· Інформація про основну діяльність торговельних підприємств міститься в організаційно-розпорядчій документації, яку використовують для оформлення розпорядчо-виконавчої діяльності апарату управління.
Цей вид документації передбачає організаційні документи (статути, положення, правила, інструкції), розпорядчі (накази, розпорядження) і довідково-інформаційні документи (листи, довідки, звіти, відомості тощо). Крім того, у підприємствах створюють спеціальні види документації, які відображують специфічні функції управління, наприклад кадрову, бухгалтерську ті ін.
Для оформлення організаційно розпорядчих документів використовують спеціальні бланки.
Бланк –– це стандартний аркуш паперу з відтвореною на ньому постійною інформацією і місцем для змінної інформації.
Більшість організаційно-розпорядчих документів оформлюють на бланках.
На чистих аркушах паперу можна складати другорядні документи, які не виходять за межі підприємства.
Застосування бланків прискорює фіксування і сприйняття інформації, скорочує трудомісткість робіт з документування, створює умови для використання технічних засобів обробки документів, підвищує культуру роботи з ними.
На кожному підприємстві або в установі використовують два види бланків –– для листів і загальний бланк для оформлення інших видів організаційно-розпорядчих документів.
При складанні і оформленні документів використовують реквізити.
Реквізит –– елемент офіційного документа, наприклад, дата, адресат, індекс, підпис та ін. Сукупність розміщених у встановленій послідовності реквізитів документа називається його формуляром.
Діловодство в організації встановлює загальні правила документування управлінської діяльності у структурних підрозділах і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі до архіву.
Воно визначає порядок ведення діловодства, його положення поширюються на всю службову документацію, що створюється засобами обчислювальної техніки. Комп'ютерні (автоматизовані) технології обробки документальної інформації повинні відповідати вимогам державних стандартів.
Правила і рекомендації щодо порядку здійснення діловодних процесів розроблюється згідно з вимогами основних положень Єдиної державної системи діловодства, державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію та нормативних актів і методичних рекомендацій Головного архівного управління щодо організації документаційного забезпечення.
Загальне керівництво роботою служби документаційного забезпечення здійснює керівник організації або один із його заступників згідно з розподілом обов'язків (див. Додатки 1, 2).
Відповідальність за організацію та ведення діловодства в апараті організації відповідно до вимог Єдиної державної системи діловодства, державних стандартів, а також методичне керівництво діловодством у структурних підрозділах покладається на канцелярію. Вимоги керівника цієї служби з питань організації та ведення діловодства і роботи з документами є обов'язковими для всіх працівників апарату організації.
Відповідальність за додержання встановлених правил діловодства, стан діловодства в структурних підрозділах, а також за зберігання і використання документів, що знаходяться в структурних підрозділах на виконанні, до передачі їх на архівне зберігання, покладається на керівників структурних підрозділів.
Безпосереднє ведення діловодства у відповідних структурних підрозділах здійснюють діловоди (секретарі керівників, інспектори).
На період відсутності діловода структурного підрозділу (відпустка, тимчасова непрацездатність тощо), а також у структурних підрозділах, де за штатним розписом не передбачено посаду діловода, ведення діловодства покладається за вказівкою керівника структурного підрозділу на одного із працівників підрозділу.
Посадові особи та працівники організації зобов'язані знати і дотримуватися вимог щодо виконання розробки, оформлення, реєстрації, порядку проходження зберігання документів і використання службової документації.
Керівники структурних підрозділів зобов'язані знайомити всіх прийнятих на роботу осіб з організацією діловодства в організації.
Особи, прийняті на посаду секретаря, діловода, інспектора-діловода структурного підрозділу, зобов'язані протягом трьох днів після призначення їх на посаду пройти інструктаж з питань ведення діловодства.
При звільненні працівника структурного підрозділу з роботи або у разі відпустки, відрядження тощо всі невиконані ним службові документи передаються за вказівкою керівника структурного підрозділу для виконання та зберігання особі, яка його заступає з відміткою про передачу в реєстраційно-контрольних картках, а справи (документи, література), що були взяті з архіву (бібліотеки), підлягають поверненню. У разі необхідності їх отримує в архіві (бібліотеці) призначений працівник.
При звільненні або переміщенні діловодів структурних підрозділів складається акт здачі і приймання всіх справ, що знаходяться в поточному діловодстві всіх закінчених справ, які підлягають здачі до архіву. Акт складається у двох примірниках, затверджується керівником структурного підрозділу (додаток 3). Один примірник акту залишається у справах структурного підрозділу, другий — передається до Управління справами (канцелярії).
При звільненні начальника структурного підрозділу і призначенні нового у приймально-здавальному акті поряд з іншими питаннями висвітлюється стан діловодства (кількість документів, які знаходяться на виконанні, зокрема, прострочених, а також звернень громадян, стан архіву тощо).
При звільненні керівника діловодної служби всі документи, печатки, штампи, бланки, засоби оргтехніки передаються новій призначеній особі згідно з актом, який затверджується керівником організації.
Керівники структурних підрозділів зобов'язані [2, с. 118]:
• вживати необхідних заходів щодо скорочення службового листування. Забороняється листування між структурними підрозділами з питань, які не потребують документального оформлення і можуть вирішуватися в оперативному порядку;
• забезпечувати регулярну перевірку стану діловодства та додержання правил ведення діловодства в підпорядкованих структурних підрозділах;
• не допускати витребувань різних відомостей, звітів, зведень та інших документів, які не передбачені правовими актами і не викликаються необхідністю;
• здійснювати контроль за додержанням вимог щодо складання, оформлення документів і організації діловодства, передбачених державними стандартами на організаційно-розпорядчу документацію;
• сприяти раціоналізації діловодних процесів, вживати заходів щодо забезпечення діловодної служби сучасним обладнанням, засобами оргтехніки та електронно-обчислювальними машинами (ЕОМ);
• забезпечувати організацію навчання працівників діловодної служби для підвищення кваліфікації.
Зі службовими документами, що не підлягають розголошенню можуть знайомитись тільки працівники організації, які мають до них безпосереднє відношення. Ознайомлення інших осіб, видача їм документів чи їх копій, довідок або відомостей службового характеру допускається тільки з дозволу керівництва організації.
Публікація службових документів у пресі, оголошення по радіо, телебаченню, використання в доповідях, лекціях, виступах здійснюється відповідно до Закону України "Про інформацію".
Мовою діловодства і документації, а також взаємовідносин з органами державної виконавчої влади, міністерствами, відомствами, підприємствами, громадськими організаціями та громадянами є українська мова. У випадках, передбачених законами, мовою діловодства, документації та взаємовідносин із зазначеними вище органами та громадянами поряд з українською мовою може бути мова більшості населення тієї чи іншої місцевості або мова, прийнятна для населення даної місцевості.
Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на папері або інших носіях управлінських дій в процесі їх здійснення або за їх підсумками, тобто, у створенні управлінських документів.
Підставою для створення документів є необхідність засвідчення наявності і змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.
Управлінські документи за найменуванням, формою і складом реквізитів повинні відповідати державним стандартам та іншим нормативним документам на організаційно-розпорядчу документацію.
Для забезпечення належної організації документування керівництвом визначається конкретний комплекс документів, необхідних і достатніх для документування діяльності організації.
Відбір форм і видів документів, необхідних для виконання управлінських та інших функцій здійснюється відповідно до переліків форм і видів документів, які розробляються для всіх напрямів діяльності організації і затверджується її керівником.
Управлінська діяльність організації здійснюється шляхом видання розпорядчих документів, яке здійснюється відповідно до повноважень визначених статутом, а також нормативними актами, прийнятими організацією у межах своєї компетенції.
Згідно з статутом організація видає розпорядчі документи: накази, постанови та розпорядження.
Підставою для прийняття розпорядчих документів у діяльності організації є [2, с. 119]:
• Конституція України, закони України, постанови Верховної Ради України, укази і розпорядження Президента України, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України;
• здійснення виконавчої і розпорядчої діяльності з метою виконання покладених завдань відповідно до своєї компетенції;
• потреба у правовому регулюванні діяльності апарату управління. Розпорядчі документи видаються обов'язково:
• з організаційних питань: при утворенні, реорганізації, ліквідації структурних підрозділів, визначенні їх функцій і завдань, затвердженні структури організації, визначенні прав і обов'язків посадових осіб, відміни, зміни та призупинення дії раніше виданих наказів;
• з питань планування, при визначенні порядку і строків складання планів; у випадках зміни планових показників і встановлення додаткових планових завдань; при підведенні підсумків виконання планів;
• з питань фінансування, при затвердженні звітів, зміні цільового витрачання асигнувань, розподілі та перерозподілі грошових коштів;
• з питань кадрової роботи, праці і заробітної плати: призначення, переведення, звільнення працівників, при вирішенні питань про відзначення, дисциплінарні стягнення, про відрядження працівників; у випадках преміювання, виплати одноразових грошових винагород, надання відпустки, проведення атестації та присвоєння рангів, підготовки та перепідготовки кадрів керівних працівників і фахівців організації.
В інших випадках питання про необхідність видання розпорядчих документів вирішується керівництвом організації.
Вирішення найбільш важливих питань, а також питань, що стосуються всіх або декількох структурних підрозділів, викладається, як правило, в наказах. Конкретні питання виконання і уточнення прийнятих рішень викладаються у розпорядженнях керівництва організації.
Розпорядчі документи, прийняті на основі єдиноначальності, не можуть скасовувати або змінювати розпорядчі документи колегіального органу.
З питань, що становлять взаємний інтерес і входять до компетенції різних органів, приймаються спільні розпорядчі документи. Вони приймаються у формі, що визначається органом, який готує проект відповідного документа.
Розпорядчі документи, що надходять до організації від вищих органів, якщо спосіб доведення не визначений в самому документі, доводяться до апарату в порядку, визначеному керівництвом, і може здійснюватися, зокрема, шляхом:
Страницы: 1, 2, 3
