Содержание
Введение
Глава 1. Работа в текстовом процессоре MS Word 2007. Приемы работы, описание возможностей, характеристика MS Word
1.1. Основные возможности текстового процессора
1.2. Слияние писем
1.3. Отправка персонального сообщения по электронной почте…
1.4. Создание и печать наклеек
Глава 2. Создание комплекса документов средствами MS Word на примере предприятия ООО «Актив»
2.1. Слияние документов в деятельности ООО «Актив»
2.2. Создание письма при помощи слияния документов
2.3. Создание наклеек при помощи слияния
2.4. Работа секретаря с результатами слияния документов
Заключение
Список литературы
Приложение 1. Пример основного письма для слияния
Приложение 2. Результат слияния письма
Приложение 3. Письмо-оповещение о новом поступлении товара
Приложение 4. Анкета владельца дисконтной картой
Приложение 5. Письмо об утере подарочных сертификатов
Приложение 6. Результат создания наклеек при помощи слияния
Приложение 7. Инструкция по работе с результатами слияния
Достижения последних лет в вычислительной технике, обширный рынок сравнительно недорогих компьютеров и аппаратного обеспечения позволили успешно использовать персональный компьютер в делопроизводстве. Сегодня развитие бизнеса не обходится без компьютера в офисе организации.
Раньше работа с документами требовала времени и больших трудозатрат в связи с необходимостью перепечатывать вручную весь документ даже при внесении самых незначительных изменений. Компьютером вызваны фундаментальные перемены в делопроизводстве. Компьютерные программы помогают работать с текстом, таблицами, графиками, рисунками, позволяют создавать электронные архивы документов, обеспечивают движение документов внутри и вне организации, их регистрацию и контроль [3].
Обработка текстов, подготовка различного вида документов составляют значительную часть работ, выполняемых в настоящее время на ПК специалистами многих профессий.
Для работы с этими текстами используются так называемые текстовые редакторы. Главная задача любого текстового редактора заключается в обеспечении оптимальных для пользователя условий по созданию и обработке документов [10].
Обилие различных типов документов привело к многообразию существующих текстовых редакторов. Наиболее распространенным из них является текстовый редактор Microsoft Word, который имеет широкий диапазон применения и многообразие возможностей для работы с документами.
Вследствие всего этого можно сказать, что данная тема достаточно актуальна. MS Word является одним из ведущих текстовых процессоров в России и умение работниками использовать его возможности в своей деятельности может облегчить им работу и сократить затраты времени и энергии.
Цель данной курсовой работы – рассмотреть процесс создания комплекса документов в MS Word при помощи функции слияния на примере ООО «Актив».
Для достижения цели работы перед нами были поставлены следующие задачи:
1. Ознакомится с текстовым редактором MS Word. Определить его
функции и возможности. Рассмотреть отличия приложения MS Word 2007 от версии 2003 года, его преимущества и недостатки.
2. Определить понятие слияния. Рассмотреть эту опцию с точки зрения ее функциональности, рассмотреть этапы процесса слияния документов.
3. Рассмотреть процесс создания письма, электронного сообщения и листа наклеек при помощи опции слияния документов.
4. Выявить документы, для создания которых может использоваться опция слияния на примере ООО «Актив».
5. На примере документов ООО «Актив» рассмотреть технологию создания документов при помощи слияния в MS Word 2007.
6. Определить положительные стороны опции слияния в деятельности секретаря в ООО «Актив».
Данная курсовая работа состоит из введения, двух глав (теоретической и практической части), заключения и списка литературы.
В первой главе описана характеристика текстового редактора MS Word, его функции, особенности. Рассказано об отличиях версии 2007 года от версии 2003 года, даются основные понятия, касающиеся функции слияния документов, расписан процесс создания письма, электронного сообщения и листа наклеек при помощи опции слияния.
Во второй главе описана организация ООО «Актив», ее сфера деятельности и виды услуг. Определен комплекс документов в организации, в которых возможно применение функции слияния. Рассмотрена технология создания таких документов с помощью слияния и описаны преимущества этого процесса. Упрощение работы с опцией слияния при помощи написания макросов. Обозначен порядок работы секретаря с результатами слияния документов.
Для написания курсовой работы использовалась литература по делопроизводству и документационному обеспечению управления, учебники, учебные пособия и методический материал, касающиеся информатики и информационных технологий.
И.Г.Пащенко «Word 2007». Знакомство с основными возможностями текстового редактора Microsoft Word 2007. В.М. Матюшка «Информатика для экономистов». Раскрывает основные понятия теории информации, виды аппаратного и программного обеспечения ПК и компьютерных сетей. Особое внимание уделено совместному использованию приложений Microsoft Office. Т.М. Елизаветина «Делопроизводство на компьютере». Отражено использование комплекса программ MS Office для создания и оформления наиболее часто используемых организационно-распорядительных документов, внешней и внутренней корреспонденции и оправке документов по электронной почте. Кокс Джойс, Преппернау Джоан «Microsoft Office Word 2007». В данной книге досконально изучается рабочая среда Word 2007. Ю.К.Щипин, А.М.Телепин, С.В. Колков «Информатика для гуманитарных вузов». Содержит основные положения информатики и прикладные вопросы информационных технологий.
Также была взята информация из интернет ресурсов, таких как #"#">#"#">#"1.files/image001.gif" alt=3.JPG>
Рис.1.1. Пример источника данных
При использовании фильтра или запроса все данные, отвечающие заданным требованиям, используются при слиянии писем.
Технология создания письма при помощи инструмента слияния:
Начальными этапами будут создание двух документов: источника данных и основного документа.
Для слияния с почтой используются команды вкладки Рассылки.
Слияние можно также выполнить с помощью области задач Слияние, которая позволяет шаг за шагом осуществить весь процесс. Чтобы воспользоваться областью задач, в группе Начать слияние на вкладке Рассылки необходимо выбрать пункт Начать слияние, а затем пункт Пошаговый мастер слияния [12] (см. рис.1.2.).
По умолчанию открывается пустой документ. Пусть он остается открытым. Если его закрыть, команды, которые нужно будет выполнить на следующем шаге, окажутся недоступными.
После выбора Пошагового мастера слияния, откроется область задач Слияние, в которой представлен Этап 1 из шести этапов мастера.
Дальше, необходимо щелкнуть по типу документа, который нужно создать.
Рис.1.2. Выполнение слияния при помощи Пошагового мастера слияния
Можно, например, создать следующие типы документов:
1. Комплект конвертов. Обратные адреса на всех конвертах одинаковы, однако адрес получателя в каждом случае является уникальным;
2. Комплект наклеек с адресами. На каждой наклейке приводятся фамилия и адрес, которые являются уникальными;
3. Комплект документов на бланке или сообщений электронной почты. Основное содержимое всех писем или сообщений является одинаковым, но каждое из них содержит сведения, предназначенные для определенного получателя, например, фамилию, адрес или какую-либо другую информацию;
4. Каталог или папка. Для каждого элемента отображаются сведения одного и того же типа, например имя или описание, однако для каждого элемента они уникальны [8].
В области задач Слияние, когда выбрана опция, необходимо щелкнуть внизу области на Далее. Открытие документа.
В области задачи Слияние отобразится Этап 2.
На этом этапе предстоит выбрать основной документ, который и будет основой для слияния.
Мастер слияния на выбор предлагает три варианта:
1. Текущий документ. Активный документ, который используется в момент выполнения слияния. Подразумевается, что нужно начать с указанного документа и использовать мастер слияния для добавления сведений о получателях;
2. Шаблон. Предлагает начать с готового шаблона слияния, который может быть настроен для определенных целей.
Далее нужно нажать на Выбор шаблона и выбрать необходимый для дальнейшей работы шаблон;
3. Существующий документ. Предлагает начать с имеющегося слияния и выполнить изменения в его содержании или в списке получателей.
Нужно выбрать из списка ранее использованных для слияния документ или щелкнуть на Обзор и указать путь к месту расположения нужного документа.
После выбора, нужно щелкнуть на Далее. Выбор получателей.
Этап 3, необходимо выбрать получателей.
Также это можно сделать на вкладке Рассылки в группе Слияние, щелкнув по команде Выбрать получателей.
Предлагается выполнить одно из следующих действий:
1. Если нужно использовать список «Контакты» приложения Outlook, необходимо выбрать пункт Контакты Outlook.
2. При работе с электронной таблицей Microsoft Office Excel, базой данных Microsoft Office Access или с другим типом файла данных нужно щелкнуть по параметру Использовать существующий список и найти этот файл в диалоговом окне Выбор источника данных (см. рис.1.3.).
3. Если файла данных еще не существует, предстоит выбрать команду Создание списка и использовать открывшуюся форму для создания списка. Этот список сохраняется в виде файла базы данных, который можно использовать многократно.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7
