Руководитель по сбыту. В его компетенцию входит: заказ машины, согласование даты поставки и выбор автомашины с заказчиком; включение на заводе-изготовителе заказа в реестр на отгрузку; непосредственная отгрузка металлопроката; оформление документов для таможни, для заказчика; затамаживание автомашин; контроль доставки груза и соответствующего пакета документов заказчику. На определенных этапах работы ему также подчиняются: специалисты по сбыту офис-менеджер, бухгалтер и переводчик.
В обязанности главного бухгалтера входит: ведение текущей документации по реализации металлопроката, начисление налогов, оформление договоров различного плана и др. В его подчинение входит бухгалтер и офис-менеджер.
5. Система управления
Система управления представляет собой совокупность приемов и способов воздействия на управляемый объект для достижения поставленных организацией целей. Направленность системы управления всегда одна и та же – они направлены на людей, осуществляющих различные виды трудовой деятельности.
Главным на всех этапах развития предприятия в Уралметаллэкспорте присутствовал организационно-административный метод управления. Данный метод в основном опирается на власть руководителя, его права, присущую организации дисциплину и ответственность. Главный менеджер представляется здесь как администратор, субъект власти, опирающийся на предоставленное ему в этом право.
В Уралметаллэкспорте организационно-административные методы оказывают прямое воздействие на управляемый объект через приказы, распоряжения, оперативные указания, отдаваемые письменно или устно, контроль за их выполнением, систему административных средств поддержании трудовой дисциплины и т.д. Они призваны обеспечить организационную четкость и дисциплину труда.
В рамках Уралметаллэкспорта организационно-административные методы проявлялись через:
1) обязательное предписание (приказ, запрет и т.п.);
2) согласительные (консультация);
3) рекомендации, пожелания (разъяснение, предложение, общение т.п.).
Как правило, это прямые задания и распоряжения вышестоящих органов управления (Директора, Главного менеджера, Руководителей), которые направлены на соблюдение законов и постановлений, приказов и распоряжений руководителей в целях оптимизации производственных процессов. Организационно-административные методы в Уралметаллэкспорте отличает четкая адресность директив, обязательность выполнения распоряжений и указаний, невыполнение которых рассматривается как прямое нарушение исполнительской дисциплины и влечет за собой определенные взыскания. Директивные команды на протяжении всего времени работы Уралметаллэкспорт были обязательны для выполнения, причем в установленные сроки, даже если это невыгодно исполнителю.
В целом можно подвести итог, что в Уралметаллэкспорте присутствующие организационно-административные методы являются методами принуждения, которые сохраняют свою силу до тех пор, пока труд не превратится в первую жизненную потребность.
Одним из первых до недавнего времени методов управления в Уралметаллэкпорте было отведено экономическим методам. Так как отношения управления определяются в первую очередь экономическими отношениями и лежащими в их основе объективными потребностями и интересами людей. Наиболее активно применялись: премии от объемов продаж; премии к праздникам; поощрительные поездки в дома отдыха, профилактории, базы отдыха; сезонные подарки и денежные поощрения.
Все перечисленное эффективно влияло на деятельность сотрудников, стимулировало их к деятельности, дополнительном труду, творчеству. В последние полгода экономические методы управления практически перестали действовать в Уралметаллэкспорте, из-за снижения прибыли.
В Уралметаллэкпорте приведенная система управления служит средством прямого воздействия на процесс функционирования и труд работников, что позволяет координировать выполнение ими отдельных функций или решения общей задачи. Это создает благоприятнее условия для существования и развития управляемой системы, оказывает целенаправленное воздействие на объект управления. К характерным особенностям прямого воздействия относится непосредственная связь руководителя и подчиненного. Однако в целом прямые воздействия в конечном счете ведут к усилению пассивности подчиненных, а иногда и к скрытому неповиновению. Поэтому наиболее эффективны косвенные методы воздействия, которые осуществляются посредством постановки задачи и создания стимулирующих условий в Уралметаллэкспорте.
6. Форма контроля
В ходе управления организацией было выявлено, что в приоритете присутствуют административно-организационные системы управления, которые оформляются в виде приказов или распоряжений, после чего они приобретают силу закона. Однако великое множество решений мигрируют в Уралметаллэкспорте в виде устных указаний, заданий, пожеланий и т.п. управляющих директив. Главная задача менеджера и состоит в том, чтобы организовать исполнение такого решения, обеспечить координацию и контроль выполнения.
Контроль является заключительной стадией управленческого цикла. Он принимает форму обратной связи, посредством которой можно получить информацию об исполнении решения, достижении организацией поставленных целей.
Главное назначение контроля в Уралметаллэкспорте состоит в своевременном обнаружении возможных отклонений от заданной программы реализации решения, а также своевременном принятии мер по их ликвидации. В процессе контроля первоначальные цели Уралметаллэкспорта могут модифицироваться, уточняться и изменяться с учетом полученной дополнительной информации о выполнении принятых решений. В связи с тем, что за последний год не проводился эффективный контроль за распределением прибыли, за деятельностью сотрудников – все это привело к снижению рентабельности, уменьшению общего количества заказчиков и мн. другое.
Контроль как таковой стал проводиться в последние два месяца. При этом контроль не только стал выявлять отклонения от заданий, но и определять причины этих отклонений. Сегодня в Уралметаллэкспорте можно выделить и другие функции, которые решаются с помощью контроля исполнения:
-диагностическая функция – главная, ведущая функция контроля. Кто бы ни проверял, какие бы задачи не ставились, в лбом случае сначала нужно четко представить себе подлинное состояние дел, т.е. поставить диагноз.
-функция обратной связи – отсутствующая в течении года, привела к тому, что
Директор выпустил из рук бразды правления, лишив себя возможности оказать влияние на ход работы.
-ориентирующая функция контроля – проявляется в том, что те вопросы, которые чаще контролируются Директором, Главным менеджером, как бы сами собой приобретают особое значение в сознании исполнителей, направляют их усилия в первую очередь на объект внимания руководителя. Вопросы, которые выпадают из поля зрения руководителя, не решаются подчиненными.
-стимулирующая функция нацелена на выполнение и вовлечение в процессе труда всех неиспользованных резервов и в первую очередь резервов человеческого фактора.
-корректирующая функция – связана с теми уточнениями, которые вносятся в решения на основе материалов контроля. Здесь складывается сложная психологическая ситуация: руководитель полагает, что он проверяет работу подчиненного, на самом же деле последний уже проверил на практике эффективность решения Директора или другого менеджера.
-педагогическая функция. Контроль, если он построен умело, порождает у исполнителей сильные побуждения к добросовестному труду.
В практике управления Уралметаллэкспортом применялись и применяются следующие разновидности контроля:
1) предварительный – предшествует принятию окончательного решении я. Его цель – дать более глубокое обоснование принимаемого решения;
2) текущий, с его помощью вносятся коррективы в процесс исполнения принятых решений;
3) последующий – служит для проверки эффективности принятия решений.
Таким образом, контроль является объективной необходимостью, так как даже самые оптимальные планы не могут быть реализованы, если они не будут доведены до исполнителей и за их исполнением не будет налажен объективный и постоянный контроль. Сложившаяся ситуация в Уралметаллэкспорте наглядно об этом говорит.
7. Узкие места
При анализе предыдущих глав уже были отмечены узкие места Уралметаллэкспорт. В частности это:
-неэффективная система управления – организационно-административные методы оказывают прямое воздействие на управляемый объект через приказы, распоряжения, оперативные указания, отдаваемые письменно или устно, контроль за их выполнением, систему административных средств поддержании трудовой дисциплины и т.д. Они призваны обеспечить организационную четкость и дисциплину труда. Организационно-административные методы в Уралметаллэкспорте отличает четкая адресность директив, обязательность выполнения распоряжений и указаний, невыполнение которых рассматривается как прямое нарушение исполнительской дисциплины и влечет за собой определенные взыскания. Директивные команды на протяжении всего времени работы Уралметаллэкспорт были обязательны для выполнения, причем в установленные сроки, даже если это невыгодно исполнителю.
-отсутствие долгого времени эффективного контроля – Контроль является заключительной стадией управленческого цикла. Он принимает форму обратной связи, посредством которой можно получить информацию об исполнении решения, достижении организацией поставленных целей.
Контроль как таковой стал проводиться в последние два месяца.
Кроме уже рассмотренных существует и ряд других узких мест, которые влияют на прибыль (снижают ее), не стимулируют энтузиазм сотрудников, вносят пессимистические настроения в коллектив.
-прямая зависимость от заводов-изготовителей – являясь посредником между заводом-изготовителем и конечным потребителем металлопроката Уралметаллэкспорт не имеет возможности диктовать свои условия. Фирма может только подстроиться под завод, работать от предоставляемого качества металла, его цен,
-неблагоприятное сложившееся положение на рынке металлопроката в настоящее время – в последние полгода мировые цены на металлопрокат значительно упали, а устаревшее оборудование российских заводов не позволяет снизить себестоимость металлопроката, на чем особенно настаивают заказчики,
-отсутствие экономических стимулов – снижение прибыли, напрямую повлекло в Уралметаллэкспорте отмену премий и других экономических стимулов, что отразилось на не желании коллектива работать со всей отдачей в прежнем режиме.
-неэффективная форма управления. Это основное узкое место в Уралметаллэкспорте, которое повлекло за собой все недостатки организации – снижение прибыли, отсутствие заинтересованности у коллектива работать и многое другое.
Кроме этого можно отметить, что торговля металлопрокатом на экспорт не эффективна с данной формой управления. Общество с ограниченной ответственностью имеет огромный минус – это большой размер налогов и таможенных пошлин на различных этапах реализации металлопроката на экспорт.
8. Система распределения прибыли
Отразить систему распределения прибыли в Уралметаллэкспорте достаточно сложно, так как эта обязанность лежит на Главном менеджере и Главном бухгалтере. Эта информация, как и многая на фирме, относится к закрытой, поэтому можно отметить только некоторые составляющие распределения прибыли. Это:
1) заработная плата сотрудникам Уралметаллэкспорт;
2) налоги и сборы;
3) предоплата заводу-изготовителю на производство необходимого металлопроката;
4) командировочные расходы
5) канцелярские расходы, техника, оборудование;
6) оплата всех видов связи, таких как стационарный телефон, мобильная связь, Интернет;
7) охрана;
8) коммунальные услуги;
9) оплата питания;
10) очень редко – финансовая помощь бюджетным организациям небольшими суммами;
11) оплата транспортных услуг (бензин, проездные билеты).
9. Форма поощрения сотрудников
Как уже говорилось, в Уралметаллэкспорте ранее применялось расширенное поощрение сотрудников. В настоящий момент, поощрение как таковое отсутствует. В связи с этим хотелось привести рекомендации, чтобы заинтересовать коллектив продолжать работать, не увольняться и верить в свое руководство.
Основной смысл всей работы в области материального вознаграждения сотрудников Уралметаллэкспорт состоит в том, чтобы определить меру труда и размер его оплаты. Разработка оптимальных взаимоотношений в оплате труда различной сложности является наиболее важным моментом в системе дифференцированной заработной платы. Такой подход обеспечивает соответствие размеров в оплате труда с его качественными показателями. Речь идет о справедливом вознаграждении за труд.
В целом, система оплаты и стимулирования труда должна отвечать следующим требованиям:
-оплата по результатам труда;
-уверенность и защищенность работников, что в настоящий момент отсутствует в Уралметаллэкспорте;
-стимулирующий и мотивирующий аспект зарплаты. Можно ввести дополнительные выплаты, прямо связанные с достижениями сотрудников;
-дополнительные формы оплаты труда за личный вклад.
10. Психологический микроклимат в организации
Психологический микроклимат в Уралмталлэкспорте очень двоякий.
Во-первых из-за не эффективной системы управления обстановка остается напряженной, Главный менеджер находится в постоянном напряжении, что негативно сказывается на коллективе.
Коллектив перестал представлять собой содружество единомышленников, в котором создаются предпосылки формирования социальной среды для самовыражения и развития личности. Выполнение коллективных норм и правил рассматриваются как необходимое условие в не выгодной для данного коллектива кооперации и поэтому угнетает личность.
Во-вторых, в Уралметаллэкспорте созданы благоприятные условия в смысле обеспечения современной качественно техникой и оборудованием, что положительно сказывается на сотрудниках и на их самочувствии.
Использование различных технических средств в организации характеризует качественно новый уровень управления, способствует эффективному решению многих управленческих задач, обеспечивает обработку информации в минимально короткие сроки.
Механизации в первую очередь подлежат бухгалтерский и первичный учет, оперативное руководство, плановые расчеты, делопроизводство, учет кадров, общее руководство, хозяйственно-техническое обслуживание. Это позволяет сотрудникам не тратить время на «рабочий» труд, а заниматься своим делом, используя современные технологии, тем саамы осознавать себя «впереди планеты всей». То есть производительность управленческого труда находится в прямой зависимости от состояния рабочих мет и условий, в которых трудятся сотрудники.
Среди мер, составляющих психологический микроклимат в коллективе можно назвать нормирование труда в Уралметаллэкспорте. Непосредственной задачей нормирования труда является определение трудоемкости работ и необходимой для их выполнения численности работников.
В Уралметаллэкспорте отсутствие твердых нормативов на выполнение отдельных видов работ привело к тому, что одни исполнители не имеют нормальной нагрузки в течение рабочего дня, а другие наоборот, перегружены. Это постоянно порождает конфликтные ситуации, ведет к нерациональному использованию знаний и опыта работников аппарата управления.
Таким образом психологический микроклимат в Уралметаллэкспорте остается тяжелым, хотя и создано множество положительных моментов, которые могли бы его улучшить. После всего выше изложенного можно сделать следующие рекомендации для улучшения психологического микроклимата:
-материальная и моральная заинтересованность. Главный менеджер должен сформировать систему мотивов, пробуждающих сотрудников систематически улучшать режим и условия их труда;
-удобства мебели – задача состоит в том, чтобы выбрать габариты и форму мебели с учетом антропометрических данных личности и удобно разместить ее на рабочем месте.
-наличие средств оргтехники – рабочее место должно быть оборудовано соответствующей оргтехникой, а следовательно, создана технология эффективного ее использования.
-благоприятные санитарно-гигиенические и эстетические условия труда. В помещении должны быть оптимальными температурный режим, освещение, влажность воздуха, цвет стен, мебели и т.п.
-рациональный режим труда и отдыха. Нормированный рабочий день менеджера делает необходимым установление ему гибкого графика выхода на работу с учетом утомляемости человека.
Если все эти факторы будут соблюдаться в Уралметаллэкпорте значительно повыситься психологический микроклимат в коллективе.
Заключение
Таким образом, проанализировав создавшуюся ситуацию в ООО «Уралметаллэкспорте», можно отметить, что предприятие находится в кризисной ситуации. Это обусловлено тем, что управление Главным менеджером привело к снижению показателей прибыли, отсутствию желания работать сотрудников, настороженному отношению заказчиков.
В настоящее время, взятое под контроль Директором предприятие, старается наладить бывший уровень финансовых и других показателей. К сожалении, кроме внутренних факторов на Уралметаллэкспорт так же влияют и внешние факторы, такие как повышение мировых цен на металлопрокат, устаревшее оборудование российских заводов, заполненные склады заказчиков. Все это влияет на современное функционирование предприятия.
Для выходя из кризиса Директором необходимо строго соблюдать соответствующие функции: планирования, организации, мотивации и контроля
Библиография
1. Герчикова Е.С. Менеджмент. – М.: Дело, 2003.
2. Кржижановская К.Л. Основы менеджмент. – М.: НОРМА, 2001.
3. Кабушкин Н.И. Основы менеджмента. – Минск, БГЭУ, 1999.
Страницы: 1, 2
