Формальные коммуникации отражают связи, необходимые для выполнения функций и полномочий, связи, определяемые характером и системой распределения функций.

В основном это письменные сообщения. Письменные сообщения имеют определенные преимущества: они хранятся как записи и источники ссылок, они сформулированы тщательнее, чем устные сообщения. Они используются для осуществления огромного объема бумажной работы при заключении сделок и соглашений, изложения организационных схем и правил, составления устава организации и других юридических документов, составления контрактов и рекламаций, рекламы и сообщений печати, изложения курса деятельности, делегирования полномочий, описания должностей и многих других вещей.

Письменные коммуникации организации выполняют еще одну функцию - сохранение документов в юридических целях.

Неформальные коммуникации в данной организации, как и в любой другой возникают в процессе человеческого общения по различным интересам: житейским, психологическим, ситуационным. Это коммуникации, не зафиксированные ни в каких организационных документах или официальных требованиях. Такие коммуникации играют важную роль в деятельности человека, определяют социально-психологическую атмосферу работы. Главное достоинство таких устных коммуникаций состоит в возможности быстрого и полного обмена информацией. Неформальные коммуникации выходят на первый план во время праздников и ежегодных корпоративных мероприятий по организации отдыха на природе.

Большую часть всех коммуникаций типографии составляют внешние коммуникации. Компания «Мистер Принт» использует разнообразные средства для коммуникаций с составляющими своего внешнего окружения. С имеющимися и потенциальными потребителями она сообщается с помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынок. В сфере отношения с общественностью первостепенное внимание уделяется созданию определенного образа, имиджа организации на местном уровне. Типографии приходится подчиняться государственному регулированию и заполнять в этой связи пространные письменные отчеты. В своих ежегодных отчетах организация сообщает информацию по финансам и маркетингу, а также приводит сведения о своем размещении, возможностях карьеры, льготах и т.д.

Внешние коммуникации осуществляются, в основном, через менеджеров компании «Мистер Принт» по средствам телефонии, личных контактов и электронной почты. Наиболее важны коммуникации с клиентами.. Передача информации о положении и деятельности фирмы на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми частями компании осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи.

3.2 Рекомендации по формированию внутрифирменной управленческой системы

На мой взгляд, в типографии «Мистер Принт» создана довольно хорошая управленческая информационная система, однако она может быть усовершенствована за счет изменения отдельных ее составляющих.

К примеру, в типографии нет автоматизированного банка данных клиентов в рекламно-издательском отделе, в то время как это смогло бы значительно сократить расход времени на поиск нужной графической информации, за счет чего увеличилась бы выработка (основной показатель производительности труда).

К примеру, на подготовку 1 макета, при неавтоматизированной базе клиентов, уходит времени (средний показатель):

1.                 Заполнение бланка с контактной информацией о клиенте – 5 минут;

2.                 Ручной поиск графической информации клиента в неавтоматизированной базе – 4 минуты;

3.                 Общение с клиентом – 10 минут;

4.                 Выполнение макета - 25 минут;

Итого: 44 минуты

Оценка затраченного времени при автоматизированной базе данных клиентов:

1.                 Поиск информации о клиенте в базе данных – 1 минута;

2.                 Общение с клиентом – 10 минут;

3.                 Выполнение макета – 25 минут;

Итого: 36 минут.

Приведем формулу выработки:

Вч=ОПмес/Тчас;

ОПмес – объем продукции за месяц;

Тчас – количество человеко-часов отработанных за месяц.

Рабочий день в типографии составляет 8 часов, в среднем в месяце 23 рабочих дня, соответственно в месяц сотрудник вырабатывает 184 часа или 11040 минут. Следовательно, при неавтоматизированной клиентской базе дизайнер выполнит приблизительно 251 макет в месяц, а при автоматизированной 307 макетов в месяц. Подставив в формулу, получаем:

Вч (н/а) = 251: 184 = 1, 36 н.е

Вч (а) = 307: 184 = 1, 67 н.е

Из вышеизложенного видно, что переход к автоматизированной информационной технологии увеличит производительность труда в рекламно-издательском отделе.

Изменение построения автоматизированной информационной технологии типографии определяет свои требования к аппаратной части информационного комплекса. Так, организация автоматизированного банка данных клиентов и объемы информационных потоков в условиях автоматизированной обработки и создания документов потребуют применения производительных серверов и мощных баз данных. При этом следует учесть, что увеличение времени реакции системы, основанной на регулярных обращениях к файл-серверу, до 3 секунд заметно повышает утомляемость пользователя. Поэтому за типовой компьютер должен приниматься ПК на базе микропроцессора не ниже Intel Pentium 100, так как микропроцессоры меньшей производительности существенно увеличивают инерционность всей системы. Применение таких ПК для оснащения автоматизированных рабочих мест работников позволит применять для текущей работы пользователей современные усовершенствованные версии программ, обладающих более эргономичным интерфейсом и имеющих дополнительный набор функций и возможностей, позволяющие легко организовать эффективную коллективную и индивидуальную работу пользователей в локальной вычислительной сети. Но не достаточно хорошо оснастить предприятие оборудованием, не достаточно закупить средства контроля и регулирования - необходимо добиться того, чтобы всё это работало, способствовало созданию высококачественной полиграфической продукции. Коммуникации играют важную роль в формировании внутрифирменной управленческой информационной системы. Они отражают целостность управляемой системы и одновременно ее открытость, приоритетность действий работников фирмы, стиль управления менеджера, ситуации взаимодействия фирмы с другими объектами. Именно поэтому стоит уделять внимание совершенствованию коммуникационных процессов не меньше, чем модернизации автоматизированной информационной системы. А для этого необходим постоянный контакт с исполнителями, что не всегда осуществляется в данной типографии. Постоянный контакт менеджеров производственных отделений типографии с компетентными представителями заказчика чрезвычайно полезен. Не нужно отстаивать «честь мундира», полезно помнить поистине золотое правило: «Заказчик всегда прав». Если все возможные претензии встречать заранее заготовленным отказом, можно просто потерять заказчика. Деловой «разбор полетов», выявление и анализ причин снижения качества помогут и типографии, и заказчику. Здесь необходимо помнить о реализации мероприятий, направленных на ликвидацию допущенных ошибок и повышение качества. На мой взгляд, внутри предприятия необходимо добиваться создания атмосферы благожелательной требовательности. Именно на основании разбора дефектов и достоинств конкретных выполненных заказов можно постоянно повышать ответственность работающих, а с ростом ответственности исполнителей растет и техническая культура предприятия. На основе проведенного анализа типографии «Мистер Принт» для улучшения внутрифирменной управленческой информационной системы можно предложить следующие рекомендации:

·                   вводить автоматизированные информационные технологии в отдельные элементы организации;

·                   расширять ассортимент продукции, вовремя реагируя на требования покупателей;

·                   не терять известность на рынке и осуществлять продвижение услуг путем размещения рекламы.

·                   повышать степень обоснованности принимаемых решений за счет оперативного сбора, передачи и обработки информации;

·                   добиваться роста эффективности управления за счет своевременного представления необходимой информации руководителям всех уровней управления из единого информационного фонда;

·                   согласовывать решения, принимаемые на различных уровнях управления и в разных структурных подразделениях;

·                   за счет информированности управленческого персонала о текущем состоянии экономического объекта обеспечивать рост производительности труда, сокращение непроизводственных потерь и т.д.

·                   повышение общего уровня эффективности работы и конкурентоспособности компании за счет тесного взаимодействия через информацию между подразделениями по горизонтали и по вертикали;

·                   усиление контроля за деятельностью компании со стороны руководства;

·                   улучшить коммуникации между руководителем и рабочей группой, так как это повышает эффективность рабочих групп и способствует лучшему информационному обмену.

Заключение

В ходе данной курсовой работы были изучены информационные технологии обеспечения управленческой деятельности, на примере типографии «Мистер Принт» рассмотрены основные наиболее значимые достижения информационной технологии в сфере управления организацией. В первой главе были освещены теоретические основы информационных технологий как инструмента формирования управленческих решений. Информационная технология — процесс, использующий совокупность средств и методов сбора, обработки и передачи данных для получения информации нового качества о состоянии объекта, процесса или явления. Автоматизированная информационная технология — совокупность методов и способов сбора, передачи, накопления, хранения, поиска и обработки информации на основе применения средств вычислительной техники и связи. Главной целью создания автоматизированной информационной технологии в управлении организацией является своевременное предоставление достоверной, в необходимом количестве информации специалистам и руководителям для принятия обоснованных управленческих решений. К информационным системам управления предъявляются требования: отслеживать внутреннюю и внешнюю среду организации для получения необходимой информации, помогать проектировать и оценивать альтернативы решений, обеспечивать информационными продуктами (расчетно-аналитическими таблицами и графиками, рекомендациями). ИС могут поддерживать процессы принятия решений на информационной, проектной и стадии выбора.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6