Перемещение материально ответственных работников (перевод, увольнение, уход в отпуск и возвращение из отпуска, продолжительная болезнь и т.п.) обязательно сопровождается инвентаризацией ценностей.

В случае не обеспечения сохранности ценностей материально ответственные лица привлекаются к ответственности. Основанием для этого являются данные инвентаризационной описи и письменное объяснение материально ответственного лица о причине образования ущерба. Ущерб должен быть возмещен добровольно. При отказе от добровольного возмещения споры разрешаются через суд.

Работники несут материальную ответственность в полном размере ущерба, причиненного по их вине хозяйствующему субъекту, в случаях, когда:

· между работником и субъектом заключен письменный договор о принятии на себя работником полной материальной ответственности за не обеспечение сохранности имущества и других ценностей, переданных ему для хранения или других целей;

· имущество и другие ценности были получены работником под отчет по разовой доверенности или по другим разовым документам;

· ущерб причинен действиями работников, содержащими признаки деяний, преследуемых в уголовном порядке;

· ущерб причинен недостачей, умышленным уничтожением или умышленной порчей материалов, товаров, полуфабрикатов, изделий (продукции).

Возмещение ущерба производится независимо от привлечения работника к дисциплинарной, административной или уголовной ответственности за действие (бездействие), в результате которого причинен ущерб хозяйствующему субъекту.

У материально ответственных лиц, осуществляющих хранение материальных ценностей, должны быть:

· инструкции по приемке, хранению, отпуску и учету материальных ценностей, утвержденные руководителем субъекта;

· номенклатура-ценник материалов (товаров), находящихся в обращении на данном складе;

· нормы запаса материалов, отклонения от которых должны сообщаться службе маркетинга;

· список должностных лиц, которым предоставлено право затребовать и разрешить отпуск материалов, с образцами их подписей;

· список должностных лиц, которые обязаны входить в состав комиссий по приемке материальных ценностей;

· список материалов (товаров), которые должны приниматься при обязательном участии комиссии;

· график работы склада;

· сроки поверки весов и измерительных приборов.[11]

Под движением запасов понимается их поступление, перемещение внутри предприятия и выбытие. Источниками поступления и причины выбытия товарно-материальных запасов бывают самые различные. Это можно увидеть на рисунке 1.[9]

Рисунок 1. - Движение запасов.

Первичные документы по движению товарно-материальных запасов играют важную роль в организации материального учета. Документальное оформление всех происходящих в предприятии хозяйственных операций, связанных с движением товарно-материальных запасов, позволяет организовать систематический контроль за сохранностью на складах и у материально-ответственных лиц. Рационально разработанная первичная документация и схема документооборота по учету запасов дают возможность получать необходимую информацию для оперативного руководства компанией и осуществлять как предварительный, так и последующий контроль за их использованием.

Первичные документы по движению запасов должны тщательно оформляться, обязательно содержать все необходимые реквизиты. В соответствии с СБУ 24 «Организация бухгалтерской службы» от 31.12.1997 г. № 455 (с изменениями от 11.03.2003 г. № 101) формы или требования к первичным документам, применяемым для оформления операций или событий, утверждаются уполномоченным органом в соответствии с законодательством Республики Казахстан. В настоящее время действуют типовые формы первичных документов, утвержденные приказом Министерства финансов Республики Казахстан от 19.03.2004 г. № 128.

Товарно-материальные запасы поступают от поставщиков, подотчетных лиц, закупающих запасы в порядке наличного расчета, от списания пришедших в негодность основных средств, от собственного производства. Для выполнения работ, оказания услуг или производства продукции предприятия определяют потребность в товарно-материальных ресурсах и приобретают их или производят. На поставку необходимых запасов предприятие заключает договоры с поставщиками, которые определяют права, обязанности и ответственность сторон по поставкам.

Контроль над выполнением заключенных договоров поставки, за своевременностью поступления и оприходования товарно-материальных запасов осуществляется в крупных предприятиях отделом снабжения (маркетинга), в предприятиях среднего и малого бизнеса - менеджером по снабжению (маркетингу). Уполномоченные лица ведут оперативный учет выполнения договоров поставки: выполнение условий договора по ассортименту запасов, их количеству, цене, срокам отгрузки и прочее. Бухгалтер предприятия осуществляет контроль над организацией данного оперативного учета.

С товарно-материальными запасами поставщик высылает покупателю расчетные и другие сопроводительные документы: счета-фактуры, товарно-транспортные накладные, квитанции к железнодорожной накладной, сертификаты, спецификации, качественные удостоверения и другое, которые поступают в бухгалтерию, где проверяют правильность их оформления. Затем транспортные документы передают ответственному исполнителю по снабжению для получения и доставки запасов.

Со станции железной дороги, пристани или аэропорта, а также от местных поставщиков ценности получает экспедитор предприятия. Для этого экспедитор получает в бухгалтерии предприятия доверенность заполненную учетным работником.

Доверенностью признается письменное уполномочие одного лица (доверителя) для представительства от его имени, выдаваемое им другому лицу (поверенному) (ст. 167 Гражданского кодекса Республики Казахстан). Предприятия могут использовать следующие формы, утвержденные приказом Министерства финансов Республики Казахстан от 19 марта 2004 г. № 128 «Об утверждении типовых форм первичных документов»:

а) типовая форма № ТМЗ-1 с корешком, на котором производятся записи по выдаче и использованию доверенности с соответствующими реквизитами;

б) типовая форма № ТМЗ-1а, которая предусматривает ведение заранее пронумерованного и прошнурованного журнала учета выданных доверенностей (типовая форма № ТМЗ-2). Журнал учета выданных доверенностей хранится у лица, ответственного за выдачу и регистрацию доверенностей.

Доверенность должна быть заполнена в соответствии с методическими рекомендациями от 16.03.1998 г. № 46 «О порядке выдачи доверенности на получение товарно-материальных запасов и отпуска их по доверенности». В соответствии с данным документом минимальными требованиями к реквизитам доверенности являются: срок действия; наименование и почтовый адрес потребителя; наименование и почтовый адрес плательщика (если потребитель и плательщик являются одним лицом, то по строке «Наименование плательщика» пишется «Он же»); расчетный счет; наименование банка плательщика; номер доверенности; дата выдачи; фамилия, имя и отчество поверенного; данные паспорта или другого документа, удостоверяющего личность поверенного; наименование поставщика; номер и дата накладной (другого заменяющего документа). Доверенность подписывается руководителем и главным бухгалтером (или лицом, осуществляющим ведение бухгалтерского учета) и заверяется печатью.

При выдаче доверенности следует иметь в виду, что перечень подлежащих получению товарно-материальных запасов записывается на оборотной стороне доверенности тогда, когда в документе на отпуск (контракте и т.п.) не приведены наименования и количество товарно-материальных запасов, подлежащих получению.

Поверенное лицо на следующий день после каждого получения товарно-материальных ценностей независимо от того, получены ли они по доверенности полностью или частями, представляет в бухгалтерию (или лицу, осуществляющему ведение бухгалтерского учета) доверителя документы о выполнении поручений и о сдаче товарно-материальных ценностей на склад или соответствующему материально-ответственному лицу.

Поверенному лицу, которое не отчиталось в использовании доверенности по истечении срока, новые доверенности не выдаются. Срок действия выдаваемой доверенности устанавливается субъектом.

Неиспользованные доверенности возвращаются доверителю на следующий день по истечении срока доверенности. При возвращении неиспользованной доверенности в журнале учета выданных доверенностей или в корешке доверенности производится отметка «не использована» и хранится до конца отчетного периода у лица, ответственного за их выдачу и регистрацию. По окончании отчетного периода неиспользованные доверенности аннулируются.

Доверенность, независимо от срока действия, передается отправителю при первом отпуске товарно-материальных запасов. Поверенный вместе с доверенностью предъявляет и указанный в доверенности документ, удостоверяющий личность.

По окончании отпуска товарно-материальных запасов доверенность сдается в бухгалтерию (или лицу, осуществляющему ведение бухгалтерского учета) вместе с документами на отпуск последней партии товарно-материальных запасов по доверенности.

Отпуск товарно-материальных запасов отправителем по доверенности не рекомендуется производить в случаях:

1) предъявления доверенности с незаполненными реквизитами;

2) предъявления доверенности с поправками и подчистками;

3) не предъявления документа, удостоверяющего личность лица, указанного в доверенности;

4) окончания срока, на который была выдана доверенность;

5) получения сообщения от субъекта, выдавшего доверенность, об ее аннулировании;

6) прекращения деятельности (ликвидации, реорганизации) субъекта, от имени которого выдана доверенность, и другие.

Предприятию рекомендуется определить лиц, которые обеспечивают:

1) контроль за соблюдением правил, устанавливающих порядок оформления, выдачи и регистрации доверенностей;

2) инструктаж лиц, которым выдается доверенность, о порядке представления документов (накладных, других заменяющих документов), о выполнении поручений доверителя;

3) контроль за своевременным представлением соответствующих приходных документов (накладных, других заменяющих документов) в пределах срока действия доверенности;

4) своевременный контроль за возвратом неиспользованных доверенностей.

Товарно-материальные ценности экспедитор доставляет на склад предприятия и сдает кладовщику.

При отсутствии расхождений поступившие товарно-материальные ценности приходуются на склад путем составления приходного ордера формы № ТМЗ-3. Он применяется для оприходования материалов, поступающих в предприятие от поставщиков или из переработки, и составляется в одном экземпляре материально-ответственным лицом в день поступления запасов на склад.

Если количество или качество прибывших материальных ценностей не совпадает с данными сопроводительных документов, то принимает их комиссия по акту о приемке товарно-материальных ценностей (формы ТМЗ-4).

Акт в 2-х экземплярах составляет приемная комиссия с обязательным участием материально-ответственного лица и представителя отправителя (поставщика) или представителя незаинтересованной организации. Он утверждается руководителем предприятия или другим уполномоченным лицом.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18