3. Не следует планировать полностью весь свой рабочий день. Считается, что следует планировать не более 60% своего времени, а 40% оставить незапланированным: 20% непредвиденное время и 20% спонтанное время.

4. Следует устанавливать четкие временные нормы на выполнение дел и решение проблем, которые не допускали бы доделку недоделанного и решение недорешенного в незапланированное время. Если эти дела и вопросы должны были быть решенными в запланированное время. Практика показывает, что на любое дело тратится ровно столько времени, сколько его есть в распоряжении, поэтому следует устанавливать четкие временные рамки, которые бы позволяли выполнить необходимое, и при этом не превышали необходимое для выполнения время.

5. Для решения вопроса, о перепоручении дел следует разделить дела по степени их срочности и важности. При этом наиболее срочные и важные задачи следует решать руководителю немедленно. Важные, но не срочные можно отложить, остальные же 2 категории дел (неважные, но срочные и неважные и несрочные) следует передавать для решения подчиненным. Несрочные дела следует проранжировать по времени, необходимому для каждого из них и при появлении свободного времени можно заняться сокращением этого списка – для этого желательно всегда иметь его под рукой.

6. Следует регулярно пересматривать планы, так как в виду постоянного изменения окружающей среды может оказаться так, что некоторые планы руководства организации и менеджера уже не будут соответствовать целям организации и соответственно будут нуждаться в корректировке.

7. Планы должны быть реалистичными и согласованными, причем согласованными не только друг с другом, но и с планами коллег, подчиненных, более высокого уровня руководства [10].

2.3.3 Тайм-менеджмент в масштабах организации

Это все касалось личного тайм-менеджмента. А как же быть в случае организационного, или корпоративного тайм-менеджмента? Тайм-менеджмент в масштабах организации - это движение с нижних слоев иерархии. Действительно, невозможно заставить работников экономить собственное время и таким образом увеличить их производительность труда. У организационного менеджмента есть ряд возможностей для оптимизации временного ресурса, однако это связано с такими понятиями как управление проектами, технологиями производства и т. п., оно не относится к тайм-менеджменту. Тайм-менеджмент же должен начинать свое движение по организации снизу. Для этого следует заинтересовать людей. Работники рассматривают свое рабочее время как "проданное" работодателю время, однако можно внушить им, что хотя оно, и "продано" работодателю, но это по-прежнему невосполнимый ресурс жизни человека. После этого в сотруднике компании достаточно быстро пробуждается понимание, что его ценнейший и невосполнимый ресурс безвозвратно тратится из-за окружающего беспорядка – отсутствия должностных инструкций, нормального корпоративного планирования, и т.п. Поняв и прочувствовав на себе значение организации и планирования, человек гораздо более спокойно и конструктивно воспринимает новации в этой области, исходящие от руководства. Теперь для него внедрение управления проектами, или корпоративной информационной системы, или системы менеджмента качества – не "блажь начальства", а вполне понятный и естественный шаг развития. Даже если первоначально таких людей в организации мало, 5-10%, они вполне способны заразить своим пониманием данной проблемы и энтузиазмом большую часть персонала организации. Глеб Архангельский называет подобную технологию внедрения тайм-менеджмента "бациллой", объясняя сходство действия подобных единичных сотрудников с действиями, производимыми бациллами.

Глебом Архангельским также предложен интересный метод стимулирования человека к использованию тайм-менеджмента в своей деятельности. Этот метод демонстративен и заставляет самого человека задуматься о том, как много быстро течет его время и о том, что огромное количество его времени тратится впустую. Обычно осознание этого заставляет человека серьезно задуматься о том, что время следует беречь, использовать рационально. Суть этого метода в следующем. Необходимо изготовить настольный календарь - "пинарик", который выглядит как обычный настольный календарик, но со следующими отличиями: над графиком текущего года изображен список цифр – годы от рождения человека примерно до текущего; под графиком – от текущего где-нибудь до 2030-2050, в зависимости его возраста и уровня оптимизма. Заведя "пинарик", человек берет карандаш и с толком, с чувством, с расстановкой, один за другим вычеркивает прожитые годы. Можно – с лирическими воспоминаниями. Затем таким же образом вычеркивает прожитые дни текущего года. "Пинарик" готов к употреблению.

Каждое утро, приступая к работе, человек должен зачеркивать половину наступившего дня. Вечером – вторую половину. Желательно держать "пинарик" на видном месте, заглядывать в него почаще, особенно в нижнюю строчку. Можно где-нибудь поблизости прописать стратегические цели, и соотносить реальный ресурс времени с процессом их достижения. Как показывает практика, больше двух-трех недель такой жизни не выдерживает никто: когда время "материализовано", когда каждый день своими руками человек отмечает его ход – появляется стимул, как следует задуматься о проблеме "самого невосполнимого ресурса", и начать что-то делать в этом направлении. Работа с "пинариком" занимает 30 секунд утром и 30 секунд вечером, он был изобретен Дмитрием Литваком, вице-президентом московского отделения Института проектного менеджмента [9].

3 Практическая часть

3. 1 Анализ эффективности использования рабочего времени Кушпатовой Евгении Вадимовны

3.1.1 Характеристика ООО "СуперСтрой"

СуперСтрой – это сеть магазинов, продающих товары для ремонта: строительные, отделочные материалы, сантехнику, инструменты, садовый инвентарь и т.д. Сеть магазинов расположена по всей России. Магазин СуперСтрой Качканар – это подразделение ООО "СуперСтрой НТ". В сеть входит 5 магазинов, которые располагаются в Серове, Качканаре и Нижнем Тагиле. В Качканаре работает 30 сотрудников. В штаб входят: директор, зам директора по логистике, учетная группа (2 человека), кассиры (3), администраторы (2), товаровед, бухгалтер, кладовщик, грузчики и продавцы консультанты. Средний возраст сотрудников составляет 30 лет. Директор Кушпатова Евгения Вадимовна, 24 года. Магазин в г. Качканар работает с 2007 г. Евгения начала работать с основания магазина, продавцом консультантом. Далее, поднимаясь по карьерной лестнице, через 2,5 года стала директором.

3.1.2 Хронометраж рабочего времени

Анализ использования рабочего времени руководителя помогает выявить временные потери, показать сильные и слабые стороны практикуемого рабочего стиля, позволяет определить на что расходуется время, сколько времени требует выполнение тех или иных дел, факторы стимулирующие или ограничивающие работоспособность [1]. Для подобного анализа будем использовать таблицу анализов видов деятельности и расхода времени – хронометраж.

Таблица 1. Хронометраж рабочего времени Кушпатовой Е.В.

В таблице даны наиболее часто осуществляемые виды деятельности и средний интервал времени, требуемый для выполнения операции, но не является "ежедневным фиксированным расписанием": деятельность и время на её осуществление может изменяться. Помимо анализа использования рабочего времени руководитель должен учитывать факторы, которые помешали выполнить работу быстрее. Для этого составляется листок возможных "дневных помех".

Таблица 2. Листок возможных "дневных помех"

На основе интервью (Приложение А), хронометража (Таблица 1) и наблюдений, можно сделать следующие выводы, сильные стороны:

-            сортировка почты (рационально разделить письма на более и менее важные);

-            планирование рабочего времени и распределение его по срочности;

-            делегирование обязанностей позволяет освободиться от мелких задач, которые могут решить другие сотрудники.

Слабые стороны:

-  В работе присутствует ICQ, который отнимает много времени на набор текста, когда быстрее было бы позвонить;

-  причины, непосредственно связанные с личностью руководителя - это постоянная спешка, постоянные задерживания, суетливость. Чтобы снизить влияние этих факторов на рабочее время руководитель должен постараться измениться, иначе, эти факторы не позволят рационально использовать ему свое рабочее время. Это самая серьезная группа факторов, так как чтобы эффективно управлять своим мнением, необходимо сначала измениться самому, а потом уже пытаться изменить окружающую действительность, а изменить самого себя – это очень тяжело, особенно человеку, который уже видит себя независимым, грамотным и зрелым во всех отношениях.

Рекомендации для улучшения продуктивности рабочего дня Кушпатовой Евгении Вадимовны:

-            Четко планировать цели и задачи на месяц, а не только на текущий день;

-            Планировать задачи не только по срочности, но и по сложности;

-            Делить сложные и объемные задачи на мелкие;

-            Стараться не решать личные вопросы в течение рабочего дня;

-            Сосредотачиваться на текущем деле, не торопиться и не суетиться, переключаясь с одного дела на другое.

Заключение

В курсовой работе была изучена одна из актуальных проблем современных руководителей: эффективное планирование и использование рабочего времени.

Были решены, следующие задачи:

-                     Рассмотрены теоретические основы использования рабочего времени;

-                     найден порядок осуществления различных этапов методики тайм-менеджмента;

-                     выявлены основные причины дефицита времени;

-                     проанализированы интервью с руководителем магазина ООО"СуперСтрой" Кушпатовой Евгенией Вадимовной и хронометраж её рабочего времени. Выявлены слабые и сильные стороны, а также даны рекомендации по повышению эффективности использования рабочего времени.

Гипотеза о том, что Кушпатова Евгения Вадимовна эффективно использует и планирует свое время, не принята. Так как анализ хронометража и интервью показывает, что ей не достаточно времени на отдых, личные увлечения и приходится задерживаться на работе и рабочий день длится 10-12 часов, когда должен 8-10. Однако Евгения Вадимовна считает, что эффективно использует время и не хочет следовать советам и что-то менять.

Так хочется все успеть: и работу выполнить, и поспать, и пообщаться с родными, друзьями. Когда мы торопимся, суетимся, время летит незаметно, поэтому необходимо правильно планировать и использовать его. Ведь время – это необратимый ресурс нашей жизни. Но, к сожалению, многие, понимая, что времени не хватает, так и не хотят ничего менять.

Список использованных источников

1. Архангельский Г. Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы. – М.: АиСТ-М, 2003. – 455 с.

2. Веснин В. Р. Основы менеджмента. - М.: "Элит-2000", 2001. – 472 с.

3. Виханский О. С., Наумов А. И. Менеджмент. – М.: Гардарики, 2003г. 528 с.

4. Гамидуллаев Б.Н. Экономия времени и показатели ее оценки в процессах управления предприятием. – Пенза, 2000. – 253 с.

5. Герчикова И. Н. Менеджмент. – М.: ЮНИТИ, Банки и биржи, 1994г. 480 с.

6. Завельский М.Г. Экономика и социология труда. – М.: Логос, 2001. – 208 с.

7. Материалы сайта www.akmr.ru

8. Материалы сайта www.e-xecutive.ru

9. Материалы сайта www.improvement.ru

10. Материалы сайта www.top-manager.ru

11. Материалы сайта www.zarplata.ru

12. Ричард Л. Дафт. Менеджмент. – СПб.: Питер, 2001. – 832 с.

13. Травин В.В., Дятлов В.А. Менеджмент персонала предприятия: Учеб.-практ. пособие. – М.: Дело, 2002. – 272 с.

Приложение А

Интервью с Кушпатовой Евгенией

Я: Сколько времени вы уделяете в сутки на работу(в среднем)?

-Евгения: часов 10-12

-Приходится ли вам брать работу на дом, или задерживаться?

-Конечно

-Как вы считаете, эффективно ли вы используете время рабочего дня?

-Да

-Планируете ли вы свое время, задачи на месяц, неделю, день?

-Да

-Хватает ли вам времени на выполнение запланированных задач на день?

-Чаще всего нет

-Какие методы или технологии вы используете: ежедневник, стикеры, телефон, компьютер?

-Ежедневник, перекидной календарь, стикеры, записки, телефон, компьютер

-Используете ли вы какие-нибудь программы?

-Word, exel, adobe reader - это основные, плюс почта и аська

-Как распределяете задачи на день? Какие вначале рабочего дня, в середине и в конце? По сложности, по срочности?

-По срочности

-Опаздываете ли вы на совещания, встречи, беседы и т.д.?

-Иногда, если знаю, что мне это позволительно

-Часто ли вы отвлекаетесь в течение дня от рабочего процесса?

-Да, на разговоры по аське, телефону, в целом от получаса до часа за полный рабочий день

-Делегируете (распределяете) ли вы обязанности на других сотрудников?

-Да

-Приходится ли переделывать за них, порученные дела?

-Очень редко, чаще их контролируешь и все

-Как много времени отнимает разговоры по телефону и проверка почты(@)?

-Почта - час, телефон - часа полтора - два

-Как вы считаете, достаточно ли времени уделяете отдыху, семье, родным?

-Нет

-Есть ли у вас какие-нибудь увлечения, которые требуют дополнительного времени, если да, то хватает ли вам времени на них?

-Да, силовой тренинг и стрип-пластика, но последние два месяца времени на них нет

-Если вы заболеете, придется ли вам идти на работу?

-Да

-Хотели бы вы более эффективно и рационально использовать свое время?

-Да

-Знаете ли вы какие-нибудь методы повышения эффективности?

-Планирование и делегирование обязанностей

-Могу посоветовать почитать Глеба Архангельского

-Ок, спасибо, но у меня нет на это времени

Страницы: 1, 2, 3, 4