Принципиальным решением является компьютерная сеть, связывающая компьютеры на рабочих местах в различных подразделениях организации. В этом случае сведения о работе с документами, вводимые с рабочих мест в подразделениях, могут автоматически собираться и накапливаться на сервере сети, формируя базу данных о состоянии и истории документооборота организации. Для организации такой работы с использованием сети организации разрабатываются специальные программы, называемые системами автоматизации делопроизводства и документооборота (АС ДОУ). Чем больше число рабочих мест, связанных с обработкой документов, охватывает такая система, тем эффективнее осуществляется управление. Наиболее рациональным является на сегодняшний день автоматизированный контроль за исполнением документов, который секретарь ведет на персональном компьютере.
Резервы сокращения объемов документооборота имеется и при размножении и копировании документов. Множительная техника создает удобства для работы: ускоряет обработку информации и процесс исполнения решений. Поэтому каждая организация стремится приобрести совершенную множительную машину и увеличивает тиражирование, часто без достаточных оснований. Для оптимального использования множительной технике рекомендуется: копировать документы с уменьшением формата и использовать обе стороны листа, применять выборочное копирование[8, 35-38].
В целях сокращения объема документооборота рекомендуется составление плана по следующим направлениям:
- в положениях о структурных подразделениях и должностных инструкциях предусмотреть право подписи документов;
- ввести предварительное рассмотрение всей поступающей корреспонденции
- в номенклатурах дел сократить количество дел за счет ликвидации дублирования;
- унифицировать распорядительные документы, заменить директивные, инструктивные и т.п.
- разработать трафаретные тексты наиболее часто повторяющихся документов;
- повысить качество подготовки и оформления документов, унифицировать бланки в соответствии с действующими стандартами;
- расширить практику бездокументного решения служебных вопросов;
- для экономии бумаги усилить контроль за тиражированием документов;
- разработать табель необходимых документов с указанием сроков их подготовки и использования.
Задача сокращения объема документооборота имеет два основных аспекта – сокращение количества создаваемых документов и сокращение расхода ресурсов на производство документов.
2.2 Переход к безбумажной технологии управления
На современном этапе развития экономике отмечается стремление руководства организаций к реструктуризации систем и совершенствованию процедур управления и к уменьшению объемов документации на бумажных носителях, снижению стоимости ее обработки и повышению эффективности работы с ней на пути организации совместного доступа специалистов к информации, хранения и поиска документов.
Переход к безбумажной технологии управления предполагает выбор и применение методов организации безбумажной технологии управления, основывающейся на четырех основных концепциях: автоматизация рабочих мест службы ДОУ, электронный документ, система электронного документооборота, система корпоративного электронного архива.
Автоматизация рабочих мест службы ДОУ в России прошла к концу XXI в. два этапа: первый характеризуется локальной автоматизацией делопроизводственных функций и процедур, второй – зарождением и становлением комплексного решения проблем автоматизации ДОУ в организациях и переходом к безбумажному обмену информацией.
Под АРМ (автоматизированным рабочим местом) на стадии их зарождения понимали совокупность технических и программных средств, информационного обеспечения, ориентированных на выполнение регламентированных организационно – управленческих задач. С появлением ПК (персональных компьютеров) разработка АРМ стала необходимым элементом информационной технологии независимо от уровня ее развития.
Цели создания АРМ:
- Повышение оперативности управленческого труда;
- сокращение трудозатрат на документирование, обработку и передачу документированной информации;
- Усилие контроля сроков исполнения документов;
- Упорядочение документооборота.
АРМ можно разделить на локальные и сетевые это зависит от используемых технических и программных средств. Сетевые АРМ позволяют совместно использовать информацию различным группам пользователей. Локальные АРМ дает возможность пользователю производить обработку данных на отдельном рабочем месте.
Концепция электронного документа возникла в 80-х гг. с появлением на рынке микрокомпьютеров и первого графического интерфейса.
Согласно Федеральному закону от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации": электронный документ (ЭД) является всякое "электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи"[13]. Переход к цифровым ЭД имеет свое преимущество перед документами на бумажных носителях это – создание, совместное использование, распространение, хранение, а также защита информации. Они могут увеличить производительность используемых приложений, уменьшить требования к размерам накопителей, сократить или полностью решить проблему потерь и неправильного размещения документов. ЭД могут одновременно использованы сотрудниками одной группы, отдела или весей организации. Доступ к ним занимает меньше времени в отличие от документов на традиционных, бумажных, носителях.
Ускоренный доступ к стратегической информации наряду со значительной экономией средств может обеспечить конкурентные преимущества. Защиту от несанкционированного доступа к ЭД обеспечивает электронно-цифровая подпись (ЭЦП) – реквизит ЭД, предназначенный для его защиты от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа ЭЦП и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в ЭД[13].
За несколько лет концепция ЭД получила свое развитие от обычного графического образа документа до идеи электронного документооборота. Вторая концепция – это разработка системы электронного документооборота (СЭД), с целью интеграции всех приложений в единую информационную среду, обеспечивающую оперативное взаимодействие всех пользователей при выполнении ими деловых процедур и функций управления необходимой информацией.
Основные функции СЭД:
- Планирование и составление маршрутов движения документов;
- Контроль движения документов;
- Управление документооборотом и его регулирование.
Главное назначение всех функций в СЭД – организация хранения ЭД и работа с ними. Система автоматически отслеживает изменения, сроки исполнения, движения документов, контролирует их версии. Комплексная СЭД охватывает весь цикл делопроизводства организации – от постановки задачи на создание документа до его списания в архив. СЭД настраиваема на существующую организационно – штатную структуру и систему делопроизводства организации, а также интегрируема с существующими корпоративными системами.
Основные пользователи СЭД являются крупные организации и иные структуры, чья деятельность сопровождается большим объемом создаваемых, обрабатываемых и хранимых документов.
Несмотря на все достоинства, внедрение СЭД не всегда приводит к получению ожидаемого эффекта. Главная причина – огромное количество оперативной и справочной информации по-прежнему остается на бумажных носителях. Ручная обработка таких бумажных хранилищ становится узким звеном функционирования многих крупных организаций. Решением может стать применение технологии построения корпоративного электронного архива (КЭА). Это интегрированная система глобального масштаба, обеспечивающая эффективный доступ и хранение огромных объемов ЭД. При этом технология должна включать как средства создания или наполнения банка данных, так и обеспечения его должного функционирования и развития.
Техническая возможность реализации КЭА появилась относительно недавно. Это связано с появлением недорогих носителей, повышение эффективности высокоскоростных вычислительных систем и сетей, технологий индексирования сверхбольших массивов данных; внедрением средств искусственного интеллекта, позволяющих моделировать и анализировать большие объемы информации.
Для реализации КЭА организуют сеть, включающие рабочие станции и серверы ввода и обработки информации. Для ввода документов с бумажных носителей низкого качества используют промышленные сканеры потокового ввода. Система обеспечивает эффективное индексирование и полнотекстовый поиск, что относит ее к классу традиционных информационно-поисковых систем. Альтернативное направление базируется на принципе полнотекстового индексирования неструктурированных данных и включает контекстное, не зависящее от естественного языка, и контекстно-зависимое индексирование, позволяющее оптимизировать индексацию и поиск с учетом специфики морфологии и семантики естественного языка.
Ввиду высоких требований к скорости доступа к поисковому образу документа и его ценности, данные должны храниться в надежных высоко-скоростных системах архивирования, а графические образы документов – на носителях, характеризуемых длительностью использования[15, С. 16].
Можно сделать выводы, что носителем информации выступает документ на различных основах. Рост объемов информации и соответственно документов потребовал внедрения техники для своевременной обработки документов, а с появлением компьютеров – и самой информации.
Можно с уверенностью сказать, что на сегодняшний день электронные системы являются самым эффективным способом оптимизации и рационализации документооборота организаций, а, следовательно, и документирования их управленческой деятельности. Но нужно отметить, что применение СЭД не дает желаемого результата без использования унифицированных, стандартизированных форм документов и без КЭА – только сочетание всех концепций и направлений совершенствования дает наилучший результат.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В связи с развитием электронно-вычислительной техники и внедрением автоматизированных систем управления все более актуальным становится вопрос об эффективности документационного обеспечения управления.
Среди методов, направленных на совершенствование документооборота, выделяются две группы: совершенствование технологии документооборота и сокращение объема документооборота.
Задача сокращения объема документооборота имеет два аспекта – сокращение количества создаваемых документов и сокращение расхода ресурсов на производство документов.
Существуют несколько эффективных способов оптимизации и рационализации документооборота – это применение электронных систем, СЭД и КЭА.
Данная курсовая работа представляла собой анализ проблем совершенствования документооборота и имела своей целью систематизацию, закрепление и расширение знаний о методах совершенствования документирования в управленческой деятельности.
Задачами курсовой работы являлись:
- изучение теоретических основ документирования управленческой деятельности;
- анализ проблем совершенствования документирования в управленческой деятельности;
- исследование методов совершенствования документирования в управленческой деятельности.
В первой части работы "Теоретические основы документирования управленческой деятельности" было рассмотрено становление документирования в России, совершенствование содержания и оформления документа, проанализированы основные правила организации документооборота на предприятии, проблема совершенствования документирования.
Во второй части "Методы совершенствования документирования" была раскрыта тема курсовой работы и исследованы методы совершенствования документирования.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРА
1. Басаков М.И. Делопроизводство: Конспект лекций. – Ростов н/Д., 2010. – 192 с.
2. Бондырева О.И. Документирование управленческой деятельности: курс лекций/ О.И. Бондырева. – М.: Высшая школа, ИНФРА – М., 2006. 474 с.
3. Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник для вузов/ Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой М.: ЮНИТИ – ДАНА, 2001. 359 с.
4. Делопроизводство: Учебник для вузов/ под общ. ред. Проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: МЦФЭР., 2004.
5. Дёмин С.Н. Документационный менеджмент: учебное пособие для вузов/ С.Н. Дёмин – СПб.: Проспект, 2005. 347 с.
6. Закон "О техническом регулировании" от 27 декабря 2002 года//#"#">#"#">#"#">#"#">http://ru.wikipedia.org
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5
