В современном учреждении выполняется более 30 видов работ, включающих: осуществление информационных коммуникаций внутри организации и между организациями; изучение, поиск, накопление и генерирование информации (чтение документов, подготовка отчетов, писем, ответов на письма, поиск необходимых данных, ведение архивов и т. п.); анализ данных и принятие решений; управление функционированием организации; информационное обслуживание руководителей и т. д.
Функции АРМов руководителей организации и ее подразделений существенно отличаются от функций АРМов сотрудника (служащего, специалиста), так как рутинные операции по делопроизводству занимают в процессах административно-организационного управления не главное место.
К основным функциям руководителя относятся долгосрочное и оперативное планирование работ, общение со смежными подразделениями, проведение рабочих совещаний, выдача поручений и контроль за их выполнением, регистрация и исполнение поручений руководства, оценка деятельности сотрудников и подразделения (организации) в целом и другие функции. Большинство этих функций может быть успешно реализовано при наличии соответствующего прикладного программного обеспечения АРМа руководителя.
Таким образом, внедрение информационных технологий в процесс управления организациями не ограничивается только автоматизацией сбора, хранения и представления данных, а распространяется также на анализ информации и поддержку вариантов решений на основе использования разнообразных сведений о самой организации, состоянии коньюктуры, экономики, трудовых ресурсов. В большинстве случаев решения принимаются на основе математического моделирования технико-экономической ситуации в конкретной предметной области. Рассматриваемое в таком аспекте АРМ руководителя становится усилителем его интеллекта, помогает находить достаточно эффективные (неубыточные) управленческие решения в сложных, динамически изменяющихся хозяйственных ситуациях. ;
Как и обычная сеть передачи данных, ЛВС, как правило, создается на одном из трех типов соединения базовых элементов (ПЭВМ) в сеть: звезда, кольцо и шина (рис.7).
а) б) в)
Технология сетей ( - абонент сети, - коммутатор);
а – звезда; б – кольцо; в – шина
Рис. 7
Эта идея была реализована в новом виде информационного обслуживания - телеконференции. Участники таких конференций, удаленные друг от друга на сотни и тысячи километров, благодаря современной электронике могут видеть друг друга, обмениваться данными и графической информацией, дискутировать в условиях, максимально приближенных к реальной конференции.
Организация телеконференций требует привлечения весьма разнообразной аппаратуры: терминалов, факсимильной связи, телевизионных камер, видеомагнитофонов, компьютеров, модемов, графических дисплеев, акустической аппаратуры. На рис. 8 в агрегированном виде показана аппаратура помещения (зала), оборудованного для телеконференции.
К основным преимуществам телеконференций относятся:
1. Возможность оперативно организовать обсуждение актуальных вопросов и своевременно информировать заинтересованных лиц, разобщенных территориально. При этом отпадает необходимость в переездах, транспортных расходах. Специалисты и руководители организаций не отсутствуют длительное время на своих рабочих местах.
Кодер/декодер,
мультиплексер,
процессор
сетевого
интерфейса
Телекамера
Микрофон
Громкоговорители
Терминал
Графический дисплей
Факсимильный аппарат
2. Для обсуждения могут быть использованы любые материалы, имеющиеся в одной из участвующих в телеконференции организаций: графики, диаграммы, тексты. Могут возникнуть случаи, когда необходимо выполнить некоторые расчеты или повторить некоторые модельные ситуации -все это можно выполнить с помощью техники, используемой для телеконференций.
3. Если аппаратурой для телеконференций оснащено большинство учреждений, то имеется возможность существенно расширить круг специалистов, участие которых необходимо для принятия решений по обсуждаемой проблеме. При традиционных способах коммуникаций - это довольно трудная задача.
4. Во время телеконференции при наличии связи с базами данных можно воспользоваться практически любой справочной информацией и познакомить с ней всех участников телеконференции.
5 Информационное обеспечение управления в условиях чрезвычайных ситуаций
К сожалению, многочисленные примеры у нас в стране и за рубежом показывают, что даже убедительной информации нередко оказывается недостаточно для того, чтобы со стороны руководства последовала быстрая реакция на возникающую ЧС, быстрые ответные действия. Основными причинами, вызывающими такое запаздывание, являются:
1. Инерционность информационной системы. Этот тип задержки объясняется необходимостью затрат времени на наблюдение, обработку результатов наблюдения, интерпретацию результатов, передачу полученной информации соответствующим руководителям. Инерционность является также следствием затрат времени со стороны руководства на обмен информацией друг с другом и выработку общей позиции.
2. Проверка достоверности информации о возникновении ЧС. Естественно, проблема достоверности подобной информации чрезвычайно важна. Однако даже при наличии абсолютно достоверной информации некоторая часть руководства будет утверждать, что нет абсолютной уверенности в реальности возникновения ЧС и устойчивом характере ее развития.
Они будут выступать за то, чтобы еще немного подождать и посмотреть, не отпадет ли угроза сама собой. Ярким примером является ситуация, сложившаяся на Чернобыльской АЭС после взрыва реактора на четвертом блоке, когда разлетевшиеся по территории станции куски радиоактивного графита не стали достаточным доказательством происшедшей трагедии даже для специалистов-ядерщиков.
3. Психологические особенности человека, которые заключаются, во-первых, в том, что некоторые руководители, деятельность которых имеет прямое отношение к возникшей ЧС, могут полагать, что признание ее существования отразится на из репутации либо приведет к потере занимаемой должности. Другие руководители, даже если они убеждены в реальности ЧС, будут всячески добиваться задержки ее официального признания, с тем чтобы получить некоторый резерв времени, в течение которого они могли бы укрепить собственные позиции и выбрать тактику отступления, не угрожающего потере их статуса Во-вторых, подобное запаздывание вызывается неприятием непривычного, поскольку руководителям (и человеку вообще) свойственно доверять прошлому, привычному опыту и отвергать необычное, новое, считая его невероятным и несостоятельным.
Основными целями использования информационной системы в условиях ЧС являются:
- обеспечение оперативности и эффективности деятельности органов управления, развитие их координационных и контролирующих возможностей;
- возрастание эффективности информационного взаимодействия;
- повышение качества вырабатываемых управленческих решений;
- совершенствование анализа принимаемых решений, аналитической работы в целом;
~ рационализация информационного обеспечения, структуры
и состава документооборота;
- обеспечение эффективного обмена информацией, ее оперативного многоаспектного поиска по заданным критериям, сохранности полноты и достоверности, защиты от несанкционированного доступа;
- обеспечение требуемого уровня информированности населения о ситуации в районе ЧС.
Система должна обеспечить полную автоматизацию документооборота, автоматический учет и контроль писем, телеграмм и телетайпограмм, контроль выполнения принятых решений.
7. Заключение
Управление организациями в условиях рыночной экономики значительно сложнее, чем в централизованной командно-административной системе. Это связано как с расширением их прав и ответственности, так и с необходимостью более гибкой адаптации к изменениям в окружающей среде. Возникают новые цели и задачи, которые раньше организации самостоятельно не решали и даже не ставили; создается много новых предприятий; под влиянием процессов приватизации меняются формы собственности; налаживаются новые хозяйственные связи; формируются рыночные механизмы управления. Все возникающие в связи с этим проблемы невозможно решить без современного профессионального менеджмента. Более того, по мере укрепления новых социальных и экономических отношений его роль будет расти, так как менеджмент – это мощный двигатель и ускоритель общественного развития.
Использованная литература
· Архипова Н.И. Организационное управление, М.: 1998 г.
· Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента, М.: Дело, 1992 г.
· Румянцева З.П., Соломатин Н.А. Менеджмент организации, М.: Инфра-М, 1995 г.
· Журнал Компания
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8