Рефераты. Доклад: Теория баз данных и их создание в среде Microsoft Access 2000

Доклад: Теория баз данных и их создание в среде Microsoft Access 2000

МИНИСТЕРСТВО ВЫСШЕГО И СРЕДНОГО ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКА УЗБЕКИСТАН

ТАШКЕНТСКИЙ ПЕДАГОГИЧЕСКИЙ

УНИВЕРСИТЕТ им. НИЗАМИ

Р Е Ф Е Р А Т

на тему: «Теория баз данных и их создание в среде Microsoft Access’2000»

Выполнил: Кутлимурадов Расулбек,

курс IV, гр. В.

Ташкент - 2001 г.

Введение. Понятие информационной системы

Веками человечество накапливало знания, навыки работы, сведения об
окружающем мире, другими словами – собирало информацию. Вначале
информация передавалась из поколения в поколение в виде преданий и
устных рассказов. Возникновение и развитие книжного дела позволило
передавать и хранить информацию в более надежном письменном виде.
Открытия в области электричества привели к появлению телеграфа,
телефона, радио, телевидения – средств, позволяющих оперативно
передавать и накапливать информацию. Развитие прогресса обусловило
резкий рост информации, в связи с чем вопрос о ее сохранении и
переработке становился год от года острее. С появлением вычислительной
техники значительно упростились способы хранения, а главное, обработки
информации. Развитие вычислительной техники на базе микропроцессоров
приводит к совершенствованию компьютеров и программного обеспечения.
Появляются программы, способные обработать большие потоки информации. С
помощью таких программ создаются информационные системы. Целью любой
информационной системы является обработка данных об объектах и явлениях
реального мира и предоставление человеку нужной информации о них. Если
мы рассмотрим совокупность некоторых объектов, то сможем выделить
объекты, обладающие одинаковыми свойствами. Такие объекты выделяют в
отдельные классы. Внутри выделенного класса объекты можно упорядочивать
как по общим правилам классифицирования, например по алфавиту, так и по
некоторым конкретным общим признакам, например по цвету или материалу.
Группировка объектов по определенным признакам значительно облегчает
поиск и отбор информации.

Информационные системы (ИС) можно условно разделить на фактографические
и документальные.

В фактографических ИС регистрируются факты – конкретные значения данных
(атрибутов) об объектах реального мира. Основная идея таких систем
заключается в том, что все сведения об объектах (фамилии людей и
названия предметов, числа, даты) сообщаются компьютеру в каком-то
заранее обусловленном формате (например дата – в виде комбинации
ДД.ММ.ГГГГ). Информация, с которой работает фактографическая ИС, имеет
четкую структуру, позволяющую машине отличать одно данное от другого,
например фамилию от должности человека, дату рождения от роста и т.п.
Поэтому фактографическая система способна давать однозначные ответы на
поставленные вопросы.

Документальные ИС обслуживают принципиально иной класс задач, которые не
предполагают однозначного ответа на поставленный вопрос. Базу данных
таких систем образует совокупность неструктурированных текстовых
документов (статьи, книги, рефераты и т.д.) и графических объектов,
снабженная тем или иным формализованным аппаратом поиска. Цель системы,
как правило, - выдать в ответ на запрос пользователя список документов
или объектов, в какой-то мере удовлетворяющих сформулированным в запросе
условиям.

Указанная классификация ИС в известной мере устарела, так как
современные фактографические системы часто работают с
неструктурированными блоками информации (текстами, графикой, звуком,
видео), снабженными структурированными описателями. Чтобы пояснить, как
фактографическая система может превратиться в документальную (и
наоборот), рассмотрим условный пример.

Пусть объектом обработки фактографической ИС является некий список
ученых-экономистов, причем для каждого ученого имеются следующие данные:

Имя ;

Дата рождения в формате ДД.ММ.ГГГГ;

Национальность (русский или иностранец);

Биография (произвольный текст);

Названия трудов ученого.

Располагая структурированными описателями (имя, дата, пол), система
может выдать строгие ответы на вопросы: а) о любом ученом персонально;
б) о распределении ученых по дате рождения и полу (в любых сочетаниях).
Заметим, что те же данные в той или иной форме дублируются в биографии,
например: «Мухуддин Ашуров родился в 1964 году в семье…», «Наваи жил с
1441 по 1501 год…» и т.д. Однако, если удалить из списка
структурированные описатели, система превратится в документальную и,
если не принять мер, утратит способность находить и классифицировать
ученых. В отличие от нас, компьютер не знает, что Стаффорд – иностранец,
а Посошков – русский, что «родиться» и «жить с… по…» - синонимы и т.д.

В данной работе рассматриваются фактографические ИС, которые
используются буквально во всех сферах человеческой деятельности, а
практика работы с ними будет рассмотрена на примере современной системы
управления базами данных (СУБД) Microsoft Access.

1. Базы данных

Основа ИС, объект ее обработки – база данных.

Что такое база данных (БД)? В широком смысле слова можно сказать, что БД
– это совокупность сведений о конкретных объектах реального мира в
какой-либо предметной области. Синоним термина «база данных» – «банк
данных».

Чтобы обеспечить быстроту и качество поиска данных в базе, этот процесс
должен быть автоматизирован. Компьютерную базу данных можно создать
несколькими способами:

С помощью алгоритмических языков программирования, таких как Basic,
Pascal, C++ и т.д. Данный способ применяется для создания уникальных баз
данных.

С помощью прикладной среды, например Visual Basic. С его помощью можно
создавать базы данных, требующие каких-то индивидуальных особенностей
построения.

С помощью специальных программных сред, которые называются системами
управления базами данных.

В настоящее время существует несколько видов СУБД. Наиболее известными и
популярными СУБД являются Access, FoxPro и Paradox.

1.1 Модели баз данных

БД может быть основана на одной модели или на совокупности нескольких
моделей. Любую модель данных можно рассматривать как объект, который
характеризуется своими свойствами (параметрами), и над ней, как над
объектом, можно производить какие-либо действия.

Существуют три основных типа моделей данных – реляционная, иерархическая
и сетевая.

1.1.1 Реляционная модель

Термин «реляционный» (от латинского relatio – отношение) указывает
прежде всего на то, что такая модель хранения данных построена на
взаимоотношении составляющих ее частей. В простейшем случае она
представляет собой двухмерный массив или двухмерную таблицу, а при
создании сложных информационных моделей составит совокупность
взаимосвязанных таблиц. Каждая строка такой таблицы называется записью,
а столбец – полем.

Реляционная модель данных имеет следующие свойства:

Каждый элемент таблицы – один элемент данных.

Все поля в таблице являются однородными, т.е. имеют один тип.

Каждое поле имеет уникальное имя.

Одинаковые записи в таблице отсутствуют.

Порядок записей в таблице может быть произвольным и может
характеризоваться количеством полей, типом данных.

1.1.2 Иерархическая модель

Иерархическая модель БД представляет собой совокупность элементов,
расположенных в порядке их подчинения от общего к частному и образующих
перевернутое дерево (граф). Данная модель характеризуется такими
параметрами, как уровни, узлы, связи. Принцип работы модели таков, что
несколько узлов более низкого уровня соединяются при помощи связи с
одним узлом более высокого уровня.

Узел – информационная модель элемента, находящегося на данном уровне
иерархии.

Свойства иерархической модели данных:

Несколько узлов низшего уровня связано только с одним узлом высшего
уровня.

Иерархическое дерево имеет только одну вершину (корень), не подчиненную
никакой другой вершине.

Каждый узел имеет свое имя (идентификатор).

Существует только один путь от корневой записи к более частной записи
данных.

1.1.3 Сетевая модель

Сетевая модель БД похожа на иерархическую. Она имеет те же основные
составляющие (узел, уровень, связь), однако характер их отношений
принципиально иной. В сетевой модели принята свободная связь между
элементами разных уровней.

1.2 Проблемы реляционного подхода

Можно доказать, что любую структуру данных можно преобразовать в простую
двухмерную таблицу. Такое представление является наиболее удобным и для
пользователя, и для машины, - подавляющее большинство современных
информационных систем работает именно с такими таблицами, т.е. с
реляционными базами данных.

Основная идея реляционного подхода состоит в том, чтобы представить
произвольную структуру данных в виде двухмерной таблицы, т.е.
нормализовать структуру.

Каждая запись в таблице должна иметь первичный ключ, т.е. идентификатор
(или адрес), значение которого однозначно определяет эту и только эту
запись. Первичный ключ должен обладать двумя свойствами.

Однозначная идентификация записи: запись должна однозначно определяться
значением ключа.

Отсутствие избыточности: никакое поле нельзя удалить из ключа, не
нарушая при этом свойства однозначной идентификации.

Каждое значение первичного ключа в пределах таблицы должно быть
уникальным. В противном случае невозможно отличить одну запись от
другой. Указание ключа – это единственный способ отличить одну запись от
другой. Обычно используют придуманные разработчиком уникальные цифровые
значения – код, табельные номера и т.д.

Кроме первичного, могут использоваться так называемые простые (или
вторичные) ключи таблицы. Простых ключей может быть множество. Они
используются при упорядочивании (индексировании) таблиц.

1.3 Нормализация

Мы уже говорили, что процесс превращения иерархической или сетевой
структуры данных в реляционную называется нормализацией. Внешне эта
операция очень проста, но содержит некоторые нюансы, игнорирование
которых может привести к неприятностям. Нюансы эти заключаются в том,
что даже для простых двухмерных структур приходится подправлять состав
полей.

Например, мы включим в таблицу поле, значение которого не зависит от
первичного ключа. В таком случае появляется возможность утери
информации. Однако важнее другое: повторяя многократно одни и те же
данные, мы не только переделаем массу лишней работы, но и неминуемо
ошибемся. Поэтому следует стремиться к исключению из таблицы полей,
которые не связаны непосредственно с первичным ключом таблицы. Для
этого, помимо оперативной, можно создать несколько справочных таблиц.
Оперативная таблица меняется часто, а справочники – редко, их легко
выправить раз и навсегда, внося в дальнейшем лишь небольшие изменения.

При проектировании таблиц рекомендуются следующие «золотые правила»:

Надо уяснить себе, что есть первичный ключ таблицы (т.е. убедиться, что
двух записей с одинаковым значением ключа в таблице быть не может)

Если первичный ключ не просматривается, подумать, правильно ли подобран
состав полей

Если первичный ключ безупречен, к нему можно дописывать любые атрибуты,
зависящие только от ключа.

Если при просмотре подготовленной БД в паре таблиц обнаружится
одноименное поле, которое не входит в первичный ключ ни одной из этих
таблиц, - это ошибка нормализации. Система не сможет контролировать
согласованность значений таких полей.

1.4 Достоверность информации

Поскольку первичное заполнение таблиц и ввод их в машину ведет человек,
ошибки в данных являются не исключением, а правилом, и любая ИС должна
иметь средство для диагностики и исправления ошибок.

Нарушение логической взаимосвязи – это логические (семантические)
ошибки, ошибки смысла, которые могут быть обнаружены аппаратом
формального логического контроля, построенным для ИС. Кроме того,
конкретная ИС может иметь собственные средства дополнительного
(«нестандартного») контроля, так как стандартные средства не могут
охватить все возможные случаи. В современных СУБД имеются средства
поддержания целостности данных. Кроме того, в современных ИС можно
указать условия, которым должны удовлетворять значения некоторых полей
(условия верификации данных).

Гораздо сложнее дело обстоит с ошибками в допустимых значениях данных.
Такие ошибки условно называются арифметическими, хотя это не совсем
точно, так как ошибочно может быть записано значение текстового данного:
например, Иванов И.П. вместо Иванов А.П. Существует ряд средств для
выявления арифметических ошибок, однако на пользовательском уровне
ограничиваются простым визуальным контролем.

2. Основы разработки базы данных

Прежде чем приступать к работе с базой данных, в первую очередь
необходимо выбрать модель представления данных. Она должна отвечать
следующим требованиям:

Наглядность представления информации;

Простота ввода информации;

Удобство поиска и отбора информации;

Возможность использования информации, введенной в другую базу;

Возможность быстрой перенастройки базы данных (добавление новых полей,
новых записей, их удаление).

При разработке БД можно выделить следующие этапы работы.

I этап. Постановка проблемы

На этом этапе формируется задание по созданию БД. В нем подробно
описывается состав базы, назначение и цели ее создания, а также
перечисляется, какие виды работ предполагается осуществлять в этой базе
данных (отбор, дополнение, изменение данных, печать или вывод отчета и
т.д.).

II этап. Анализ объекта

На этом этапе необходимо рассмотреть, из каких объектов может состоять
ваша БД, каковы свойства этих объектов. После разбиения БД на отдельные
объекты необходимо рассмотреть свойства каждого из этих объектов,
другими словами, установить, какими параметрами описывается каждый
объект. Все эти сведения можно располагать в виде отдельных записей и
таблиц. Далее необходимо рассмотреть тип данных каждой отдельной единицы
записи (текстовый, числовой и т.д.). Сведения о типах данных также
следует занести в составляемую таблицу.

III этап. Синтез модели

На этом этапе по проведенному выше анализу необходимо выбрать
определенную модель БД. Далее рассматриваются достоинства и недостатки
каждой модели, сопоставить их с требованиями и задачами вашей БД и
выбрать ту модель, которая сможет максимально обеспечить реализацию
поставленной задачи. После выбора модели необходимо нарисовать ее схему
с указанием связей между таблицами или узлами.

IV этап. Способы представления информации, программный инструментарий

После создания модели необходимо, в зависимости от выбранного
программного продукта, определить форму представления информации. В
большинстве СУБД данные можно хранить в двух видах:

С использованием форм;

Без использования форм.

Форма – созданный пользователем графический интерфейс для ввода данных в
базу.

V этап. Синтез компьютерной модели объекта и технология его создания

После рассмотрения инструментальных возможностей выбранного программного
продукта можно приступить к реализации БД на компьютере. В процессе
создания компьютерной модели можно выделить некоторые стадии, типичные
для любой СУБД.

Стадия 1. Запуск СУБД, создание нового файла базы данных или открытие
созданной ранее базы

В процессе выполнения данной стадии необходимо запустить СУБД, создать
новый файл (новую базу) или открыть существующую.

Стадия 2. Создание исходной таблицы или таблиц.

Создавая исходную таблицу, необходимо указать имя и тип каждого поля.
Имена полей не должны повторяться внутри одной таблицы. В процессе
работы с БД можно дополнять таблицу новыми полями. Созданную таблицу
необходимо сохранить, дав ей имя, уникальное в пределах создаваемой
базы.

Стадия 3. Создание экранных форм.

Первоначально необходимо указать таблицу, на базе которой будет
создаваться форма. Ее можно создавать при помощи Мастера форм или
самостоятельно, указав, какой вид она должна иметь (например, в виде
столбца или таблицы). При создании формы можно указывать не все поля,
которые содержит таблица, а только некоторые из них. Имя формы может
совпадать с именем таблицы, на базе которой она создана. На основе одной
таблицы можно создать несколько форм, которые могут отличаться видом или
количеством используемых из данной таблицы полей. После создания форму
необходимо сохранить. Созданную форму можно редактировать, изменяя
местоположение, размеры и формат полей.

Стадия 4. Заполнение БД.

Процесс заполнения БД может проводиться в двух видах: в виде таблицы и в
виде формы. Числовые и текстовые поля можно заполнять в виде таблицы, а
поля типа МЕМО и OLE – в виде формы.

VI этап. Работа с созданной базой данных

Работа с БД включает в себя такие действия, как:

Поиск необходимых сведений;

Сортировка данных;

Отбор данных;

Вывод на печать;

Изменение и дополнение данных.

Рассмотрим все этапы создания и принципы работы с базами данных на
примере СУБД Microsoft Access.

3. Работа с таблицами базы данных на примере СУБД Microsoft Access

Таблицы – фундаментальные объекты реляционной базы данных, в которых
хранится основная часть данных приложения. Отдельная таблица чаще всего
хранит информацию по конкретной теме (например, сведения о служащих
компании или адреса заказчиков). Информация в таблице организуется в
строки (записи) и столбцы (поля). Таблице присущи два компонента:
структура таблицы и данные таблицы.

3.1. Структура таблицы

Структура таблицы (также называется определением таблицы)
специфицируется при создании таблицы. Структура таблицы должна быть
спроектирована и создана перед вводом в таблицу каких-либо данных. Она
определяет, какие данные таблица будет хранить, а также правила,
ассоциированные с вводом, изменением или удалением данных
(бизнес-правила, или ограничения). Структура таблицы доступна через окно
конструктора таблиц. Чтобы открыть это окно для существующей таблицы,
нужно открыть вкладку Таблицы окна базы данных, выбрать таблицу и нажать
кнопку Конструктор.

Структура таблицы включает следующую информацию:

Имя таблицы Имя, по которому к таблице можно обратиться в свойствах,

методах и операторах SQL.

Столбцы таблицы Категории информации, сохраненной в таблице. Каждый
столбец имеет имя и тип данного.

Табличные и столбцовые ограничения Ограничения целостности, определенные
на уровне таблицы или на уровне столбца.

Окно конструктора таблиц используется как для определения структуры
таблицы при ее создании, так и для последующего изменения структуры
таблицы. Эти операции обсуждаются ниже.

3.2. Данные таблицы

Данные таблицы – информация, которая сохранена в таблице. Все данные
таблицы хранятся в строках, каждая из которых содержит порции информации
в столбцах, определенных в структуре таблицы. Данные – та часть таблицы,
к которой обычно должны иметь доступ пользователи приложения (например,
данные таблицы могут выводиться в элементах управления, размещенных в
формах и отчетах, либо предоставляться в режиме таблицы).

3.3. Создание таблицы

Так как таблицы – объекты, которые будут хранить большую часть данных
приложения, подходить к проектированию таблиц необходимо со всей
тщательностью. Правильная разработка таблиц включает много аспектов,
которые достойны глубокого рассмотрения. Ниже приводятся некоторые
базовые принципы разработки таблиц.

Необходимо избегать дублирования информации. Для каждой категории
информации следует использовать отдельную таблицу. Например, не стоит
хранить описания отделов в таблице, которая хранит информацию о
служащих. Процесс проектирования таблиц, позволяющий исключать
дублирование данных, называется нормализацией. Нормализация также
позволяет экономить пространство базы данных и помогает предотвратить
ошибки, которые могут возникать при наличии дублированной информации. В
Access процедуры нормализации помогает выполнить мастер анализа.

Не следует хранить значения, которые могут быть легко вычислены из
существующих значений. Например, не нужно хранить сумму всех позиций
товарного заказа, так как ее можно вычислить с помощью простой формулы.

Для полей необходимо выбирать подходящий тип данных. Это поможет
уменьшить размеры базы данных и увеличит скорость выполнения операций.
При описании поля следует устанавливать для него тип данных наименьшего
размера, позволяющий хранить нужные данные.

В каждой создаваемой таблице нужно стараться включать столбец или набор
столбцов первичного ключа. Первичные ключи необходимы для установления
между таблицами отношений один-к-многим. Кроме того, многие базы данных
поддерживают ограничения по первичному ключу, используя индекс, который
может значительно повышать скорость поиска и операций сортировки. В
составном ключе, включающем несколько полей, нужно использовать ровно
столько полей, сколько для него необходимо.

Имеются специальные случаи, когда первичный ключ целесообразнее не
создавать. Например, для некоторых таблиц индекс, ассоциированный с
первичным ключом, может неприемлемо снижать производительность ввода и
модификации данных. После того как проект таблицы готов, можно
приступать к ее созданию. Создать таблицу можно двумя способами. Для
ввода новых данных можно создать пустую таблицу. Можно также создать
таблицу, используя уже существующие данные из другого источника.

3.3.1. Создание новой пустой таблицы

В Microsoft Access существует несколько способов создания новой таблицы:

Использование мастера баз данных для создания новой стандартной базы
данных из числа предоставляемых Access. Созданная за одну операцию база
данных будет содержать все требуемые отчеты, таблицы и формы. Мастер баз
данных создает новую базу данных целиком, его нельзя использовать для
добавления новых таблиц, форм и отчетов в уже существующую базу данных.

Мастер таблиц позволяет выбрать поля для данной таблицы из числа
определенных ранее таблиц.

Ввод данных непосредственно в пустую таблицу в режиме таблицы. При
сохранении новой таблицы в Microsoft Access данные анализируются и
каждому полю присваивается необходимый тип данных и формат.

Определение всех параметров структуры таблицы в режиме конструктора.

Импорт в текущую базу данных структур таблиц и данных из внешнего
источника.

Создание в текущей базе данных таблиц, связанных с таблицами внешнего
источника.

Независимо от метода, примененного для создания таблицы, всегда имеется
возможность использовать режим конструктора для дальнейшего изменения
структуры таблицы, например для добавления новых полей, установки
значений по умолчанию или для создания масок ввода.

3.3.2. Создание таблицы в режиме конструктора

Режим конструктора позволяет наиболее гибко управлять всеми создаваемыми
и уже имеющимися компонентами определения таблицы. Чтобы создать таблицу
в режиме конструктора:

Перейти в окно базы данных. Переключиться из другого окна в окно базы
данных можно, нажав клавишу «F 11».

Выбрав вкладку Таблицы, нажать кнопку Создать.

Прошу обратить внимание: Если данная таблица является связанной, то
добавлять в нее новое поле в текущей базе данных невозможно. Если
связанная таблица является таблицей Microsoft Access, для добавления
поля необходимо открыть исходную базу данных. Если связанная таблица
является таблицей другого приложения, то для добавления поля необходимо
открыть исходный файл в этом приложении.

В окне Новая таблица выбрать элемент Конструктор.

Определить в таблице каждое поле. Поля таблицы содержат данные,
представляющие порции записи. Пользователь имеет возможность определять
формат отображения данных, указывать значения по умолчанию и ускорять
операции поиска и сортировки, задавая значения свойств полей в разделе
Свойства поля в режиме конструктора таблицы. В Microsoft Access свойства
полей используются при просмотре или изменении данных пользователем.
Например, заданные пользователем значения свойств Формат поля, Маска
ввода и Подпись определяют вид базы данных таблицы и запроса. Элементы
управления в новых формах и отчетах, присоединенные к полям таблицы,
наследуют эти свойства полей базовой таблицы по умолчанию. Другие
свойства позволяют определить условия на значения полей или задать
обязательный ввод данных в поле. Microsoft Access будет проверять
выполнение этих условий при каждом добавлении или изменении данных в
таблице. Для добавления поля в конец структуры таблицы нужно выбрать
первую пустую строку структуры. Для вставки поля в середину структуры
следует выбрать строку, над которой требуется добавить новое поле, и
нажать кнопку Добавить строки на панели инструментов. В столбец Имя
столбца ввести имя поля; в столбце Тип данных выбрать требуемый тип
данных в раскрывающемся списке либо оставить настройку по умолчанию
(Текстовый). В столбце Описание можно ввести необязательное краткое
описание поля. Текст описания будет выводится в строке состояния при
добавлении данных в поле, а также будет включен в описание объекта
таблицы. При необходимости можно задать значения свойств поля в бланке
свойств в нижней части окна.

Назначить ключевые поля таблицы. Наличие в таблице ключевых полей не
обязательно. Однако если они не были определены, то при сохранении
таблицы выдается вопрос, нужно ли их создавать.

Для сохранения таблицы нажать кнопку Сохранить на панели инструментов,
введя допустимое имя таблицы.

Выбор для поля таблицы типа данного

Тип данного поля таблицы можно выбрать в раскрывающемся списке в столбце
Тип данных. При выборе типа данных, используемых в поле, необходимо
учитывать следующее:

какие значения должны отображаться в поле. Например, нельзя хранить
текст в поле, имеющем числовой тип данных, и нецелесообразно хранить
числовые данные в текстовом виде;

сколько места необходимо для хранения значений в поле;

какие операции должны производиться со значениями в поле. Например,
суммировать

значения можно в числовых полях и в полях, имеющих валютный формат, а в
текстовых полях и полях объектов OLE, – нельзя;

нужна ли сортировка или индексирование поля. Сортировать и индексировать
поля МЕМО, гиперссылки и объекты OLE невозможно;

будут ли поля использоваться в группировке записей в запросах или
отчетах. Поля МЕМО, гиперссылки и объекты OLE использовать для
группировки записей нельзя;

каким образом должны быть отсортированы значения в поле. Числа в
текстовых полях сортируются как строковые значения (1, 10, 100, 2, 20,
200 и т. д.), а не как числовые значения. Для сортировки чисел как
числовых значений необходимо использовать числовые поля или поля,
имеющие денежный формат. Также многие форматы дат невозможно надлежащим
образом отсортировать, если они введены в текстовое поле. Для
обеспечения сортировки дат и времен следует использовать поле типа
Дата/Время.

В следующей таблице представлены все типы данных Microsoft Access и их
применение.

Тип данных Применение

Размер

Текстовый Текст или комбинация текста и чисел, например адрес, а также
числа, не требующие вычислений, например номера телефонов,
номенклатурные номера или почтовый индекс. До 255 символов. Хранятся
только введенные в поле символы; позиции, не использованные в текстовом
поле, не хранятся. Для управления максимальным числом вводимых
символов следует определить свойство Размер поля.

Поле

МЕМО Длинный текст или числа, например комментарии или описание. Поля
МЕМО не могут быть индексированы или отсортированы. Для хранения
форматированного текста или длинных документов, вместо поля МЕМО,
следует создать поле объекта OLE. До 64 000 символов.

Числовой Числовые данные, используемые для математических вычислений,
за исключением вычислений, включающих денежные операции (для которых
используется денежный тип). Тип и размер значений, которые могут
находиться в числовом поле, можно изменить в свойстве Размер поля.
Например, в поле, занимающее на диске 1 байт, допускается ввод только
целых чисел (без десятичных знаков) от 0 до 255. 1, 2, 4 или 8 байт. 16
байт только для кодов репликации.

Дата/Время Даты и время. Хранение значений дат и времени в поле типа
Дата/Время обеспечивает правильную сортировку. Все изменения, внесенные
в форматы дат и времени в окне Язык и стандарты Панели управления
Windows, будут автоматически отражены в полях типа Дата/Время. 8 байт.

Денежный Значения валют. Денежный тип используется для предотвращения
округлений во время вычислений. Предполагает до 15 символов в целой
части числа и 4 – в дробной. 8 байт.

Счетчик

Автоматическая вставка последовательных (отличающихся на 1) или
случайных чисел при добавлении записи. Для создания возрастающего
счетчика следует оставить все настройки свойства в нижней части окна
прежними, по умолчанию, в свойстве Размер поля задано значение Длинное
целое, а в свойстве Новые значения – Последовательные. Для создания
счетчика случайных чисел для свойства Новые значения нужно установить
значение Случайные. 4 байта. Для кодов репликации – 16 байт.

Логический Содержащие только одно или два значения, такие как Да/Нет,
Истина/Ложь, Вкл/Выкл. 1 бит.

Объекты OLE Объекты (например, документы Microsoft Word, электронные
таблицы Microsoft Excel, рисунки, звуки и другие данные), созданные в
других программах, использующих протокол OLE. Объекты могут быть
связанными или внедренными в таблицу Microsoft Access. Для отображения
объекта OLE в форме или отчете необходимо использовать элемент
управления Присоединенная рамка объекта. До 1 гигабайта

Гиперссылка Поле, в котором хранятся гиперссылки. Гиперссылка может
быть либо типа UNC (стандартный формат пути файла с включением сетевого
сервера), либо URL (адрес объекта в 1п1егпе1 или внутренней сети с
включением типа протокола доступа). До 64 000 символов

Мастер подстановок Создается поле, позволяющее выбрать значение. Из
другой таблицы или из списка значений, используя поле со списком. При
выборе данного параметра в списке типов данных для их определения
загружается мастер. Размер такой же, как и размер ключевого поля

Важно: Числовые, денежные и логические типы данных, а также Дата/Время
обеспечивают стандартные форматы отображения. Для выбора форматов для
каждого типа данных следует определить свойство Формат. Для всех данных,
кроме объектов OLE, можно также создать пользовательский формат
отображения. Подробнее см. ниже, в разделе "Свойство Формат поля".

Свойство Размер поля

Свойство Размер поля определяет максимальный размер данных, которые
могут сохраняться в полях с типом данных Текстовый, Числовой или
Счетчик.

Если свойство Тип данных имеет значение "Текстовый", значением данного
свойства должно быть целое число в диапазоне от 0 до 255. По умолчанию
задается размер 50.

Если свойство Тип данных имеет значение "Счетчик", то допустимыми
значениями свойства Размер поля будут "Длинное целое" или "Код
репликации".

Если поле имеет тип данных "Числовой", то допустимыми являются следующие
значения свойства Размер поля:

Значение Описание Дробная часть Размер

Байт Числа от 0 до 255 Отсутствует 1 байт

Целое Числа от -32 768 до 32 767 Отсутствует 2 байта

Длинное целое (Значение по умолчанию). Числа

от -2 147 483 648 до 2 147 483 647 Отсутствует 4 байта

С плавающей точкой (4 байта) Числа от -3.402823Е38 до -1.401298Е-45 для
отрицательных значений и от 1.401298Е-45 до 3.402823Е38 для
положительных. 7 знаков 4 байта

С плавающей точкой (8 байт)

Числа от -1.79769313486232Е308 до -4.94065645841247Е для отрицательных
значений и от 1.79769313486231Е308 до

4.94065645841247Е-324 для положительных. 15 знаков 8 байт

Код репликации Глобальный уникальный идентификатор (GUID) при
репликации объектов данных Не определено 16 байт

Для получения или задания максимального размера текстового поля в
программе Visual Basic следует использовать свойство Size объектов
доступа к данным (DAO). Для полей других типов значение свойства Size
автоматически определяется значением свойства Туре.

Важно: Пользователь имеет возможность указать стандартные размеры
текстовых и числовых полей в группе Размеры полей по умолчанию на
вкладке Таблицы/запросы (в диалоговом окне Параметры, которое
открывается командой Параметры в меню Сервис). Рекомендую задавать
минимально допустимое значение свойства Размер поля, поскольку обработка
данных меньшего размера выполняется быстрее и требует меньше памяти.
Преобразование большего значения свойства Размер поля к меньшему в
таблице, которая уже содержит данные, может привести к потере данных.
Например, при уменьшении размера текстового поля с 255 до 50 все
значения, длина которых превышает 50 символов, будут усечены. Данные в
числовом поле, которые выходят за пределы диапазона, соответствующего
новому размеру поля, округляются или заменяются пустыми значениями.
Например, при замене значения "С плавающей точкой (4 байта)" на "Целое"
дробные числа будут округлены до ближайшего целого числа, а значения вне
диапазона от -32 768 до 32 767 будут преобразованы в пустые значения.
Отменить изменения данных, произошедших при модификации свойства Размер
поля, после его сохранения в режиме конструктора таблицы будет
невозможно. Для полей, в которых планируется хранить числовые значения с
одним – четырьмя знаками в дробной части, рекомендуется использовать
денежный тип данных. При обработке числовых значений из полей типа "С
плавающей точкой (4 байта)" и "С плавающей точкой (8 байт)" применяются
вычисления с плавающей точкой. При обработке числовых значений из
денежных полей используются более быстрые вычисления с фиксированной
точкой.

Поле типа Счетчик

Для создания полей, в которые при добавлении записи автоматически
вводится число, в Microsoft Access существует тип данных Счетчик. При
этом созданный для записи номер уже не может быть удален или изменен. В
поле счетчика могут быть использованы три типа чисел: последовательно
возрастающие на один, случайные числа, а также коды репликации (также
называются GUID – глобальные уникальные идентификаторы). Наиболее часто
используется счетчик последовательно возрастающих чисел. Такой тип
счетчика удобно использовать как ключевое поле таблицы. Счетчик
случайных чисел создает уникальный номер для каждой записи в таблице.

Поле счетчика и репликация

Код репликации используется при репликации базы данных для создания
уникальных идентификаторов, обеспечивающих синхронизацию реплик. При
репликации базы данных необходимо определить подходящий размер для поля
типа Счетчик, используемого в качестве ключевого поля таблицы. При
использовании поля типа Счетчик как ключевого поля для таблицы в
реплицированной базе данных для его свойства Размер поля можно
установить значение либо Длинное целое, либо Код репликации. Если между
операциями синхронизации реплик добавляется, как правило, менее 100
записей, то с целью экономии дискового пространства для свойства Размер
поля следует использовать значение Длинное целое. Ну а если между
операциями синхронизации добавляется более 100 записей, то с целью
предотвращения повторения значений в ключевых полях в разных репликах
следует использовать значение Код репликации. Однако следует иметь в
виду, что в поле типа Счетчик с размером Код репликации генерируются
128-байтовые значения, требующие больше места на диске.

Свойство Формат поля

Свойство Формат поля позволяет указать форматы вывода текста, чисел, дат
и значений времени на экран и на печать. Например, для поля Цена разумно
указать в свойстве Формат поля формат Денежный и установить для его
свойства - Число десятичных знаков - значение 2 или Авто. В этом случае
введенное в поле значение 4321,678 будет отображаться как 4 321,68р.
Допустимо использование как встроенных, так и специальных форматов,
созданных при помощи символов форматирования. Для элементов управления
значение свойства Формат поля задается в окне свойств. Для поля в
таблице или запросе значение данного свойства задается в режиме
конструктора таблицы (в разделе свойств поля) или в окне запроса (в окне
свойств поля). Форматы можно выбирать из списка встроенных форматов для
полей, имеющих числовой, денежный, логический типы данных, а также типы
данных счетчика и даты/времени. Также для любых типов данных полей,
отличных от объектов OLE; есть возможность создания собственных
специальных форматов. Кроме того, значение данного свойства можно задать
в макросе или в программе.

Свойство Формат поля определяет только способ отображения данных, не
оказывая воздействия на способ их сохранения. В Microsoft Access
определены стандартные форматы для полей с типами данных Числовой,
Дата/Время, Логический, Текстовый и Поле МЕМО. В качестве стандартных
используются национальные форматы, выбираемые в окне Язык и стандарты
Панели управления Windows. Набор форматов определяется настройками для
конкретной страны. Например, если на вкладке Язык и стандарты указать
Английский (США), то число 1234.56 в денежном формате будет выглядеть
как $1,234.56. Но если указать на этой вкладке Русский, то это число
будет выглядеть так: 1 234,56р. Настройка Формат поля, заданная в режиме
конструктора таблицы, используется для отображения данных в режиме
таблицы. Эта же настройка применяется при создании связанных с этим
полем новых элементов управления в форме или отчете.

Ниже перечисляются символы, используемые при определении специальных
форматов для любого типа данных.

Символ Значение

(Пробел) Выводит пробел как символьную константу.

"АВС" Все символы внутри кавычек считаются символьными константами.

! Выравнивает символы по левому краю.

* Заполняет доступное пустое пространство следующим символом.

\ Выводит следующий символ как символьную константу. Для этой же цели
можно использовать кавычки.

[цвет] Задает цвет, название которого указано в скобках. Допустимые
имена цветов: Черный, Синий, Зеленый, Бирюзовый , Красный, Лиловый,
Желтый, Белый.

Не разрешается смешивать в одном формате специальные символы,
предназначенные для определения числовых форматов, форматов даты/времени
и текстовых форматов. Если для поля определено значение свойства Маска
ввода, а в свойстве Формат поля задается другое форматирование тех же
данных, то приоритет имеют настройки, задаваемые в свойстве Формат поля,
а значение Маска ввода игнорируется. В свойстве Формат поля задаются
разные настройки для различных типов данных. Ниже приводится описание
конкретных настроек.

Свойство Формат поля для даты/времени

Свойство Формат поля позволяет указать использование встроенных или
специальных числовых форматов для полей даты/времени. В следующей
таблице приводятся встроенные значения свойства Формат поля для полей
даты/времени.

Значение Описание

Полный формат даты (Значение по умолчанию). Если значение содержит
только дату, то время не отображается; если значение содержит только
время, то дата не отображается. Данный формат является комбинацией двух:
"Краткий формат даты" и "Длинный формат времени". Примеры: 01.11.95
1:07:19 и 23.01.96 23:01:04.

Длинный формат даты Совпадает с настройкой "Полный формат", задающейся в
окне Язык и стандарты Панели управления Windows. Пример: 1 Июнь 1995 г.

Средний формат даты Пример: 03-апр-95.

Краткий формат даты Совпадает с настройкой "Краткий формат даты",
задающейся в окне Язык и стандарты Панели управления Windows. Пример:
11.06.95. Значения краткого формата даты предполагают, что даты из
диапазона 01.01.00 и 31.12.29 относятся к двадцать первому веку (то
есть, предполагаются годы с 2000 по 2029). Предполагается также, что
даты из промежутка 01.01.30 и 31.12.99 относятся к двадцатому веку (то
есть годы с 1930 по 1999).

Длинный формат времени Совпадает с форматом времени, задающимся в окне
Язык и стандарты на вкладке Время панели управления Windows.

Пример: 20:58:10.

Средний формат времени Пример: 05:34 РМ.

Краткий формат времени Пример: 17:34.

Также существуют специальные форматы даты и времени. Специальные форматы
выводятся в соответствии со значениями, установленными в окне Язык и
стандарты Панели управления Windows. Специальные форматы, противоречащие
настройкам окна Язык и стандарты, игнорируются.

Свойство Формат поля для числовых и денежных полей

Свойство Формат поля позволяет указать использование встроенных и
специальных числовых форматов для числовых и денежных типов данных. В
следующей таблице приводятся встроенные значения свойства Формат поля
для числовых полей.

Значение Описание

Основной (Значение по умолчанию). Числа отображаются так, как они были
введены.

Денежный Используются разделители групп разрядов; отрицательные числа
выводятся в круглых скобках; свойство Число десятичных знаков по
умолчанию получает значение 2.

Фиксированный Выводится по крайней мере один разряд; свойство Число
десятичных знаков по умолчанию получает значение 2.

С разделителями Числа выводятся с разделителями групп разрядов; свойство
Число разрядов десятичных знаков по умолчанию получает значение 2.

Процентный Значение умножается на 100; добавляется символ процентов (%);
свойство Число десятичных знаков по умолчанию получает значение 2.

Экспоненциаль-ный Числа выводятся в экспоненциальной (научной) нотации.

Специальные числовые форматы могут включать в себя от одного до четырех
разделов, отделенных друг от друга точкой с запятой (;). Каждый формат
содержит спецификацию для различных разделов (типов) числовых данных.

Раздел Описание

Первый Формат положительных чисел.

Второй Формат отрицательных чисел.

Третий Формат нулевых значений.

Четвертый Формат пустых значений.

Заключение

Microsoft Access – самая популярная в мире база данных для операционной
системы Microsoft Windows . Кроме того, система управления базами данных
Access – также мощная платформа разработки с чрезвычайно гибкой и
функциональной интегрированной средой. Access – это инструмент,
предназначенный для разработки и развертывания широкопредметных
информационных бизнес-систем. Возможности разработчиков программного
обеспечения, а также методы и технологии решения этих задач постоянно
изменяются и совершенствуются. Как только появляется какое-нибудь
перспективное решение для обеспечения быстрой разработки приложений,
технология и инструментальные средства изменяются на базе этого
новшества практически мгновенно. С каждой новой версией Access такие
решения становятся достоянием самого широкого сообщества разработчиков.
Access 2000 для Windows 98, 2000 и Windows NT позволяет для обработки
информации и быстрого формирования деловых решений привлекать мощь
реляционной базы данных, интегрировать данные из электронных таблиц и
других баз данных, компоненты других приложений, а также использовать
информацию совместного доступа во внутренних сетях и Internet. Среда
Access может с успехом использоваться начинающими пользователями для
познания секретов реляционных баз данных и увлекательных занятий по
созданию несложных (поначалу) приложений и в то же время предоставляет
мощные инструменты разработки опытным программистам. Чрезвычайно
развитые справочная система, средства обучения, мастера и
программы-надстройки позволяют при построении приложения и работе в
Access 2000 найти выход из любой ситуации и получить ответ на любой
вопрос. Начинать работать с Access можно практически с любым уровнем
подготовки. Access 20007 – это масштабируемая система. Создаваемые
прикладные решения могут легко расширяться для реализации новых деловых
задач и управления данными.