3. Нет документа, четко устанавливающего порядок конфиденциального документооборота в организации, требования к составлению и оформлению конфиденциальных документов, а также к обработке. Не ведется учет объема конфиденциального документооборота.
4. Завод не имеет в своей структуре службы безопасности.
5. Отсутствие системы конфиденциального делопроизводства в организации.
6. На предприятии существуют устаревшие методы и принципы организации работы с документами.
Для решения проблемной ситуации (создания системы конфиденциального делопроизводства) в организации необходимо:
1. Выделить, объединив участников документооборота, самостоятельное структурное подразделение (службу конфиденциального делопроизводства). Разработать положение о подразделении, должностные инструкции работников подразделения;
2. Разработать новую инструкцию о конфиденциальном делопроизводстве, устанавливающую порядок составления, оформления конфиденциальных документов, конфиденциального документооборота, контроль исполнения конфиденциальных документов, согласования документов, ведения делопроизводства. Ознакомить всех сотрудников организации.
3. Необходимо обучить сотрудников, правилам работы с конфиденциальными документами.
4. Выделить помещение для службы конфиденциального делопроизводства. В нем должно быть помещение для хранения конфиденциальных документов, помещение для работы с конфиденциальными документами. Это помещение должно быть оборудовано соответствующим образом:
¾ перед входом в помещение должна быть установлена камера видеонаблюдения;
¾ на дверях должен стоять кодовый замок или идентификатор;
¾ в помещениях должен быть установлен кондиционер;
¾ должен стоять сейф или металлические шкафы для хранения документов;
¾ рабочие места в помещениях для работы сотрудников должны быть огорожены специальными перегородками;
¾ на окнах необходимо повесить жалюзи или светонепроницаемые шторы.
5. Ввести пропускной режим на территорию ОАО "ЧЗПСН-Профнастил".
6. Все конфиденциальные документы должны быть сосредоточены в службе конфиденциального делопроизводства.
7. Выделить специальное помещение и оборудовать соответствующим образом для проведения конфиденциальных совещаний и переговоров.
8. Необходимо разработать положение о конфиденциальной информации, правила работы с конфиденциальными документами.
9. В целях обеспечения информационной безопасности внутренняя сеть и Интернет должны быть разделены. В идеале, компьютер для выхода в Интернет должен быть обособлен и, не иметь никакой прямой связи с другими рабочими станциями.
10. Удобнее всего (для постоянного использования) хранить архивы на оптических носителях, которые в конце рабочего дня должны сдаваться в службу конфиденциального делопроизводства.
11. Исходя из ситуации, и в целях совершенствования системы защита информации, нужно, чтобы на предприятии функционировала служба безопасности.
Функции, которой будут следующими:
¾ организует и обеспечивает пропускной и внутриобъектовый режим в зданиях и помещениях, порядок несения службы охраны, контролирует соблюдение требований режима сотрудниками, арендаторами, партнерами и посетителями;
¾ разрабатывает основополагающие документы с целью закрепления в них требований обеспечения безопасности и защиты государственной тайны и конфиденциальной информации, в частности устава, правил внутреннего трудового распорядка, положений о подразделениях, а также трудовых договоров, соглашений, подрядов, должностных инструкций и обязанностей руководства, специалистов, рабочих и служащих;
¾ разрабатывает и осуществляет совместно с другими подразделениями мероприятия по обеспечению работы с документами, содержащими сведения, являющиеся информацией ограниченного доступа, при всех видах работ организует и контролирует выполнение требований инструкции по защите конфиденциальной информации;
¾ изучает все стороны производственной, коммерческой, финансовой и другой деятельности для выявления и закрытия возможных каналов утечки конфиденциальной информации, ведет учет и анализ нарушений режима безопасности, накапливает и анализирует данные о злоумышленных устремлениях конкурентов и других организаций в отношении деятельности организации и е клиентов, партнеров, смежников;
¾ организует и проводит служебные расследования по фактам разглашения сведений, утрат документов и других нарушений безопасности организации;
¾ разрабатывает, ведет, обновляет и пополняет перечень сведений, составляющих конфиденциальную информацию и другие нормативные акты, регламентирующие порядок обеспечения безопасности и защиту информации;
¾ обеспечивает строгое выполнение требований нормативных документов по защите конфиденциальной информации;
¾ осуществляет руководство службами и подразделениями безопасности предприятий организации в части оговоренных в договорах условий по защите конфиденциальной информации
¾ организует и регулярно проводит учебу сотрудников фирмы и службы безопасности по всем направлениям защиты конфиденциальной информации, добиваясь, чтобы к охране коммерческих секретов был глубоко осознанный подход;
¾ ведет учет сейфов, металлических шкафов, специальных хранилищ и других помещений, в которых разрешено постоянное или временное хранение конфиденциальной информации;
¾ ведет учет выделенных для конфиденциальной работы помещений, технических средств в них, обладающих потенциальными каналами утечки информации;
Служба безопасности должна быть самостоятельной организационной единицей, подчиняющейся непосредственно генеральному директору организации.
Возглавлять службу безопасности должен начальник службы в должности заместителя генерального директора по безопасности.
Особое внимание следует обратить на обучение сотрудников, занимающихся сбытом продукции и услуг компании. Эти люди часто находятся в ситуациях, благоприятных для утечки информации. Они должны быть четко проинструктированы, что можно говорить, что нельзя. Нередки анонимные запросы от "потенциальных клиентов" с просьбой сообщить информацию об изделии для понимания того, как его применить наилучшим образом. Конкурент может выяснить существенные вещи, проанализировав эту, незначительную, на первый взгляд, информацию. Лучше всего, чтобы люди, занимающиеся сбытом, не обладали информацией о новых разработках, еще не поступивших в производство. Надо быть предельно осторожным при проведении различных ярмарок, выставок, торговых показов. Весь персонал, работающий на них, должен быть самым тщательным образом проинструктирован.
Альтернативный путь организации - формирование совета по безопасности. Для совета выбирается один представитель от каждого отдела. Это позволит службе безопасности иметь как бы своего делегата в каждом отделе, который будет пояснять программу безопасности и сам иногда проводить тренинги. Созданный таким образом совет обучает работников и выявляет возникающие проблемы по защите коммерческой тайны. Такая система имеет следующие преимущества:
¾ укрепляются связи между сотрудниками службы безопасности и сотрудниками производства;
¾ растет понимание требований защиты информации сотрудниками;
¾ развиваются и совершенствуются стратегии обеспечения защиты информации в каждом отделе, получается поддержка правил и норм, установленных администрацией;
¾ рассмотрение существующих проблем безопасности с позиций отделов;
¾ сокращение штата службы безопасности;
¾ экономия средств на тренинги.
Важно уделить внимание поддержанию и совершенствованию нововведении, чтобы не вернуться к прежним методам работы. Итогом данного исследования является принятие руководством анализируемого предприятия решения о необходимости совершенствования конфиденциального делопроизводства с учетом всех описанных рекомендаций и факторов по их внедрению.
На современном этапе развития общества наибольшую ценность приобретает не новый, но всегда ценный, ресурс, называемый информацией. Информация становится сегодня главным ресурсом научно-технического и социально-экономического развития мирового сообщества.
Практически любая деятельность в нынешнем обществе тесно связана с получением, накоплением, хранением, обработкой и использованием разнообразных информационных потоков. Целостность современного мира как сообщества обеспечивается в основном за счет интенсивного информационного обмена.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16
