В соответствии с ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» при утверждении документа постановлением, решением, приказом или протоколом «гриф утверждения» состоит из слов «Утвержден», «Утверждена», «Утверждены» или «Утверждено», в зависимости от вида документа, то есть:[17]
инструкция - утверждена;
правила - утверждены;
порядок - утвержден;
штатное расписание - утверждено и т.д.
Допускается в реквизите «гриф утверждения» документа центрировать элементы относительно самой длинной строки.
Теперь рассмотрим основные методы, которые помогут руководителю быстро и эффективно разобраться с входящими и другими документами.
Руководителю обычно приходится работать с тремя типами входящих документов, это:
- документы, требующие немедленного решения вопроса;
- документы, которые в принципе требуют реакции действием, но в данный момент руководитель этого сделать не может в силу каких-либо причин или обстоятельств (например, требуется сбор дополнительной информации или согласование этого вопроса с внешними организациями);
- информационные документы, рассчитанные только на прочтение, т.е. не требующие ответа.
Безусловно, без четкой организации рабочего дня все начинания потерпят фиаско. Поэтому, прежде чем научиться работать производительнее с документацией, необходимо приучить подчиненных обращаться к руководителю только в строго определенные часы, чтобы у него было время изучить входящие документы спокойно, не отрываясь поминутно на звонки и обращения подчиненных. Принцип работы - когда руководитель принимает посетителей, держа в одной руке телефонную трубку, а другой подписывая телефонограмму, и в то же время консультирует стоящего у письменного стола сотрудника - характеризует его как слабого руководителя. Если руководитель не сумеет организовать свое время, то и организовать работу коллектива в целом ему будет намного труднее. Вот несколько советов руководителю, как организовать работу с документами.
Справиться с беспорядком на рабочем столе может помочь заведение таких папок, как «Срочное», «Диктовать», «Сделать», «Просмотреть», «В дело», «Выбросить». Естественно, что подобные наименования папок условны, а сами папки не относятся к официальным делам, формируемым в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения или организации. Если всю поступающую корреспонденцию вы или ваш секретарь будете раскладывать по этим папкам, то горы бумаг на вашем столе значительно уменьшатся. В папке «Срочное», например, следует хранить наиболее срочные дела, требующие немедленного действия. В папке «Просмотреть» - документы, представляющие интерес, но не имеющие важного значения. В папке «В дело» - документы, предназначенные только для личной информации, которые после просмотра можно отправить в дело. Папка «Выбросить» предназначается для тех материалов, которые хранить не надо, но которые все же лучше просмотреть, прежде чем выбросить. Однако работа по принципу «утро вечера мудренее» не всегда дает положительный результат. Попытайтесь решить возникшую задачу по частям, и тогда, может быть, необходимая информация будет собрана на вашем столе незаметно для вас к нужному сроку.[18]
Займитесь сначала документами, требующими немедленного действия. Постарайтесь внимательно изучить документ, а потом уже диктовать секретарю ответ. Если же ответ будет коротким, то можно поручить секретарю самому подготовить ответ, предварительно записав ключевые его положения прямо под письмом.
Если вопросы, затронутые в письме, можно решить с помощью телефонного звонка, то позвоните сразу же. Если такой возможности нет, то распорядитесь, чтобы секретарь назначил время звонка, либо сделайте пометку в ежедневнике, чтобы позвонить позже.
Конечно, все информационные материалы лучше читать самому, причем не тратя на это служебное время. Однако если материалов для прочтения больше, чем вы ожидали, то попросите секретаря прочитать их за вас и вычленить ключевую информацию. Он может подготовить для вас общий обзор документов в виде резюме либо доложить о содержании документов устно.
Справиться с большим объемом документов на вашем столе вам поможет, кроме того, соблюдение некоторых принципов работы. Так, следует:[19]
- отказаться от привычки накапливать копии документов на случай, если они вдруг понадобятся;
- хранить только важные документы (не копите документы про запас, выбрасывайте ненужные бумаги);
- оставлять наиболее интересные и приятные дела и документы на конец рабочего дня;
- всегда контролировать выполнение поручений;
- приобрести навык и использовать принцип скорочтения.
И наконец, помните, что заниматься неприятными, сложными и неинтересными делами лучше всего в первую очередь.
Соблюдение этих правил поможет руководителю высвободить дополнительное время, необходимое для принятия решений, и позволит не утонуть в море бумаг.
ГЛАВА 2.Анализ работы менеджера с документами на примере ООО «Тропа»
менеджер документ организация контроль
2.1.Караткая характеристика предприятия
Общество с ограниченной ответственностью «Тропа», далее по тексту Общество, учреждается и действует в порядке, предусмотренном Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом от 08.02.1998г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», иным действующим законодательством Российской Федерации и уставом Общества.
ООО «Тропа» создано для осуществления предпринимательской деятельности и извлечения прибыли.
Основными видами деятельности ООО «Тропа» являются ремонт и пошив одежды, ремонт обуви, парикмахерские услуги, пошив флагов, изготовление стендов.
Место нахождения Общества: 400074, Россия, г. Волгоград, ул.Рабоче-Крестьянская, д.38.
Уставной капитал 10 000 рублей.
В условиях рыночных отношений центр экономической деятельности перемещается к основному звену всей экономики - производственному предприятию. Именно на этом уровне создается нужная обществу продукция, выполняются общественно необходимые работы, оказываются необходимые услуги.
На предприятиях сосредотачиваются наиболее квалифицированные кадры, решаются вопросы экономного расходования ресурсов, снижения издержек производства, сбыта продукции, применения высокопроизводительного оборудования и технологий. Все это требует от руководителей всех уровней глубоких экономических знаний. В условиях рыночной экономики выживает то предприятие, которое наиболее грамотно, своевременно и компетентно определяет требования рынка, организует производство продукции, пользующейся спросом, обеспечивает высоким доходом высококвалифицированных специалистов. В условиях рыночной экономики возрастает значение трех основных направлений организации предприятия:
Научной организации производства - создание оптимальной технико-технологической системы на предприятии (эффективно функционирующие производственное оборудование, техника и технология, упорядоченные технико-организационные взаимосвязи работников);
Научной организации труда - построение здоровых нормальных (высоко коммуникабельных) отношений в коллективе;
Научной организации управления - система технических,
экономических и организационных средств, обеспечивающих целенаправленность воздействия на материальную и человеческую подсистемы предприятия. Она способствует их взаимодействию в целях достижения наилучшего морально-технологического и экономического эффекта. Любое предприятие - это организация воздействия персонала на ресурсы предприятия. Чем основательнее она организована и умело регулируется, тем больше надежд на получение экономической выгоды, на прибыльное возмещение понесенных затрат.
ООО «Тропа» - это обособленная специализированная организация (юридическое лицо), основанием которой является высокоорганизованный трудовой коллектив работников-профессионалов, способный с помощью имеющихся в его распоряжении средств производства из поставленного сырья и материалов изготовлять нужную потребителям продукцию. В связи с этим к важнейшим задачам ООО «Тропа» относятся:
¾ Возмещение произведенных расходов и получение дохода владельцем предприятия;
¾ Недопущение сбоев в работе предприятия, в том числе срывов поставок, выпуска недоброкачественной продукции, резкого сокращения объемов производства и доходов предприятия;
¾ Обеспечение потребителей продукцией в соответствии с договорами и рыночным спросом;
¾ Обеспечение нормальных условий труда (без травматизма), возможностей профессионального роста работников и своевременной полноценной зарплаты персоналу;
¾ Охрана окружающей среды и создание рабочих мест;
¾ Стабильное наращивание темпов роста объемов производства и доходов предприятия.
К основным функциям ООО «Тропа» можно отнести:
¾ Изготовление продукции в соответствии с профилем предприятия и спросом на рынке;
¾ Обеспечение продажи и поставки продукции потребителям;
¾ Послепродажное техническое и консультационное обслуживание продукции;
¾ Материально-техническое обеспечение производственного персонала на предприятии;
¾ Разработка и исполнение мероприятий по повышению качества продукции;
¾ Снижение удельных издержек и рост объемов производства на предприятии;
¾ Соблюдение действующих стандартов, нормативов, государственных законов и внутренних распорядительных документов.
ООО «Тропа» представляет собой сложный комплекс, динамизм и слаженность работы всех подразделений и служб которого обеспечивается механизмом управления. Механизм управления - это, прежде всего, иерархическая система административных органов и управленческих структур, при помощи которой согласованно решаются основные задачи предприятия и достигаются цели, стоящие перед производством, устанавливаются внутренние связи, осуществляется контроль исполнения, используются рычаги воздействия, охватывающие деятельность всех подразделений, служб работников предприятия от рабочего до директора. Механизм управления ООО «Тропа» включает следующие компоненты:
¾ Основные принципы и правила управления, нацеленные на решение задач, стоящих перед управляемым объектом;
¾ Функциональную структуру органов управления;
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6
