Интегрированность автоматизации. Разработка / приобретение и последующая эксплуатация и развитие различных АИС должны обеспечивать создание в каком-то виде интегрированной информационной среды. Информационная неинтегрированность верхнего уровня административного управления МГУ (раздел 2) не позволяет надеяться в обозримом будущем даже поставить задачу создания единой, т.е. буквально, одной АИС административного управления с различными функциями. Кроме того, такая постановка нецелесообразна и по техническим причинам.
Интегрированность АИС административного управления МГУ в данной концепции означает следующее:
а) Каждая профильная АИС (бухгалтерский учет, учет данных об учебном процессе, учет кадров и т.д.) должна в итоге обеспечить полный охват (учет данных) соответствующей сферы управления, своевременную и качественную подготовку отчетности, удобный оперативный доступ руководства МГУ к итоговой информации, должна в идеале служить средством информационной поддержки управленческих решений.
б) Совокупные данные всех АИС административного управления должны быть непротиворечивыми, ввод уникальной информации в профильной АИС должен быть однократным с последующим заимствованием (в той или иной форме) этих данных другими АИС и безусловным приоритетом уникальной информации профильной АИС. Так например, кадровые сведения о сотрудниках являются уникальными для АИС учета кадров, но фигурируют как заимствованные в АИС учета и расчета зарплаты и стипендии.
в) Разработка / приобретение, эксплуатация и развитие АИС административного управления должны подчиняться единым правилам, планироваться и координироваться.
5. Нормативные средства автоматизации административного управления МГУ
К документам, регламентирующим процесс автоматизации административного управления МГУ относятся:
- концепция автоматизации административного управления МГУ, обсужденная и поддержанная Ученым Советом МГУ и утвержденная Ректором МГУ;
- комплект внутриуниверситетских "стандартов", определяющих единые правила разработки, документирования, развития, функционирования, приобретения АИС административного управления МГУ;
- административные документы МГУ (приказы, планы, программы и т.п.).
Данный раздел посвящен описанию требований к комплекту внутриуниверситетских "стандартов". Такие "стандарты" представляют собой информационную интегрирующую инфраструктуру, роль которой далеко выходит за рамки автоматизации административного управления МГУ. Эти же или аналогичные документы могут быть использованы при автоматизации других сфер деятельности в МГУ: учебный процесс, научные исследования, библиотечно-информационное обслуживание и т.д.
Статус документов, входящих в информационную интегрирующую инфраструктуру в МГУ должен быть достаточно высок для того, чтобы требования, содержащиеся в них, выполнялись. Соответственно, управленческая структура, под эгидой которой должны разрабатываться такие документы, должна иметь межподразделенческий статус. Это, например, могут быть рабочие группы специалистов под эгидой ЕТИС МГУ. Состав рабочей группы (не более 10 чел.) утверждается Ректором, реальный срок разработки проекта документа — не более 6 месяцев. По содержанию создаваемые университетские "стандарты" должны опираться на существующие стандарты и нормативы, но не подменять их и максимально учитывать специфику МГУ.
Выполнение разработанных и утвержденных требований (стандартов) к новым информационным системам обеспечивается подходом разработки, базирующимся на следующих основах:
- использование современных технологических и инженерных средств построения информационных систем данного класса, основанных на стандартах;
- использование знаний и опыта сотрудников НИВЦ и других подразделений МГУ, накопленных, как в рамках НИР, так и в различных проектах по созданию информационных систем;
- использование стандартных методик управления качеством, основывающихся на предотвращении и своевременном обнаружении брака;
- ведение проекта в соответствии со стандартами и методологиями, подтвержденными мировой практикой.
При покупке и внедрении готовых систем гарантией соблюдения требований информационной интегрирующей инфраструктуры является:
- выработка и фиксация заказчиком требований к будущей системе, оценка допустимых затрат по финансам и времени;
- анализ рынка информационных систем в соответствии с выработанными требованиями;
- выбор оптимального варианта из нескольких альтернативных коммерческих предложений с привлечением независимых экспертов.
Механизм выполнения перечисленных работ может тот же, что и указано выше: рабочие группы под эгидой ЕТИС.
6. Аппаратно-программные средства автоматизации административного управления МГУ
В данной концепции не освещаются конкретные требования к аппаратно-программным средствам автоматизации. Исключительно быстрое развитие таких средств, их изобилие на рынке, наличие большого числа стандартных, апробированных инженерных решений переводит проблему выбора таких средств на уровень технических проектов на создание конкретных АИС. Особо освещена лишь одна компонента — выделенная административная сеть МГУ.
Создание выделенной административной сети МГУ.
Существующая в настоящее время высокоскоростная телекоммуникационная сеть МГУ не используется в административном управлении по причине недоверия управленческого аппарата МГУ к безопасности информации в компьютерной сети. Действующие АИС используют в лучшем случае электронную почту для транспорта файлов.
В качестве аппаратной основы целесообразно создание выделенной административной сети МГУ, не имеющей физического выхода в компьютерные сети общего пользования. Допуск на подключение к такой сети должен регулироваться соответствующей службой МГУ. Программно-аппаратные средства защиты в сетях общего пользования всегда будут уязвимы для хакеров и вирусных атак, принимая во внимание реальную квалификацию работающего в административной сети персонала, и ограниченность средств на поддержку систем защиты. Опыт показывает, что даже организации с практически неограниченными бюджетами в этой области (например Министерство обороны США) регулярно сталкиваются с такими проблемами.
Создание выделенной локальной административной сети МГУ возможно на базе существующей оптической кабельной сети, топология которой позволяет организовать Ethernet-сеть с портами на каждом факультете и институте. К этим портам должно подключаться ограниченное число рабочих мест в аппарате управления подразделений МГУ.
На первом этапе выделенная административная сеть может использоваться как почтовая служба для быстрого обмена информацией в рамках существующих и внедряемых систем и для обмена управленческими документами между управлениями Ректората и руководством подразделений. В дальнейшем на основе этой сети могут инсталлироваться все административные информационные системы МГУ.
7. Организационно-финансовые средства автоматизации административного управления МГУ
Перспективный календарный план (программа) автоматизации административного управления МГУ.
Покупка и тем более разработка АИС, их внедрение в эксплуатацию — это непростые процессы, требующие даже для небольших систем тщательной проработки очередности мероприятий, согласования действий большого числа исполнителей, учета множества случайных факторов, оценки рисков. В такой ситуации даже материальная и моральная заинтересованность отдельных исполнителей не могут служить гарантией своевременного достижения нужного результата. Единственная объединяющая и принуждающая сила в этом случае — административная воля, принявшая форму плана.
Перспективный календарный план должен включать задания руководства (а не пожелания исполнителей), содержать ясные, хорошо мотивированные цели, средства их достижения и этапы. Сроки календарного плана целесообразно определять, исходя из реальных сроков достижения крупных целей автоматизации административного управления. Утверждает календарный план Ректор или проректор, курирующий автоматизируемые административные службы.
Перспективный финансовый план ("чрезвычайная" программа финансирования).
Финансовый план всегда должен присутствовать как минимум в двух формах:
- как составная часть перспективного календарного плана;
- как самостоятельный документ, основанный на фактическом бюджете МГУ.
Роль финансового плана в том, чтобы быть жестким ограничителем календарных планов. Если календарный план определяет комплексность и очередность мероприятий, то финансовый план — их реализуемость. Утверждает финансовый план Ректор.
Единый координирующий орган
Основные функции координирующего органа — планирование и координация процесса автоматизации административного управления МГУ, а именно:
- подготовка и представление на утверждение проектов календарного и финансового планов автоматизации;
- организация подготовки и представление на утверждение проектов внутриуниверситетских "стандартов";
- формирование и утверждение рабочих групп (комиссий) специалистов (например, для, , и т.п.).
Качественный состав координирующего органа определяется его функциями, что, в частности, означает представительство как специалистов по электронным технологиям обработки информации, так и специалистов по управлению, планированию, финансам. Рабочие группы (комиссии) могут формироваться как на ограниченный срок, так и постоянно действующие. Возможные функции рабочих групп (комиссий):
- разработка / модификация внутриуниверситетских "стандартов";
- подготовка обоснований разработки / покупки АИС;
- развитие концепции автоматизации МГУ;
- мониторинг технической оснащенности верхнего уровня управления МГУ.
Состав и функции координирующего органа утверждаются Ректором.
8. Кадровое обеспечение автоматизации административного управления МГУ
АИС административного управления являются (и еще долго будут) человеко-машинными системами, чья нормальная работа невозможна без специалистов, во-первых, обеспечивающих связь АИС с реальным процессом управления (принятия решений), во-вторых, создающих условия для устойчивой работы и развития АИС.
Можно выделить следующие основные группы специалистов, обеспечивающих эксплуатацию АИС.
1 группа
Специалисты, осуществляющие подготовку, ввод и обработку профильной информации с использованием АИС.
2 группа
Администраторы баз данных, локальных компьютерных сетей, обеспечивающие устойчивую, надежную работу прикладного программного обеспечения, защиту информации, регулирование доступа к ресурсам АИС.
3 группа
Специалисты по эксплуатации средств вычислительной техники и базового программного обеспечения.
Детальная организация работы всех групп специалистов осуществляется в процессе внедрения в эксплуатацию конкретной АИС и не подчиняется единой модели. Укажем лишь некоторые общие требования.
а) В обозримом будущем наиболее реалистичной схемой взаимодействия является сочетание работы эксплуатационных служб профильных АИС (например, Отдел АСУ Центральной бухгалтерии МГУ) и специалистов общеуниверситетских подразделений (НИВЦ, ВМ и К, ЦТТИ и др.).
б) Гарантированный положительный результат от растущих от года к году вложений в АИС административного управления может быть получен лишь при условии привлечения и содержания высококвалифицированного персонала эксплуатации АИС в условиях рыночной конкуренции. Как и в других областях, где университет вступает в соревнование с лучше обеспеченным материально миром коммерции, МГУ должен приложить все усилия, чтобы создать такие привлекательные условия работы персонала эксплуатации АИС, которые компенсировали бы более низкий уровень зарплаты, заложенный стандартами бесплатного высшего образования.
Заключение
Концепция автоматизации административного управления МГУ не должна рассматриваться как "замкнутый" документ. Многие бизнес-процессы являются общими для различных сфер деятельности МГУ и не могут быть ограничены лишь административным управлением. Представленная концепция должна со временем стать составной частью более общего документа, содержащего конструктивные принципы информатизации различных видов деятельности МГУ.
Целесообразной является также разработка концепций информатизации в университетских подразделениях (факультетах, институтах, центрах и т.д.). Инициирование таких разработок административными средствами вряд ли необходимо. Пропаганду и методическую помощь может взять на себя университетский координирующий орган (раздел 8).
ИСПОЛЬЗОВАННЫЕ ИСТОЧНИКИ
1. University of Oxford: IT Strategic Framework: 2008 — #"#_ftnref1" name="_ftn1" title="">[1] ERP — Enterprise Resources Planning: планирование ресурсов предприятия
Страницы: 1, 2, 3
