При подготовке к дискуссии составляется общий план борьбы за истину, подбираются наиболее весомые аргументы. Особенно впечатляют точные цифровые данные, которые невозможно опровергнуть.
Принятие решения складывается из пяти этапов:
а) установление контактов
б) определение проблемы
в) определение целей
г) изложение мыслей
д) готовность к действию.
Прежде всего, каждый руководитель до проведения совещания должен определить основные цели, которые он собирается достичь с помощью этого метода работы. Совещания могут проводиться для решения производственных задач, обучения и воспитания подчиненных, видимости интенсивной работы (о чем могут свидетельствовать частые совещания), проявления руководителем собственных качеств (организованности, коммуникабельности, целеустремленности и так далее). Четкая постановка цели наполовину гарантирует успех совещания.
Во-вторых, руководитель должен определить вид совещания, которое он планирует проводить. Это может быть информационное или инструктивное, оперативное, проблемное совещание.
Информационное или инструктивное совещание служит для передачи служебной информации. Их целесообразно использовать в случае отсутствия времени для письменных распоряжений или при желании руководителя эмоционально воздействовать на подчиненных. Если позволяет время, информацию лучше предоставить в письменном виде, так как на ее освоение затрачивается меньше времени. Кроме того, прочитанная информация усваивается лучше, чем воспринятая на слух.
Цель оперативных совещаний для В. А. Старостина является получение информации о текущем состоянии дел, принятие оперативных решений и контроль их использования.
Проблемные совещания для В. А. Старостина - это совещания, направленные на поиск оптимальных решений, вынесение на обсуждение хозяйственных проблем, рассмотрение перспективных вопросов развития, обсуждение инновационных проектов.
Психологами было замечено, что совещания, проводимые строго по графику с заранее указанной датой и часом, являются более продуктивными. При этом рекомендуется планировать совещания на первую половину рабочего дня. Внеплановые совещания рекомендуется проводить как можно реже. Они отрывают сотрудников от основной работы, резко снижают культуру служебных отношений, часто ведут к нарушению плановых сроков.
Независимо от плановости проведения совещания руководителем должно быть выполнено основное правило по подготовке мероприятий такого типа: ознакомить заранее всех участников с целями, задачами, перечнем рассматриваемых вопросов, списком выступающих. Невыполнение этого правила ведет к снижению эффективности совещания, нарушению взаимоотношений в коллективе.
Одним из самых сложных и важных вопросов в подготовке совещания является планирование собственного выступления руководителя. Делая наброски сообщения, необходимо помнить, что при нормальном темпе речи за две минуты можно пересказать не более одной страницы машинописного текста. Очень осторожно необходимо использовать цифровую информацию. Как правило, хорошо воспринимается и анализируется не более 20 цифр за 40 минут выступления. Лучше преподносить цифровую информацию в письменном виде: в таблицах и графиках. От оратора требуется, чтобы суть дела излагалась по памяти или с частичной опорой на текст, а не читалась. Усвоение при свободном изложении достигает 95%, а при чтении всего 35%. Выступающий должен исключить излишнюю растянутость или чрезмерную поспешность речи, контролируя ее ритм.
Приемлемым считается темп 240 слогов в минуту. Особое внимание поэтому необходимо уделять паузам. Они в речи занимают 10-20%. По своему назначению паузы бывают разных видов и продолжительности. Так, существуют эмоциональные паузы, необходимые выступающему, когда он сильно взволнован, для того, чтобы успокоиться, дырявые - если не знает, что сказать, люфтпаузы - для выдоха и вдоха, драматические - подчеркнуть молчанием трагичность положения, грамматические - делаются на знаках препинания, мобилизационные - придают вес сообщению, педагогические - для лучшего усвоения материала.
Большое значение имеет и правильность самого изложения материала. Грамотность, логичность, эмоциональная окраска - все это обязательное условие любого служебного контакта, по мнению В. А. Старостина. Нужно следить за правильным употреблением слов, их произношением, ударением (договор, эксперт, обеспечение, одновременно, созвонимся, валовой, оптовый и др.). Не рекомендуется использовать обороты, содержащие лишние слова: "абсолютно новый" вместо "новый", "предварительное планирование" вместо "планирование", "сотрудничать вместе" вместо "сотрудничать", "каждый в отдельности" вместо "каждый". Большую осторожность необходимо соблюдать при употреблении иностранных слов. Неправильное или параллельное употребление иноязычной лексики ведет, как правило, к ненужным повторениям.
Так, например, "промышленная индустрия" - слово "индустрия" и заключает в себе понятие промышленной; "форсировать строительство ускоренными темпами" - "форсировать" и означает "вести ускоренными темпами". Необходимо также помнить, что безличные конструкции часто прикрывают нежелание выступающего брать на себя ответственность, самостоятельно думать ("представляется целесообразным" - "я считаю целесообразным", "думается, что..." - "я думаю, что...), а употребление словесных "красивостей", преувеличение говорит о стремлении к перестраховке и показушничеству ("высказывать критику" - "высказывать пожелания", "что-то сделать" - "достигнуть целей, рубежей, горизонтов").
Психологические исследования показывают, что люди часто ориентируются не на содержание высказывания, а на тон выступающего. Эмоциональное возбуждение оратора передается и слушателям. Психолог П. Вацлавек определил, что в процессе решения любой проблемы межличностные отношения играют доминирующую роль. Если отношения между людьми нарушены, то даже наилучшие аргументы не приводят к положительному результату. Этот феномен принято называть "моделью айсберга". Если все параметры, влияющие на решение проблемы, принять за "большую льдину" - 100%, то "часть над водой" (10-20%) - занимает предметная область, а "в воде" (80-90%) - область взаимоотношений. Во избежание действия данного феномена, а также просто для его снижения одним из правил в учебных материалах Образовательного института компании "Фольксваген" является ориентация на цель переговоров, беседы, совещания, а не на проблему, на распознавание и выработку общих интересов, терпение и искренность.
Проанализировав не эффективно проведенные деловые беседы, совещания,заседания,переговоры,психологи, в качестве основных причин, мешающих продуктивному общению, выделяют следующие: а) использование обидных, некорректных слов, различных колкостей; б) попытки интерпретировать слова другого человека (например: "Ты молчишь, потому что тебе нечего сказать"); в) использование различного рода метафор (например: "Ты краснеешь, как помидор", а в ответ: "А ты ни с чем лучше не мог меня сравнить"); г) использование слов "всегда", "никогда"; д) приписывание другому невысказанных им мыслей (например: "Ты думаешь..."); е) использование прямых указаний.
Систематизировав весь материал, необходимый для проведения совещания, проанализировав все нюансы эффективности своего выступления, руководитель должен определить стиль предстоящего мероприятия.
Заключение
Мы рассмотрели, как правильно провести совещание или собрание:
1. Определить перечень вопросов, по которым созываются совещания, и круг лиц, имеющих право это делать.
2. Разработать и довести до сведения всех причастных лиц графика проведения регулярных совещаний.
3. Составить постоянные списки работников, обязанных присутствовать на тех или иных совещаниях.
4. Заблаговременно известить участников о времени, месте и повестке дня.
5. Выделить лицо, отвечающее за подготовку совещаний, которое разрабатывало бы график, списки, готовило помещения, рассылало приглашения, координировало процесс подготовки.
6. Заранее выяснить основные точки зрения на обсуждаемые проблемы.
7. Протоколировать полностью ход обсуждения.
Так же выяснили какие приемы привлечения и удержания внимания собеседника может применить менеджер ведя деловую беседу:
1. Экспрессия – оригинальность, отличие от привычного поведения.
2. Прямое включение.
3. Неожиданность.
4. Провокация.
5. Гипербола.
6. Прогнозирование.
7. Сопоставление всех “за” и “против” .
8. Апелляция к авторитету.
9. Предоставление возможности принять решение.
10. Сопереживание.
11. Внесение элемента неформальности (например, рассказ о себе) .
12. Быстрота и темп.
13. Установление визуального контакта.
14. Учет уровня аудитории.
15. Дозирование новой информации (не слишком много) .
16. Разнообразие информации.
17. Установление и поддержание обратной связи.
18. Поддержание достоинства партнеров.
В данной работе мы рассмотрели в качестве практического примера метод проведения совещаний на предприятии ООО «Альянс» генерального директора В. А. Старостина. А так же рассмотрели мнения психологов по данному вопрасу.
Список использованной литературы
1. В. Р. Веснин Практический менеджмент персонала: Пособие по кадровой работе. - М.: Юристъ, 1998 г.
2. Веснин В. Р. Менеджмент для всех. М., 1998.
3. О. С. Виханский А. И. Наумов. Менеджмент: Учебник – 3-е изд. – М.: Гардарики, 2000г.
4. Герчикова И. Н. Менеджмент. М., 1999.
5. П. Друкер. Задачи менеджмента в 21 веке. М., СПб 2001.
6. Коротков Э. М. Концепция менеджмента: Учеб. пособие. М., 1996.
7. Краснова В., Матвеева А., и др. Семь нот менеджмента. М., Дедал арт., 2003.
8. Мескон М. Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. - М., “Дело” , 1992г.
9. Менеджмент организации: Учеб. пособие/ Под ред. проф. З. П. Румянцевой и проф. Н. А. Соломатина. М., 1999.
10. Современный бизнес: Учеб. в 2 т. Т. 1: Пер. с англ. / Д. Дж. Речмен, М. Х. Мескон, К. Л. Боуви, Дж. В. Тилл. - М.: Республика, 1998.
12. Семенов А.К., Маслова Е.Л. Психология и этика менеджмента и бизнеса : Учебное пособие.- 2-е изд.-М.: Информационно-внедренческий центр «Маркетинг», 2000.-200 с.
13. Управление персоналом организации: Ученик / Под ред. А. Я. Кибанова. / М.: ИНФРА-М, 1997.
14. Ховард К., Коротков Э. Принципы менеджмента: управление в системе цивилизованного предпринимательства: Учеб. пособие. М., 1999.
Страницы: 1, 2, 3, 4
