Основная цель делового совещания - принятие определенных решение или, как правило, координация взаимных действий.

Особенность подготовки внутреннего совещания – общение коллег по общим для всего коллектива проблемам, это часть корпоративной культуры предприятия - -это совокупность основных  убеждений, которые оказались достаточно эффективными, чтобы считаться ценными, потому передаются новым членам коллектива в качестве правильного образа восприятия, мышления и отношения к конкретным проблемам. Они включают в себя как неформальные (запреты, табу, обычаи, традиции кодексы и чести и т.д.) так и формальные правила (конституции, законы, права собственности и т.д.), а также систему санкций за их несоблюдение.

Задолго до создания теории менеджмента отмечалось: что - стабильность, бережливость и общая благонадежность работников  важны так же, как и их развитие.

Тип речевого жанра совещания - информационно-убеждающий.

Характер общения при переговорах - ролевой, официальный, публичный устный.

Особенность речевой ситуации деловых переговоров - общение происходит в конкретных условиях, в официальной обстановке, между профессионалами, как правило, в коллективе единомышленников. Это придает общению особый личностный характер, тогда как у собеседников есть определенное сложившееся мнение друг о друге.

В связи с этим, как и в рассматриваемых выше ситуациях делового общения, участники говорят на "своем языке", т.е. знают специфику данной профессиональной речи с ее особой фразеологией, профессионализмами сленгом.

В композиционно-структурное единство совещания входят:

1)открытые вопросы для получения общей картины проблемы, включают вопросы типа "что" для выявления  фактов и "какие" для понимания отношения к этим фактам;

2)поощрение, которое заключается в повторении ключевых слов. Тем самым вы получаете более полную информацию;

3)обратная связь, которая может осуществляться в виде пересказа, чтобы выступающий понимал, что его правильно услышали;

4) отражение и признание чувств, что дает понять собеседнику, что вы заметили основные эмоции  выступающего;

5)резюме, которое систематизирует, организует факты и эмоции.

Вывод по  этой главе  следующий - понятие и сущность  способов и типов деловых совещаний, состоит в том, что  они являются ключевыми для достижения организационной эффективности. С одной стороны рассматриваются, как   проводить мероприятия, их качество, с другой стороны кто их и как проводит, но в любом случае -  сочетание того и другого побуждает людей достичь общих целей.

(Ф.Котлер, ДжБоуэн, ДжМейкенз Маркетинг Гостеприимство 2002 с36-52)0, Дж.Уокер Введение в гостеприимство 2002 с468-472, В.Е.Николайчук Маркетинг и менеджмент услуг 2004 с17-21,  Турбизнес №7 с7)

1.2 Обзор основных задач, классификаций деловых совещаний и их

роль в менеджменте сервиса и туризма.

Одна из основных задач ведущего делового совещания привлечь как можно больше фактов, чтобы более полно оценить   сложность обсуждаемой проблемы, а также вовлечь присутствующих в процесс решения проблемы.   Конечно, у ведущего должна быть своя точка зрения, но сложившуюся ситуацию, но необходимо знать и точку зрения других, чтобы понять, правы они или нет в своем понимании проблемы.   Если верна чужая точка зрения, ведущий совещания может изменить свой взгляд на ситуацию. Если коллеги не правы или упускают что-то существенное, он может сообщить недостающие факты. Правильно поставленные вопросы прекрасный инструмент для того, чтобы направить совещание в нужное русло. В процессе проведения делового совещания очень важно контролировать его ход. Для этого руководителю следует:

- постоянно поддерживать разговор;

- немедленно принимать меры в случае возникновения эмоционального напряжения;

- выслушивать мнения всех оппонентов;

- нетерпимо относиться к экскурсам в прошлое и к отклонениям от темы;

- при необходимости уточнять сообщения отдельных участников:       Что именно вы имеете в виду?»;

- чаще подводить промежуточные итоги, для того чтобы продемонстрировать  участникам, что они уже близки к цели.

Если кто-либо из участников совещания испытывает непреодолимую тягу к  спору, руководителю следует, сохранив невозмутимость, позволить группе опровергать утверждения спорщика. Излишне словоохотливых диспутантов необходимо тактично прерывать, не выслушивая их речи до конца, как правело,  пользы от таких выступлений немного. Если приходится иметь дело с негативистом (т.е. с человеком, который любит противоречить), нужно признать и оценить его  знания и опыт. Застенчивым участникам рекомендуется ставить несложные вопросы, укрепить их уверенность в своих силах. Если диспутант непрестанно задает вопросы, вместо того чтобы выступать с предложениями, его вопросы следует адресовать группе.

Чтобы деловое совещание было плодотворным, председательствующий должен владеть техникой проведения дискуссий.

Прежде всего, надо стремиться вести групповую дискуссию цивилизованно.

Это предполагает наличие деликатности в отношениях диспутантов и, следовательно, исключает использование таких средств аргументации своей точки зрения как насмешки, прерывание оппонентов, резкие выпады в их адрес. Нужно особенно  внимательно следить, чтобы деловой спор  между участниками был определенным и  имел временные границы, а также за тем, чтобы не допускать личных столкновений. Терминология спора должна быть понятна всем присутствующим. При подготовке к дискуссии следует составить хотя бы самый общий план борьбы за  истину, подобрать наиболее весомые аргументы.   Особенно впечатляют цифровые данные, которые невозможно опровергнуть.

Деловые совещания представляют собой вид организации труда, действующей очень короткие сроки и имеющий определенную целенаправленность. Совещания классифицируются по следующим признакам:

По назначению:

- вырабатывающие и принимающие решения;

- разъясняющие и уточняющие задачи по реализации ранее принятых решений;

- подводящие итоги и дающие оценку принятым ранее решениям;

- оперативные (диспетчерские).

По периодичности (частоте) проведения:

- разовые;

- регулярные;

- периодические.

По количеству участников:

-  узкий состав (до пяти человек);

- расширенные (до двадцати человек);

-  представительные (свыше двадцати человек).

По степени стабильности состава участников совещания:

-  с фиксированным составом;

- с приглашаемыми по списку, составленному для каждого совещания; 

- комбинированные.

По принадлежности:

- партийные (и других общественных организаций);

- административные; - научные и научно-технические;

Вывод по главе обзор основных задач таков. Формы делового обсуждения очень разнообразны, поэтому очень важно – обоснование и актуальность выбранной темы. Подводя итоги по основным задачам можно с уверенностью сказать, что  совещание,  как форма делового разговора имеет много положительных сторон:

Во-первых, оно повышает эффективность мышления, интеллектуальные результаты не складываются, а умножаются, во-вторых, в процессе совещания укрепляется состав работников, происходит включение интересов отдельных работников, способствует решению коллективных задач, а также  повышается квалификация его состава, и, в-третьих, в совместной мыслительной работе раскрывается талант каждого из них.

(Л.Е.Стровский Внешнеэкономическая деятельность предприятия 1996 с347-378, М.А.Жукова Индустрии туризма Менджмент организации 2004 с7-35,В.Н.Лавренко Психология и этика делового общения 2000 с327-331)

   1.3 Современные концепции проведения деловых совещаний. 

Этап развития выставок, конференций, совещаний стартовал в начале 1990-х годов и в период 1995-1997гг. достиг своего апогея. Особенно бурное развитие шло в регионах, все это оказывало благотворное влияние на различные сегменты рынка: предприятия налаживали системы сбыта, расширяли дилерские сети и завязывали новые контакты, а потребители получали уникальную возможность познакомиться с широким спектром новой продукции. Августовский кризис 1998г на несколько лет затормозил развитие выставочного бизнеса. В настоящее время, по свидетельству экспертов, деятельность делового общения, конференций и ярмарок вышла на качественный уровень. Годовой оборот этого бизнеса и доход от реализации сопутствующих услуг, напрямую связанных с организацией выставочных мероприятий, оценивается в несколько миллиардов долларов. Более половины этой суммы приходится на Москву. Доля поступлений от мероприятий, проведенных в столице в последние годы, в бюджете города превышает 5%.(Журнал «Турбизнес» №12 2005г.)

Цель совещания это описание ожидаемого результата, нужного типа решения, желательного итога работы. Тема совещания это предмет обсуждения. Чем более точно и в нужном направлении сформулирован предмет обсуждения, тем больше шансов получить нужный результат.  Тема должна быть актуальной, конкретно сфор­мулированной и представляющей интерес для участников совеща­ния. Очень важно выносить на совещание лишь те темы, которые не удается решить отдельным специалистам в рабочем порядке и тре­буется коллективное осмысление.

Повестка дня. Повестка совещания — это, как правило, письменный документ, рассылаемый заранее участникам совещания и содержащий следующую информацию:

- тема совещания;

- цель совещания;

- перечень обсуждаемых вопросов;

- время начала и окончания совещания;

- место, где оно будет проходить;

- фамилии и должности докладчиков, выступающих по основной

информации людей и ответственных за подготовку вопросов;

- время, отведенное на каждый вопрос;

- место, где можно ознакомиться с материалами по каждому вопросу. 

Когда участники совещания информированы заранее о предмете обсуждения, тогда они могут не только предварительно ознакомиться с материалами, но и продумать конструктивные предложения по ре­шению проблем. В тех случаях, когда люди превентивно не информи­рованы, на совещаниях высказывают мнения, точки зрения, что прово­цирует дискуссию и не способствует принятию эффективного решения.

 Время проведения.

Целесообразно проводить деловые со­вещания в определенный день недели (за исключением внеплано­вых, экстренных заседаний), желательно в конце рабочего дня или во второй его половине.

Часто проводимые внеплановые совещания выбивают людей из рабочего ритма, снижают культуру делового общения, вносят сумя­тицу в заранее спланированные сотрудниками мероприятия. Поэто­му злоупотреблять такого рода оперативными встречами не следует. Длительность совещания не должна превышать полутора-двух часов (после двух часов непрерывной работы большинству участни­ков по чисто физиологическим причинам становится безразлично, как решится вопрос).

Число участников. Оптимальное число участников совме­стных обсуждений 6-7 человек. Увеличение числа приглашенных резко снижает средний коэффициент участия (или отдачи) присутст­вующих, одновременно удлиняя совещания.

Очень важно избавиться от стереотипа прошлых лет и пригла­шать на совещание по любому вопросу не весь административно-управленческий персонал, а лишь тех руководителей среднего звена и специалистов, в чьей компетентности находится обсуждаемая проблема и кто способен решать вопросы. Кроме того, следует раз­решить уход с совещания тех работников, чей вопрос уже обсужден, и приходить специалистам не на все совещание, а согласно регла­менту, на момент обсуждения их проблемы.

Важным условием эффективности совещания является способ­ность его участников играть разнообразные роли: "эксперта", «адвоката  дьявола",   "оппонента:   черного,   белого",   "генератора идей", "аналитика", "критика", "регистратора ценных мыслей" и пр.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5