Відповідальність за правильну реєстрацію вхідних та внутрішніх документів та своєчасну відправку їх адресатам, передачу на розгляд керівництву, конкретним виконавцям покладається на загальний відділ Управління справами.
Схеми обігу вхідних та внутрішніх документів наведені у додатку Б.
Схему обігу вихідних документів наведена у додатку В.
До вихідних документів, що створюються в установі переважно належать службові листи. Отже, перш за все за окремою вимогою Голови адміністрації вся вихідна кореспонденція з підписами підлеглих йому посадових осіб може бути надана йому для обов'язкового узгодження. У разі наявності такої вимоги, загальний відділ не має права відправляти вихідну кореспонденцію без наявного штампу встановленого зразку «Погоджено».
Вихідні документи в тому числу і на ПК обробляються загальним відділом Управління справами (діловодом) і надсилаються централізовано в день їх одержання від структурних підрозділів або не пізніше наступного робочого робочого дня. Після реєстрації друкується відомість обліку вихідних документів. Не допускається надсилання або передача документів без реєстрації в загальному відділі (діловодом).
Під час приймання від виконавців документів обов'язково перевіряється правильність написання та оформлення документу з усіма їх реквізитами, правильність зазначення адреси, наявність усіх необхідних підписів (віз) на документі, відповідність кількості примірників кількості адресатів тощо.
На оригіналах документів, які підлягають поверненню, на верхньому правому полі першої сторінки ставиться штамт «Підлягає поверненню».
У реєстраційній картці зазначається реєстраційний номер вихідного документу, дата реєстрації, заголовок (короткий зміст) документу.
Документи, виготовлені на ПК, надсилаються із супровідним листом в упаковці, що відповідає технічним вимогам збереження носіїв записаної на них інформації. Копія супровідного листа підшивається до справи на загальних умовах.
Слід зазначити, що ведення діловодства в Криворізький районній адміністрації має рід недоліків:
- великий обяг вхідної документації, яка потребує реєстрації та перерозподілу конкретноним виконавцям, спричиняє недостатню швидкість руху документації, що призводить до несвоєчасного отримання інформації і, як наслідок, неналежного виконання певних операції.
Наприклад, якщо в один день надходить декілька наказів для виконання, то реєстрація останнього з них відбудеться в другій половині дня, потім документ потрапить до відділу, відбудеться його переадресація конкретному виконавцеві, який вже фізично не встигне виконати розпорядження в установлений термін, оскільки йому буде необхідна інформація служб, робочий час яких вже скінчився.
- до того ж необхідність обробки великого обсягу документації підвищує вирогідність того, що при реєстрації або розподілі документів буде зроблена помилка.
Для того, щоб запобігти таким недолікам, Криворізькій районній адміністрацї необхідно створювати централізовані багаторівневі бази даних та створювати доступ до цих баз тим співробітникам, в роботі яких використовується. Щоб спростити отримання необхідної в роботі інформації слід використовувати інформаційно-пошукові систуми мережі Internet.
2.2. Напрямки оптимізації діловодства районної Криворізької
адміністрації
На сьогоднішній день комп'ютерно-інформаційні технології проникають у всі сфери життя суспільства. Але, як не прикро, комп'ютерно-інформаційне забезпечення діяльності владних структур знаходиться на низькому рівні. Комп'ютеризація органів влади розвивається стихійно, переважно в напрямку поставок комп'ютерної техніки, без використання її можливостей направлених на створення багаторівневих інформаційних систем (баз даних, електронний документообіг і т.д.), згідно чіткої ієрархії владних структур.
Єдине інформаційне середовище скоординує роботу служб органів влади по горизонталі та вертикалі, що в свою чергу забезпечить вирішення таких організаційно-управлінських задач:
- оперативне та перспективне планування діяльності структур всіх рівнів влади, як кожної зокрема, так і у їх взаємозв'язку;
- планування та техніко-економічне обгрунтування розгортання видів виробничо-підприємницької діяльності на певній території;
- раціональне використання людських та земельних ресурсів, соціального захисту населення;
- прозору взаємодію виконавчих, комунальних, та інших служб та організацій (відділи субсидій, соцзахисту, ДПІ та інш.)
- проведення загально-державних заходів таких як перепис населення, вибори, цільова допомога при стихійних лихах тощо;
- кредитно-інвестиційна діяльність;
- розв'язання інших задач виробничого, організаційного та управлінського характеру.
Систему програмно-інформаційного забезпечення організаційно-управлінської діяльності районної адміністрації пропонується побудувати на базових концепціях для таких масштабів, розроблених корпорацією Microsoft, так званій системі Microsoft Solutions Framework (MSF), яка дозволяє розглядати архітектуру інформаційних технологій з п'яти позицій (перспектив), а саме:
- ієрархія;
- інформація;
- програмне забезпечення;
- організація;
- управління.
При такому підході до розв'язання поставлених задач отримуються комплексні рішення, їх пріоритети чітко визначені, інформація та програми для її використання орієнтовані на досягнення основних цілей організаційно-управлінської діяльності органів влади, з врахуванням їх взаємовідносин в ієрархічній структурі територіально-адміністративного підпорядкування.
Принципи розробки інформаційно-програмного забезпечення по системі MSF включає набір моделей, підходів та методів, які допоможуть розробити для органів влади інформаційні технології, впровадити та використовувати їх для вдосконалення організаційно-управлінської діяльності.
Для раціонального використання технічних комп'ютерних засобів і програмного забезпечення розгортається корпоративна інформаційна комп'ютерна мережа, робота в якій побудована на INTERNET технологіях (обробка інформації здійснюється програмним забезпеченням, створеним на основі сучасного середовища розробки з використанням систем управління базами даних за допомогою доступу до WEB-сайтів).
Дані формуються в банки даних, що створюються та функціонують під системою управляння базами даних типу MS SQL Server, Oracle і т.д., що забезпечує їх надійне зберігання, оперативний та контрольований доступ до інформації.
Програмне забезпечення розробляється на об'єктно-орієнтованих засадах з використанням технологій Framework.Net, що в свою чергу дозволяє максимально чітко та повно моделювати основні об'єкти самоврядування та взаємозв'язки між ними.
В предметній сфері органів влади основними об'єктами є:
- людина та її соціальний захист;
- земля;
- нерухомість;
- виробничо-підприємницька діяльність;
- кредитно-інвестиційна діяльність і т.д.
На основі такого підходу виділяються основні завдання інформаційного забезпечення діяльності органів влади:
- розробка та створення баз даних по населенню, яке проживає на певній території;
- розробка та створення баз даних по землі;
- розробка та створення баз даних по об'єктах нерухомості;
- розробка та створення баз даних по виробничо-підприємницькій діяльності, яка ведеться на адміністративній території.
2.3. Шляхи створення комп'ютерно-інформаційної системи для робот із
документами районної Криворізької адміністрації
Для створення комп'ютерно-інформаційної системи районної адміністрації пропонується схема, яка передбачає вирішення поставленої задачі в три етапи:
1-й етап спрямований на первинну ланку органів влади, а саме сільські та селищні ради.
Для цього необхідно вирішити питання:
а) створення матеріально-технічної основи інформаційного забезпечення (комп'ютери та копіювальна техніка);
в) створення структури бази даних первинної інформації;
б) створення програмного забезпечення для формування та ведення бази даних, джерелом якої є первинні достовірні дані сільських, селищних рад;
г) створення електронної системи документообігу ;
д) впровадження програмного забезпечення та навчання кадрів.
Це дасть змогу:
- швидкого та якісного надання громадянам повної та достовірної інформації, необхідної для забезпечення їх особистих прав та життєвонеобхідних потреб;.
- проведення аналізу інформації для прийняття управлінських рішень на рівні сільської чи селищної ради.
2-й етап спрямований на організацію інтеграції інформаційних баз первинних ланок органів влади (сільські, селищні ради) в інформаційні бази вищого рівня (район, райдержадміністрація).
а) створення матеріально-технічної основи інформаційного забезпечення районної ради та райдержадміністрації (комп'ютери та копіювальна техніка);
б) створення інформаційної мережі для зв'язку з сільськими та селищними радами на технологіях Internet. (запровадження якісного зв'язку між районним центром та сільськими, селищними радами);
в) створення структури бази даних інтегрованої інформації рівня району;
г) створення програмного забезпечення для районної, міської влади на основі потужних систем управління базами даних для збереження та аналізу, як власної інформації, так і даних сформованих у первинних органах влади;
д) впровадження електронної системи документообігу;
е) створення WEB-сайту з можливістю відображення інформації про життя, виробничу діяльність, економічний потенціл району і т.і.;
з) впровадження програмного забезпечення та навчання кадрів.
- проведення аналізу інформації для прийняття управлінських рішень на рівні районної ради та райдержадміністрації;
- вдосконалення системи формування та збереження інформації на базі сучасних технологій її обробки;
- розширення можливостей надання інформаційних послуг громадянам та організаціям за рахунок передових технологій і засобів зв'язку.
Впровадження сучасного програмно-інформаційно забезпечення дасть можливість побудувати корпоративні рішення для забезпечення більш чіткої і прозорої роботи різних гілок влади і швидкого реагування на різного роду проблеми.
Це стає можливим завдяки створенню та підтримці достовірних баз даних по одному шаблону з використанням централізованої нормативно-довідникової інформації, формування консолідованої звітності на різних рівнях органів влади для проведення моніторингу і прийняття управлінських рішень.
Програмне забезпечення “Самоврядування” розроблено для створення та ведення баз даних структур підпорядкованих органам влади будь-якого рівня і розмірів, від сіл і селищ до райцентрів і міст. При незначній модифікації програмного забезпечення можна використовувати для інших потреб організаційно-управлінської діяльності :
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5
