Номенклатура дел, методика ее составления и применения в практической деятельности
Основные понятия: номенклатура дел; типовая номенклатура дел; примерная номенклатура дел; конкретная (сводная) номенклатура дел; индивидуальная (конкретная) номенклатура дел; заголовок дела; дело; номенклатура дел организации; сроки хранения дел.
В деятельности любой организации (учреждения) оформляется большое количество документов, в которых закреплены решения руководства, отражены отношения с вышестоящими, подчиненными и другими организациями.
После того как в управленческой деятельности была использована информация, содержащаяся в документах, она становится памятью организации (учреждения), надобность в которой может возникнуть вновь через определенное время. Документов накапливается много. Чтобы быстро найти необходимый документ среди множества других, их необходимо правильно систематизировать, т.е. группировать их в дела. Дело можно определить как «совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку».
Для того чтобы документы можно было легко найти, после исполнения их группируют в дела с разными сроками хранения. Классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел.
Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке
При хорошо составленной номенклатуре дел документы по мере исполнения включаются только в те дела, которые заранее для них предусмотрены. Следовательно, место каждого документа заранее предопределено и поиск его не будет вызывать, ни каких затруднений. Номенклатура дел является указателем индексации документов при регистрации, так как индекс документа включает индекс дела по номенклатуре. Основное требование, которое предъявляется к номенклатуре – это охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации (учреждения).
Основные положения по составлению номенклатуры дел изложены в Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь.
Номенклатура дел бывает трех видов – типовая, примерная и конкретная
Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций. Она устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли (системе) и является нормативным документом.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав и индексы для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер.
Конкретная (сводная) номенклатура дел организации составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений.
Сводная номенклатура дел организации составляется службой ДОУ, подписывается руководителем организации, согласовывается экспертной комиссией (ЭК) организации и экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения, в которое поступают документы на хранение, а затем утверждаются руководителем организации не позднее ноября-декабря текущего года.
Типовая и примерная номенклатуры дел являются методическими пособиями, они позволяют установить единую систему формирования дел, унифицировать заголовки дел однородных документов, установить для них единые сроки хранения. Разрабатывают такие номенклатуры дел документационные службы и архивы центральных ведомств, для своей системы подведомственных организаций (учреждений). Сроки дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в конкретную (индивидуальную) номенклатуру дел без изменений.
Независимо от наличия типовой и примерной номенклатуры дел, каждая организация обязана иметь индивидуальную (конкретную) номенклатуру дел. Индивидуальная (конкретная) номенклатура дел составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в организации (учреждении), является основным учетным документов в делопроизводстве.
Одним из первых этапов при составлении номенклатуры дел является изучение состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности организации (учреждения). Так же необходимо изучить устав или положение об организации (учреждении), положения о ее структурных подразделениях, штатное расписание, планы и отчеты о работе организации (учреждения), типовые и примерные номенклатуры дел, типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения.
При составлении номенклатуры дел необходимо учитывать требования, закрепленные в нормативных документах, таких как Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь.
Заголовок дела – краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле.
Заголовок дела – важнейший элемент номенклатуры дел.
В номенклатуру дел включаются:
· заголовки дел документов, составляемые в данной организации (учреждении);
· заголовки дел документов, поступающие в организацию (учреждение) из других организаций;
· заголовки дел документов общественных организаций, подразделений действующих на общественных началах;
· заголовки дел для группировки документов с грифом «Для служебного пользования» (ДСП) и справочные картотеки, журналы учета документов и изданий с грифом «ДСП»;
· дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организаций (учреждения) или прекращения ее деятельности;
· заголовки дел, не завершенных делопроизводством дел ликвидированной организации, правопреемником которой является организация (учреждение).
Заголовки печатных изданий в номенклатуру дел не включаются.
Основные требования к содержанию заголовка:
· четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела (например, «Приказы ректора университета по основной деятельности»);
· заголовок должен быть конкретным и исключать различные толкования;
· избегать неконкретных формулировок (например «разные документы», «общая переписка»).
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:
· название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);
· название организации или структурного подразделения (автор документа);
· название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
· краткое содержание документов дела;
· название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
· даты (период), к которым относятся документы дела;
· указание на копийность документов дела.
Состав элементов заголовка дела определяется характером документов дела.
Дело – совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку.
Понятие «дело» употребляется в заголовках судебных, следственных, личных (персональных), арбитражных и других делах, содержащих документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу. Например «Дело №5–63 (А) по иску ООО «БЕЛИНТЕК» к ОАО «ОМИКС» о взыскании 893140 руб.».
Название документа в заголовке дела указывается в единственном или множественном числе (при группировке в деле документов одного названия) (Например «Протоколы собраний акционеров предприятия»).
Термин «документы» употребляется в заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в конце заголовка в скобках обязательно указываются основные разновидности документов, которые сгруппированы в деле. Например «Кассовые документы (приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер)».
Термин «документ» применяется также в заголовках дел, содержащих документы – приложения к какому-либо документу. Например «Документы к протоколам заседания ученого совета».
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год) на (за) который составлены документы, вид документа (план, отчет) и автор. Например «Годовой бухгалтерский отчет ООО «СОЮЗТЕХСЕРВИС» за 2000 год».
При заведении личных дел фамилия, имя, отчество лица, на которое заводится дело, указываются в именительном падеже. В наименованиях дел, содержащих документы по вопросам переписки, уточняются, с кем и по какому вопросу она ведется.
При указании в заголовке дела корреспондента необходимо учитывать следующее:
· если переписка ведется с однородными корреспондентами, то они не перечисляются, а указываются обобщенно. Например «Переписка института с высшими учебными заведениями по научным вопросам»;
· если переписка ведется с разнородными корреспондентами, то они не указываются. Например «Переписка об организации региональной научно-практической конференции «Юридическое образование»»;
· если переписка ведется с одним корреспондентом, его указывают в заголовке дела. Например: «Переписка с Министерством образования Республики Беларусь по учебным вопросам».
Страницы: 1, 2
