Документи, що поступають до установи, повинні були прийматися лише в самій установі. На "вхідному" документі головою присутності або старшим членом наголошувалася дата вступу документа, після чого він заносився в реєстр вхідних паперів і в доповідний реєстр. Зареєстровані документи розподілялися по відповідних виконавцях і заносилися в цілях встановлення черговості слухання справ в настільний реєстр. Окремі настільні реєстри велися для реєстрації указів вищої влади, що виконувалися в першу чергу, і окремо для всіх останніх справ. Секретарем присутності вівся розпис вирішених і невирішених справ з вказівкою, де знаходяться ці справи.
"Установами" вводилося правило складання у кожній справі, що поступила в присутність, доповідної записки ("випіси"), що була коротким викладом даної справи по суті, а також заслання на відповідні статті законів. У викладі вказувався ініціативний документ (указ, прохання, доношеніє і ін.), яким збуджувалася справа, і описувалося, із засланням на документи, все подальше виробництво у справі. У довідках приводилися текстуально або в скороченій передачі свідоцтва, акти і інші докази. У засланнях вказувалися статті законів і в необхідних випадках приводилися виписки з них. Доповідні записки скріплялися по листах секретарем, несучим відповідальність за точність записки і за відповідність її форми закону.
Складання доповідної записки вимагало великого уміння: вона була документом, на підставі якого (зважаючи на велику кількість документів в справах) зазвичай і вирішувалася справа. Складання доповідних записок використовувалося чиновниками-крючкотворами для різних вимогательств.
Діяльність присутності документувалася в журналі, що представляв детальний протокол засідань присутності, що складався по певній формі. На підставі протоколу прийняте рішення формулювалося у вигляді "вироку" або "визначального рішення", що включалися до складу справи. Прийняті рішення, крім того, наголошувалися в доповідному реєстрі. Вирок оголошувався сторонам, що беруть участь в справі, а якщо справа вироблялася по указу вищестоящої установи, то виготовлявся витікаючий документ (указ, рапорт, доношеніє і пр).
"Витікаючі" документи записувалися дослівно в реєстрах, яких було два: один реєстр служив для реєстрації рапортів, донесень, вистав, а інший для реєстрації повідомлень рівним установам, а також указів і розпоряджень підлеглим установам і особам.
Журнали, протоколи і "витікаючі" документи скріплялися секретарем і підписувалися всім складом членів присутності. Кожна присутність мала свій друк, якому, окрім підписів, упевнялися документи.
Для полегшення відшукання справ, до реєстрів створювався довідковий апарат алфавіти установ і осіб, яких стосувалися справи. Про свою роботу установи складали щомісячні звіти, а про кількість і склад прослуханих справ термінові відомості.
Поряд із загальними нормами, в діловодстві окремих центральних і місцевих установ залежно від характеру їх діяльності, природно, були і особливості.
Так, в губернських правліннях зосереджувалося документування різних сторін економічного життя губернії: стану промисловості, міського, дорожнього будівництва, стани податного населення і так далі В городових магістратах велися книги для реєстрації явочних актів при здійсненні різних операцій і при протесті векселів. У судах повітів велися книги запису купчих і кріпосних грамот, контрактів і умов, полюбовних казок.
Документування діяльності губернських дворянських депутатських зборів, окрім журналів, протоколів, подів, виражалося у веденні родовідних книг. У дворянських списках були відомості, що характеризують маєтки, узяті в опіку.
У міських думах, створених на підставі "Грамоти на права і вигоди міст Російської імперії" (1785 р.), велися книги, де записувалися зведення про економічний стан міст, про положення міського населення, велася різного роду листування.
У всіх установах створювалася документація по грошовій і матеріальній звітності.
Для оформлення операцій в XVIII ст, як правило, встановлюється письмовий порядок їх здійснення.
Поступово складаються три форми укладення договорів: кріпосна, явочна і домашня.
При кріпосному порядку договори, головним чином, на нерухоме майно, складаються у "кріпаків справ" в губернських, провінційних і воєводських канцеляріях, а з виданням закону 1775 р. в палатах цивільного суду і судах повітів. Кріпосні акти писалися на гербовому папері і здійснювалися при свідках. Після твердження акти вносилися в кріпаки книги.
При явочному порядку, складені учасниками договори, реєструвалися ("були") і упевнялися маклерами (пізніше нотаріусами). Домашні акти писалися і підписувалися лише учасниками договору, а також свідками.
Договірні акти складалися на купівлю продаж майна, на наймання особистих послуг, підряди і постачання і так далі Кріпаком, явочним і домашнім порядком оформлялося і спадкове право (духівниці).
У Установах для управління губерніями" визначається і порядок ведення архівів в місцевих установах.
Архів установи ділився на поточний і остаточний. У поточному архіві зберігалися статути, регламенти, інструкції і інші довідкові матеріали для постійного користування. У остаточний архів задавалися по опису закінчені виробництвом справи, а також документи, не потрібні для поточного виробництва.
Документи місцевих установ групувалися в основному по наочно-питальній ("поділа"), а також номінальній, географічній, кореспондентській і хронологічній ознакам.
XVIII століття в розвитку діловодства характеризується безперервним наростанням бюрократичного початку, із значенням чиновництва, що набиралося з дворян, що все посилюється. Колезьке діловодство в установах представляло детально регламентований обряд, складності якого сприяла громіздкість державного апарату і його неповороткість. В той же час це був один з прийомів, яким панівний клас користувався, щоб тримати експлуатовану більшість в своєму підпорядкуванні. Законодавче регулювання всіх областей діловодства в державних установах також є характерною межею цього періоду.
3.2 Спеціальні системи документування
Документування бухгалтерського і статі-стічеськогоучета. У XVIII ст продовжувався розвиток простого бухгалтерського обліку. Унаслідок зростання товарно-грошових стосунків і ускладнення завдань обліку, що продовжувалося, збільшилося число книг простого обліку, що охоплюють певні види господарських операцій.
Про увагу до питань обліку вже на початку XVIII ст свідчить установа контор при колегіях, які "тільки рахункові справи управляють". У конторах велися наступні книги: книга для запису всіх "вхідних" документів; меморіальна книга для запису всіх "витікаючих" документів, книга чернеток, або "концептів" ("вигадувань чорних"); ця книга виходила шляхом з'єднання в одній палітурці чернеток і застосувань, що відносяться до них (прохань, доказових листів і інших виправдувальних документів); книга для обліку справ і книг контори; розписочна книга на видачу документів, і книг з контори; книга "резолюцій" статутів, регламентів, інструкцій. Крім того, в конторах могли заводитися і інші книги залежно від спеціальних потреб. Перерахований склад книг, звичайно, не означає, що в конторах не було власне рахункових книг, прибутково-видаткових і інших, як це буде з'ясовано нижче. Тут же поважно підкреслити створення спеціального апарату (контор) для документування обліку.
Проста система обліку могла задовольняти потреби обліку господарської діяльності лише до певного моменту. Безперервне розширення і ускладнення господарської діяльності державних установ і приватних підприємств зажадало вживання системи подвійного обліку. Виникнення цієї системи відноситься ще до XI ст і зв'язано з діяльністю італійських банків. У подальшому ця система поступово удосконалювалася. У епоху Відродження вона отримала опис в працях італійців Бенедікто Котрульі (1458 р.) і Луки Пачиолло (1494 р.).
Особливістю подвійного обліку є те, що він дає можливість мати уявлення не лише про окремі види (як при простому обліку) господарської діяльності, але і про загальні її результати.
Це досягається складанням балансу особливої таблиці, що показує стан господарської діяльності на певну дату.
Баланс складається на підставі записів в головній книзі, якої немає при простому обліку. Для контролю правильності запису в головній книзі ведеться журнал, в якому всі операції реєструються в хронологічній послідовності.
У головній книзі всі операції господарства реєструються в систематичному порядку на так званих рахівницях, які відкриваються . для обліку окремих видів операцій (напр., рахунок каси, рахівниць товарів, рахівниць майна, рахівниць дебіторів, рахівниць капіталів і т. д.). Кожен рахунок в головній книзі складається з двох частин "дебету" (ліва сторона) і "кредиту" (права сторона).
Особливість головної книги полягає в тому, що кожна операція в ній записується двічі (подвійний запис): по дебету одного рахунку і кредиту іншого, пов'язаного з першим ("що кореспондує") рахунки. При покупці, наприклад, товарів за готівку, в одній і тій же сумі "дебітуєтся" рахівниць товарів і "кредитується" рахунок каси, оскільки рахунок товарів в цьому випадку збільшується, а рахунок каси зменшується на одну і ту ж суму.
Для складання балансу по кожному рахунку головної книги виводиться залишок ("сальдо") на день складання балансу (напр., залишок грошових коштів, товарів, заборгованості, майна, капіталу і т. д.).
Для здобуття балансу виведені по всіх рахунках головної "книги залишки підрозділяються на дві групи: актив і пасив. У актив включаються залишки по тих рахунках головної книги, які показують засоби господарства, тобто в які операції ці засоби вкладені (напр., грошові кошти, майно, товари, заборгованість господарству, витрати і т. д.). У пасиві групуються залишки по тих рахунках головної книги, які показують джерела засобів, розміщених в активах, тобто звідки останні отримані (напр., капітали, позики, кредити, прибуток і т. д.). Зрозуміло, що в активі може бути показане стільки засобів, скільки їх в пасиві, і, отже, актив завжди дорівнює пасиву. Звідси і сталася назва "баланс", тобто "рівновага" (в даному випадку активу і пасиву).
На початок XVIII ст система подвійного обліку вже отримала теоретичну розробку і поширення в західно-європейських країнах.
У Росії перші вказівки про вживання подвійного обліку є в законодавстві першої чверті XVIII ст, коли в російській мові з'являються терміни "баланс", "дебет" і "кредит", "бухгалтер" .
Термін "баланс" вперше спожитий в регламенті адміралтейства і флотів (5 апр. 1722 р.), правда, не зовсім в тому значенні, в якому він охарактеризований вище.
У "Статуті про банкротів" (15 грудня 1740 р.) баланс характеризується вже правильніше. "Всякий справжній купець, вказано в Статуті, після закінчення року книги свої закінчує і лагодить баланс; і тако він вельми може відати, в якому він стані знаходиться, а при збитках, що трапилися йому, дивлячись в закінчені раніше книги і баланс, що чинить, йому тієї ж години видно бути має, чи може він ще борги свої заплатити чи ні". У Статуті містяться також вказівки про обов'язковість виправдувальних документів.
Особливо детально питання обліку знайшли віддзеркалення в іменному указі Сенату від 8 червня 1799 р. "Про іменування склалася для промислів і торгівлі по Північно-східному морю Російсько-американською компанією" .Согласно указу компанія повинна була вести наступні книги:
1. "Капітальну" для запису "ськладственного капіталу", роздільного на акції, з вказівкою їх ціни, а також для запису прибутку або збитку, падаючих на акції;
2. "Книгу капітальних листів і свідоцтв" для запису при числяємой до "ськладственному капіталу" прибули;
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7
