1.4 Локальні нормативні акти організації
Дуже часто в літературі по кадровому діловодству уживається термін - локальні нормативні акти. У довідниках дається докладне роз'яснення цього терміну. Багато статей журналів, освітлюючих проблеми кадрових служб, не раз писали про необхідність ухвалення даних документів в кожній організації. Але далеко не у всіх організаціях в наявності дана документація.
Відповідно до статті 68 п. 3 ТК РФ працедавець при прийомі на роботу зобов'язаний ознайомити працівника з чинними в організації локальними нормативними актами, що мають відношення до трудової функції працівника.
Локальні нормативні акти - документи, що розробляються для регламентації трудових відносин в даній організації і встановлення працедавцем умов праці в межах своєї компетенції відповідно до законів і інших нормативних правових актів, колективного договору і угод.
Про склад локальних нормативних актів, обов'язкових для кожної організації, мовиться в ТК РФ:
Штатний розклад (ст. 57 ТК РФ)
Правила внутрішнього трудового розпорядку (ст. 56, 189, 190 ТК РФ)
Документи, що встановлюють порядок обробки персональних даних працівників, їх права і обов'язки в цій області (п. 8 ст. 86 ТК РФ)
При змінній роботі кожна група працівників повинна проводити роботу протягом встановленої тривалості робочого часу відповідно до графіка змінності (ст. 103 ТК РФ)
Графік відпусток (ст. 123 ТК РФ)
Разом з прямо передбаченими ТК РФ локальними актами працедавець може приймати і інші документи, що містять норми трудового права, необхідні для вирішення виникаючих проблем у взаєминах з працівниками, наприклад: положення про персонал, положення про структурні підрозділи (відділах), посадові інструкції.
Зупинимося на такому документі, як посадова інструкція. Чи необхідні вони в організації? Яку роль грає даний документ в регулюванні трудових відносин між працівником і працедавцем? Посадова інструкція - організаційно-розпорядливий документ, в якому визначається місце працівника в організації, основні функції, конкретні обов'язки, функціональні права і відповідальність при здійсненні діяльності на певному посаді.
Відсутність чітко розроблених регламентів, інструкцій і інших режимних елементів завжди надасть можливість працедавцеві виразити свою незадоволеність якістю і об'ємом результатів праці співробітників. Загальне правило: якщо ви хочете плутанини, ніколи не займайтеся регламентацією праці і не витрачайте часу на розробку управлінської документації.
Не дивлячись на те, що останніми роками все більше керівників починає розуміти необхідність і корисність розробки різного роду організаційної документації, існує ще багато компаній, де керівництво не стурбоване розробкою всіх необхідних регламентів, у такому разі допускаються наступні помилки:
ПОМИЛКА 1: абсолютна відсутність посадових інструкцій.
Всі обов'язки «передаються на словах». Керівництво вважає, що «краще душевно поговорити, чим бруднити тонни паперу».
ПОМИЛКА 2: формальний підхід до написання посадових інструкцій.
Коли інструкції створені для звітності і не використовуються в реальному житті, кандидат виходить на роботу, слабо уявляючи собі, круг своїх обов'язків, перший час «плаває» у виборі найбільш важливих з них і зазвичай вибирає для регулярного виконання тільки те, що найцікавіше або не складе труднощів виконати. Ця ситуація стає особливо критичною тоді, коли це стосується роботи «прибуткових» співробітників. Так, наприклад, в діяльності менеджерів відділу продажів часто витісняється важка і не всіма улюблена робота по залученню і «обходженню» нових клієнтів.
ПОМИЛКА 3: невірний розподіл обов'язків:
Ті або інші роботи ні за ким конкретно не закріплені, і їх виконує той, хто в даний момент вільний або «просто пригадав» про необхідність виконати їх.
Приклад: Завдання поповнення прайс-листів в торговому залі покладене на всіх менеджерів залу, при цьому не призначений «відповідальний» за виконання цих робіт. Як наслідок, прайс-листи роздруковуються нерегулярно, і то, тільки після відповідного прохання клієнта. При цьому вони містять велику кількість помилок і неточностей.
Не продумана система «підміни співробітника у разі відсутності або по хворобі».
Приклад: Роздрібний салон з продажу комп'ютерної техніки. З метою залучення клієнтів, виготовлений рекламний щит, який необхідно кожен ранок виставляти перед дверима салону. Для виконання цього завдання призначений співробітник, якому доплачується «за винесення» певна сума до основного заробітку. В цілому ця схема працювала вельми успішно, за винятком тих днів, коли даний співробітник по якихось причинах не був на роботі або спізнювався на початок робочого дня. Тоді рекламний щит, як правило, не виставлявся. Або виставлявся, але після довгих домовленостей кого-небудь з працівників. Основні аргументи, що пред'являються керівництву: «мені не платять за цю роботу» і «я зараз не можу цього зробити, тому що у мене багато своєї роботи».
Співробітникам поставлена велика кількість «різношерстих» обов'язків.
Приклад: Системний адміністратор, крім своїх основних функцій, виконує роль експедитора і співробітника, що займає питаннями реклами. Він багато часу проводить в роз'їздах по потребах фірми. В результаті, зазвичай не встигає виготовити і помістити рекламу в ЗМІ або не виявляється «під рукою» в мить, коли необхідний терміновий ремонт техніки. В цьому випадку, якщо ви поцікавитеся «чому обов'язки не виконуються в належній мірі?», ваш співробітник, швидше за все, пошлеться на надмірну зайнятість і велику кількість обов'язків.
Не дивлячись на те, що обов'язковість посадових інструкцій виникає тільки в строго певних випадках, саме вона дозволить працедавцеві:
Раціонально розподілити обов'язки між працівниками.
Правильно організувати відбір кадрів при наймі, провести їх подальшу розстановку.
Укріпити службову дисципліну.
Підвищити ефективність діяльності організації.
Створити організаційно-правову основу діяльності співробітників.
Підвищити відповідальність співробітника за результати своєї діяльності.
Забезпечити об'єктивність оцінки при атестації співробітника.
Застосувати адекватні заходи заохочення і дисциплінарних стягнень.
Уникнути трудових суперечок
Порядок в організації наступить тоді, коли діяльність співробітників буде регламентована. Можливо, не варто економити на розробці управлінській документації?
2. Складання і оформлення актів
Акт — довідково-інформаційний документ, що фіксує стан об'єкту і, при необхідності, рекомендації комісії.
Існує велика кількість різновидів актів: акти ліквідації (установ, організацій, підприємств); прийому-передачі (при зміні керівництва, передачі справ, матеріальних цінностей і т.д.); акти здачі-прийому (при виконанні замовником і виконавцем роботи договірних зобов'язань); прийому об'єктів; проведення випробувань; знищення документів і справ, зіпсованих товарів і т.п.; списання; інвентаризації; нещасних випадків; перевірок і ін.
Всі різновиди актів складаються по єдиній схемі. Формуляр акту:
постійні реквізити «єдиного бланка»:
емблема (03);
найменування організації (06);
найменування виду документа (08) (АКТ);
змінні реквізити «єдиного» бланка:
дата (09);
реєстраційний номер (10);
місце складання або видання документа (12);
заголовок (17);
текст (19);
відмітка про наявність додатку (20);
підписи членів комісії (21);
гриф твердження (15).
Дата (09) і місце складання (12), що проставляються в бланку акту повинні відповідати даті і місцю події, що актується.
Заголовок (17) акту відповідає на питання «про що?» і починається з приводу «О» («О») і формулюється за допомогою віддієслівних іменників. Наприклад:
Про перевірку збереження документів
Допускається, щоб заголовок акту відповідав на питання «чого?». Наприклад:
Перевірка збереження документів
Або
Ревізія каси
Текст акту ділиться на три частини: введення, констатуюча частину і виводи. Текст введення у всіх актах формалізований. У нім указується підстава для складання акту, перераховуються члени комісії і (при необхідності) присутні особи.
Як підстава указується найменування розпорядливого документа, його дата, реєстраційний номер і заголовок. Як правило, підставою для роботи комісії є наказ, який визначає склад комісії, її завдання і повноваження. Наприклад:
Підстава: наказ директора від 19.09.99 № 52 «Про заходи по забезпеченню збереження документів»
При перерахуванні членів комісії необхідно вказати посаду, прізвище і ініціали кожного по наступній схемі:
Складений комісією:
Голова - посада Прізвище, ім’я, по батькові
Члени комісії: Прізвище, ім’я, по батькові
Посада Прізвище, ім’я, по батькові
Прізвища членів комісії розташовуються по убуванню посадових рангів або за абеткою (якщо посадові ранги рівні).
Як присутні указують осіб, чию роботу перевіряє комісія:
Присутні: посада Прізвище, ім’я, по батькові Прізвище, ім’я, по батькові
Прізвища присутніх розташовуються по убуванню посадових рангів або за абеткою (якщо посадові ранги рівні).
Констатуюча частина починається з абзацу. У ній висловлюються цілі, завдання і істота роботи, виконаною комісією, і її результати (коли працювала комісія, що вона робила, як, які факти були виявлені).
У завершальній частині акту робляться виводи або даються рекомендації. Завершальна частина може бути відсутньою, якщо члени комісії ухвалять рішення обмежитися констатацією фактів.
Якщо необхідно, оформляють відмітку про наявність додатку (20). Якщо необхідно, оформляють розсилку акту, тобто указують кількість складених екземплярів і місце їх знаходження. Наприклад:
Складений у двох екземплярах
1 екземпляр – в об’єднання «Мосміськархіву»
2 екземпляр – в справу № 01-30
Слід звернути особливу увагу на те, що під екземпляром акту розуміють його оригінал. Розсилка акту оформляється тільки в тих випадках, якщо екземпляри акту прямують в сторонні організації, а не співробітникам своєї фірми.
Якщо необхідно, особи, присутні при роботі комісії, повинні своїми особистими підписами засвідчити факт ознайомлення із змістом акту формою:
Ознайомлені
Особистій підпис Особистій підпис
Дата Дата
Акт підписують всі члени комісії. При оформленні підписів не указуються посади, не ставляться тире або двокрапка. Наприклад:
Головуючий Особистій підпис ПІБ
Особистій підпис ПІБ
Деякі різновиди актів (ліквідації установи, перевірок, ревізій, про виділення документів до знищення) обов'язково підлягають твердженню, що оформляється відповідним грифом (15).
3. Практичне завдання
ЗАТ «Інформаційні системи» ЗАТВЕРДЖУЮ
___________№_____________ Директор
______________________ І.І. Іванов
м. Москва
АКТ
Підстава: наказ директора від 01.11.99 № 12 «Про заходи по забезпеченню збереження документів»
Голова - заступник директора по персоналу Петров П.П.
Члени комісії:
1. Заступник головного бухгалтера Сидорова С.С.
2. Начальник відділу кадрів Васильєва В.В.
3. Менеджер Романова Р.Р.
Присутні: завідувачка канцелярією Кузнєцова К.К.
У період з 10.11.99 по 12.11.99 комісія проводила перевірку організації і умов зберігання управлінських документів.
В ході перевірки встановлено:
1. Документи зберігаються в структурних підрозділах.
2. Справи формуються не відповідно до номенклатури справ.
3. Відмічений випадок втрати документа (лист ЗАТ «Схід» від 15.03.97 № 123).
Комісія рекомендує:
1. Встановити порядок централізованого зберігання документів в канцелярії.
2. Виділити і обладнати спеціальне приміщення для архіву.
Складений в 2 екз.
1-й екз. - в справу № 01-14
2-й екз. - в об'єднання «Мосміськархів»
Голова П.П. Петров
Члени комісії
С.С. Сидорова
В.В. Васильєв
Р.Р. Романова
Висновок
Акт — документ, складений комісією (спеціально уповноваженими особами) або однією посадовою особою, підтверджуючий встановлені факти, події, дії.
Термін «акт» широко використовується також в області права для позначення рішень, дій або документів, що мають юридичне значення (нормативні правові акти, акти законодавства, законодавчі акти, акти міжнародного права, акти цивільного стану і ін.)
Всі різновиди актів складаються по єдиній схемі.
Як підстава указується найменування розпорядливого документа, його дата, реєстраційний номер і заголовок. Як правило, підставою для роботи комісії є наказ, який визначає склад комісії, її завдання і повноваження.
Список літератури
1. Зіновієва Н.Б. Документоведення: Навчально-методична допомога. М.: ПРОФИЗДАТ, 2003, с.208
2. Колесник Е.Н. Введення в управлінське документоведення. Навчальний посібник. М.: 2003
3. Колесник Е.Н. Документування управлінської діяльності в органах державної влади і місцевого самоврядування. Книга 1. Управлінське документоведення. - УРАГС: Катеринбург. 2002.
4. Крайська З.В., Челліні Э.В. Архівознавство: Підручник для середніх спеціальних учбових закладів. - М.: Видавництво НОРМА, 1996. - 224с.
5. Кушніренко Н.Н. Документоведення. Підручник. Київ: Знання, 2000
6. Ларін М. В. Розвиток поняття «документ». - Діловодство. №1. 2000.
7. Ларьков Н.С. Документоведення. Навчальний посібник. М.: 2004
8. Охотніков А.В., Булавіна Е.А. Документоведення і діловодство: Основи документоведения; Види, функції документів; Технології діловодства: Навчальний посібник для вузів М: ИКЦ БЕРЕЗЕНЬ, 2004
Страницы: 1, 2
