До складу організаційно-стабілізуючих методів управління входять регламентування, нормування й інструктування. Регламентування являє собою досить жорсткий тип організаційного впливу і полягає у розробці та введенні в дію організаційних положень, обов'язкових для виконання протягом певного, визначеного цими положеннями часу. Можна конкретизувати склад регламентуючих організаційних положень. Це, по-перше, положення загальноорганізаційного характеру, яке встановлює організаційну відокремленість і порядок функціонування соціально-економічної системи в цілому. По-друге, це положення, яке визначає і встановлює внутрішній порядок роботи, організаційний статус різних ланок, їх завдання, функції, повноваження та ін. По-третє, це типові структури, які визначають основні риси побудови внутрішніх організаційних основ. По-четверте, це посадове регламентування, яке здійснюється розробкою штатного розкладу та посадових інструкцій, що встановлюють перелік посад і основні вимоги до заміщення їх.
З наукового погляду сукупність регламентів повинна охоплювати усі ланки соціально-економічної системи — від робочих місць, бригад, відділів, секцій, підприємств до верхніх ланок управління. Побудова і функціонування всіх цих ланок повинні регламентуватися спеціальними положеннями про структурні підрозділи і посадовими інструкціями для окремих посад.
Нормування як метод організаційно-стабілізуючого впливу більш м'який спосіб організаційної стабілізації і полягає у встановленні нормативів, які є орієнтиром у діяльності.
Норми і нормативи, що використовуються в практиці управління, можна класифікувати так: за рівнем управління — народногосподарські, загальносистемні і внутрішньовиробничі. Прикладами народногосподарських норм можуть бути ставки вивізного мита, норми оподаткування діяльності підприємств, мінімальний розмір заробітної плати у народному господарстві та ін. До загальносистемних норм і нормативів відносять нормативи створення фондів, норми амортизації приміщень, обладнання та механізмів, природних втрат товарів при перевезеннях та зберіганні та ін. Внутрішньовиробничі норми розробляють безпосередньо на підприємствах. Це норми витрати матеріалів, сировини і палива у виробництві, виробітку, нормативи часу на технологічні операції тощо; за видами — техніко-технологічні, планово-економічні, трудові, фінансово-кредитні, матеріально-постачальницькі, організаційно-управлінські та ін. Техніко-технологічні норми регулюють використання сировини, обладнання та допоміжних матеріалів. Група планово-економічних норм охоплює регулювання оплати і стимулювання праці, нормування товарних залишків, строки подання статистичної звітності. Трудові норми — це норми виробітку, нормативи чисельності працівників, норми часу для праці і відпочинку, трудового розпорядку тощо. Фінансово-кредитні норми регулюють порядок одержання кредитів та ліквідації заборгованості, створення фондів загального і спеціального призначення, порядок віднесення втрат і збитків на результати діяльності та ін. Матеріально-постачальницькі норми визначають порядок надходження сировини, матеріалів та товарів у підприємства, строки поставки, встановлюють мінімальні обсяги відвантаження тощо. До організаційно-управлінських норм відносять типові управлінські структури, норми підпорядкування, порядок розробки та прийняття управлінських рішень та ін.; за строками дії норми поділяють на довго- та короткострокові; за напрямом впливу розрізняють норми впливу на колектив у цілому та на окремих працівників.
Норми і нормативи, що застосовуються в процесі управління, є необхідною, важливою умовою наукової організації управління, оскільки саме на них грунтується виконання функцій менеджменту. Тому надзвичайно важливо постійно поліпшувати нормативну базу, розширювати коло нормативних показників, своєчасно переглядати раніше прийняті норми і нормативи, щоб вони не стали перепоною на шляху оптимізації управління.
Інструктування - найбільш м'який спосіб організаційного впливу і полягає в ознайомленні з умовами роботи чи обставинами дорученої" справи, з'ясуванні питань, можливих утруднень, пересторозі від можливим помилок, у порадах щодо виконання певних видів робіт! Інструктування завжди має форму методичної та інформаційної допомоги, спрямованої на успішне виконання роботи.
Інструктування може здійснюватися за допомогою радіо, телефону, відеопристроїв, особистими контактами, індивідуально і колективно. Воно може мати наочну форму. До інструктування відносять оформлення приміщень організаційною документацією про умови роботи. Це стенди з найменуваннями організаційних підрозділів, схеми розташування їх, порядок роботи, внутрішньоорганізаційні інструкції. Важливу роль при цьому відіграють лаконічність, простота, врахування психології сприйняття. Це все поліпшує організаційні умови роботи, сприяє успішному виконанню її.
Зазначені методи організаційного впливу рекомендується застосовувати в комплексі.
Методи організаційного впливу спрямовані на формування системи управління, визначення її функцій і структури, порядку і методів здійснення окремих функцій, організацію спільної праці, її нормування, методичне інструктування і навчання працівників ефективним способам виконання покладених на них завдань. Важливість цих цілей передбачає обов'язковість використання і безперервного удосконалення методів організаційного впливу як особливих інструментів управління на всіх рівнях управління.
У практиці управління можуть виникнути такі проблеми, які не вкладаються в установлені регламентацій-ними актами чи нормами межі. Інакше кажучи, нерідко виникає конкретна ситуація, не передбачена в регламентаційних актах або ж передбачена ними як розпорядча діяльність. Ситуаціями першого роду є відхилення від раніше прийнятих планів, зумовлені порушенням зв'язків між суб'єктом і об'єктом управління, недостатньою обгрунтованістю деяких управлінських рішень, зривами в постачанні товарами і сировиною підприємств, змінами в характері попиту на ринку та ін. Відхилення порушують планову програму розвитку господарської діяльності і потребують обов'язкового активного втручання управлінських органів для термінового виправлення становища, яке склалося.
Ситуаціями другого виду, тобто передбаченнями в організаційних нормах, але такими, що потребують конкретної розпорядчої діяльності в кожному випадку, є, наприклад, діяльність з добору і розстановки кадрів, оперативне керівництво виробничо-господарським процесом.
У всіх випадках застосовуються способи розпорядчого впливу.
Основою розпорядчого впливу є порядок управління, розроблений в результаті актів організаційного впливу. Саме на підтримання і поліпшення цього порядку спрямований розпорядчий вплив. Він виходить від керівника, має обов'язковий характер і не підлягає обговоренню чи зміні. Всі акти розпорядчого впливу надходять суворо в одному напрямі: від вищих управлінських ланок до низових, від керівника до підлеглих.
Для розпорядчого впливу характерна нерегулярність його виникнення, оскільки відхилення в прийнятому порядку управління виникають раптово і їх складно передбачати наперед. У добре організованій системі ці відхилення зведені до мінімуму, проте через різноманітні зовнішні і внутрішні причини інколи і в ній виникає потреба в застосуванні розпорядчого впливу.
Причинами таких відхилень у системі організації,-наприклад, торгової діяльності, можуть бути неритмічність завезення товарів у торгову мережу, незабезпеченість працівниками необхідних категорій, порушення техніки безпеки та ін.; в технологічній системі — порушення технологічного процесу оптового та роздрібного продажу товарів, надходження від постачальників неякісних товарів, недодержання регламентів та режимів роботи; в системі організації праці — порушення трудової дисципліни, використання недосконалих систем матеріального стимулювання праці та ін.; в економічній системі — невідповідність фактичних витрат обороту запланованим, недосконалість діючих систем планування та економічного стимулювання.
Методи розпорядчого впливу дають змогу запобігти відхиленням від планової програми господарювання, здійснити перехід системи до стану рівноваги, наприклад, впровадженням більш досконалого порядку організації праці, планування, стимулювання та ін. Розпорядчий вплив здійснюється на основі розробки управлінських рішень щодо способів подолання відхилень, які виникли, або підвищенням ефективності організаційної системи, спрямовуючи ці рішення конкретним виконавцям для реалізації. Формою вироблення розпорядчого-впливу є усні та письмові розпорядження. До їх складу входять директиви, постанови, накази, вказівки, розпорядження, резолюції. Все це види розпорядчої діяльності, розпорядчого впливу, а не документи. Документи з аналогічними назвами — лише зовнішній прояв розпорядчого впливу. Сам же розпорядчий вплив може бути за формою усним чи документально оформленим. Кожна з цих форм має свої переваги. Усна форма більш оперативна. Документальна форма сприяє кращому обліку і контролю виконання розпоряджень. Поєднання форм розпорядчої діяльності становить важливу складову сторону діяльності керівника.
Постанови — це розпорядчі акти, які приймаються колегіальними органами управління (з'їздами, конференціями, зборами, комісіями, правлінням) і містять шляхи вирішення важливих питань, що стосуються всієї організації чи системи в цілому.
Основною формою розпорядчого впливу на підприємствах, якими керують керівники на засадах єдиноначальства, є накази. Наказ — це письмове вирішення певного завдання з переліком конкретних шляхів, строків, порядку, відповідальних осіб і форм контролю. Виконання наказу обов'язкове, оскільки він виражає волю лінійного керівника, який має право одноособового прийняття рішень. Сам наказ обов'язково повинен відповідати нормам адміністративного права, інакше він юридично може бути неправомірним.
Різновидом розпорядчого впливу є розпорядження, що деталізує конкретні шляхи і способи вирішення окремих завдань у масштабах окремо взятих служб та підрозділів. Розпорядження може бути видане лінійним чи функціональним керівником у межах його повноважень.
Специфічною формою розпорядчого впливу є директива,, що являє собою рішення про цілі перспективного розвитку окремих структурних підрозділів, підприємств, організацій, господарських систем та галузей. Директиви визначають загальну мету господарювання, розраховану на тривалий період і яка потребує якісної зміни способів і методів роботи. Реалізація директив пов'язана з виданням наказів, розпоряджень, постанов і вказівок для вирішення проміжних завдань.
В управлінні також широко застосовується резолюція, яка являє собою конкретну вказівку виконавцю щодо здійснення тих чи інших дій, передбачених відповідним документом. Резолюція накладається керівником у лівому верхньому куті документа під кутом до його тексту.
Таким чином, розпорядчий вплив реалізується в різноманітних формах. Різноманітність цих форм дає змогу успішно підтримувати стійкість системи управління відповідно до характеру проблем, що виникають, і усувати відхилення від заданої програми в організаційній системі підприємств та організацій.
Одним з найважливіших практичних питань управління є ефективність використання розпорядчих методів управління. Визначити її можна, зіставляючи те, що було передбачено наказами, постановами, розпорядженнями та іншими формами розпорядчого впливу, з тим, що було фактично досягнуто при реалізації їх. Ефективність письмових розпоряджень (наказів) зумовлюється їх кількістю, ступенем обгрунтованості, проявом творчості та ініціативи з боку виконавців, рівнем виконавчої дисципліни.
Практикою управління соціально-економічними системами виявлена така залежність: чим вище рівень (якість) організації праці, виробництва та управління, тим менше видається письмових розпоряджень. Велика кількість розпоряджень послаблює їхній вплив, перетворюючи у формальні акти, збільшує обсяг роботи управлінського апарату.
Страницы: 1, 2, 3, 4
