Есть свои особенности при покупке товаров, выполнении работ и оказании услуг в случае, когда работники получают денежные средства под отчет посредством зачисления на свой картсчет или расходуют их с использованием корпоративных банковских пластиковых карточек. Однако о них мы расскажем в другой раз.

Приведем пример предварительной сметы расходов на прием и обслуживание иностранной делегации.

СМЕТА

расходов на прием и обслуживание делегации из Великобритании

Основание: приказ о приеме иностранной делегации от 01.06.2009 № 50;

Программа пребывания иностранной делегации от 18.06.2009 № 1.

Количество членов иностранной делегации: 4.

Количество сопровождающих иностранную делегацию лиц: 3.

Время пребывания в г. Минске: с 22.06.2009 по 24.06.2009 включительно.

Цель пребывания: проведение переговоров по ___________________________________________________________________________________________________________________________________

Коммерческий директор Петров               П.П. Петров

Главный бухгалтер Ларионова                   М.И. Ларионова

Что касается отчета о приеме иностранной делегации, то он составляется ответственными за это мероприятие лицами в произвольной форме. Авансовые отчеты о полученных под отчет наличных денежных средствах на представительские расходы необходимо представить не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы. При использовании корпоративной карточки работник должен представить отчет об израсходованных суммах с приложением к нему картчеков (слипов) и иных документов не позднее 15 рабочих дней со дня расходования денежных средств, исключая сам этот день

Акт о списании расходов на прием и обслуживание иностранной делегации составляется бухгалтерией в обычном порядке, а ответственные за прием иностранной делегации лица его только подписывают.

Хранение документов, связанных с приемом и обслуживанием иностранных делегаций

Как и любые другие, документы, связанные с приемом и обслуживанием иностранных делегаций и в особенности - подтверждающие представительские расходы, имеют свои сроки хранения. Но если первичные учетные документы, на основании которых эти расходы были отражены в бухгалтерском учете и налогообложении, чаще всего хранятся в бухгалтерии, то организовывать хранение остальных «представительских» документов, скорее всего, придется секретарю.

В хорошо известном вам Перечне типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденном постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 06.08.2001 № 38, есть целый раздел 6 «Внешнеэкономическая деятельность». Приведем некоторые сроки хранения документов, связанных с приемом иностранных делегаций, перечисленные в этом нормативном акте:

Конечно, в одной статье просто невозможно подробно рассказать обо всех сложностях и «подводных камнях», которые подстерегают вас при организации приема и пребывания иностранной делегации. Обещаем, что еще ни раз вернемся к поднятым в данном материале вопросам.

Однако один из них - употребление алкоголя в любых его видах во время проведения приема иностранной делегации - обойти нельзя. Вынуждены с определенным сожалением заметить, что действующее законодательство в данном вопросе не идет ни на какие компромиссы. Всем работникам организаций любых форм собственности (ну, кажется, какое вам дело, чем мы на частной фирме занимаемся?) запрещается употреблять алкогольные и спиртные напитки в рабочее время или по месту работы, в том числе и в случаях сопровождения иностранных делегаций, организации и проведения приемов и деловых встреч.

Если же этот запрет будет нарушен (даже по прямому указанию непосредственного руководителя), то действия работников должны трактоваться как грубое нарушение трудовой дисциплины, за которым должно последовать немедленное (!) отстранение их от работы, а также расторжение заключенных с ними контрактов. Не поздоровится и руководителю: за сокрытие подобных фактов нарушения подчиненными трудовой дисциплины контракт должны расторгнуть уже с ним самим.

Запрещено также возмещать расходы на алкогольные и спиртные напитки, потребленные в ходе деловых встреч. Выйти из положения можно только путем «правильного» оформления указанных операций, о котором мы расскажем как­нибудь в другой раз.

Список использованныых источников

1. Конституция Республики Беларусь. Принята на республиканском референдуме 24 ноября 1996г. Минск « Беларусь » 1997.

2. Гражданский процессуальный кодекс Республики Беларусь от 11 января 1999г. Минск Амалфея, 2000.

3. Жилищный Кодекс Республики Беларусь от 22 марта 1999г. № 248-З. Принят Палатой представителей 18 декабря 1998 года. Одобрен Советом Республики 8 февраля 1999 года. Юридическая база «ЮСИАС».

4. Трудовой кодекс Республики Беларусь, принят Палатой Представителей 8 июня 1999 года. Одобрен Советом республики 30 июня 1999 года – Мн.: Амалфея 1999. – 240с.

5. В.Ф. Гапоненко, Ф.Н. Михайлов. Трудовое право, – М.: ЮНИТИ, 2002. – 463с.

6. Гражданский процесс. Общая часть: Учебник / Под общ. ред. Т. А. Беловой, И.Н. Колядко, Н.Г. Юркевича - Мн.: Амалфея, 2000. - 592с.

7. Седугин П. И. Жилищное право. Учебник для вузов. – М.: Издательская группа ИНФРА М – НОРМА, 1999 г.

8. Трудовое право / Под ред. О.В. Смирнова, учебник, изд. 3-е, перераб. и дополненное – М.: Издательская группа «Проспект», 2000. – 447с.

Страницы: 1, 2, 3, 4