Каким был праздник в прошлый и позапрошлый раз;
Что из прошлых мероприятий хочется повторить и почему;
Что из прошлого повторить не хочется и почему;
Что уже есть для праздника;
Кто займется организацией;
Примерные затраты.
Завершить подготовительную организационную часть необходимо примерно за три недели до мероприятия. К этому времени необходимо сделать следующее:[7]
Решить какой праздник будет организован и где;
Составить, проработать и согласовать лично с руководителем сценарный план праздника;
Изготовить приглашения, которые будут распространяться среди участников мероприятия;
Выбрать модераторов;
Подготовить праздничный обед (составить меню, определиться с количеством блюд и т.д.).
Организуя праздник, желательно придерживаться определенной последовательности подготовительных работ:[8]
Постановка цели, формулировка задач, выявление смысла проведения праздника.
Определение главных условий проведения мероприятия – день и время, количество и состав гостей, требования к месту проведения и программной части.
Планирование бюджета праздника.
Выбор лица, ответственного за организацию праздника. Лучше, если это будет один человек и ему предоставят все полномочия принятия решений и утверждению любых деталей праздника.
Распределение работ. На этом этапе подготовки необходимо решить, что вы сделаете самостоятельно, что целесообразно выполнить силами компании, а что доверить сторонним подрядчикам.
Если вы прибегли к услугам специалиста (компаний организаторов торжеств), то следующий шаг составление для них технического задания или брифа с описанием всех требований, задач и условий мероприятия.
Сама разработка идеи и сценария праздника, а также поиск исполнителей займет у компании – организатора около двух недель, включая время на обдумывания и утверждения заказчиком. Но если нет времени, то рекомендуется обратиться к специалистам и воспользоваться готовыми типовыми сценариями.
Если позволяет время и есть желание сделать необычный праздник, то лучше начать с создания новой идеи. Отталкиваясь от нее, продумать сюжет программной части и общую схему развития события и только потом реализовывать идею через конкретные детали – выбор и приглашение ведущего, подбор конкурсов, выбор площадки, продумывание и изготовления декораций.
Собрать мнения исполнителей о празднике, поблагодарить их за работу.
Обязательно следует разослать благодарность за участие в мероприятии приглашенным сторонним гостям (не сотрудникам вашей компании).
Не стоит собирать мнения гостей о празднике после торжества. Обычно свойства человеческой натуры подталкивают к необъективным лестным утверждениям, или излишне придирчивыми комментариями. Информация о том, понравился ли гостям праздник, можно получить, наблюдая за ними во время самого мероприятия.
Кроме официальных документов, завершающих вашу сделку с подрядчиком, рекомендуется собрать и неофициальные документы, подтверждающие, что подрядчики не имеют к вам претензий.
После праздника придумайте повод, чтобы напомнить коллективу о приятных моментах, с ним связанных. Например, подарить сотрудникам фотографии, сделать специальный выпуск корпоративного издания, разыграть приз, например, на самую красивые непрофессиональную фотографию.
Таким образом, на каждом этапе подготовки корпоративного праздника, следует следить за исполнением каждого этапа ответственным лицом. Необходимо привносить во внутрикорпоративные праздники новые идеи. Это необходимо для того, чтобы вызвать интерес сотрудников к таким мероприятиям. Ведь если они раскрепостятся, раскроют свои творческие способности, они смогут почувствовать себя частью единого целого.
1.3 Классификация корпоративных праздников и методики team building для создания единого сплоченного коллектива в компании
Связи с общественностью обладают богатым репертуаром коммуникативных приемов, методов, технологий. А, как известно, чем шире репертуар, тем богаче возможности взаимодействия с общественностью, тем выше эффективность отношений. Один из интереснейших инструментов PR – это событийные коммуникации.
В области бизнеса, в социальной и государственной сферах специальные события (special events), обладающие ярким содержанием, четкой связью с организацией – инициатором и иными признаками, отличающими такое событие от всех остальных, стали известны позднее.
В современной PR-практике специальные (или организованные) события стали частью корпоративных коммуникаций.
Современные эксперты предпочитают толковать событийную коммуникацию в самом широком смысле, относя к ее формам самые различные события – и «подлинные» (или «естественные») и «специальные» (или искусственные).[9] К «подлинным» событиям относятся реально происходящие. Например, выпуск новинки (от товара до услуги), достижение высоких качественных и пр. стандартов; открытие нового производства; юбилей, награждение; в крупных компаниях - серьезные изменения в управлении и т.д. Ресурс естественных событий любой организации, как правило, невелик и вскоре перестает привлекать внимание искушенного потребителя. Тогда PR-специалист оказывается перед трудной задачей создания события. В качестве «искусственных» событий можно предложить конференции, Дни открытых дверей, передачу пожертвований в благотворительные фонды, конкурсы и соревнования и т.д. Многое зависит от творческих возможностей PR -менеджера.
Типовые мероприятия внутрикорпоративного PR делятся на следующие группы:[10]
Различные формы официального внутрикорпоративного общения. Например, регулярное обращение руководства к своим подчиненным с разъяснением текущей ситуации и перспектив организации; торжественное подведение итогов года (месяца, квартала и т.д.) в форме коллективных заседаний (имеющих продолжение в «неформальной обстановке»); внутрикорпоративные средства коммуникации – от стен газет до корпоративной прессы; само создание обстановки открытости, когда подчиненный не боится директорского состава и знает, что в определенные дни и часы можно обратиться к руководителю «напрямую» и т.д.
Различные формы неофициального общения, прежде всего, это корпоративные праздники в различных формах.
Главное во всех этих мероприятиях – четко обозначенная цель (стратегическая) – сплочение коллектива, причем не на негативной основе, а на позитивной – все верят в победу организации над конкурентами и личную для себя выгоду от этого. Тактические же цели и задачи, должны отвечать на такие вопросы как: что мы хотим добиться, и для проверки – удалось ли это сделать.
Большинство исследованных компаний в качестве средств нематериальной мотивации используют именно корпоративные мероприятия для сотрудников (94% опрошенных организаций) и обучение персонала (70% опрошенных). При этом если корпоративные мероприятия устраиваются чаще, чем обучение сотрудников, то эффективность этих методов нематериальной мотивации оценивается примерно одинаково. Корпоративные мероприятия считают эффективными 53% опрошенных, обучение – 55%.[11]
Большинство корпоративных мероприятий проводится за пределами офисов компаний (78,1%), с таким же времяпрепровождение связано большинство пожеланий относительно будущих вечеринок (82%). Традиционно популярностью пользуются городские кафе и рестораны, загородные пансионаты, выезды на природу. [12]
Сейчас большой популярностью пользуется так называемый «team building» – занятия по сплочению коллектива. Тим билдинги[13] (от агнл. team building) – это мероприятия, направленные на то, чтобы наладить более тесное неформальное общение между разными подразделениями компаний. Различают собственно тим билдинги (серьезные тренинги по формированию команды) и просто корпоративные мероприятия с элементами командообразования – тим спириты (от англ. team spirit). В России чаще всего оба метода определяют одним словом – тим билдинг.
Team building – это минимум теории и максимум практики. Лекции по team building стандартно проходят в игровой форме – искусственно создаются условия, где каждый член команды способен проявить себя по-своему. Team building служит наглядным примером того, что только лишь вместе, действуя как единый живой организм, компания в состоянии преодолеть трудности и незадачи. Тщательно разработанные team building задания позволят выявить скрытых лидеров компании, показать индивидуальность каждого сотрудника и организовать сплочение всего коллектива.
Программы team building представляют собой:[14]
1. Веревочные курсы – эта разновидность тренинга возникла в США как программа психологической и физической подготовки военнослужащих. Сейчас веревочные курсы присутствуют в программе командообразования, развивая корпоративный дух и объединяя коллег в одну сплоченную группу. Основная задача команд – проходить поставленные задачи не на время, а на результат. Цель данной игры – раскрытие главных принципов команды;
2. Командные игры – программы, основанные на этапах team building. Это весьма интересная игровая стратегия, участвовать в которой могут от 16 до 6000 человек. С каждой командой работает аниматор-инструктор, который руководит процессом и время от времени помогает. Командные игры team building направлены на сплочение коллективного духа, что развивает возможность командного взаимодействия в нестандартных ситуациях. Главная цель таких тренингов – это обучение и воспитание участников в рамках корпоративной культуры. Основополагающий процесс игры – интерактивные, творческие и логические задачи, разрешить которые в состоянии только целая группа людей;
3. Эксклюзивные тренинги – это нестандартный подход к организации программ по team building. В реальности данный случай способен реализовать фантастические мечты любого тренера-аниматора. Коллектив (в рамках игры) переносят в средневековые времена. Следом организаторы предлагают загадочную ситуацию для разрешения. И снова основная изюминка программы заключается в том, что отдельный участник не сможет разгадать проблему только лишь своими силами и умом. Экстремальная версия программы team building только лишь разнообразит повседневные будни. Основная же цель тренинга – командообразование – будет также успешно и реактивно достигнута.
Программы team building – это серьезный и целенаправленный процесс по выстраиванию эффективных отношений в команде. Данные программы были изобретены с единственно верной целью – подтолкнуть рабочий коллектив к сближению, что опять же способствует прогрессу. В рамках team building возможна реализация ролевых игр, интерактивных конкурсов, бизнес-семинаров и многого другого.
2. Подготовка и проведение неофициального внутрикорпоративного мероприятия на примере ОАО «Альфа - Банк»
2.1 Общая концепция проведения «Корпоративного летнего дня» для сотрудников ОАО «Альфа - Банк»
В многообразии выбора предлагаемых банковских услуг, Альфа-Банк является надежны партнером каждого клиента. Альфа-Банк – это крупнейший частный банк в России. Банк предлагает весь спектр услуг по обслуживанию своих клиентов. Альфа-Банк обладает второй по величине филиальной сетью в России, а также имеет дочерние банки и представительства на Украине, в Казахстане, Лондоне, Нью – Йорке и Амстердаме. Альфа-Банк давно и успешно функционирует на финансовом рынке России. 20 декабря 1990 года Альфа-Банк был учрежден как коммерческий банк. В 1996 году был открыт первый филиал, а в 2000 году была открыта первая дочерняя компания за рубежом. Банк выбран своими клиентами не только из-за предлагаемых услуг, но и из-за качества и скорости обслуживания, а также индивидуального подхода к каждому клиенту. Менеджеры ежегодно проходят стажировки и обучение для повышения своего уровня профессионализма. Это подтверждают цифры: в нашем банке обслуживаются свыше 40 тысяч корпоративных клиентов и более 1,5 млн. клиентов физических лиц. Согласно рейтингу надежности крупнейших российских банков НАУФОР от 1 июля 2005 года, Альфа-Банк относится к группе ААА (максимальная надежность). Не стоит забывать, что наш банк входит в пятерку крупнейших финансовых структур России по величине активов и собственного капитала. В январе 2006 года в банке произошел ребрендинг.[15]
Страницы: 1, 2, 3, 4
