Участок 4
Рис.2. Доступ к персональным данным
Таким образом, получается, что старший мастер 1 имеет доступ к персональным данным работников трех участков. Следовательно, старший мастер 2 имеет доступ к персональным данным двух участков. При этом если один из мастеров решит принять к себе на участок работника с другого участка (4,5 или 2), то, следовательно, он уже будет иметь доступ к персональным данным конкретного сотрудника.
Теперь стоит проанализировать, кому и для чего могут понадобиться персональные данные или документы, содержащие персональные данные.
Итак, начальнику подразделения необходимы персональные данные или документы, содержащие персональные данные для того, чтобы знать, кто и где у него работает. В большинстве случаев начальнику подразделения неизвестно где трудиться каждый сотрудник, то есть он не может точно сказать, на каком участке работает тот или иной сотрудник. Если даже руководитель точно знает, где трудиться сотрудник, то он не может с точностью сказать, например, какой разряд у работника, должность, категория и так далее. Бывают случаи, когда сотрудника вызывают на работу, в этом случае руководитель узнает необходимую ему информацию у оператора ЭВМ или табельщика. В нашем подразделении руководитель и его заместители имеют списки с адресом и телефоном сотрудников.
Заместителям руководителя необходимы некоторые персональные данные сотрудников для составления определенных отчетов, проведения аттестации. Так же как и руководителю, заместителям нужно знать, где работает сотрудник. Какое у него образование, возраст, семейное положение.
В очень редких случаях интересуются образом жизни и привычками.
Оператору ЭВМ и табельщику персональные данные сотрудников необходимы для того, чтобы оформить работника на работу, предоставить ему необходимые льготы, то есть оформить необходимый документ для предоставления этих льгот. Занести данные сотрудника в личную карточку, для составления списков. Оформления приказов о поощрении, наказании, для составления отчетов, графиков.
Начальник бюро экономики, начальник технологического бюро, начальник производственно-диспетчерского бюро имеют доступ к персональным данным для составления отчетов, заполнения листов аттестации, заполнения ведомостей.
Теперь стоит отметить тот факт, что иногда информацией конфиденциального характера (персональными данными) интересуются люди, не имеющие права доступа к сведениям, содержащим персональные данные. Конечно, в этом случае, нужно поинтересоваться для какой цели, необходима та или иная информация. В любом случае при предоставлении персональных данных у заинтересованного лица должно быть разрешение. Так же при предоставлении информации в некоторых случаях необходимо спросить разрешения на предоставления этих данных у его обладателя.
Спорные моменты возникают при предоставлении персональной информации кредитным организациям. Бывают случаи, звонят из банков и интересуются данными определенного человека, это может быть размер заработной платы, должность, на самом ли деле человек работает в данной организации и другое. Вот здесь сложно сказать, нужно ли нам предоставить требуемую от нас информацию, получается если мы не сообщим какие-то данные то работник не получит кредит, а с другой стороны раз работник предоставляет такую информацию, то он автоматически дает согласие на ее проверку. В принципе, вероятнее всего кредитные организации должны звонить в отдел управления персоналам и запрашивать или проверять необходимую им информацию в отделе кадров. Так как все данные о сотруднике хранятся в отделе управления персоналом, и только они по запросу могут предоставить информацию конфиденциального характера (персональные данные). Статья 88 Трудового кодекса Российской Федерации довольно подробно указывает требования при передаче персональных данных. Так в статье говориться, что работодатель не должен «сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в других случаях, предусмотренных настоящим Кодексом или иными федеральными законами[7]». Получается, что работодатель, да и сотрудники нашего подразделения не могут сообщать персональные данные сотрудника кредитным организациям.
Теперь, что касается предоставления персональных данных сотрудникам других подразделений. Бывают моменты, когда работники отдела управления персоналом звонят в подразделения для того, чтобы узнать информацию о каком – то конкретном работнике или для того, чтобы уточнить какие – то сведения (например, адрес, номер телефона, номер страхового свидетельства и другое).
Конечно, в этом случае мы обязаны уточнить эту информацию и предоставить в отдел управления персоналом.
Но бывают моменты, когда информацию о сотруднике нашего подразделения запрашивают сотрудники других отделов. Вот в этом случае, работники отделов должны запрашивать информацию о сотруднике в отделе управления персоналом. Так как полная информация храниться в отделе управления персоналом, и только они могут предоставлять те или иные сведения.
При оформлении допуска к персональным данным нужно внимательно рассмотреть, кому и какие сведения конфиденциального характера можно предоставлять, а так же разрешать доступ к персональным данным работников «только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций[8]».
Оформить перечень лиц, имеющих допуск к персональным данным сотрудников сборочного производство №90 можно в виде приложения к Инструкции, регламентирующей работу с персональными данными работников (приложение 9).
В заключении стоит отметить, что нужно быть очень внимательным при оформлении допуска к персональным данным. Необходимо точно определить, кому, и какие сведения мы будем предоставлять.
Предприятие ОАО «Сарапульский радиозавод» является одним из старейших предприятий России. Предприятие занимается выпуском продукции гражданского и специального назначения, оказанием услуг и другое. Предприятие имеет много структурных подразделений, которые в свою очередь являются обособленными друг от друга, то есть они находятся в различных зданиях, на различных территориях. Помимо этого предприятие является режимным, ограничен доступ не только на само предприятие, но в некоторые структурные подразделения.
Объектом нашего изучения было сборочное производство № 90. При исследовании мы выявили, какие документы структурного подразделения содержат персональные данные и каким образом ведется работа с такими документами. Проанализировав документы структурного подразделения, было выявлено, что подразделения не имеют специального документа для работы с документами, содержащими персональные данные. Поэтому целью нашей работы было регламентирование работы с документами, содержащими персональные данные сотрудников.
При достижении поставленной цели мы решили поставленные нами задачи. Рассмотрели, каким образом в структурном подразделении организации построена работа, связанная с кадровой деятельностью. Исходя, из этого можно сделать вывод, что структурные подразделения выполняют определенную кадровую работу, самостоятельно подготавливают необходимые им документы при оформлении работника на работу.
Также мы изучили основные документы, содержащие персональные данные сотрудников. Не смотря на то что, таких документов в подразделении не очень много, но они имеют место быть. Иначе, невозможно осуществлять какую-либо деятельность без знания первичной информации о своих сотрудниках (фамилия, имя, отчество, профессия, образование, разряд и так далее (т.д.)).
Одной из задач нашей работы было создание документа, позволяющего регламентировать работу с персональными данными сотрудников подразделения. Рассмотрение этого пункта являлось основным этапом нашей выпускной квалификационной работы. Эта задача была главной по той причине, что сотрудники структурных подразделений, так же как и работники кадровой службы в своей работе сталкиваются с документами, содержащими персональные данные и с персональными данными сотрудников своего подразделения. Выше отмечалось, что в отделе управления персоналом предприятия есть документ, который регламентирует работу с персональными данными (Положение о защите персональных данных работников ОАО «СРЗ – Холдинг» и его дочерних обществ и филиалов), но этот документ не позволяет найти ответы на вопросы, возникающие при работе с персональным данными в структурных подразделениях. Следовательно, была разработана Инструкция для работы с персональными данными работников сборочного производства №90 (приложение 9). Помимо инструкции, разработали разрешительную систему доступа к персональным данным (приложение 10)
Подводя итоги проделанной работы, хотелось бы отметить, что составленная нами инструкция, обеспечит защиту персональных данных работников подразделений, а так же регламентирует работу с документами, содержащими персональные данные. Данная инструкция ограничит доступ к персональным данным, лицам, не включенных в приложение к инструкции «перечень лиц, имеющих допуск к персональным данным сотрудников сборочного производства №90».
В настоящее время «Инструкция по работы с персональными данными работников сборочного производства №90» только разработана, а не введена в действие. Поэтому следующим этапом работы будет введение инструкции в действие в сборочном производстве №90.
Будем надеяться, что разработанная нами инструкция найдет отражение в документообороте предприятия ОАО «Сарапульский радиозавод – Холдинг» и будет иметь юридическую силу. И как следствие, позволит решить вопросы, связанные со сбором, обработкой, использования и хранения персональных данных и документов, содержащие персональные данные в структурных подразделениях.
Список источников и литературы
1. Конституция Российской Федерации
2. Уголовный кодекс РФ от 13 июня 1996 года № 63-ФЗ (с изменениями и дополнениями)
3. Гражданский кодекс РФ
4. Трудовой кодекс РФ от 30 декабря 2001 года № 197-ФЗ (с изменениями и дополнениями)
5. Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
6. Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ « О персональных данных».
7. Указ Президента РФ от 6 марта 1997 года № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера»
8. Инструкция по обеспечению сохранности конфиденциальной информации на ОАО «Сарапульский радиозавод».
9. «Положение о защите персональных данных работников ОАО «Сарапульский радиозавод-Холдинг».
10. Устав ОАО "Сарапульский радиозавод – Холдинг", утвержденный генеральным директором ОАО "Сарапульский радиозавод – Холдинг" от 24.06.2005.
11. А. Демушкин. Оформление допуска к закрытой информации // Журнал «Служба кадров». 2006, № 2.
12. Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 6-е, перераб. и доп. – М.: ЗАО «Бизнес-школа», 2000, 187 с.
13. Е. Степанов. Безопасность информации в кадровой службе // Журнал «Служба кадров». 2006, №1.
14. Делопроизводство: учебник для вузов / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Г.Ю. Максимович, Л.В.Санкина; Под общ. ред. проф.Т.В. Кузнецовой. – М.: МЦФЭР, 2004. – 544 с.
15. Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001.-359 с.
16. Организация работы с документами. Учебное пособие / Под ред. В.И.Кудряева. М.: Инфра-М, 1998, 540с.
17. Справочник по управлению персоналом: №1"06/HR-практики/Гл. ред. Е.Беляева. – М.: ЗАО МЦФЭР, - 2006.
18. «Кадры предприятия» №5 2007г;
19. «Служба кадров и персонал» № 8 2007г;
20. «Справочник по управлению персоналом» № 7 2007г;
21. Журнал «Секретарское дело» № 4, апрель 2007 г.
22. Журнал «Секретарское дело» № 9, сентябрь 2007 г.
23. Журнал «Секретарское дело» № 11, ноябрь 2007 г.
24. Журнал «Секретарь – референт» № 1, январь 2008 г.
25. Журнал «Секретарь – референт» № 4, апрель 2008 г.
[1] ФЗ от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»
[2] Там же.
[3] Указ Президента РФ от 06.03.1997 г. № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера».
[4] ФЗ от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».
[5] Ст. 6 ФЗ от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»
[6] Ст. 88 Трудового Кодекса РФ
[7] Статья 88 Трудового кодекса РФ
[8] Статья 88 Трудового кодекса РФ
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7
