Розділ V. Методика та організація обліку, аналізу та аудиту основних засобів в умовах АРМ бухгалтера.

Сучасний рівень розвитку економіки характеризується комп'ютеризацією всіх сфер народного господарства, застосуванням автоматизованих систем управління, електронно-обчислювальних машин і автоматизованих робочих місць бухгалтера (АРМБ), що дозволяє вирішувати принципово нові задачі обліку, аналізу, контролю і управління.

Але незважаючи на те, що задачі обліку вирішуються за допомогою ЕОМ, продуктивність праці облікових працівників і працівників апарату управління все ще залишається низькою. Більший ефект від застосування ЕОМ в бухгалтерському обліку можна досягнути шляхом вдосконалення методології і організації самого процесу обліку, підвищення його контрольних властивостей, а також за рахунок більш повного задоволення потреб управління в необхідній інформації. У даний час автоматизація бухгалтерського обліку в основному розвивається по шляху раціоналізації існуючої технології обробки облікової інформації і зниженні її трудомісткості, однак можливості такої автоматизації вельми обмежені. Це пояснюється тим, що існуюча методологія і організація обліку формувалися для ведення обліку вручну.

Таким чином, спостерігається певна суперечність між потужністю ЕОМ, що застосовуються і самою практикою обліку. ЕОМ полегшують труд бухгалтера, але нічого не вносять в його зміст, бо для цього необхідне підвищення ролі обліку в управлінні, зміна і подальший розвиток методології обліку, вдосконалення його організації з тим, щоб максимально відповідати потребам управління.

На базовому підприємстві організаційне забезпечення обліку основних засобів в умовах функціонування АРМБ представляє собою сукупність засобів та методів взаємодії персоналу бухгалтерії, інших підрозділів підприємства та технічних засобів. До організаційних документів відносяться:

- керівництво користувача інформаційної системи (у вигляді інструкції чи у вигляді відображення на екрані підказки для бухгалтера);

- посадова інструкція облікового працівника чи наказ по підприємству (передбачає розмежування прав та обовязків в умовах автоматизованої обробки інформації);

- графік проходження інформації за етапами її обробки;

- блок-схема поетапного вирішення задач.

На основі блок-схем рішення окремих задач, в тому числі і по окремим основним засобам, формується загальна блок-схема рішення облікових задач на підприємстві. Для автоматизованого контролю за проходженням інформації по кожному етапу розробляється управлінська програма, яка контролює кожний етап, і у випадку пропущення чи невирішення того чи іншого етапу програма видає повідомлення про неможливість подальшого рішення облікових задач.

Крім того, на підприємстві розробляється план впровадження окремих задач із вказанням виконавців та строків виконання. На підприємстві видається наказ про закріплення за окремими локальними базами даних певних виконавців. В періоді вказується конкретний перелік робіт, які виконує бухгалтер з обовязковою авторизацією інформації.

АРМБ з обліку основних засобів вирішує наступні задачі:

Облік наявності основних засобів на місцях їх експлуатації.

Облік руху основних засобів.

Розрахунок амортизаційних відрахувань та зносу.

Розподіл амортизаційних відрахувань за кодами виробничих витрат.

Облік капітального та поточного ремонтів основних засобів.

Аналіз використання основних засобів.

Моделювання використання основних засобів.

Аудит обліку основних засобів.

Управлінський облік основними засобами.

Автоматизоване рішення задач з обліку основних засобів на АРМБ базується на створені та введені інформаційної бази про наявність основних засобів, яка формується на базі інвентарної картотеки.

Призначення АРМБ по обліку ОЗ - у виконанні системних обліково-контрольних операцій:

автоматизації документування первинної інформації;

оперативного управління, контролю за наявністю та рухом ОЗ;

видачі по запиту необхідної інформації на принтер або екран дисплея.

Для обробки інформації з обліку основних засобів використовуються трьохкатегорійні автоматизовані місця, які передбачають обробку інформації за рівнями управління (рис.6.).

Рис. 6. Організаційна побудова АРМ бухгалтера з обліку основних засобів

АРМ 1 категорії з обліку основних засобів встановлюється на робочих місцях виникнення інформації (цехи, відділи). Тут формується первинна інформація з обліку ОЗ, а також проводяться розрахунки на місцях її виникнення.

АРМ 2 категорії встановлюються на робочих місцях бухгалтерів, які ведуть облік основних засобів. Формується інформація в цілому на ділянках обліку. Проводиться аналіз показників використання ОЗ, аудит, моделювання та прогнозування облікового процесу.

АРМ 3 категорії встановлюються на робочому місці головного бухгалтера, керівника підприємства. Вирішується завдання по управлінню господарською діяльністю підприємства. Тут формується інформація результатів аналізу, прогнозування, моделювання результатів ОЗ. Складається звітність.

Модель автоматизованої обробки інформації можна представити таким чином.

Підготовка первинної інформації

Створення інвентарної картотеки на момент вступу

Створення НДІ на момент вступу

Створення набору даних руху ОЗ

Проведення розрахунків та занесення інформації в БД

Формування інформації для наступного використання

Проведення аналізу результативної інформації

Прийняття управлінських рішень з отриманих результатів

Передача даних в суміжні АРМБ.

Досягнуті в останні роки результати розвитку засобів обчислювальної техніки, методів проектування програмного та інформаційного забезпечення різного рівня та призначення сприяли суттєвому перегляду прийнятих раніше підходів до створення автоматизованих систем, і перш за все, призвели до створення нової інформаційної технології, основними принципами якої є :

1. Забезпечення спілкування кінцевого користувача (бухгалтера, комірника, економіста і т.п.) з системою автоматизації на професійній мові, представлення вхідної та результативної інформації в звичайній та зручній користувачеві формі.

2. Забезпечення можливості вирішення задач обліку, контролю аналізу та аудиту по їх постановкам та початковим даним незалежно від складності та наявності формальних математичних моделей задач.

3. Створення кінцевому користувачеві таких умов роботи, при яких він здійснює процеси управління та пошук нових рішень в режимі активного розширеного діалогу з ЕОМ, оперуючи поняттями своєї предметної області, використовуючи свій професійний досвід, навички та приймаючи рішення одночасно по множині критеріїв, частина з яких не описана формально та не має кількісного вираження. Для здійснення функціонування об'єкту управління в автоматизованій системі формується інформаційне забезпечення, яке складається з зовнішньомашинних та внутрішньомашинних елементів.

В таблиці 5.1. представлена структура інформаційного забезпечення системи автоматизації обліку, контролю та аудиту.

Структура інформаційного забезпечення системи автоматизації обліку, контролю та аудиту.

Таблиця 5.1.

Внутрішньомашинне інформаційне забезпечення системи автоматизації обліку включає систему класифікації та кодування інформації, систему конструкторської, технологічної та технічної документації (НДІ), оперативну інформацію та систему організації ведення, зберігання та внесення змін у нормативну документацію.

Внутрішньомашинне інформаційне забезпечення складається з комплексу програмних засобів організації і представлення даних та інформаційної бази даних на машинних носіях. Інформаційну БД системи складають вхідна і проміжна інформація.

Інформаційне забезпечення обліку основних засобів в умовах функціонування АРМ бухгалтера включає в себе:

Вхідна інформація (інвентарні картки, довідка про пробіг транспортних засобів, акти ліквідації основних засобів, акти прийомки-передачі, акти прийомки-здачі відремонтованих засобів, накладні на внутрішнє переміщення основних засобів).

Нормативно-довідкова інформація (довідники структурних підрозділів підприємства, матеріально відповідальних осіб, господарських галузей, допустимої кореспонденції рахунків).

3. Вихідна інформація: (інвентаризаційний опис основних засобів; відомість наявності основних засобів; відомість розрахунку амортизаційних відрахувань за видами виробничих витрат; відомість обліку капітального та поточного ремонтів основних засобів; відомість переоцінки основних засобів; відомість аналізу використання основних засобів; моделювання використання основних засобів).

При веденні обліку, контролю і аналізу з допомогою АРМБ функція обробки даних відділяється від користувача і здійснюється в формі, не доступній для людського сприйняття.

Тому виникає необхідність відображення вихідної інформації, що міститься на машиночитаемом носії, у вигляді, придатному для сприйняття і використання обліковим персоналом. Відображення вихідної облікової інформації в умовах застосування АРМБ здійснюється в реальному масштабі часу, тобто спостерігається зближення процесів формування, відображення і використання вихідної інформації.

Вихідною інформацією бухгалтерського обліку є обліково-звітні показники, необхідні для контролю і аналізу виробничо-господарської діяльності підприємства, підготовки управлінських рішень, а також для підготовки інформації, що використовується з метою підтвердження достовірності облікової інформації і контролю функціонування АРМБ.

До вихідної облікової інформації також відноситься інформація, призначена для використання в подальших облікових циклах і для рішенні задач на суміжних АРМ.

За призначенням вихідні форми документів діляться на основні і допоміжні документи. Основні документи служать основним функціональним цілям бухгалтерського обліку, контролю і аналізу і повинні відповідати всім методологічним вимогам і правилам ведення регістрів бухгалтерського обліку.

Допоміжні документи містять різноманітні разові і періодичні відомості, що використовуються тільки для довідкових, контрольних і управлінських цілей і не вимагають безпосередньо для здійснення конкретних управлінських рішень.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21