К списку фондов составляется итоговая запись на 1 января каждого года, в которой указываются: количество поступивших и выбывших в течение года и общее количество хранящихся фондов; количество фондов, содержащих особо ценные документы, и свободные номера в списке фондов, если такие имеются.

Список фондов должен быть подшит (прошнурован), заключен в твердую обложку; листы пронумерованы; составлен лист-заверитель.

Лист фонда составляется на каждый фонд при первом его поступлении. В нем учитываются все поступления и выбытия описанных и неописанных документов фонда.

Номер листа фонда соответствует номеру фонда по списку фондов архива организации.

В графе "Местонахождение фонда" указывается название организации, в архиве которой он хранится.

В графе "Дата первого поступления фонда" указывается дата первого поступления фонда в данный архив; для объединенного архивного фонда и архивной коллекции - дата первого поступления или дата его (ее) создания в архиве.

В графе "Крайние даты каждого названия фонда" указываются начальная и конечная даты функционирования организации под каждым названием, независимо от наличия в фонде документов за этот период.

Для объединенного архивного фонда, образованного по объекту деятельности или подчиненности организации, указываются начальная и конечная даты наименования объекта или руководящего органа, на базе которого создан фонд.

Для объединенного архивного фонда, образованного из документов однородных организаций или организаций, последовательно сменяющих друг друга, указываются самая ранняя дата образования одной из них и дата ликвидации последней. Если организация продолжает функционировать, конечная дата не проставляется.

В графе "Название фонда" в хронологической последовательности перечисляются все названия и подведомственность организации-фондообразователя с момента ее возникновения, вне зависимости от наличия документов за этот период.

Для объединенных архивных фондов в графе указывается обобщенное название фонда, а затем перечисляются названия всех организаций - фондообразователей, документы которых вошли в состав объединенного фонда за весь период их существования.

Все последующие изменения в названии и подведомственности организации-фондообразователя вносятся в лист фонда по мере поступления в архив документов фонда.

В графе "Выбытие" указывается акт, на основании которого выбыли документы, и количество выбывших документов раздельно по каждой описи.

В графе "Наличие (остаток)" - количество описанных документов, оставшихся после выбытия по каждой описи и фонду в целом.

Количество дел постоянного хранения, долговременного (свыше 10 лет) хранения или по личному составу, включенных в сводные описи, составленные на основе описей структурных подразделений, указывается в разделе 2 "Учет описанных документов" в графах 11-14; а в графах 6-9 указывается количество выбывших дел, значившихся в сдаточных описях.

Если лист фонда заполняется на двух и более бланках, то на первом делается отметка "см. продолжение №...", на последующем – "продолжение №...".

Лист фонда может быть пересоставлен только в том случае, если он неисправимо поврежден, а также после переработки фонда или создания объединенного архивного фонда, когда ранее действовавший лист фонда перестает отражать фактическое состояние и объем фонда. При этом ранее действовавший лист фонда помещается в дело фонда. В верхнем правом углу обоих листов фонда делается отметка "Лист пересоставлен" с указанием даты пересоставления, должности и подписи лица, ответственного за учет.

Заключение

Таким образом, рассмотрев в данной работе методику составления схем систематизации документов в пределах архивного фонда, делопроизводстве, архиве организации можно говорить о том, что именно в учреждениях должны закладываться основы системы научно – справочного аппарата и, в частности, создаваться основной ее справочник.

Работнику делопроизводственной сферы приходится ежегодно по окончании делопроизводственного года составлять множество схем по систематизации документов в архиве.

Документ – материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом ее передачи во времени и пространстве. Документ может быть получен различными способами: посредством письма, рисунка, графики, звукозаписи. Зафиксировав (отобразив) информацию, он тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

Именно в методике составления главного архивного справочника и остальных схем систематизации документов в пределах архивного фонда всегда уделялось довольно много внимания. Эти вопросы должны хорошо знать не только секретари, занимающиеся делопроизводством в государственных учреждениях, организациях и на предприятиях, но и секретари созданных и создаваемых в последнее время негосударственных структур. Их документы в соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации составляют его негосударственную часть. Она формируется из архивных фондов и документов, находящихся в собственности: негосударственных объединений (корпораций, ассоциаций, акционерных обществ), учреждений, организаций, предприятий промышленности, сельского хозяйства, других отраслей экономики, науки, культуры и социальной сферы, коммерческих банков, средств массовой информации, общественных и религиозных объединений.

Список использованных источников

1 Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. – М.: АО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2000. -256 с.

 2 Андреева В.И. Делопроизводство. – М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-синтез", 2001. - 485с.

 3 Андреева В.И. Делопроизводство: актуальные задачи. // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2002. -259 с.

 4 Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). – М.: Издательско-книготорговый центр "Маркетинг", 2002.- 359 с.

 5 Басаков М.И. Кадровое делопроизводство. – Ростов н Д: Изд-во "Феникс", 2002 – 456 с.

 6Делопроизводство в кадровой службе. / Сост. Верховцев А.В – М.: ИНФА-М, 2000. - 458 с.

 7 Документы и делопроизводство: Справ. Пособие. / Сост. Лихачев М.Т. – М.: Экономика, 2001. – 345 с.

8 Константинов Ю.Н. Документационное обеспечение хозяйственной деятельности. – Волгоград: ОАО "Химпром",2002. – 245 с.

9 Кузнецова Т.В. Секретарское дело. – М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-синтез",2001. - 548 с.

10 ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Изд-во стандартов, 2003

приложение

Личный листок по учету кадров

1. Фамилия _________ имя __________ отчество ________

2. Пол __________3. Число, м-ц и год рождения _____________

4. Место рождения __________________________________

5. Национальность ________________________

6. Образование ____________________________________

7. Какими иностранными языками владеете _________________

(читаете и переводите со словарем, читаете и можете объясняться, владеете свободно)

8. Ученая степень, ученое звание ___________________________

9. Какие имеете научные труды и изобретения_________________

10. Выполняемая работа с начала трудовой деятельности (включая учебу в высших и средних специальных учебных заведениях, военную службу, участие в партизанских отрядах и работу по совместительству)

При заполнении данного пункта учреждения, организации и предприятия необходимо именовать так, как они назывались в свое время, военную службу записывать с указанием должности.

11. Пребывание за границей

12. Какие имеете правительственные награды _________________________________________

13. Отношение к воинской обязанности и воинское звание____________________________

Состав ________________________ Род войск _____________

14. Семейное положение в момент заполнения личного листка ___________________________________

15. Домашний адрес и домашний телефон: ____________________

"____" _________ 20 _____ г. Личная подпись _________

Работник, заполняющий личный листок, обязан о всех последующих изменениях (образовании, присвоении ученой степени, ученого звания и т.п.) сообщить по месту работы для внесения этих изменений в его личное дело.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7