Производственная структура треста, обслуживающего отдельный район города.
Основным содержанием деятельности аппарата управления является выполнение таких функций как: планирование, материально-техническое снабжение, контроль качества, формирование трудового коллектива, координация работы основных подразделений между собой и т.д. Эти функции аппарат управления выполняет для всех подразделений без исключения в интересах всего предприятия в целом т.к. каждая служба не может сама, отвлекаясь от основной задачи, выполнять эти функции только в своих интересах.
Другой важнейшей сферой деятельности аппарата управления является обеспечение взаимодействия основных подразделений не только между собой, но и с обслуживающими подразделениями.
Как уже было сказано, к обслуживающим относятся те подразделения, которые в достижении основной цели предприятия играют второстепенную роль.
Необходимость формирования обслуживающих подразделений объясняется тем, что ни одно основное подразделение не может работать бесперебойно без получения со стороны необходимых ресурсов или услуг. Попытка решения этих задач каждым подразделением в отдельности отвлекала бы их от основных задач. Другая причина образования обслуживающих подразделений связана с тем, что в их услугах нуждаются все основные подразделения без исключения. Это может обеспечиваться созданием постоянно действующих и соответствующим образом специализированных подразделений.
Характерными признаками всех обслуживающих подразделений являются:
- обслуживание всех основных подразделений;
- производство и реализация лишь тех видов ресурсов и услуг, которые нужны для бесперебойной работы основных подразделений.
По этому критерию к обслуживающим относятся такие подразделения как: диспетчерская служба, цех по ремонту технологического оборудования, ремонтно-строительная служба, лаборатория качества, служба учёта.
В связи с этим все обслуживающие подразделения можно разделить на две группы:
► подразделения, производящие ресурсы (заводы по производству асфальтобетона, цементобетона, карьеры по добыче песка, щебня, гравия, предприятия по изготовлению отдельных конструктивных элементов в виде дорожных ограждений и знаков, бордюрных камней, железобетонных изделий).
► подразделения, оказывающие услуги (предприятия, службы, отделы по оказанию услуг в областях транспортного обслуживания, механизации работ, диспетчеризации, складирования и т.д.)
Между основными и обслуживающими подразделениями предприятия существует прямая связь. Обслуживающие образования должны производить ресурсы (оказывать услуги) в том суммарном объёме, какой необходим соответствующим основным подразделениям. Рост или уменьшение количества обслуживающих подразделений или масштаба деятельности каждого из них зависит от соответствующих изменений в количестве и масштабе деятельности основных подразделений.
Объем работы каждого обслуживающего подразделения (в рамках предприятия по оказанию любого вида жилищно-коммунальных услуг) зависит от объемов работ обслуживаемых им основных подразделений. Количественные изменения масштабов деятельности последних требуют внесения соответствующих изменений в объемы работ обслуживающих подразделений, увеличение (уменьшение) этих работ должно производиться в пропорциональной зависимости от роста или сокращения размера основных подразделений. Например, расширение территории города и, как следствие этого, увеличение потребности в песке, щебне, гравии, асфальтобетоне, в услугах по ремонту и складированию, должно быть компенсировано необходимым увеличением мощности перечисленных обслуживающих подразделений. Однако вышенаписанное верно и для качественных изменений деятельности основных подразделений. В связи с изменением технологии дорожно-ремонтных работ, появлением потребности в новых видах ресурсов или услуг соответствующие перемены должны вноситься и в состав обслуживающих подразделений. Например, в связи с разработкой и успешным внедрением нового состава покрытия дорожного полотна меняются требования по качеству поставляемых асфальтобетонным заводом ресурсов. Как количественные, так и качественные изменения в составе обслуживающих подразделений должны производиться своевременно. Изменение их состава не вовремя приводит к существованию неиспользуемых мощностей (что требует неоправданных затрат на их содержание) либо к нехватке соответствующих ресурсов (что также снижает эффективность работы всего предприятия ДРХ). Структурообразующая роль рассмотренных выше положений заключается в том, что объем услуг или ресурсов, предоставляемых обслуживающими подразделениями, не должен быть ни меньше, ни больше потребности основных подразделений. Вопрос о необходимости образования в рамках производственной структуры конкретного предприятия ДРХ того или иного обслуживающего подразделения решается на основании анализа объёмов работ, вида ресурса (услуги). Например, при принятии решения о создании собственного асфальтобетонного завода нужно определить что выгоднее: закупать и привозить необходимый ресурс у существующего завода или вкладывать средства в строительство своего.
3. ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СТРУКТУРА ПРЕДПРИЯТИЯ
Организационная структура представляет собой совокупность отделов, групп, секторов руководства предприятий и отдельных управленческих работников. Основным средством, объединяющим их в рамках данной структуры, являются информационные потоки. Информация в этом случае должна рассматриваться как совокупность сведений, характеризующих состояние управляемых объектов во времени и пространстве. Среди информационных потоков, циркулирующих внутри системы управления предприятием ДРХ можно выделить три разновидности. 1-ый вид связывает все составные части организационной структуры. Имеется в виду, что основным предназначением любого управленческого звена является: сбор, обработка, систематизация, хранение информации и подготовка на этой основе проектов решений. В связи с этим отделы обязаны по первому требованию предоставлять соответствующую информацию руководству предприятия. Успешное решение этой задачи связано с возможностью информационного обмена между отделами.
2-ой вид информационного потока связан с предоставлением (с движением) информации от производственной структуры к организационной и обратно. Вертикальный информационный поток в структуре управления циркулирует между составными частями организационной и производственной структур управления. Здесь имеются прямая и обратная связи. Прямой считается информация, идущая снизу. Она представляет собой совокупность тех сведений, которые характеризуют количественное и качественное состояние управляемых объектов и подразделений во времени и пространстве. Эти информационные потоки могут отражать имеющиеся мощности в каждом подразделении, уровень их использования, изменение численности работников, их квалификацию и т.п. К этой же группе информации относятся доклады и отчёты, предоставляемые каждым подразделением аппарату управления. Обратная связь идёт сверху, т.е. от уровня организационной структуры управления à вниз, т.о. в подразделения спускаются приказы, распоряжения, графики, методические указания, плановые задания, контрольные цифры, нормативы. В соответствии с этим снизу наверх должна идти информация, отражающая реакцию. Она может быть в виде отчётов, докладных о результатах мероприятий, принятых в соответствии с указаниями сверху.
На уровне производственной структуры также имеется и горизонтальная связь, она имеет как материально-вещественную, так и информационную формы. Материальная сторона определяется тем, что основные подразделения в результате информационного общения с обслуживающими получают отремонтированные агрегаты, узлы, механизмы; со склада получают запчасти, детали и различные устройства. Важной частью материальных связей являются услуги. Они могут быть получены от ремонтных подразделений, базы механизации, складского хозяйства и т.д. Информационная часть в сфере получения услуг связана с подачей соответствующих заявок, требований, просьб, сообщений, расчётных обоснований. К этому же виду информации можно отнести плановые задания, обосновывающие необходимость нужного количества ресурсов требуемого качества.
3 – им видом информационного потока, соединяющим все уровни управления, является информация о состоянии управляемых объектов. Эта информация представляет собой совокупность сведений о количественном и качественном состоянии управляемых объектов во времени и пространстве. Они могут в одном случае сразу же передаваться в составные части организационной структуры. Например, сведения о величине износа, протяжённости, сроке службы определённой улицы могут находиться в производственно-техническом отделе, а более оперативная информация, характеризующая количественное и качественное состояние асфальтового покрытия определённого участка дороги может быть в ДРУ эксплуатации улиц и магистралей. Эти подразделения на основе этих сведений разрабатывают графики и плановые задания по ремонту и обслуживанию этих управляемых объектов. А на уровне организационной структуры управления на основе этих сведений определяется совокупный объём ресурсов, требуемых для ремонта этих объектов управления.
Информационную взаимосвязь трёх уровней управления предприятия дорожно-ремонтного хозяйства можно представить в виде следующей схемы:
ВИ – информация, поступающая из внешней среды.
1. – совокупность сведений о нижестоящем объекте (прямой поток);
2. – обратная информация.
Цифры 1 – 7 стоящие на уровне организационной структуры управления означают отделы, секторы, группы или отдельных управленческих работников, работающих в аппарате управления.
Линия, соединяющая их, означает, что они соединены между собой горизонтальным информационным потоком. Например, чтобы бухгалтерии сделать ведомость выдачи зарплаты, она должна получить сведения от отдела кадров, планово-экономического отдела, отдела труда и зарплаты, нормировщиков. Как видно из схемы информация о состоянии управляемых объектов может сразу передаваться в аппарат управления.
На данной схеме видно, что сведения о положении в уличном хозяйстве, могут передаваться в отдел №7 (производственно-технический отдел), здесь информационный поток №1 означает данные о состоянии дорожных знаков, полотна, разметки во времени и пространстве. Однако чаще всего оперативная информация об управляемых объектах имеется на уровне производственной структуры т.к. службы, конторы, цеха, бригады и т.д., являющиеся частью производственной структуры, создаются на базе управляемых объектов из-за необходимости их обслуживания.
Рассмотрим такой управляемый объект как мостовое хозяйство. Здесь А означает совокупность основных подразделений производственной структуры. Б – соответственно совокупность обслуживающих подразделений производственной структуры. На данной схеме показано, что одно из основных подразделений – ДРУ эксплуатации мостов и туннелей создано для обеспечения нормального функционирования мостов и туннелей. Здесь линия под №1, соединяющая мосты с этим подразделением означает, что в это управление постоянно стекаются сведения об их состоянии. А линия №2, идущая от производственной структуры к управляемым объектам, означает совокупность тех мер, которые они должны разрабатывать в целях устранения аварий, сбоев, срывов и внезапных происшествий. Успешное решение этой задачи связано с деятельностью аппарата управления. Здесь линия №1, соединяющая производственную структуру с организационной, означает доклады, рапорта, расчёты, предложения о тех ресурсах, которые нужны для наилучшего обеспечения выполнения мостовым хозяйством своих функций. А линия №2, направленная от организационной к производственной структуре, означает информацию о выделении соответствующих средств и ресурсов.
В организационной структуре по вертикальному срезу можно выделить три уровня управления:
1. руководители;
2. ведущие специалисты;
3. сотрудники исполнители.
В состав руководства входят: первое лицо в качестве президента, генерального директора, председателя. Сюда же относятся его заместители по отдельным направлениям. Имеются в виду заместители по финансам, по организации производства, по материально-техническому снабжению и т.д. Сюда же относятся руководители основных подразделений. Общей характерной чертой, свойственной им, является то, что они обладают правом принятия решений. В их обязанности входит также контроль за реализацией этих решений. Каждый из них принимает решения в пределах своей компетенции, ограниченной рамками сфер его деятельности. Они принимают решения на основе той информации, которая готовится ведущими специалистами. Ими являются руководители отделов, групп, отдельных сфер или отдельные управленческие работники, имеющие большой опыт работы. В их задачу входит подготовка проекта соответствующего решения. А информацию, необходимую для этой цели, готовят исполнители. Поэтому в задачу исполнителей входит сбор, систематизация, анализ, хранение, пополнение требуемой информации. Они должны эту информацию выдавать адресату по первому требованию в минимальные сроки. Они также несут ответственность за качество (достоверность, объективность) и количество информации.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В завершение необходимо упомянуть о внешней информации, поступающей в аппарат управления. До сих пор мы рассматривали предприятие ДРХ как обособленное (с внутренними информационными потоками). Однако в реальности в аппарат управления поступает и информация извне, которая также может быть как прямой, так и обратной. Сущность прямого информационного потока определяется информацией, поступающей от городской администрации, от потребителей, от налоговых органов, финансовых органов, контрольно-ревизионных органов и т.д. Составными частями обратного информационного потока являются отчёты, доклады, рапорта об исполнении тех команд и распоряжений, которые поступили извне. Например, поступающая в аппарат управления жалоба от потребителей на качество дорожного покрытия – это прямая внешняя информация, а отчёт в администрацию об израсходованных на устранение недостатков средствах – обратная внешняя информация.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
1. “Менеджмент в городском хозяйстве”: А.С. Садыков, Ю.В. Данильчев – М. 1995;
2. Цикл лекций по дисциплине ”Управление предприятием городского хозяйства”: А.С. Садыков – М. 2004;
3. “Экономика городского хозяйства”: Л.Н. Чернышов – М. 1999;
4. Интернет: http://www.rosavtodor.ru
Страницы: 1, 2
