В целях обеспечения сохранности документов СНТД осуществляет их учет. Учету подлежат все хра-нящиеся в архиве документы, извещения об изменениях НТД, страховые копни, фонд пользования (при на-личии), перечни проектов, проблем (тем), НТД по ко-торым подлежит передаче на государственное хранение, а также описи документов постоянного хра-нения.
Единицей учета архивной документации в СНТД являются: для научной документации -- отчет по теме НИР или другой вид документации, сброшюрованный в том (папку); для конструкторской, технологической и проектной документации -- лист чертежа, текстовой документ, сброшюрованные в том (папку) светокопии. Каждая единица учета регистрируется под отдельным порядковым номером. В подлиннике документа, состоящем из нескольких листов, инвентарный номер проставляется на каждом листе.
Принятые в СНТД документы регистрируются и учитываются в инвентарных книгах, которые запол-няются на основании данных основной надписи черте-жей и титульных листов переплетенных учтенных еди-ниц хранения. Инвентарные книги ведутся отдельно на каждую группу архивной документации: научно-иссле-довательскую, конструкторскую, технологическую, проектную. В отдельных инвентарных книгах учитываются типовые проекты, документы сторонних организаций, прислан-ные в порядке обязательного поступления или для сведения; документация для служебного пользования. Для научно-исследовательской документации ведутся отдельно инвентарные книги для отчетов по НИР и других видов научных документов. Отчеты по темам вносятся в инвентарные книги по мере поступления. Инвентарная книга содержит следующие графы: ин-вентарный номер, дата поступления, этап, обозначение, наименование темы и ее номер, номер государственной регистрации, наименование института-разработчика, отдела, лаборатории, фамилии руководителя и ответ-ственного исполнителя темы, количество листов, эк-земпляров, примечание.
Принятые подлинники конструкторской и технологической доку-ментации регистрируются полистно. На каждый кон-структорский или технологический документ, которому присвоен инвентарный номер, составляется карточка учета. На документацию вспомога-тельного и индивидуального производства карточка учета не заводится. Копии конструкторских и техноло-гических документов, изготовленные организацией-разработчиком, в отдельных инвентарных книгах не регистрируются, а учитываются в карточках учета копий по обозначениям или инвентарным номерам, при-своенным их подлинникам. Копии конструкторских и технологических документов, полученные от других организаций, регистрируются в отдельной инвентар-ной книге и учитываются в карточках учета, которые составляются на каждую папку, альбом или отдельный документ.
Инвентарная книга для регистрации проектной до-кументации для строительства аналогична инвентар-ной книге на конструкторскую документацию. Регист-рация подлинников проектной документации в инвен-тарной книге производится по мере поступления технических документов проекта по отдельным само-стоятельным частям. Допускается вести отдельные ин-вентарные книги на каждое сооружение, объект. В пре-делах каждой части на каждом чертеже или тексто-вом документе проставляется инвентарный номер, присвоенный в архиве данной части. Регистрация копийной проектной документации производится по от-дельным сброшюрованным томам (папкам) в карточках учета.
Глава 8. Экспертиза ценности научно-технических документов
Научно-техническая документация, образующаяся в результате деятельности учреждения, организации или предприятия, имеет различную научно-историче-скую ценность и практическое значение. С целью опре-деления значения конкретных категорий технических документов проводится экспертиза их ценности. Под экспертизой ценности НТД понимается всесторонняя комплексная оценка научно-технических документов на основе критериев исходя из общих методологических прин-ципов отбора документации, дли определения научного, социально-культурного и исторического значения НТД, установления сроков ве-домственного хранения и отбора ее в оптимальном объеме для передачи на государственное хранение. Основными методологическими принципами экс-пертизы ценности и отбора ИТД на государственное хранение являются историзм и всесторонняя, комп-лексная оценка. Принцип историзма предполагает отбор научно-технической документации, отражающей объективные закономерности развития науки и техни-ки в различные периоды истории общества. При все-сторонней и комплексной оценке архивной НТД учи-тывается значение и место каждого научного исследо-вания, технической разработки в системах всех научных исследований и разработок по определенной проблематике, а также место и роль каждого докумен-та в составе имеющегося документного комплекса вообще и в данном учреждении, организации или на предприятии в частности.
Экспертиза ценности НТД осуществляется в два этапа: первый этап -- выбор проблем, проектов изделий промышленного производства и технологии их изготовления, объектов планировки и капитального строительства, НТД которых подлежит передаче на государственное хранение; второй этап -- экспертиза ценности НД, отобранных проектов по проблемам и определение состава НТД, подлежащей приему на государственное хранение. На каждом эта-пе экспертизы ценности НТД применяется в комплек-се система общих и специфических критериев.
К общим критериям, применяемым в процессе экс-пертизы ценности НТД, относятся:
1) происхождение (роль и место учреждения, органи-зации и предприятия в системе учреждений, организа-ций и предприятий в хозяйстве страны в це-лом или в конкретной отрасли, значимость выполняе-мых им функций, время и место образования, авторство документов);
2) содержание (значимость события, явления, пред-мета, отраженного в документах);
3) значение содержащейся в документе информации, ее повторяемость в других документах, целевое назначение, вид и разновидность документа;
4) внешние особенности (юридическая достоверность документа -- наличие подписей, дат, печатей);
5) наличие резолюций, пометок;
6) особенности передачи текста;
7) подлинность;
8) особенности материальной основы документа;
9) особенности физического состояния, полнота, со-хранность документа.
Специфическими критериями для первого этапа экспертизы по всем научным исследованиям и разра-боткам являются:
1) степень отражения уровня состояния науки и тех-ники, производства в определенный период развития общества;
2) значимость проблем (тем), проектов, моделей, кон-струкции, технологии на момент внедрения для разви-тия отраслей и народного хозяйства в целом;
3) принципиальная новизна, уникальность, оригиналь-ность решения проблемы, конструкции, технологии, проекта;
4) экономическая эффективность внедрения результатов исследования или технической идеи;
5) социальная эффективность исследований и научно-технических разработок.
Специфическими критериями для второго этапа яв-ляются:
1) этапность научных исследований (стадийность тех-нических разработок);
2) степень информативности видов и разновидностей документов на определенных этапах исследований и стадиях разработок;
3) степень отражения в научно-техническом докумен-те реально существующего явления или объект.
Для организации и проведения экспертизы ценно-сти всех групп документов и отбора их для передачи на государственное хранение создаётся единая экс-пертная комиссия (ЭК). В ее состав входят наиболее квалифицированные специалисты, хорошо знакомые с содержанием НТД и направлениями деятельности организации. В экспертную комиссию в обязательном порядке включаются: начальник и один из сотрудников СНТД, являющийся секретарем ЭК, лицо, ответственное за ведение делопроизводства, представитель государственной архивной службы. Директором ЭК назначается один из руководите-лей организации (зам. директора по научной работе, главный инженер или его заместитель, главный кон-структор или его заместитель). ЭК является совеща-тельным органом, работает в непосредственном кон-такте с ЭПК соответствующего архивного учрежде-ния, получает от него организационно-методическую помощь и указания.
Основными функциями ЭК организации являются: организация и проведение совместно с сотрудниками СНТД непосредственной работы по экспертизе ценно-сти НТД, отбору ее на постоянное и временное хране-ние и выделение к уничтожению НТД, утратившей практическое значение и не имеющей научно-истори-ческого значения.
Организации и предприятия по ис-течении сроков хранения документов организуют пе-редачу их на государственное хранение в установлен-ном комплекте и в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные документы. Документация принимается по описям, утвержденным ЭПК архивного органа, в хорошем физическом состоя-нии (отреставрированная, переплетённая, прошедшая дезинфекцию дезинсекцию). Все расходы, связанные с подготовкой документов к передаче на госхранение и транспортировкой, производятся за счет органи-зации.
НТД, не имеющая научно-исторической ценности, но сохранившая практическое значение, хранится в СНТД в течение сроков, предусмотренных отрасле-выми и ведомственными перечнями, затем отбирается к уничтожению в установленном порядке. Акты на уничтожение НТД рассматриваются ЭК и утвержда-ются руководителем организации после утверждения описей дел постоянного хранения и согласования акта на ЭПК архивного органа.
Научно-техническая документация, хранящаяся в архивах, используется с соблюдением соответствую-щих правил работы с архивными документами. Для учета лиц, пользующихся научно-технической докумен-тацией, в архиве ведется книга учета посещаемости, в которой при каждом посещении архива исследова-тель расписывается. Книга учета посещений заводит-ся ежегодно и имеет следующие графы: порядковый номер, фамилия, имя, отчество исследователя, наименование организации, отдела, направивших его в архив, тема исследования, дата, примечание.
На всех сотрудников, пользующихся архивными техническими документами, заводятся формуляры библиотечного образца, которые располагаются в кар-тотеке по алфавиту фамилий абонентов. На каждый выданный технический документ, помимо формуляра, составляется контрольная карточка, которая служит для учета используемых в практической работе доку-ментов и располагается в порядке возрастания их обо-значений. После возвращения технического документа в архив запись о выдаче в карточке погашается, а кар-точка остается в контрольной картотеке.
Научно-техническая документация, хранящаяся в технических архивах, используется в государственных, научно-исследовательских целях, публику-ется в печати, для наведения справок, изготовления копий и выписок.
Заключение.
Научно-техническая информация -- неотъемлемая часть любого научного исследования, проектной или конструкторско-технологической работы. В современ-ных условиях специалист физически не в состоянии са-мостоятельно следить за всем новым, что появляется в мире по интересующей его отрасли знания. Поэтому организация службы научно-технической информации, учет и регистрация всей создающейся технической до-кументации имеет огромное значение для развития экономики страны.
Большое значение имеет использование технической документации ведомственных архивов для стандартизации. При разработке новых стандартов собирается максимальное количество чертежей, тех-нических описании, расчетов, технологических карт на изготовление стандартизируемого изделия. Затем про-водится их подробный анализ, устанавливается сход-ство, различие и т.д., и в конце концов создается про-ект стандарта.
Технические документы необходимы при написании диссертаций, монографических исследований, дипломных работ, а также используются профес-сорско-преподавательским составом высших и сред-них специальных учебных заведений для постановки новых и совершенствования старых учебных курсов.
Некоторые специализированные проектные организации и архитектурные мастерские выпускают катало-ги своих работ, в которые включены сведения о типо-вых проектах зданий, стандартных узлах машин, об имеющемся оборудовании.
Список использованной литературы.
1. Борушек Л.С. Единая система конструкторской документации. - М.: Издательство стандартов, 1989.
2. Васильев А.Л. Стандартизация для всех. - М.: Издательство стандартов, 1992.
3. Гончаров А.А. Метрология, стандартизация и сертификация. - М.: Академия, 2005.
4. Гуторова И.А. Стандартизация, метрология и сертификация. - М.: Приор, 2001.
5. Единая система технологической документации. - Мн.: Издательство стандартов, 1992.
6. Зиньковская Н.В. Сертификация: теория и практика. - М.: Приор, 2002.
7. Крылов Г.Д. Основы стандартизации, сертификации и метрологии. - М.: Юнити, 2003.
8. Лифиц Н.М. Основы стандартизации, метрологии, сертификации. - М.: Юрайт, 2001.
9. Общетехнический справочник под общей редакцией Скороходова Е.А. - М.: Машиностроение, 1990.
10. Сергеев А.Г. Метрология, стандартизация, сертификация. - М.: Логос, 2001.
11. Сертификация сложных технических систем под общей редакцией Круглова В.И. - М.: Логос, 2001.
12. Соломахо В.Л. Основы стандартизации, допуски, посадки и технические измерения. - Мн.: ДизайнПро, 2004.
13. Фомин В.Н. Сертификация продукции. - М.: Центр экономики и маркетинга, 2001.
Страницы: 1, 2, 3, 4
