Для участия в деловых переговорах всегда нужно готовить так называемое коммерческое предложение. В нем вы должны очень лаконично сформулировать цель проекта, обязанности заинтересованных сторон, возможный экономический или организационный эффект. По объему текст не должен превышать 2/3 страницы, причем надо позаботиться и о внешней его привлекательности.
Одна из самых распространенных ошибок заключается в том, что, проведя весьма полезную беседу и принципиально договорившись о чем-либо, стороны не оформляют свои отношения в виде итогового документа. Люди договориваются подготовить бумаги потом, говорят, что надо будет дополнительно созвониться, и тому подобное. Кончается это тем, что сделка заслоняется повседневными делами и остается незаключенной. Чтобы избежать такой традиционной для нашего бизнеса ситуации, подготовьте заранее проекты договоров. В любом случае встреча должна завершиться каким-либо осязаемым результатом.
Обычно в переговорах участвует команда, представляющая фирму. Переговоры могут быть успешными только при условии высокой дисциплинированности и выдержанности всех членов команды. Поэтому нужно обсудить предлагаемый проект, выработать общую стратегию поведения на переговорах и обязательно распределить ролевые функции. Надо определить, кто выступает в роли ведущего участника переговоров и несет на себе основную тяжесть разговора, кто ему помогает, кто имеет право сделать какие-то подсказки и замечания, а кто вообще не имеет права голоса и присутствует или иные детали переговорного процесса.
Естественно, никакие споры и перебранки, язвительные замечания среди членов команды недопустимы - команда должна быть единой. Поэтому если вдруг возникли какие-либо проблемы, лучше попросить время для конфиденциального обсуждения, а не афишировать свои разногласия. Вообще слишком эмоциональных сотрудников и любителей длительных разговоров на общие темы, наслаждающихся звуками собственного голоса, на переговоры лучше не брать: польза от них обычно невелика, а вот помешать они могут изрядно.
2. Управление составлением и оформлением договоров
Любой бизнес всегда предусматривает заключение договоров (контрактов). Залог успешной сделки - это, прежде всего, грамотно составленный договор. Договору отводится ведущая роль, ведь именно он опосредует реализацию стоящих перед хозяйствующими субъектами целей и задач. Он способствует самоорганизации хозяйственной деятельности и в то же время является средством повышения ее экономической эффективности (в первую очередь за счет легального сокращения ее издержек - налоговых, валютных, таможенных и др.).
Неосознание или занижение роли договора, безответственный подход к организации договорной работы, приводит к низкой эффективности деятельности организаций.
Составление договора/контракта - важный и сложный этап. Договор должен предусматривать все существенные условия, устанавливаемые законом для данного вида договора. В противном случае договор будет признан недействительным, а, следовательно, его неисполнение не влечет юридических последствий (т.е. прежние обязательства теряют силу), и сделка признается недействительной с момента ее совершения.
Договор — это соглашение двух или более лиц (субъектов, сторон, контрагентов), позволяющее устанавливать, изменять или прекращать их взаимные права и обязанности.
Цель, с которой заключается договор, составляет предмет сделки, взаимные права и обязанности сторон — его условия, совокупность условий — его содержание.
Общеизвестна роль договора как универсального регулятора хозяйственных связей, всеобъемлющего инструмента коммерции, хозяйственной деятельности. С другой стороны, договор между конкретными сторонами позволяет улавливать и упорядочивать их тончайшие взаимоотношения, избавляя законодателя от этой непосильной и ненужной функции.
Поэтому Гражданский кодекс дает лишь общую характеристику договоров и перечень основных условий, оставляя сторонам возможность сколь угодно конкретизировать, расширять положения, включаемые в каждый конкретный договор. Такую же свободу должны предоставлять и корпоративные нормативные акты.
Закон наделяет организации правом самостоятельно выбирать контрагентов и совершать от своего имени действия, имеющие юридическую силу при выработке и реализации обязательств по договорам.
Под договорной работой на предприятии понимаются мероприятия, обычно проводимые в два цикла:
· заключение договоров (подготовка, оформление, согласование условий с контрагентами);
· организация исполнения договоров (оперативные мероприятия, учет, контроль, оценка хода и результатов).
Эта работа есть разновидность правовой деятельности, поскольку в ее основе лежат юридические нормы (централизованные и корпоративные), а результат ее первого цикла — договор — сам становится юридически обязательным документом.
Если предприятие выступает в качестве поставщика (продавца, исполнителя), то за оформление и выполнение договора отвечает, как правило, плановый отдел или отдел сбыта, либо специально образуемый договорный отдел. Если предприятие является покупателем (заказчиком), то работа в зависимости от предмета договора ведется в службах, ответственных за материально-техническое снабжение, организацию капитального строительства, ремонта оборудования и т.п.
Двум названным видам договорной работы должны соответствовать: содержание корпоративных актов, специализация юристов, распределение обязанностей между работниками юридического отдела предприятия. Следует обратить внимание на стадии договорной работы.
Круг вопросов, решаемых в процессе заключения и исполнения договоров, специфичен для каждого предприятия, но сам этот процесс единообразен в том смысле, что ему присущи следующие типичные стадии.
1. Подготовка к заключению договоров. Этапы:
· преддоговорные контакты с возможными контрагентами;
· разработка основных условий (подписание предварительных договоров — соглашений о намерениях);
· подготовка бланков договорной документации;
· составление плана договорной кампании (при большом количестве потенциальных контрагентов).
2. Оценка оснований заключения договоров
Базируется главным образом на анализе производственной и коммерческой ситуации, в которой находится предприятие и каждый из потенциальных контрагентов. Решение об отказе заключить договор при наличии предварительного соглашения необходимо аргументировать, причем до того, как контрагент совершит действия, связанные с материальными затратами.
3. Оформление договоров. Этапы:
· разработка проектов;
· урегулирование разногласий;
· конкретизация содержания заключенных договоров;
· их изменение или расторжение.
Проекты разрабатываются, как правило, службой, ответственной за ведение договорной работы, и вместе с протоколом разногласий или другой подобной документацией передаются для всесторонней проверки в отделы, занятые производственным материально-техническим, финансовым и правовым обеспечением предприятия. Традиционная форма проверки соответствия проектов интересам и возможностям предприятия – визирование.
4. Доведение содержания договоров до исполнителей. Возможно в следующих формах:
· передача заинтересованным лицам договорной документации, что обычно удостоверяется их подписью;
· передача подразделениям предприятия копий или выписок этих документов;
· издание систематизированной информации об основных условиях договоров (описи заказов, планы поставок и т.п.).
5. Контроль исполнения.
Имеет целью поддерживать работы в параметрах, отвечающих условиям контрактов, для чего данные о ходе работ сопоставляются с обусловленными показателями. Контроль может быть выборочным, сплошным, периодическим, постоянным.
6. Оценка результатов исполнения договоров.
Складывается из:
· выводов об успехе (неуспехе) путем сравнения фактически достигнутых показателей с целями сделок;
· анализа результатов на предмет возможности применить к исполнителям меры поощрения или санкции;
· разработки мероприятий, способных улучшить исполнение договоров.
Наиболее сложный вопрос представляет, пожалуй, вопрос о нормативной регламентации договорной работы.
Особенностью договорной работы является то, что она основана на локальных нормативных актах, то есть таких, которые принимаются непосредственно самими предприятиями.
Эти акты, не повторяя общих положений о договорах, содержащихся в действующем законодательстве, позволяют:
· учесть специфические особенности и условия работы предприятия, и призваны определить перечень и функции подразделений предприятия, ведущих договорную работу;
· установить содержание выполняемых при этом действий, порядок и сроки их осуществления;
· закрепить схемы исполнения договорной документации и формы учета исполнения договоров;
· определить меры стимулирования надлежащего исполнения договоров и ответственности структурных подразделений и должностных лиц за нарушение договорных обязательств;
· предусмотреть ответственность конкретных работников, их права и обязанности.
Следует иметь в виду, что локальные нормативные акты могут носить как комплексный характер (например, Положение о ведении договорной работы, Инструкция о порядке ведения договорной работы), так и отражать лишь часть стадий (например, Инструкция о порядке предъявления претензий и исков за неисполнение обязательств). Однако есть предел, за которым нормирование теряет смысл — чрезмерная детализация рождает «мертвые» правила. Корпоративные акты, регулирующие ведение договорной работы, утверждаются руководителем предприятия.
Страницы: 1, 2, 3
