать требования к знаниям, навыкам, опыту и к характеру кандидатов.
Метод экспертных оценок основан на субъективном мнении эксперта. Суть его заключается в том, что, основываясь на результатах анализа работы, эксперты должны дать ответ на вопрос: "Какие требования предъявляются к образованию, интеллекту, навыкам и т.п., для того, чтобы делать эту работу хорошо?" Совершенно очевидно, что для обеспечения сопоставимости мнений экспертов по поводу конкретной работы структура требований к кандидатам должна быть задана заранее. В качестве примера можно привести следующую структуру требований:
Интеллект
Эрудиция (общая, экономическая и правовая)
Профессиональные знания и навыки
Организаторские способности и навыки
Коммуникативные способности и навыки
Личностные способности (психологический портрет)
Здоровье и работоспособность
Внешний вид и манеры
Мотивация (готовность и заинтересованность выполнять предлагаемую работу в данной организации).
Определение требований к кандидатам с использованием статистического анализа - это очень точный, но одновременно и очень дорогостоящий метод. В его основе лежит гипотеза, что поведение в будущем зависит от образа действий и опыта в прошлом. Если удается идентифицировать основные моменты биографии, то можно образовывать большие группы претендентов со сходными предварительными данными, для которых всегда вероятно прогнозировать одинаковые показатели деятельности. Использование данного метода оправдано и окупает себя только тогда, когда количество сотрудников большое и часты новые приемы на работу, а так же в тех случаях, когда критерии успеха определяются относительно просто.
Требования к кандидату могут эффективно использоваться в практике управления персоналом только при соблюдении ряда условий:
недопущение неоправданного раздувания требований;
полнота требований;
достаточная определенность требований;
соблюдение законодательства.
Таким образом, все требования работодателя должны быть обоснованы предыдущим анализом работы [3, с.34].
В качестве основы разработки требований к кандидатам в данной курсовой работе будет использоваться проведенный анализ и описание работы инспектора по кадрам. Требования к кандидатам оформлены в виде таблицы с выделением разделов и подразделов, а также традиционным подходом к описанию работы и определению требований к исполнителю является составление должностной инструкции (Табл.6).
Таблица 6. Требования к претендентам на должность инспектора по кадрам
Требования к претендентам
Градация по важности 1 - очень важно 2 - важно 3 - желательно
1. Профессиональная подготовка
1.1 Высшее экономическое образование
1.2 Опыт работы с документами
1.3 Профессиональное знание российского трудового законодательства
1.4 Знание офисных компьютерных программ
1.5 Владение английским языком
2. Опыт профессиональной деятельности в следующих областях:
2.1 Стаж работы с персоналом не менее 1 года
3. Личностные предпосылки:
3.1 Самостоятельность, навыки планирования
3.2 Аккуратность
3.3 Внимательность
3.4 Исполнительность, организованность
3.5 Стрессоустойчивость
3.6. Умение доводить порученное дело до конца
3.7. Коммуникабельность, бесконфликтность
4. Возможные другие предпосылки:
4.1 Трудоголик;
4.2 Умение выполнять любые задания с высоким качеством, без ошибок;
4.3 Обладать хорошим здоровьем и работоспособными качествами
4.4 Обладать достаточным жизненным и производственным опытом, чтобы справляться с порученным делом
4.5 Обладать широким кругозором, эрудицией, общительностью, склонностью к убеждению, лидерству
В общем виде в должностной инструкцию можно указать следующие квалификационные требования:
На должность инспектора по кадрам назначается лицо, имеющее высшее образование без предъявлений требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 1 года.
Дополнительные требования:
личные качества: внимательность, аккуратность, коммуникабельность, стрессоустойчивость.
дополнительные знания и навыки: знание компьютера (офисный пакет).
Анализ работы - это процесс систематического исследования работы по определению наиболее существенных её характеристик, а так же требований к исполнителям данной работы.
Таким образом, анализ позволяет получить данные о требованиях к работе, которые затем используются для описания работы (т.е. описания обязанностей, прав, ответственности) и составления личностной спецификации (т.е. требований к работнику).
Описание работы - это фиксация данных о содержании конкретной работы (обязанностях, правах, ответственности) и ее параметрах. Содержание работы - это состав и объем трудовых функций, действий работника, определяющих профессионально-квалификационные требования к нему.
К параметрам работы относятся ее масштаб, сложность и отношения (связи). Описание работы составляется на основе информации, собираемой в ходе анализа работы. Описания работы могут и должны использоваться в интересах всей организации и самого работника. Они используются организацией для определения задач отдельного исполнителя; изучения производительности труда; создания спецификации работника, пересмотра структуры организации; определения категории работы (ее иерархии); организации оптимального обучения, подготовки и повышения квалификации кадров; определения непригодности исполнителя и, если необходимо, его увольнения, аргументации в суде в случае трудового конфликта.
И в процессе данной курсовой работы были достигнуты поставленные цели и задачи: был проведен анализ работы на примере должности инспектора по кадрам, на основе этого анализа проведено описание работы и разработаны требования к кандидатам на эту должность.
Информация, полученная при анализе работы, используется как основа в различных взаимосвязанных видах деятельности по управлению персоналом.
1. Десслер Г. Управление персоналом / Г. Десслер. - Пер. с англ. - М.: БИНОМ. Лаборатория знаний, 2004. - 799 с.
2. Егоршин А.П. Управление персоналом: Учебник для вузов. - 4-е изд., испр. - Н. Новгород: НИМБ, 2003.720 с.
3. Соловьев Д.П. Управление персоналом (анализ работы и подготовка требований к кандидатам на должность): Учеб. пособие. - Самара: Изд-во Самар. гос. экон. акад., 2003. - 80 с.
4. Управление персоналом для современных руководителей / Е.А. Борисова. - СПб.: Питер, 2003. - 445 с.
5. Управление персоналом организации: Учебник / Под ред. А.Я. Кибанова. - 2-е изд., доп. и перераб. - М.: ИНФРА-М, 2002. - 638 с.
6. Управление персоналом: Учебник для вузов / Под ред. Т.Ю. Базарова, Б.Л. Еремина. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ЮНИТИ, 2005. - 560 с.
7. Управление персоналом предприятия: Учеб. пособие для вузов / Под ред. А.А. Крылова, Ю.В. Прушинского. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2002. - 495 с.
8. Положение об отделе кадров ООО "Вита".
9. <http://www.rosbuh.ru>
10. http://www.vita-samara.ru
Страницы: 1, 2, 3, 4
