Реферат на тему:
“Управленческий контроль в деталях”
Рано или поздно любой руководитель начинает понимать, что фраза «Доверяй, но проверяй» — это не просто набор слов. Чем раньше это произойдет, тем лучше. Важно не только создать бизнес, но и сохранить и приумножить активы предприятия, а это возможно лишь в случае ведения грамотной управленческой политики.
Планам бизнесмена создать стабильно работающее и процветающее предприятие могут помешать банальный беспорядок в учете и вседозволенность персонала, придерживающегося принципа «Все вокруг колхозное, все вокруг мое».
В этой ситуации совершенно неуместно проявлять «терпимость», не позволяющую получить представление о реальном положении дел в организации. Опасения по поводу того, что введение строгой системы управленческого контроля могут счесть за излишнюю подозрительность, не должны оправдывать царящую бесхозяйственность и бездействие. Активные, волевые действия по наведению порядка достаточно быстро принесут свои плоды и создадут благоприятные условия для дальнейшего развития бизнеса. Авторитет руководителя, способного на действенные меры в целях укрепления позиций предприятия, только повысится. Финансовая сторона этого вопроса не должна останавливать руководителя, т.к. расходы на содержание контролирующего персонала многократно окупятся благодаря реальному сокращению несанкционированных затрат. Если предприниматель заинтересован в сохранении и продуктивном использовании ресурсов и потенциала организации, в эффективном функционировании и устойчивости собственного предприятия, то сомнений в целесообразности внедрения системы контроля быть не может. Наличие внутреннего контроля является залогом порядка на всех уровнях и во всех подразделениях фирмы.
Именно контроль можно считать одним из важнейших факторов успешной деятельности, гарантией качества работы организации. Эффективность функционирования бизнеса в современных условиях очень сильно зависит от существования на предприятии налаженной системы управленческого контроля.
Под словосочетанием «управленческий контроль» следует понимать составную часть системы управления предприятием и комплекс мер, которые принимают наделенные особыми правами сотрудники организации (либо специальное подразделение — служба внутреннего аудита, контрольно-аналитический отдел или другая служба внутреннего контроля, являющаяся отдельным административным подразделением и подчиняющаяся исключительно руководителю предприятия).
При создании подразделения, осуществляющего функции контроля, необходимо определиться с кругом его задач. Практика показывает, что основными задачами подразделений такого рода являются:
совершенствование сложившейся системы учета и отчетности в целях более рационального использования имеющихся ресурсов;
осуществление документального контроля с целью проверки соответствия процессов учета действующему законодательству и бухгалтерским правилам;
проверка правильности определения себестоимости продукции (оказанных услуг);
предотвращение злоупотреблений (персонала, ответственных лиц) и санкций (со стороны налоговых и других внешних контрольных органов);
анализ бухгалтерской и налоговой отчетности, контроль за правильностью ее составления и своевременностью предоставления руководству компании для принятия эффективных и актуальных управленческих решений.
Можно выделить три основные функции управленческого контроля: 1) информационная, обеспечивающая нормальное функционирование предприятия благодаря достоверности и точности бухгалтерских данных; 2) профилактическая, способствующая устранению и предотвращению хищений, злоупотреблений и т.п.; 3) мобилизующая, т.е. воспитательная, стимулирующая персонал рационально использовать имущество компании и более ответственно относиться к своим обязанностям.
Состав службы внутреннего контроля руководитель определяет самостоятельно в зависимости от поставленных целей. Целесообразно включить в него аудиторов, ревизоров, работников бухгалтерии и юристов. Нужно помнить, что от опыта работы указанных сотрудников зависит качество проверок, а следовательно, и их эффективность. Молодого сотрудника, осуществляющего простой подсчет имущества, должен опекать опытный ревизор. Для того чтобы грамотно провести ревизию, выявить и устранить недостатки, недостаточно иметь опыт работы главным бухгалтером. Бухгалтерия — это совсем другая сфера, другие навыки. Если нет возможности принять в штат необходимое количество контролирующих работников, то к выполнению функций контроля можно привлекать сотрудников специальных фирм (по мере необходимости и на договорной основе), хотя на качестве проверок такой подход, конечно же, отразится, и не в лучшую сторону. Чем больше и разнообразнее опыт работы ревизора на конкретном предприятии, тем больше отдача и экономический эффект от его деятельности.
На начальном этапе работы подразделения контролерам необходимо определить фактическое состояние дел, дать экспертную оценку сложившейся ситуации, выявить отклонения от установленных норм, основанных на принципах рациональности и действующих правилах ведения учета. Следующим этапом является разработка инструкций и методологий, упорядочивающих процесс ведения учета и регулирующих строгий контроль на предприятии. Финальной же стадией внедрения управленческого контроля является ежедневный и комплексный надзор за соблюдением установленных правил и инструкций, а также выявление и устранение проблем, возникающих в уже налаженной системе контроля.
Приведем перечень основных вопросов, требующих постоянного контроля.
1. Законность операций с наличными денежными средствами. При проверке кассовой дисциплины очень важно подтвердить достоверность данных о наличии и обоснованности расхода денежных средств. В ходе данной ревизии следует быть предельно осторожным и соблюдать все инструкции, чтобы из проверяющего не превратиться в подозреваемого в хищении. Допустим (и такие случаи имели место на практике), ревизор просто забирает с собой часть купюр и проверяет их вне кассы, вместо того чтобы пересчитать наличные деньги в присутствии кассира. При этом он дает распоряжение кассиру пересчитать оставшиеся в кассе денежные средства, чтобы по возвращении приплюсовать изъятую сумму и сверить остаток с данными учета. Таким образом, ревизор надеется, что не будет подлога, т.к. сумма, взятая им из кассы, неизвестна, и остаток в кассе будет озвучен правильно только при отсутствии недостачи. Желание соригинальничать и сэкономить свое время может сыграть злую шутку. Если по возвращении обнаружится недостача на крупную сумму, то доказать, что растрата произошла по вине кассира, будет невозможно: контролирующее лицо совершило безосновательный и не оформленный документально вынос денежных средств из кассы, т.е. нарушило все правила и инструкции, и несет ответственность за выявленную недостачу.
2. Законность операций по расчетному счету.
Данный вопрос был особенно актуален в 1990-е гг., когда российская банковская система только формировалась.
Работа операциониста банка достаточно монотонна. В течение дня через его руки проходят сотни документов, каждый из которых состоит из нескольких экземпляров одинаковых платежных поручений. Раньше злоумышленники пользовались тем, что сверить идентичность всех экземпляров документа сложно и по большому счету это не контролировалось. Первый экземпляр документа, остававшийся в коммерческом банке, был выписан на одного получателя, тогда как экземпляры, отправленные в РКЦ, содержали реквизиты совершенно другого контрагента. К тому времени, пока обнаруживалось несоответствие экземпляров платежного поручения, деньги уже были обналичены, а фирма закрыта.
В настоящий момент благодаря появлению электронного документооборота подобная ситуация уже невозможна, однако преступники придумывают новые, «усовершенствованные» способы незаконного обогащения.
Известен случай, когда мошеннические действия в отношении бизнесмена были совершены его же супругой. Поставить печать в платежном поручении на списание денежных средств с расчетного счета мужа оказалось задачей несложной, так же как и подделка подписи, причем подпись была подделана так качественно, что мужчина признал ее собственноручно поставленной.
Только экспертиза доказала факт подделки документа. К сожалению, жажда наживы оказывается гораздо сильнее человеческих отношений, и людям сложно бороться с таким искушением.
3. Проверка операций с основными средствами.
Вероятность хищений в данном сегменте так же велика, как и при операциях с наличными денежными средствами. Недобросовестные сотрудники проявляют чудеса смекалки в деле незаконного присвоения имущества предприятия. Так, системным администратором одной строительной компании было выявлено низкое качество работы компьютеров, не соответствующее параметрам оборудования, проходящего по учету. После вскрытия системных блоков обнаружилось, что предшественник системного администратора заменил дорогостоящие детали на более дешевые, а значит, менее производительные.
4. Проверка операций с нематериальными активами. Особенностью этого вида имущества предприятия является отсутствие вещественно-натуральной формы. Нематериальность актива делает его еще более уязвимым. Патентование изобретений и регистрация товарных знаков может стать преградой для любителей легкого обогащения, предпочитающих использовать результаты чужого интеллектуального труда. В данном вопросе наши соотечественники еще не столь принципиальны, как их иностранные коллеги. Автор данной статьи знаком с профессором физики, которому подарили заграничную подделку его собственного изобретения. Его меньше всего волновал вопрос нанесенного ему материального ущерба, он был горд, что его детище настолько интересно людям, что его копируют даже за пределами отчизны.
5. Проверка операции по сохранению и учету производственных запасов. Данный вопрос является самым сложным с точки зрения контроля во многом в силу того, что сырье и материалы обладают определенными физическими характеристиками и подвержены «усушке и утряске» вне зависимости от существования преступных замыслов недобросовестных сотрудников. Здесь на помощь приходят нормы потерь, которые установлены законодательно либо устанавливаются на предприятии экспериментальным путем. Так, руководством одного из отечественных мясокомбинатов было принято решение о проведении контрольного взвешивания и замораживания до –8 °С говядины первой категории. На следующий день опытный образец был разморожен.
В результате вес продукции уменьшился на 0,6%.
Данный показатель можно считать первоначально установленной нормой, которую, конечно же, следует корректировать в ходе дальнейшей деятельности предприятия, но основа нормирования потерь при заморозке говядины этого сорта на предприятии уже имеется.
Отметим, что все опыты следует проводить только в присутствии независимого участника, т.е. контролера. В противном случае норма может быть сильно завышена (с разными, зачастую вполне безобидными целями). Установленные опытным путем нормы потерь необходимо подтвердить — в любом эксперименте всегда присутствует доля случайности, и только время расставит все на свои места. За основу можно брать лишь те данные, которые были получены в ходе целого ряда измерений и зафиксированы документально.
Определение норм опытным путем имеет еще одно неоспоримое преимущество: в процессе экспериментов мы получаем информацию об источнике возникновения затрат. Нередко факторами, влияющими на потери, являются изношенность оборудования или использование некачественных материалов. Порою достаточно сменить поврежденную деталь на новую, чтобы снизить расходы на производство и уменьшить потери.
Страницы: 1, 2
