Бланк телеграммы делится на две части горизонтальной чертой. Над чертой (в оплачиваемой части) может быть указано: сокращенное наименование должности в реквизите "Подпись"; фамилии без инициалов. Под чертой (в неоплачиваемой части указывают: полное наименование организации, отправляющей телеграмму; ее почтовый адрес; полное наименование должности лица, подписавшего документ; расшифровку его подписи. Над горизонтальной чертой телеграмму печатают прописными буквами.
Под горизонтальной чертой телеграммы оформляют по обычным правилам машинописного оформления документов: прописные и строчные буквы, знаки препинания, межстрочные интервалы, полное наименование должности лица, подписавшего телеграмму, личная подпись и ее расшифровка, дата подписания, печать организации.
Пример составления и оформления телеграммы.
ТЕЛЕГРАММА СРОЧНАЯ
МОСКВА РОСТОКИНСКАЯ 7 УПО ПЕТРОВУ
ДОКУМЕНТЫ ОФОРМЛЕНЫ ПРОСИМ ВЫЕХАТЬ ПРЕДСТАВИТЕЛЯ тчк
23/06-14
МАТВЕЕВА
Невский пр-т, 16,
Санкт - Петербург, 190098
РУСЬТУРЭКС
Начальник отдела <Личная подпись> Л.Б. Матвеева
02.03.2003
Для передачи оперативной информации используют телефонограммы - официальные сообщения, переданные по телефону.
Обязательными реквизитами телефонограммы являются: наименование учреждений адресанта и адреса; реквизит "от кого" и "кому" с указанием должности, фамилии, имени и отчества должностных лиц; номер, дата и время передачи и приема телефонограммы; должности и фамилии передавшего и принявшего телефонограмму; номера телефонов; текс и подпись.
Телефонограмма составляется и оформляется на специальном бланке или на чистом листе бумаги в одном экземпляре. Ее текст должен быть кратким (не более 50 слов), лаконичным, четким, без труднопроизносимых слов. В телефонограмме необходимо акцентировать внимание на факты, даты, время, место проведения мероприятия, на вопросы, подлежащие обсуждению. Она должна быть подписана руководителем предприятия или ответственным исполнителем.
Если телефонограмма передается нескольким организациям, к ней прилагается список адресатов и номера их телефонов.
При передаче телефонограммы вначале следует указать название своей фирмы и телефон, вид документа; после передачи текста нужно записать должность, имя, отчество и фамилию лица, принявшего ее, номер телефона, дату, время передачи; указываются все знаки препинания. При приеме телефонограммы необходимо записать название фирмы, автора телефонограммы, дату, время приема; во избежание неточностей или ошибок принимающий должен повторить записанный текст телефонограммы передающему лицу.
Пример составления и оформления телефонограммы.
Оргкомитет "Возрождение"Директору ОАО "ЛОГОС"
ТЕЛЕФОНОГРАММА И.В. Смирнову
05.09.2001 №02-65/164
14 час. 15 мин. 144 28 17
Совещание "Круглый стол "Возрождение" переносится в гостиницу "Славянская" (конференц-зал). Время проведения - 12.09.2001 в 17.00. Регистрация участников - в 16.00.
Председатель оргкомитета<Личная подпись> А.Л. Глебов
Передал: Принял:
Референт И.С. Круглов Секретарь <Личная подпись> А.Р. Усова
329 15 19 144 28 17
05.09.2001
14 час. 15 мин.
Это обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых по абонентской телексной сети. Телекс - это телеграмма, переданная по телетайпу (телепринту) - аппарату, применяемому для непосредственной телеграфной связи. Телексная связь является абонентской, поэтому в ней отсутствуют категории и виды (как в телеграммах). Для передачи телекса необходимо знать код получателя, код страны и города, где находится телетайпный аппарат.
Реквизиты телекса: наименование и адрес организации - отправителя; дата отправления; номер телекса; адресат; текс; подпись. Требования к оформлению телексов аналогичны требованиям к оформлению телеграмм. Текст телекса близок к телеграфному, так как оплата за передачу телекса исчисляется в зависимости от времени, затраченного на передачу информации. Язык телекса мало чем отличается от языка писем. В тексте телекса может присутствовать вступительное приветствие и заключительная форма вежливости, сохраняются знаки препинания.
Отличается телекс от телеграммы содержанием заголовка, в котором указывается информация об адресате и отправителе, время передачи сообщения.
Телексы печатаются латинским шрифтом. Для записи русских букв латинскими используется специальная перекодировочная таблица. Последнее сообщение телекса заканчивается знаком "++". Знак "+?" в конце телекса означает ожидание ответа.
Перекодировочная таблица для записи телекса.
А-aЖ-zh (j) М-mТ-tШ-sh
Б-bЗ-zН-nУ-uЩ-sch
В-vИ-iО-jФ-fЬ-y
Г-gЙ-iП-pХ-hЭ-e
Д-dК-kР-rЦ-cЮ-ju
Е-eЛ-lС-sЧ-chЯ-ja
Этот документ фиксирует ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Он ведется, как правило, во время заседания. Вести протокол должен секретарь или специально назначенное лицо.
По полноте освещения хода обсуждения вопросов на заседаниях протоколы делятся на:
· полные - содержат кроме обсуждаемых вопросов и решений, краткую запись выступлений докладчиков и участников обсуждения вопросов;
· краткие - содержат указание фамилии докладчика, темы доклада, фамилии выступавших, принятые решения;
· стенографические - содержат полную запись всего хода заседания.
Протокол оформляется на общем бланке организации или на чистом листе бумаги формата А-4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка. Содержит следующие реквизиты: наименование организации - автора, наименование вида документа (протокол), дата (заседания), регистрационный номер, место (заседания), гриф утверждения (в том случае, если протокол подлежит утверждению), заголовок к тексту, текст, подписи.
Датой протокола является дата заседания, а не окончательное оформление или подписания документа.
Регистрационный номер - это порядковый номер заседания коллегиального органа в течение календарного года.
Заголовок протокола содержит вопрос "чего?", указание вида коллегиальной деятельности (заседания, собрания, совещания), название коллегиального органа в родительном падеже.
Текст протокола состоит из вводной и основной частей. В вводной части указываются фамилии и инициалы председательствующего, секретаря, присутствующих, приглашенных и повестка дня. В основной части фиксируется ход заседания.
Основная часть текста строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня, и пишутся прописными буквами, от границы левого поля, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие.
В случае необходимости указываются результаты голосования по каждому пункту решения. При выборе должностных лиц результаты голосования фиксируются по каждой кандидатуре отдельно.
В протоколах общих собраний акционеров или учредителей указывается также количество и процент голосующих акций.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления.
Протокол подписывается председателем и секретарем заседания.
Протоколы заседаний совещательных органов подлежат утверждению первым руководителем предприятия или организации. Утверждение оформляется грифом, который располагается в верхнем правом углу документа от 5-го положения табулятора и состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ", сокращенного наименования должности руководителя.
Фирма "Заря"
ПРОТОКОЛ
29.10. 2001 №21
Москва
совещания руководителя фирмы
Председатель - Иванов И.И.
Секретарь - Петров П.П.
Присутствовали: Бугров С.К., Егоров В.А., Сидоров С.С., Смирнова Н.Н.
Повестка дня:
1. Об образовании функционального подразделения отдела информатизации. Информация юрисконсульта Егорова В.А.
2. о заключении договоров о хозяйственной деятельности фирмы. Информация зам. директора по хозяйственным вопросам Сидорова С.С.
1. СЛУШАЛИ:
Егорова В.А. - о необходимости образования функционального подразделения - отдела информатизации - с целью качественного и своевременного обеспечения деятельности фирмы информацией.
ВЫСТУПИЛИ:
Бугров С.К. - о формах и методах работы отдела.
ПОСТАНОВИЛИ:
1.1. Признать целесообразным создание самостоятельной службы информатизации.
1.2. Внести изменения в структуру и штатную численность фирмы.
2. СЛУШАЛИ:
Сидорова С.С. - текст доклада прилагается.
Смирнова Н.Н. - о необходимости заключения договоров.
2.1. Одобрить перспективный план развития отдела
Председатель <Личная подпись> Иванов И.И.
Секретарь <Личная подпись> Петров П.П.
Пример составления и оформления протокола.
Это документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленного факта, события, действия. Чаще всего акты составляются комиссиями, как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом (обычно приказом или распоряжением). В некоторых случаях акт может быть составлен одним должностным лицом (акты проверок, ревизий, обследований).
В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документ. Первоначально ведутся черновые записи, фиксирующие количественные данные, а затем уже составляется текст документа.
Акт имеет унифицированную форму. Оформляется на общем бланке организации или на чистом листе бумаги формата А - 4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка.
Реквизиты акта: наименование организации, вида документа; дата; регистрационный номер; место составления; гриф утверждения; заголовок к тексту; текст; отметка о наличии приложения; подпись.
Дата и место составления должны соответствовать дате и месту актируемого события. Но если работа комиссии продолжалась несколько дней, то при составлении акта указывают дату окончания работы.
Текс акта состоит из двух логически связанных составных частей: вводной (введение) и констатирующей. Текст введения во всех актах формализован: основание для составления акта; лица, составляющие акт; лица, присутствующие при этом.
Во вводной части акта также могут быть указаны лица, присутствующие при проверке, участвующие в работе, но не являющиеся членами комиссии. Это, как правило, проверяемые, руководители заинтересованных подразделений.
В констатирующей части излагаются цели и задачи, сущность, методы и характер работы, проделанной составителями акта, ее результаты, установленные факты. Иногда констатирующая часть содержит выводы и рекомендации, но часто акты заканчиваются просто констатацией фактов.
Почти все разновидности актов подлежат утверждению:
· Руководителем организации или его заместителями, по приказу или распоряжению которых комиссия получила свои полномочия.
· Органами коллегиального управления (общим собранием, советом директоров, правлением).
· Вышестоящей организацией.
Утверждение оформляется грифом, который располагается в верхнем правом углу документа.
Количество экземпляров акта определяется практической необходимостью.
Завершают текст акта подписи. Акт подписывают председатель и все составители. При подписании должности перед фамилиями не указываются.
Личные подписи председателя и всех членов комиссии проставляются на каждом экземпляре акта.
Член комиссии, имеющий особое мнение по содержанию акта, подписывает акт и прилагает к нему свои замечания на отдельном листе.
Пример составления и оформления акта.
Администрация Смоленской области
Управление капитального строительства
АКТ
10.09.2003 №19
г. Смоленск
о проверке сохранности документов в Управлении
Основание: приказ Начальника Управления от 20.08.2003 №38 "О проведении
проверки сохранности документов в Управлении".
Составлен комиссией в составе:
Председатель: зам. начальника Управления Мирошниченко И.П.
Члены комиссии:
1. Зам. главного бухгалтера Копылова Н.А
2. Зам. начальника хозяйственного отдела Луговая И.А.
3. Начальник сектора отдела кадров Незлобина Е.В.
В период с 28 августа по 8 сентября 2003 г. Комиссия проверила организацию и условия хранения документов в центральном аппарате Управления.
Документы хранятся в структурных подразделениях, сформированы в дела в соответствии с номенклатурой. Номенклатура дел согласовывается с архивным отделом администрации области в установленные сроки. Фактов гибели, утраты, порчи или незаконного уничтожения документов не установлено.
Комиссия рекомендует предоставить специальное помещение для архива, оборудовав его стеллажами.
Составлен в двух экземплярах.
1 экз. - направлен в объединенный архив Управления;
2 экз. - в дело №01-11.
Председатель комиссии <Личная подпись> И.П. Мирошниченко
Члены комиссии: <Личная подпись>Н.А. Копылова
<Личная подпись> И.А. Луговая
<Личная подпись> Е.В. Незлобина
М.М. Иванова
111 22 33
Справка - это документ информационного характера, содержащий описание производственной деятельности организации и подтверждение каких - либо фактов, событий. Реквизиты справки: наименование организации, вида документа; дата; регистрационный номер; место составления; адресат; заголовок; текст; подпись; оттиск печати.
Пример составления и оформления справки.
Администрация Ивановской области
Комитет по делам архивов Зав. отделом соц. защиты населения
Государственный архив Петровского района Ивановской области
СПРАВКА А.Н. Кринцову
03.11.2001 №11
г. Иваново
О наличии документов по трудовому стажу
За 1941-1950 гг.
В документах Государственного архива Ивановской области имеются документы, подтверждающие трудовой стаж граждан, работавших в 1941-1950 гг. на предприятиях и организациях Петровского района:
Завод расточных станков - за 1941-1944 гг.,
Колхоз "Светлый путь" - за 19480-1950 гг.
Директор архива <Личная подпись > Р.П. Суконцев
И.И. Чернова
5 18 48
Деловая переписка по электронной почте давно стала неотъемлемой частью бизнеса, поэтому и на нее распространяется некоторые правила делового этикета.
Электронное письмо, также как и традиционное, начинается с обязательного приветствия и обращения по имени отчеству. Хорошим тоном считается указывать тему сообщения. Заботьтесь о безопасности ваших партнеров по переписке, не пользуйтесь электронной почтой, если подозреваете, что ваш компьютер может быть "заражен" компьютерным вирусом. Регулярно следите за чистотой вашего почтового ящика: даже самый большой объем может когда-нибудь оказаться заполненным.
В конце письма, как и традиционной переписке, лучше употреблять универсальные заключительные формулы: "С уважением" или "С наилучшими пожеланиями". Письмо должно быть подписано (для этого можно использовать настройки почтовых программ), при желании можно сделать персональный бланк, указав служебный номер телефона и факса, а также название организации. Перед отправкой письма рекомендуется проверить орфографию.
На основе изложенного материала в данной контрольной работе можно сделать следующие выводы, что:
· письмо (синонимы: служебное письмо, деловое письмо; во множественном числе деловая корреспонденция) - общепринятое название большого числа разновидностей справочно-информационных документов, используемых для решения, главным образом, текущих задач в управлении;
· докладная записка-документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя;
· объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта) или объясняющий причины какого - либо события, факта, поступка;
· телеграмма-это документ, передаваемый по каналам телеграфной связи;
· для передачи оперативной информации используют телефонограммы - официальные сообщения, переданные по телефону;
· телекс - это телеграмма, переданная по телетайпу (телепринту) - аппарату, применяемому для непосредственной телеграфной связи;
· протокол - этот документ фиксирует ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов;
· акт - это документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленного факта, события, действия;
· справка - это документ информационного характера, содержащий описание производственной деятельности организации и подтверждение каких - либо фактов, событий;
· деловая переписка по электронной почте давно стала неотъемлемой частью бизнеса, поэтому и на нее распространяется некоторые правила делового этикета.
1. Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Учеб. Пособие. - 2 изд., перераб. и доп. - Ростов н/Д, 2001. - 320 с.
2. Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. Современное делопроизводство. 2 изд. - СПб., 2007. - 272 с.
3. Байкова И.Ю. настольная книга делопроизводителя / И.Ю. Байкова. - М., 2008. - 352 с.
Страницы: 1, 2
