2) руководитель знает о законе, а его подчиненные нет.
В статическом режиме, когда наблюдается соответствие неявных преобразований в организации требованиям внешней и внутренней среды, руководитель оценивает только полноту такого соответствия. Персонал компании при этом вообще не приветствует никаких дополнительных преобразований на будущее. При нарастании несоответствий руководитель должен убедить персонал в необходимости проводить преобразования. Это весьма трудная работа и руководитель может что-то важное пропустить, так как персонал помогать ему конструктивно не будет. В случае наступления больших несоответствий персонал примет живейшее участие в данном процессе, но будет уже поздно. Таким образом, это очень тяжелый вариант для руководителя.
3) руководитель и подчиненные знают о законе единства анализа и синтеза.
Результат действия закона будет самым благоприятным. Весь персонал в рамках своих полномочий и ответственности вносит свой вклад в позитивное действие закона. Составляются планы преобразования ключевых структур и процессов исходя из поступающей информации или результатов моделирования. При этом руководитель должен создавать и развивать источники информации, организовывать повышение квалификации своих сотрудников, внедрять передовые информационные технологий.
Методика управленческого анализа и синтеза организаций
Практический подход к анализу и синтезу организаций может быть реализован с помощью метода постепенного приближения, который включает четыре уровня.
Первый уровень: предварительный анализ с позиций стороннего наблюдателя. Анализ обычно проводят консультанты или специалисты родственных организаций.
Требуемые документы:
• уставные документы (устав, договор);
• баланс, справка и отчет по ф.2;
• картотека основных производственных и непроизводственных фондов;
• бизнес-план, учетная политика предприятия;
• план размещения основных подразделений.
Результирующий документ — основные рекомендации системного характера.
Второй уровень: проведение мозговой атаки на совещании основных специалистов организации.
• перечень основных нерешенных вопросов;
• предварительные ответы каждого специалиста на пути решения перечня основных вопросов.
Результирующие документы — перечень согласованных с консультантом ответов на поставленный набор нерешенных вопросов.
Третий уровень: создание группы развития предприятия и формирование стратегии развития организации.
• распоряжение руководителя о создании группы развития организации;
• план проведения обучения группы развития;
• основные отчетные документы организации.
Результирующие документы — основные мероприятия по совершенствованию экономической, финансовой и технологической политики организации.
Четвертый уровень: постоянная работа группы развития в рамках нового структурного подразделения организации.
• текущие отчетные документы деятельности организации;
• бизнес-план;
• результаты маркетинговых исследований организации.
Результирующие документы — скорректированный бизнес-план, рекомендации по совершенствованию системы производства и управления.
Закон композиции и пропорциональности
Гармония — это естественный эволюционный процесс, происходящий на всех уровнях мировой цивилизации: государств, отраслей, организаций, семьи и даже одного человека.
Гармонию следует рассматривать только субъективно (гармония для кого, для чего) (рис. 3.).
Рис. 3.Объект и цели гармонизации
Гармонизация элементов организации для получения прибыли существенно отличается от гармонизации элементов для комфортной работы персонала и т.д. Если конкретная цель не поставлена, то гармонизация все равно идет для какой-то неформальной цели. Гармонизацию остановить нельзя, а направить можно.
Гармония имеет системное начало, она объективна и не зависит от воли и желания человека, который может либо помочь ей, либо испортить естественный ее ход.
Закон композиции и пропорциональности (гармонии) формулируется так: каждая материальная система стремится сохранить в своей структуре все необходимые элементы (композицию), находящиеся в заданной соотносительности или заданном подчинении (пропорции).
Рассмотрим этот закон на двух уровнях:
• на уровне организации,
• на уровне внешней среды, в которой организация является одним из элементов. В аналитическом виде данный закон запишется:
где Ri — ресурс системы в области i (экономика, политика, финансы),
Ki — коэффициент наилучшей соотносительности или подчинения в наборе элементов.
Для существования каждой системы должно обеспечиваться:
• наличие (ненулевые значения) необходимых ресурсов (Ri) и коммуникаций между ними (Ki);
• задействованные ресурсы Ki x Ri, должны давать наилучший результат.
Данные соотношения являются условиями достижения гармонии (сбалансированности).
Закон композиции и пропорциональности относится к объективным законам организации. Поэтому в практике его реализации имеются три варианта.
1) руководитель и подчиненные ничего не знают о законе композиции и пропорциональности.
Любая стихийность приводит к самонастройке элементов: выполняемых функций, отношений между персоналом, набору целей и задач. Так, при функциональной подготовке организации ряд обязательных базовых функций не включается в функциональную структуру, например, управление технической безопасностью, управление маркетингом, стратегическое управление, представительная деятельность. Однако дальнейшая практическая деятельность организации потребует их выполнения (условие композиции). И, как правило, данные функции поручают работникам смежных подразделений, поверхностно их знающих, т. е. объем и качество их исполнения (пропорциональность) не будут оптимальными. Таким образом, методом проб и ошибок организация постепенно придет к нужному набору функций и приемлемой пропорциональности их выполнения.
В своей деятельности руководитель, знающий данный закон, будет основываться на наборе целей организации, которые и определят направление гармонизации. Однако, как показывает практика, основная масса персонала не знакома с целями организации или не поддерживает все их. Поэтому конкретные действия руководителя по формированию требуемого набора элементов и их пропорциональности не всегда будут осознанно поддержаны. Эффективность работы организации во многом будет определяться профессионализмом руководителя и его способностями по убеждению подчиненных в правильности реализуемых мероприятий.
3) руководитель и подчиненные знают о законе композиции и пропорциональности и могут им управлять.
Результат действия закона будет проявляться в постоянном совершенствовании системы производства и управления, создании команды единомышленников, существенном снижении издержек производства. Все это, естественно, приведет к снижению себестоимости производства и увеличению конкурентоспособности организации. При этом весь персонал осознанно в рамках своих полномочий и ответственности вносит свой вклад в позитивное действие закона.
Сознательная реализация закона композиции и пропорциональности в организации требует обязательного использования набора принципов планирования, координации и полноты.
Принцип планирования: каждая организация должна иметь обоснованный план деятельности и развития.
Различают стратегическое, тактическое и оперативное планирование.
Стратегическое охватывает диапазон 5—10 и более лет, тактическое — 2—4 года и оперативное — в течение одного года. Планирование связано с выработкой целей организации, согласованных с целями развития внутренней и внешней среды (работника, рынка, общества). Каждая цель представляется в виде набора конкретных задач с механизмом выполнения (рис. 4).
Рис. 4. Схема взаимодействия целей и задач
Принцип координации: каждая организация должна следить за стратегическими, тактическими и оперативными изменениями и вносить соответствующие коррективы в механизм выполнения.
Принцип полноты: каждая организация должна выполнять весь набор функций производства и управления на своем участке деятельности либо своими силами, либо с помощью привлеченных организаций.
Специфические законы социальной организации
Основной элемент социальной организации — человек. Между людьми в организации возникают многообразные отношения, строящиеся на различных уровнях симпатии, престижа и лидерства. Большая часть этих отношений стандартизована в виде кодексов, правил и норм. Однако многие нюансы организационных отношений не отражены в нормативных документах либо в силу своей новизны, либо в силу сложности, либо в силу нецелесообразности. Формализация не в состоянии полностью охватить деятельность человека в организации. Человек – это центр организаци.
Соотношение формализованных коммуникаций и неформальных отношений человека с другими людьми в организациях должно заранее определяться руководителем. Порядок служебных отношений определяется инструкциями, уставами, положениями о внутреннем распорядке, установившимися порядками, подписанными контрактами, договоренностями и регламентами. Порядок неформальных отношений определяется чувствами людей друг к другу, симпатиями и антипатиями, общими интересами и потребностями, договоренностями и традициями.
Среди элементов, влияющих на формализованные коммуникации и неформальные отношения, можно выделить общее и особенное. Общее в отношениях людей в организации можно прогнозировать и на этой базе создавать различные виды нормативной документации. Особенное — это колорит отношений, который в отдельных случаях может иметь решающее значение в деятельности организации. Учесть общее в организации может каждый руководитель по материалам справочников, учебников и т.д., а особенное — может лишь профессиональный руководитель с большим опытом работы и хорошей управленческой подготовкой.
Сочетание общего и особенного в отношениях людей существенно влияет на общее и особенное в деятельности самой социальной организации, в ее реакции на действие того или иного закона.
Принципы оптимизации деятельности людей
Принципы могут иметь разную степень конкретизации и детализации. В теории организации принципы имеют две направленности:
• принципы организации организаций,
• принципы организации людей.
Принципы организации организаций
• Для каждой организации существует наилучшая и только ей присущая организационная структура.
• Для каждой организации существует минимальный кпд (коэффициент полезного действия) или эффективность, при которой организация должна быть ликвидирована или «заморожена».
• Для каждой организации развитие социальной сферы увеличивает производительность труда как за счет повышения эмоционального уровня работника, так и за счет большего изобретательства (генерации идей).
Принципы организации людей
• Для каждого человека существует оптимальный объем загрузки работой.
• Процессы восприятия и запоминания необходимо приближать к процессу мышления.
• Для эффективного осмысления нового необходимо иметь больше знаний по данной тематике.
• Любой человек видит в тексте или слышит в беседе ту информацию, на которую он настроился и к которой приготовился.
• Первая информация о каком-либо событии является более устойчивой, чем вторичная.
• Доходчивость сообщения будет выше при использовании нескольких форм подачи одной и той же информации.
Литература
1. Брэддик У. Менеджмент в организации.- М.: Инфра-М, 2007.- 344 с.
2. Виноградський М.Д., Виноградська А.М., Шканова О.М. Менеджмент в організації: навч. посібник.- К.: «Кондор», 2008.- 654 с.
3. Лафта Дж. К. Эффективность менеджмента организации. - М.: Русская деловая литература, 2007.- 320 с.
4. Менеджмент організацій: підручник/ за заг. ред. Л.І. Федулової.- К.: Либідь, 2008.- 448 с.
5. Нємцов В.Д., Довгань Л.Є., Сініок Г.Ф. Менеджмент організацій: навч. посібник.- К.: «УВПК ЕксОб», 2007.- 392 с.
Страницы: 1, 2
