Трафаретизація – це процес поділу всієї інформації групи однорідних документів на постійну і змінну з наступним включенням постійної інформації до бланку документа. Отже, трафаретні тексти – це дослівне відтворення постійної інформації з пропусками для подальшого заповнення конкретного документа.
У документах з НРС добір слів і словосполучень кожний раз залежить від конкретної ситуації і за способом викладу документи з НРС прийнято поділяти на: розповіді, описи, міркування.
У розповіді йдеться про події, явища, факти в тій хронологічній послідовності, в якій вони відбувалися в дійсності.
В описі характеризуються явища, люди, події з перерахуванням ознак, властивостей, особливостей.
Міркуванням називають вид тексту в якому логічні визначення, думки і умовиводи розкривають внутрішній зв’язок явищ і, як правило, доводять визначену тезу.
Важливе місце в документознавстві посідають правила оформлення документів. Згідно з ними документ повинен:
- надходити від установи чи юридичної особи, які мають на це право;
- бути юридично правильно оформленим;
- подавати об’єктивні відомості про події, які висвітлює, базуватися на фактах і містити конкретні пропозиції або вказівки;
- бути максимально стислим, але не за рахунок зменшення інформації; без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістовне навантаження;
- бути грамотним і зрозумілим кожному, хто його читає. Неграмотно складний документ ускладнює його зрозуміння;
- оформлятися за встановленою формою згідно з реквізитами;
- бути бездоганно відредагованим, мати копії та чернетки;
- складатися на відповідних бланках або папері стандартного формату.
Усі формати паперу поділяють на три ряди – А, В, С, Ряд А - основний, В і С – додаткові, що використовуються для встановлення паперових виробів.
Всі службові документи, як правило, повинні оформлятись на бланках установ. Бланки виготовляються згідно з вимогами чинних стандартів з обов’язковим додержанням ряду правил. Зокрема, встановлюється два види бланків: банк для листів та загальний для інших управлінських документів.
Бланки кожного виду документів повинні виготовлятися на основі кутового або повздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовкової частини розміщуються центрованим або прапоровим способом. Друкуються бланки у друкарні на білому папері світлих тонів фарбами насиченого кольору.
Деякі внутрішні документи та документи, створювані від імені двох або кількох організацій, оформляються не на бланках.
Важливе значення має зовнішній вигляд документа, що унаочнює стиль роботи апарату управління, дисципліну та особисту культуру його працівників.
Оформлення сторінок документа. Для зручності користування документом та його обробки з усіх боків сторінки залишають вільні місця – так звані поля. Там з лівого боку становить 35 мм. Праворуч залишається поле не менше 8 мм. Це зберігає текст від пошкоджень. Поле верхнього кінця сторінки – 20 мм. На ньому розміщуються відмітки діловода. Знизу сторінки поле не повинно бути меншим за 19-16 мм.
Нумерація сторінок. У документах, що оформляються на двох і більше аркушах паперу, другий і наступний за ним аркуші нумеруються. Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то непарні сторінки позначаються у правому верхньому кутку, парні – у лівому верхньому кутку аркуша.
Членування тексту. Рубрикація – це членування тексту на складові частини, графічне відділення однієї частини від іншої, а також використання заголовків, нумерації. Складність рубрикації залежить від змісту документа, його обсягу, тематики і призначення.
Найпростіша рубрикація – поділ на абзаци. Абзац – це відступ праворуч на початку першого рядка кожної частини документа.
Абзац вказує на перехід від однієї думки до іншої, він допомагає читачеві робити певні зупинки, повертатися до прочитаного, зосереджуватися над кожною виділеною думкою.
Нумерація частин тексту – це числове чи за допомогою літер позначення послідовності розташування його складових частин.
Існує дві системи нумерації: комбінована і суто цифрова. Перша ґрунтується на використанні різних типів позначок – римських та арабських цифр, великих літер поєднуваних з абзацними відступами. Друга використовує лише арабські цифри, розміщені у певній послідовності.
Копія документа виготовляється й видається громадянам дозволу керівника установи або керівника структурного підрозділу.
Копія документа відтворюється на бланку установи й засвідчується підписом посадової особи. Копії документів засвідчують проставленням нижче реквізиту “підпис” засвідчу вального напису “вірно”, найменування посади працівника, який засвідчує копію, його особистого підпису й дати.
Дозволяється засвідчення копій документа печаткою в разі видачі на руки окремим особам та направлення в інші установи.
Викладене в цьому підрозділі стосується кожного управління, точніше – кожного паперу, який виходить з організації.
2.2 Складання та оформлення службових документів
Діяльність кожного підприємства супроводжується складанням різних видів документів, кожен з яких має своє конкретне призначення.
Однак при всьому їх розмаїтті незалежно від специфіки підприємства можна виділити такі основні групи документів:
- організаційні документи закладу (статут, установча угода, структура та штатна чисельність працівників – штатний розпис, посадові інструкції, правила внутрішнього розпорядку);
- розпорядчі документи підприємства (накази по основній діяльності, розпорядження, вказівки, рішення);
- документи по особовому складу підприємства (накази, трудові контракти, особові справи, особові карточки ф. Т-2, особові рахунки по зарплаті, трудові книжки);
- фінансово-бухгалтерські документи (головна книга, річні звіти, бухгалтерські баланси, рахунки прибутків і витрат, акти ревізій, інвентаризацій, плани, звіти, кошториси, касові книги);
- інформаційно-довідкові документи (акти, листи, факси, телефонограми, доповідні записки, протоколи).
Від державних органів та організацій можуть надходити на підприємство документи, які регулюють різноманітні питання його діяльності. Ці документи становлять окрему групу – нормативні документи вищестоячих органів державного управління.
Всі перераховані документи належать до управлінських чи організаційно-розпорядчих (ОРД).
Окрім того, управлінська документація з погляду застосування, класифікується таким чином:
- офіційний документ – створений організацією або посадовою особою і оформлений у відповідному порядку;
- власний документ – офіційний документ, що засвідчує особу або її права, обов’язки, службове чи офіційне становище;
- документ власного походження – створений службовою особою поза сферою її діяльності;
- справжній документ – документ з інформацією про час і відомостями про місце створення, які є в документі або виявлені якимось іншим способом і відповідають дійсності;
- оригінал – перший або єдиний примірник документа;
- дублікат – повторний примірник, що має склад інформації оригіналу;
- копія – відтворений з оригіналу документ, зовнішні ознаки якого або частина їх повністю відображають його;
- витяг – копія, оформлена з документа, яка відтворює тільки його частину і завірена юридичною особою у встановленому порядку.
Комплекс взаємозв’язаних документів, які регламентують структуру. Завдання і функції підприємства, організацію його роботи, права, обов’язки і відповідальність керівництва та спеціалістів закладу, називається організаційними документами.
Найбільшу групу становлять розпорядчі документи. Розпорядчі документи видаються і мають широкий спектр гласності. До цієї групи входить ряд документів загальнодержавного характеру і суто службові в кожному закладі незалежно від форми власності.
Найпоширенішим серед документів ОРД вважається наказ.
Наказ – правовий документ, який видається керівником організації на правах єдино начальства і в межах його компетенції.
З метою полегшення роботи з документом накази поділяють на підгрупи за ознаками:
- “за призначенням” – накази – основної діяльності і з особових справ;
- “за технікою видання” – “ініціативні” та “примусові”;
- “за застосуванням” – нормативні та індивідуальні.
Перед тим, як оформляти наказ слід скласти його проект. Підготовка проекту включає такі стадії роботи:
- вивчення суті правил і збір необхідної інформації;
- - підготовка проекту;
- погодження його;
- підписання.
Накази з основної діяльності оформляються на бланку підприємства або на чистому аркуші паперу формату А-4.
Кожен вид наказу повинен мати такі реквізити:
- автор документа, якщо документ оформляється не на бланку;
- назва виду документа;
- дата (проставляють у день підписання);
- індекс (порядковий номер) – відлік ведеться від початку календарного року за хронологією зростання;
- місце складання чи видання;
- заголовок до тексту;
- позначка про контроль (в разі потреби);
- текст;
- гриф погодження (в разі потреби);
- візи;
- підпис;
- відтиск печатки;
- позначка про виконавця.
Найбільш важливим реквізитом у наказах є текст, який має особливу композиційну побудову:
- констатуюча частина викладає мету і завдання, дає посилання на документ, який став підставою для оформлення наказу;
- розпорядча частина тексту викладається в наказовій формі і розпочинається дієсловом від першої особи однини наказую”.
Наказ повинен бути надрукований не менше як у трьох примірниках.
З поточних оперативних питань повсякденного виробничо-господарського та адміністративного життя керівники підприємства можуть видавати розпорядження та вказівки. Ці різновиди розпорядчих документів складаються за тією ж схемою, що й накази.
Інформаційно-довідкові документи.
Найпоширенішим документом цієї підгрупи є протокол. Протокол – документ – який фіксує хід обговорення питань і прийняття рішень на різних масових заходах. Протоколи бувають: прості, складні, стенографічні. Протокол підписується головою та секретарем. До нього підшивають додатки. Протокол складається в 2-х примірниках. Зберігаються не лише 10 років, а також можуть передаватися на збереження в архів.
З питань, що мають особливо важливе значення, пишуть резолюцію.
Страницы: 1, 2, 3, 4
