· Кассовые чеки - документы, удостоверяющие покупку товара с помощью кассового аппарата, в котором указана стоимость товара, дата его приобретения и номер кассового аппарата. Оприходование денежных средств с применением кассовых чеков производится при использовании субъектами хозяйствования кассовых суммирующих аппаратов или специальных компьютерных систем.

· Журнал регистрации кассовых ордеров по форме КО-3, в котором регистрируются все приходные и расходные кассовые ордера и приравнен-ные к ним документы, ведомости на выдачу зарплаты

· кассовая книга формы № КО-4 для учета рублей и отдель-ные книги для учета валюты в которых ведется учет кассовых операций.

· выписки банка со счетов предприятия с прилагаемыми к ним документами;

· журналы-ордера по кредиту счетов «Касса», «Расчетный счет», «Специальные счета в банках», «Денежные документы», «Переводы в пути»,

· ведомости к соответствующим журналам-ордерам, ведущиеся по дебету счетов, а также машинограммы при механизированной обработке учетной документации.

· Авансовые отчеты

Состав первичных кассовых документов, с одной стороны, очень узок -- это приходные и расходные кассовые ордера, кас-совая книга. С другой стороны, кассовые операции связаны практически со всеми остальными разделами учета, например, с реализацией, расчетами с подотчетными лицами, с поставщика-ми и т. д. Следовательно, при проверке необходимо сопоставить кассовые документы с прочими.

1. МЕТОДИКА ПРОВЕДЕНИЯ ПРОВЕРКИ СОХРАННОСТИ И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ НАЛИЧНЫХ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ

Инвентаризация как способ контроля за сохранностью наличных денежных средств в кассе предприятия

Проверка на предприятии начинается, как правило, с инвентаризации кассы, которая должна проводиться внезапно, т.е. немедленно после прибытия ревизора на предприятие. И это естественно, так как инвентаризация является основным приемом фактического контроля при проверке кассовых операций, позволяет наглядно оценить соблюдение кассиром законодательства и насколько ответственно он подходит к своим обязанностям.

При временном отсутствии кассира помещение кассы опечатывается, и инвентаризация ее проводится по прибытии кассира. Если кассир отсутствует длительное время, на предприятии создается комиссия, проводится инвентаризация кассовой наличности и передача кассы другому материально ответственному лицу.

Инвентаризация кассы проводится в присутствии главного бухгалтера и кассира. Если на предприятии выплату заработной платы кроме кассира, производят другие должностные лица, за которыми на начало проверки числятся остатки наличных денег, необходимо в день инвентаризации кассы потребовать от них отчета за полученные суммы.

Кассовые операции на время инвентаризации кассы прекращаются и лишь в исключительных случаях с разрешения и в присутствии ревизора могут быть выполнены. До начала инвентаризации кассы проверяющий должен выяснить: не хранятся ли в кассе деньги, принадлежащие другим организациям.

До начала проверки наличия денежных средств и других ценностей в кассе кассир должен составить кассовый отчет.

В отчет включаются все приходные и расходные документы, имеющиеся в кассе. Все частные расписки и другие документы, не предусмотренные правилами ведения кассовых операций, во внимание не принимаются и в отчет кассира не включаются.

В период выплаты заработной платы в кассе могут быть частично оплаченные платежные ведомости.

Если срок оплаты платежных ведомостей истек, они закрываются и включаются в отчет кассира.

Если срок оплаты не истек, поступают по одному из следующих вариантов:

· если сумма выплаты значительная, ведомость закрывают и проводят по последнему кассовому отчету;

· если по ведомости только начата выплата, на ней делают отметку о фактически произведенной выплате до начала инвентаризации, которую заверяют своими подписями ревизор, кассир и главный бухгалтер. При этом ревизор и кассир подсчитывают выданные по платежным ведомостям суммы и указывают их в акте;

· выплаченные по платежным ведомостям суммы засчитывают в остаток наличных денег в кассе. Это делается для того, чтобы не закрывать досрочно ведомости и не возлагать на бухгалтеров трудоемкую работу по составлению реестра депонированной заработной платы. Для этого указанные суммы (суммы, по которым есть расписка в получении) подсчитываются по каждой ведомости вначале ревизором, и против каждой выплаченной суммы делается пометка «учтено или выдано до инвентаризации». В конце ведомости делается пометка «до инвентаризации по настоящей ведомости выплачено», и указывается сумма. Вторым такие ведомости считает кассир. В акте инвентаризации кассы эта сумма указывается отдельно по каждой ведомости.

До инвентаризации кассовой наличности кассиру предлагается подписать расписку о том, что к началу инвентаризации все приходные и расходные документы на денежные средства включены в отчет и сданы в бухгалтерию, все денежные средства, поступившие в кассу, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Это необходимо для предотвращения заявлений кассира после проверки кассы о наличии у него документов, не включенных в последний кассовый отчет.

Ревизор должен тщательно проверить правильность кассового отчета и выведения остатка наличных денег в кассе на момент инвентаризации. Остаток денег проверяется с учетом остатка по балансу на первое число месяца. При проверке кассового отчета и приложенных к нему приходных и расходных документов ревизор должен сопоставить номера последних приходных и расходных кассовых ордеров, приложенных к отчету, с записями в журналах регистрации, чтобы убедиться в полноте учета последних кассовых операций.

Если будут обнаружены расхождения в сумме или нумерации ордеров, необходимо выяснить причины. После проверки кассового отчета ревизор визирует отчет и все приложенные к нему приходные и расходные кассовые документы с указанием: «До инвентаризации … (дата)». Это необходимо для того, чтоб не допустить в дальнейшем никаких исправлений в кассовом отчете. Проверенный и завизированный ревизором отчет передается в бухгалтерию для выведения сальдо по счету «Касса» на момент инвентаризации кассовой наличности. После этого проводится проверка наличия денежных средств и других ценностей в кассе. Для этого кассир предъявляет имеющиеся в кассе деньги, денежные документы и другие ценности. Деньги и другие ценности пересчитывает кассир в присутствии проверяющего и главного бухгалтера или другого члена комиссии. Денежные средства пересчитываются по каждой купюре в отдельности. При наличии значительно количества купюр необходимо составить опись, в которой указываются достоинство купюр, их количество и сумма. Опись подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии.

По чековой книжке на получение наличных денег сопоставляется номер последнего корешка чека с номером в отчете кассира.

Фактический остаток денежных документов и бланков строгой отчетности, установленный при инвентаризации, сопоставляется с остатками по данным бухгалтерского учета по счету 50/3 «Денежные документы» и забалансовым счетом 006 «Бланки строгой отчетности».

После проверки денег и других ценностей, хранящихся в кассе, составляется акт инвентаризации кассы (ПРИЛОЖЕНИЕ). Кассир должен дать расписку в том, что все указанные в акте суммы денежных средств, документы и другие ценности приняты им на ответственное хранение. По всем установленным фактам отклонений фактического наличия денег в кассе от данных бухгалтерского учета кассир представляет инвентаризационной комиссии письменное объяснение.

На сумму недостачи денег в кассе составляется расходный кассовый ордер, устанавливается причина недостачи, и при установлении вины кассира недостача относится на его счет.

В этом случае составляются следующие бухгалтерские записи:

Д 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» К «50 «Касса»

Д 73/3 «Расчеты с персоналом по возмещению материального ущерба» К94

Выявленные в кассе излишки денежных средств подлежат оприходованию с отнесением их на финансовые результаты деятельности предприятия. Это отражается в бухгалтерском учете составлением приходного кассового ордера и записью

Д 50 «Касса» К 92/2 «Внереализационные доходы».

Одновременно устанавливается причина излишков и недостач денег в кассе. Таким образом, инвентаризация является одним из способов контроля за сохранностью денежных средств в кассе, способствуя своевременному выявлению злоупотреблений, а, следовательно, и более эффективной работе субъекта хозяйствования.

Проверка соблюдения условий, обеспечивающих сохранность денежных средств

При проведении инвентаризации особое внимание уделяется вопросам обеспечения сохранности денежных средств.

Руководителям субъектов хозяйствования рекомендует-ся обращаться в органы внутренних дел и медицинские учреждения для получения сведений о лицах, принимаемых на работу кассира, имея в виду, что к ведению кассовых операций, обслуживанию средств охранно-пожарной сиг-нализации, охране и транспортировке денежных средств не допуска-ются лица:

· ранее привлекавшиеся к уголовной ответственности за умышленные преступления, судимость у которых не погашена или не снята в установленном порядке;

· страдающие хроническими психическими заболеваниями;

· систематически нарушающие общественный порядок;

· злоупотребляющие спиртными напитками либо употребляющие наркотические вещества без назначения врача.

Кассир несет полную материальную ответственность за сохран-ность всех принятых им ценностей и за всякий ущерб, причиненный предприятию как в результате умышленных действий, так и в резуль-тате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязан-ностям. Поэтому после издания приказа (решения, постановления) о назначении кассира на работу руководитель предприятия обязан оз-накомить кассира с Правилами ведения кассовых операций и заклю-чить договор о его полной индивидуальной материальной ответ-ственности.

Договор хранится у инспектора по кадрам в личном деле кассира.

В ходе проверки особое внимание уделяется контролю за обеспе-чением сохранности денег при доставке их из банка на предприятие.

Руководитель субъекта хозяйствования, физическое лицо, осу-ществляющее предпринимательскую деятельность без образования юридического лица с применением наемного труда, должен пре-доставить кассиру охрану при транспортировке денежных средств и ценностей из учреждений банков или сдаче в них и, в случае необхо-димости, -- транспортное средство.

При транспортировке денежных средств кассиру, сопровождаю-щим его лицам и водителю транспортного средства запрещается:

· разглашать маршрут движения и размер суммы доставляемых денежных средств и ценностей;

· допускать в салон транспортного средства лиц, не назначенных руководителем предприятия для их доставки;

· следовать пешком, попутным или общественным транспортом;

· посещать магазины, рынки и другие места;

· выполнять какие-либо поручения и любым иным образом отвлекаться от доставки денег и ценностей по назначению.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5