У рамках СЕД електронні версії документів мають існувати поряд з паперовими (Додаток 10, 11), або замість них.
Так, для будь-якої організації постійне удосконалення документного забезпечення управління є життєво важливим і це прямо впливає на якість прийняття управлінських рішень. Тому в Кузнецовській міcькій раді вводять систему електронного документообігу (СЕД), що скорочує час обробки вхідної та вихідної документації.
Допомогою в цьому є схеми документообігу, маршрутні та технологічні карти управлінської документації. Такі схеми різні для великих та невеличких установ (Додаток 9).
3.2 Вдосконалення документування в Кузнецовській міській раді
Вдосконалення нормативно-правової бази райдержадміністрацій, зміни у функціях їх діяльності, викликаних, насамперед, Законом України "Про місцеве самоврядування" безперечно, відбилися на документуванні.
Згідно з Законом України "Про місцеве самоврядування в Україні", сільським та селищним радам делеговані повноваження органів виконавчої влади. У зв'язку з цим райдержадміністрації контролюють тільки здійснення делегованих повноважень, що призвело до звуження такого виду документів, як довідково-інформаційні (доповідні записки, довідки про результати перевірок). Водночас у відділі організаційної роботи збільшився обсяг аналітичної документації (огляди, інформаційно-аналітичні довідки, листи). Зміни, які відбулися останнім часом в структурі райдержадміністрації, звичайно, відбилися на процесах документування управлінської діяльності і призвели до змін у діловодстві. Наприклад, збільшення обсягу інформаційно-аналітичних документів обумовлюється функціонуванням відділу внутрішньої політики. Одночасно зменшилося наповнення номенклатури справ правовою документацією, що обумовлюється організацією самостійних районних управлінь юстиції [7, с. 16].
Основні заходи, які мають покращити організацію діловодства у міністерствах, відомствах, органах виконавчої влади, в тому числі нарівні областей, районів, це стосується і Кузнецовської міської ради:
- прийняття нових законодавчих актів, прийняття Закону України "Про діловодство";
- впровадження в практику роботи ДСТУ 4163-2003 "Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів" (замість ГОСТу "Системи організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів");
- розроблення нормативно-інструктивних та методичних матеріалів, що регламентували б організацію діловодства – потрібна українська ЄДСД; нормування праці співробітників діловодних служб та їхньої кількості залежно від документообігу. Конче потрібна, і в райдержадміністраціях в тому числі, інструкція щодо ведення електронного діловодства;
- впровадження засобів автоматизації для створення документів, реєстраційних процесів, комп'ютерного оброблення документів у канцелярії, загальному відділі, відділі контролю за їх виконанням, а також впровадження локальної мережі для зв'язку між структурними підрозділами райдержадміністрації та з облдержадміністрацією.
Суттєва відмінність діловодства райдержадміністрацій від інших установ районної та сільської ланки, що є джерелами комплектування архівних відділів, - це більш активне, ніж у інших, впровадження електронного діловодства, що вимагає методичного забезпечення як з боку діловодних служб, так і з боку відділів інформаційно-комп'ютерного забезпечення облдержадміністрацій та державних архівних установ, у світлі вимог постанови Кабінету Міністрів України від 28 жовтня 2004 р. № 1453 "Про затвердження Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади".
Виконання зазначеного правового документа є складовою частиною "Концепції формування системи національних електронних інформаційних ресурсів", затвердженої розпорядженням Кабінету Міністрів України від 5 травня 2003 р. у № 259-р.[7, с. 17].
Виходячи з соціально-економічних процесів, які відбуваються в Україні, загальнодержавних приорітетів у різних галузях народного господарства, аналізуючи функції, покладені державою на регіональні ланки управління, а також, враховуючи можливості застосування нових інформаційних технологій, сучасних обчислювальних, телекомунікаційних та програмних засобів, функціональні підсистеми повинні надавати керівництву обласної державної адміністрації (ОДА), по-перше, інтегровану інформацію про стан справ у закріпленій за структурою зоні відповідальності (результати діяльності цієї структури), по-друге, надавати відповідному керівнику вищого рівня можливість доступу до більш детальної інформації - власних баз даних та інших інформаційних ресурсів і, по-третє, надавати керівнику можливі варіанти вирішення проблем, що виникають. Також із задач обробки інформації в умовах існуючого соціально-економічного становища в країні у перелік першочергових задач СІАЗ доцільно включити такі, які спрямовані на соціальний захист населення регіону.
У зв’язку з тим, що у відділі організаційної роботи збільшився обсяг аналітичної документації: огляди, інформаційно-аналітичні довідки, листи, потрібно було б створити інформаційно-аналітичний відділ, де і опрацьовувалася б, вище вказана документація. Інформаційно-аналітичного забезпечення потребують питання, які вирішуються в міській раді м. Кузнцовська, а саме:
— соціально-політичної обстановки в місті;
— визначення потреб міста в ресурсах та умов, необхідних для його життєдіяльності;
— прогнозування соціально-економічного розвитку міста на періоди різної тривалості;
— реалізація заходів щодо задоволення запланованих потреб міста;
— комплексний аналіз та контроль задоволення міста ресурсами і умовами його життєдіяльності.
Функції, що виконуються галузевими підрозділами ОДА і територіальними підрозділами міністерств, інших органів виконавчої влади потребують автоматизації процесів роботи з документаи і тому автоматизація їхньої діяльності повинна здійснюватися в межах галузевих (а не регіональних) програм інформатизації. Але усі вони підзвітні і підконтрольні голові ОДА і тому з метою інформаційної підтримки діяльності керівництва ОДА, від кожного такого галузевого підрозділу повинна надходити до ядра СІАЗ узагальнена інформація щодо стану справ у регіональному секторі відповідної галузі. Для цього необхідно створити інформаційні інтерфейси між усіма цими підрозділами та ядром СІАЗ області, а вже з ядра інформація повинна надходити на автоматизоване робоче місце (АРМ) керівників ОДА.
Ці функції є загальними для всіх органів регіонального управління і повинні реалізовуватися у СІАЗ. Джерелами інформації мають бути структурні підрозділи ОДА, територіальні підрозділи центральних органів виконавчої влади, районні держадміністрації та міськвиконкоми міст обласного підпорядкування.
Загальний рівень інформатизації аналітичної діяльності ОДВ і ОМС в Україні зараз такий, що, крім проблем власне інтеграції їх ІАС, в даний час потрібно також вирішувати проблеми створення чи суттєвої модернізації самих об’єктів інтеграції. Недостатнє оснащення ОДВ і ОМС програмно-апаратними засобами, відсутність скоординованої системи показників та затверджених методик їх розрахунку не дозволяють прозоро відслідковувати узгодженість та несуперечність цілей, що ставляться на всіх рівнях управління, контролювати їх додержання та приймати рішення щодо забезпечення їх досягнення. До цього ж треба додати відсутність розвиненої аналітичної бази, систематизованого і вичерпного інформаційного фонду з потужним довідковим апаратом, мереж телекомунікацій, що дозволяють використовувати фонди зовнішніх організацій. Обмеженим є використання сучасних інформаційно-пошукових систем. Окремі приклади успішного застосування ІАС ще розрізнені, не складають взаємопов'язаного єдиного комплексу, характеризуються різноманітністю у підходах, темпах розвитку й оснащенні, а тому недостатні для задоволення нового рівня вимог органів державної влади та органів місцевого самоврядування. Така картина простежується і в Кузнецовській міській раді
На шляху вдосконалення цієї діяльності в ОДВ й ОМС в Україні має місце низка об'єктивних чинників, які ускладнюють здійснення інформаційно-аналітичної роботи.Тому потрібно:
· має надаватися точна і повна інформація, з якою працюють ОДВ, достатність ресурсів для її одержання, чітка взаємодія органів між собою;
· надання реального часу, протягом якого повинні бути прийняті управлінські рішення незалежно від складності вирішуваних питань і обсягів обробленої інформації;
· чітке визначення критеріїв при прийнятті управлінських рішень;
· використання культури виконання;
· використання інформаційно-аналітичних матеріалів з діяльності ОДВ й ОМС.
Для поліпшення роботи міської ради м. Кузнецовськ потрібно створити інтегровану інформаційно-аналітичну систему, яка має забезпечити ефективну роботу міської ради. Для цього використати компоненти, що реалізують інтеграцію її діяльності, а саме:
· телекомунікаційне середовище;
· інтегровану систему електронного документообігу,
· інтегровану систему управління інформаційними ресурсами,
· систему управління розподіленими технологіями аналітичних обчислень
На етапі розвитку ІАС щоб подолати головні проблеми слід зробити наступне:
- розробити на рівні держави нормативно-правові норм щодо регулювання доступу до державних інформаційних ресурсів;
- розробити регламент використання та передачі інформації про діяльність ОДВ і ОМС;
- створити достатній інформаційний базис для комплексного вивчення і виконання завдань державного та господарського управління у вигляді державних кадастрів, реєстрів та регістрів інформаційних ресурсів з інформацією про земельні та природні ресурси, об’єкти нерухомості, населення, юридичні особи тощо;
- вдосконалити технологію процесів управлінської діяльності відповідно сучасним потребам державного управління і сучасного рівня розвитку інформаційних технологій;
- розвинути “публічну владу”, прямий та зворотній інформаційний зв’язок міської ради з громадськістю та різноманітними недержавними джерелами масової інформації.
На сучасному етапі розвитку інформаційних технологій, коли комп'ютерні мережі стають глобальним чинником, а засоби інформатизації охоплюють все нові ділянки державного та суспільного життя, проблема автоматизації управлінської сфери потребує нових підходів і принципів. Основними напрямками цієї роботи повинен охоплюватися увесь досвід інформаційно-аналітичної діяльності, накопичений на різних рівнях: державному, галузевому, регіональному, корпоративному, а також новітні досягнення у сфері наукових розробок і технологій. Виходячи з головних завдань, щодо напрямків інформаційно-аналітичної діяльності в ІІАС (в рамках яких і повинна здійснюватися функціональна інтеграція в системі) міській раді м. Кузнецовськ належить впровадження засобів автоматизації:
1.Електронізація документообігу. Поступово, але неухильно документообіг повинен перенестися з паперового на електронні носії, це є необхідною умовою впровадження засобів автоматизації. Разом з узаконенням електронного підпису це дасть можливість реально здійснити ідеї безпаперової інформатики і значно підвищити ефективність систем управління.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10
