Особливу роль відіграють оглядово-аналітичні документи в ухваленні виважених управлінських рішень.
Огляд стану питання — це огляд, що містить систематизовану й узагальнену інформацію про стан наукової розробки і практичної реалізації, тенденції розвитку питання, що розглядається (сфери науки або техніки, галузі, підгалузі, проблеми, питання, об'єкта, організації і т. ін.). Він складається з таких елементів: вихідні дані, реферат, вступ, аналітична частина, висновки. рекомендації, додатки, список використаних джерел. список скорочень, допоміжні покажчики, зміст. Підкреслені елементи є обов'язковими, а решта — факультативними [27].
У вступі обґрунтовують вибір теми (вказують наукову і практичну значущість та актуальність теми (проблеми, питання), її зв'язок з іншими галузями науково-практичної діяльності), визначають цільове призначення огляду, часові межі аналізованого періоду, види використаних документів, підкреслюють особливості огляду порівняно з існуючими оглядами з певної тематики, вказують тематичні межі аналізу питання, що розглядається.
Аналітична частина огляду містить аналіз, оцінку й узагальнення систематизованих даних і фактів, які характеризують стан об'єктів наукових досліджень (явищ, процесів, речовин), що розглядаються в огляді; існуючі концепції, погляди, положення, невирішені питання, методи і засоби дослідження; стан досліджень і розробок пристроїв, технологічних процесів, матеріалів тощо; стан досліджень науки і виробництва (досягнутий рівень, організаційно-технологічна та економічна ситуація, тенденції розвитку).
При підготовці оглядів слід дотримуватися таких основних положень:
— в огляді мають відображатися всі погляди на питання, що аналізуються, незалежно від власної концепції автора;
— особливу увагу слід приділяти аналізу нової інформації, нових даних, нових проблем і шляхам вирішення їх;
— недопустимим є використання застарілих відомостей, або тих, що викликають сумніви;
— суперечливі відомості, що містяться в первинних документах, мають виділятися і спеціально обговорюватися;
— усі порівняльні характеристики мають зіставлятися зат допомогою табличної чи графічної форми надання даних.
Прогнозний огляд містить аналіз інформації, яка відображає характер змін стану досліджуваного об'єкта (його структури, найважливіших показників і чинників, що визначають його розвиток), з метою виявлення закономірностей розвитку об'єкта, необхідних для проведення робіт з прогнозування. Цей огляд базується на аналізі первинних документів глибокої ретроспективи [27].
Прогнозний огляд складають для інформування про перспективи розвитку об'єкта на 5—10 років уперед і передбачають аналіз:
— підстави для створення вторинного документа;
— стану і структури об'єкта прогнозування, сукупності параметрів, які визначають науковий (технічний) рівень і перспективність його розвитку;
— вивчення опублікованих і неопублікованих вітчизняних та зарубіжних прогнозів й оцінок авторитетних учених та організацій, проблем, тенденцій і перспектив розвитку певної галузі;
— розвитку фундаментальних і прикладних досліджень, результати яких можуть вплинути на усунення причин, що стримують вирішення проблеми;
— підготовленості сфери до використання нових наукових ідей, принципів, матеріалів, процесів і т. ін.
Прогнозний огляд має таку структуру: вступ (підстави для складання огляду), аналітична частина (стан об'єкта, тенденції і прогноз розвитку), висновки, пропозиції.
Інформаційний звіт про діяльність розпочинається з анотації або реферата з коротким викладом завдання дослідження та отриманих результатів і зі вступу, в якому характеризуються вітчизняні й зарубіжні досягнення з досліджуваної проблеми. У самому тексті звіту викладають зміст завдання, формулюють технічне завдання, аналізують відомі методи і способи вирішення, розрахунки і результати експериментів. Завершується звіт висновками із зіставленням та аналізом результатів, отриманих у ході дослідження теоретичних та експериментальних даних, і, нарешті, висновками з оцінкою результатів і шляхів використання їх [28].
Модифікацією аналітичного документа за цільовим призначенням та методикою створення є такі інформаційні документи, як тематична підбірка, дайджест, прес-реліз, досьє і т. ін. Такі документи часто називають синтезованими.
Тематичні підбірки як вид аналітичних документів — це синтезована сукупність первинних документів, частин тексту, рефератів, анотацій, рисунків, схем, діаграм тощо, підібраних з певного питання (проблеми). їх роблять за двох умов: при сталому споживацькому інтересі до певної проблеми і тоді, коли немає узагальнених публікацій з неї, інформація розосереджена в широкому колі джерел [24].
Основними етапами складання тематичної підбірки є:
— ознайомлення з темою, складання рубрикатора, тобто переліку розділів, підрозділів;
— виявлення опублікованих документів з теми, складання бібліографічного списку;
— копіювання текстів документів, їхніх частин, анотацій, рефератів, перекладів, фактографічних даних;
— групування текстів документів;
— оформлення змісту тематичної підбірки і списку переглянутих джерел, написання передмови.
Структура тематичної підбірки має, як правило, такий вигляд: титульна сторінка, на якій, окрім теми, вказують хронологічні межі відбору документів або рік початку виявлення інформації, якщо тематична підбірка поповнюється новими матеріалами; зміст; коротка передмова (від укладача); певним чином згруповані копії текстів документів, інколи ілюстрований матеріал; бібліографічний список усіх виявлених і включених до підбірки копій джерел; список переглянутих джерел. Близьким за характером аналізу і подання інформації є дайджест.
Дайджест — це документ, що становить добірку витягів із конкретного тексту, відібраних і згрупованих таким чином, щоб дати про нього загальне уявлення, чи добірку найцікавіших матеріалів, передрукованих з інших видань. Дайджести можуть бути неперіодичними, періодичними та продовжуваними. Дайджестом також називають короткий виклад чого-небудь. Це фрагменти текстів багатьох документів (цитати, витяги, конспекти, інколи реферати), підібрані з певної теми, не забезпеченої узагальнюючими публікаціями, яка є у сфері постійних інтересів споживачів. Часто їх складають для керівників. Особливо вони популярні в системі вищої школи, коли немає навчальних посібників з нових розділів курсу [24].
Авторське бачення укладачів дайджестів виявляється:
— у панорамному баченні проблеми, що на початковому етапі може бути недостатньо чітко окреслена;
— у пошуку інформації;
— в екстрагуванні, тобто у вилученні необхідних фрагментів тексту;
— у групуванні інформації і наданні її в зручній для споживачів формі.
Дайджест — це вторинний документ, результат аналітико-синтетичної обробки первинних документів, який містить новий текст "під завдання": під рішення, яке приймає керівник; під навчальне завдання, запропоноване студентам; під потреби педагога, бізнесмена, які мають використати новий матеріал і т. д. [28].
Дайджест має проблемно-тематичне спрямування. Його специфіка, на відміну, наприклад, від проблемно-тематичних покажчиків, полягає в тому, що одиницями групування є не документи загалом, а фрагменти їхніх текстів (іноді досить невеликі за обсягом). Для дайджестів характерним є:
— вузькість тематики;
— різність аспектів розгляду проблеми;
— різниця в термінології, яку застосовують фахівці різних галузей;
— можливі розбіжності у відомостях, не збігання поглядів авторів.
Усе це зумовлює особливі вимоги до аналізу та синтезу, а також групування матеріалів і форми подання їх, яка має бути оглядовою, що полегшує сприйняття інформації завдяки акцентуванню уваги на ідеях, що не збігаються, на концепціях, висновках або результатах.
Кожний фрагмент, який вилучають з тексту первинного документа, має супроводжуватися посиланням на першоджерело. Це особливо важливо, позаяк запозичення чужих ідей, концепцій і висновків без посилань на автора першоджерела вважається плагіатом, порушенням авторського права [27].
Структура дайджесту має такий вигляд: титульна сторінка; зміст; передмова (від укладача); основний текст, звично розділений на параграфи; список використаних джерел; додатки — ілюстративний матеріал — таблиці, графіки, діаграми, які розкривають основний текст); словник або глосарій основних термінів (у разі необхідності).
Дайджести створюють у друкованій або електронній формі на замовлення споживачів.
Також прикладом аналітичного вторинного документа є досьє. Досьє — це формалізований, тобто складений за певним планом вторинний документ, який містить розгорнуту характеристику об'єкта (окремої особи, організації, товару або послуги і т. д.) [1].
Досьє створюють шляхом аналітико-синтетичної переробки значної кількості первинних документів і постійно актуалізують, оскільки фактичні дані швидко змінюються.
Роботу зі створення досьє розпочинають із складання плану-макету, який часто запозичують з довідників, каталогів, путівників, фактографічних баз даних, адаптуючи до специфіки об'єкта. Зміст досьє диференціюють залежно від того, створюється воно на особу, організацію чи на програму.
Якщо досьє створюють на особу (персональна БД типу "Хто є хто в науці"), то в ньому фіксується: прізвище, ім'я, по батькові; науковий ступінь, вчене звання, нагороди; місце роботи, посада; рік народження; біографічні дані; напрями діяльності; публікації, винаходи; публікації про певну особу; членство в організаціях, редакціях, радах, спілках; джерела виявлених відомостей.
Якщо досьє створюють на організацію, то фіксують: повну назву організації; рік заснування; адресні дані; юридичну особу; номер і дату видачі ліцензії; сферу діяльності; товари, що виробляються (послуги, що надаються); умови продажу товарів або надання послуг; ділові партнери; відгуки про дану організацію (включно з дипломами конкурсів, виставок, нагород, компрометуючі відомості); членство в міжнародних, національних і регіональних асоціаціях; добродійна діяльність; джерела виявленої інформації [18].
Досьє може складатися на довгострокові соціально-економічні, науково-технічні й культурні програми (проекти) міжнародного, національного або регіонального рівнів. У цьому разі досьє містить такі позиції: назва програми (проекту); назва підпрограми; категорія (міжнародна, всеукраїнська, регіональна, галузева); організації-учасники (розробники); координатор (керівник); джерела фінансування; інвестор, спонсор; термін та етапи розробки; основний зміст (у цілому і за етапами); кінцеві результати; стадія реалізації на поточний момент; джерела виявлених відомостей.
Складаючи досьє, використовують дані з різноманітних джерел (довідників, газетних і журнальних публікацій, матеріалів виставок, рекламних проспектів, ресурсів Інтернет тощо), доповнюючи результатами опитування компетентних осіб.
Аналогічними за змістом досьє про організацію (установу) є прес-релізи.
Прес-реліз — листівка, спеціальний бюлетень або брошура, головним чином, з офіційним повідомленням для органів масової інформації [1].
До прес-релізів висувають такі інформаційні вимоги:
1) зацікавленість споживачем (інформативність);
2) змістовність (інформаційна місткість);
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8
