Кадрове діловодство – це діяльність, що охоплює питання документування та організації роботи з документами, що містять інформацію про особовий склад суб'єкта господарювання, а саме про прийняття на роботу, переведення та звільнення працівників тощо.
Правильна організація кадрового діловодства мас вирішальне значення при дотриманні конституційних прав громадянина на працю і соціальне забезпечення. В документації з особового складу зазначається діяльність суб'єкта господарювання з питань обліку, прийняття, переведення, підготовки, перепідготовки, атестації, нагородження та пенсійного забезпечення кадрів.
Службові документи з особового складу є підставою для надання документів, що засвідчують особу працівника, посаду та фах, а також є основою для отримання пільг, стипендій, пенсій чи іншої фінансової допомоги. Крім цього, особові документи мають довідкове значення. На підставі документації з особового складу видаються різного роду довідки за вимогою працівників.
Суб'єктом кадрового діловодства є кадрові служби, які є різними за напрямами роботи та за кількістю працюючих в них залежно від специфіки конкретного суб'єкта господарювання.
2. Документування механізмів прийняття працівника на роботу, звільнення та переведення.
2.1 Прийняття працівників на роботу
Прийняття працівника на роботу здійснюється за такою схемою:
· Написання особистої заяви(Додаток А)
· Оформлення наказу(Додаток Б)
· Укладання контракту(Додаток В)
· Заведення трудової книжки (заповнення її)
· Заведення особової картки
· Відкриття рахунку працівника по заробітній платі в бухгалтерії
· Заведення особової справи
Написання особової заяви здійснюється на трафаретному бланку або чистому аркуші паперу.
Реквізити заяви:
· Адресат
· Адресант
· Назва виду документа
· Текст
· Підстава
· Дата
· Власноручний підпис
Заява пишеться від руки в одному примірнику. В тексті заяви краще відображати не «прийняття на роботу», а «прийняття на посаду», якщо в подальшому з працівн6иком не буде укладено контракт. На заяві після її написання повинен з’явитися ще один реквізит – «резолюція», яка може мати вигляд такого напису: «До наказу у відділ кадрів» з підписом керівника та датою написання резолюції.
Заява або контракт стають підставою для оформлення наказу по прийняттю працівника на роботу.
Порядок прийняття на роботу і звільнення працівників
Працівник має право реалізувати свої здібності до продуктивної праці шляхом укладення трудового договору з одним або одночасно з декількома роботодавцями, якщо інше не передбачено законодавством, колективним договором або угодою сторін.
Для прийняття на роботу працівник подає:
· заяву про, прийняття на роботу;
· паспорт;
· трудову книжку, оформлену у встановленому порядку, а якщо особа приймається на роботу вперше — довідку про останнє заняття, видану за місцем проживання відповідною житлово-експлуатаційною організацією, органом місцевого самоврядування, вуличним комітетом (довідка, видана вуличним комітетом, має бути засвідчена виконавчим комітетом відповідної ради); звільнені з лав Збройних Сил України подають військовий квиток;
· свідоцтво про обов'язкове державне соціальне страхування:
· довідку про присвоєння ідентифікаційного коду.
Прийняття на роботу без подання зазначених документів не допускається. Якщо робота вимагає спеціальних знань, то роботодавець має право зажадати від працівника подання диплома або іншого документа про здобуту освіту або професійну підготовку в навчальному закладі відповідного рівня акредитації.
Забороняється вимагати документи, подання яких не передбачено законодавством, а також відомості про прописку.
Прийняття на роботу оформляється наказом (розпорядженням) роботодавця, що оголошується працівнику під розпис. У наказі (розпорядженні) має бути зазначено найменування роботи (посади) відповідно до Класифікатора професій, умови оплати праці та інші істотні умови трудового договору.
Фактичне допущення працівника до роботи роботодавцем або з його відома іншою посадовою особою вважається укладенням трудового договору незалежно від того, чи було прийняття на роботу оформлено належним чином.
На всіх працівників, які працюють понад п'ять днів, у тому числі осіб, які є співвласниками (власниками) підприємств, селянських (фермерських) господарств, сезонних і тимчасових працівників, а також позаштатних працівників за умови, якщо вони підлягають державному соціальному страхуванню, ведуться трудові книжки.
Працівникам, що стають до роботи вперше, трудова книжка оформляється не пізніше п'яти днів після прийняття на роботу.
Наказ про прийняття на роботу
Прийняття працівників на роботу оформлюється виданням наказу, в якому зазначають:
· прізвище, ім'я, по батькові працівника;
· посаду (спеціальність, кваліфікацій!, розряд);
· місце роботи;
· умови оплати праці;
· початок роботи.
В окремих випадках у наказі про прийняття працівника на роботу можуть бути передбачені додаткові умови, а саме: випробування з метою перевірки відповідності працівника дорученні роботі; терміни дії трудового договору; тривалість робочого часу, якщо трудовий договір укладено на неповний робочий день або тиждень; оплата витрат у зв'язку з переїздом працівника на роботу в іншу місцевість; звільнення працівника від направлення у відрядження при роз'їзному характері роботи тощо. Перед підписом робиться посилання на підстави видання наказу.
Після підписання наказу керівником суб'єкта господарювання з ним ознайомлюють працівника, роблять відповідний запис у трудовій книжці, заповнюють особову картку, вносять відомості про працівника до штатнопосадової книги (алфавітної книги).
Прийняття працівників на роботу здійснюється в порядку, який визначається правилами внутрішнього трудового розпорядку або статутом (положенням) суб'єкта господарювання незалежно від форми власності.
Накази оформляються не менше як у двох примірниках на фірмовому бланку або на чистому аркуші формату А-4.
Перший примірник наказу підшивається в справу, а другий примірник направляється в бухгалтерію, де відкривається рахунок на ім’я працівника по заробітній платні.
2.2 Переведення працівників на іншу роботу
Механізм переведення працівника на іншу посаду здійснюється за такою схемою:
· Подання, в якому обґрунтована необхідність переведення на іншу посаду(Додаток Г)
· Наказ по о/с про переведення(Додаток Ґ)
· Запис у трудовій книжці
· Запис у особовій картці форми П-2 чи особовій справі
· Запис на особистому рахунку заробітній плати.
У такому випадку копії наказів про переведення на іншу посаду в рамках організації направляються в особову справу, бухгалтерію, і при зміні окладу проводиться відповідна зміна на особистому рахунку працівника по заробітній платні.
Згідно з діючим законодавством працівника можна перевести на іншу посаду тільки в тому випадку, якщо він не втрачає в оплаті,тобто номінально переведення може означати підвищення. Переведення на посаду з меншим окладом можливе тільки в тому випадку, якщо працівник був причетний до матеріальних збитків, завданих підприємству, де він працює, або на нього заведена кримінальна справа.
Накази про переведення (переміщення) працівників на іншу роботу (посаду) в того ж суб'єкта господарювання готуються й оформлюються на підставі рішення власника (уповноваженого ним органу) та заяви працівника.
У розпорядчій частині наказу, крім прізвища, імені та по батькові працівника, його попередньої посади (роботи), повинні бути зазначені:
· посада (спеціальність, кваліфікація);
· структурний підрозділ (місце роботи), до якого він переводиться;
· дата і на який термін переводиться (постійно чи тимчасово);
· причини переведення на іншу посаду, роботу (у зв'язку з виробничою потребою; за станом здоров'я; у зв'язку з вагітністю або неможливістю виконувати попередню роботу жінкою, яка має дитину віком до трьох років; для заміни відсутнього працівника);
Страницы: 1, 2, 3
