Рефераты. Учет производственных материальных запасов на складе

3 Документальное оформление поступления и расхода

производственных материальных запасов

Сырье и материалы поступают от поставщиков, подотчетных лиц, закупивших материалы в порядке наличного расчета, от списания при-шедших в негодность основных средств и собственного производства.

Поступающие в организацию материалы оформляют бухгалтер-скими документами в следующем порядке.

Вместе с отгрузкой продукции поставщик высылает покупателю расчетные и другие сопроводительные документы: платежное требо-вание (в двух экземплярах: один непосредственно покупателю, дру-гой - через банк), товарно-транспортные накладные, квитанцию к же-лезнодорожной накладной и др. Расчетные и другие документы, связанные с поступлением материалов, поступают в бухгалтерию, где проверяется правильность их оформления, после чего их передают ответственному исполнителю по снабжению.

В отделе снабжения по поступающим документам проверяют со-ответствие объема, ассортимента, сроков поставки, цен, качества ма-териалов и др. договорным условиям. В результате такой проверки на самом расчетном или другом документе делают отметку о полном или частичном акцепте (согласии на оплату). Кроме того, отдел снаб-жения осуществляет контроль за поступлением грузов и их розыск. С этой целью в отделе снабжения ведут Журнал учета поступаю-щих грузов, в котором указывают регистрационный номер, дату запи-си, наименование поставщика, дату и номер транспортного докумен-та, номер, дату и сумму счета, род груза, номер и дату приходного ордера или акта о приемке запроса о розыске груза. В примечаниях делают отметку об оплате счета или отказе от акцепта.

Проверенные платежные требования из отдела снабжения пере-дают в бухгалтерию, а квитанции транспортных организаций - экспе-дитору для получения и доставки материалов.

Экспедитор принимает на станции прибывшие материалы по ко-личеству мест и массе. При обнаружении им признаков, вызывающих сомнение в сохранности груза, он может потребовать от транспорт-ной организации проверки груза. В случае обнаружения недостачи мест или массы, повреждения тары, порчи материалов составляется коммерческий акт, который служит основанием для предъявления претензий к транспортной организации или поставщику.

Для получения материалов со склада иногородних поставщиков экспедитору выдают наряд и доверенность, в которых указывают пе-речень материалов, подлежащих получению. При приемке материа-лов экспедитор производит не только количественную, но и качествен-ную приемку.

Принятые грузы экспедитор доставляет на склад предприятия и сдает заведующему складом, который проверяет соответствие коли-чества и качества материала данным счета поставщика. Принятые кладовщиком материалы оформляют приходными ордерами. Приход-ный ордер подписывают заведующий складом и экспедитор.

Материальные ценности приходуют в соответствующих единицах измерения (весовых, объемных, линейных, числовых). Если материа-лы поступают в одной единице, а расходуются в другой, то они учиты-ваются одновременно в двух единицах измерения.

При отсутствии расхождений между данными поставщика и фак-тическими данными разрешается осуществлять оприходование мате-риалов без выписки приходного ордера. В этом случае на документе поставщика проставляют штамп, в оттисках которого содержатся основные реквизиты приходного ордера. Количество первичных доку-ментов при этом сокращается.

В тех случаях, когда количество и качество прибывших на склад материалов не соответствуют данным счета поставщика, приемку ма-териалов производит комиссия и оформляет акт о приемке матери-алов, который служит основанием для предъявления претензии поставщику. В составе комиссии должен быть представитель постав-щика или представитель незаинтересованной организации. Акт со-ставляют также при приемке материалов, поступивших на предпри-ятие без счета поставщика (неотфактурованные поставки).

Если перевозку материалов осуществляют автотранспортом, то в качестве первичного документа применяют товарно-транспорт-ную накладную, которую составляет грузоотправитель в четырех эк-земплярах: первый из них служит основанием для списания материа-лов у грузоотправителя; второй - для оприходования материалов по-лучателем; третий -- для расчетов с автотранспортной организацией и является приложением к счету на оплату за перевозку ценностей; четвертый является основанием для учета транспортной работы и при-лагается к путевому листу. Товарно-транспортную накладную приме-няют в качестве приходного документа у покупателя в случае отсут-ствия расхождения количества поступивших грузов с данными накладной. При наличии такого расхождения приемку материалов оформляют актом о приемке материалов.

Поступление на склад материалов собственного изготовления, от-ходов производства и др. оформляют одно- или многострочными тре-бованиями-накладными, которые выписывают цехи-сдатчики в двух экземплярах: первый является основанием для списания материалов с цеха-сдатчика, второй направляется на склад и используется в каче-стве приходного документа. Материалы, полученные от разборки и демонтажа зданий и сооружений, приходуются на основании акта об оприходовании материальных ценностей, полученных при раз-борке и демонтаже зданий и сооружений.

Подотчетные лица приобретают материалы в организациях тор-говли, у других организаций и кооперативов, на колхозном рынке или у населения за наличные деньги. Документом, подтверждающим сто-имость приобретенных материалов, является товарный счет или акт (справка), составляемый подотчетным лицом, в котором он излагает содержание хозяйственной операции с указанием даты, места покуп-ки, наименования и количества материалов и цены, а также данных паспорта продавца товара. Акт (справку) прилагают к авансовому от-чету подотчетного лица.

Материалы отпускают со склада организации на производствен-ное потребление, хозяйственные нужды, на сторону, для переработ-ки и в порядке реализации излишних и неликвидных запасов. Важным условием контроля за рациональным использованием материалов являются их нормирование и отпуск на основе установ-ленных лимитов. Лимиты рассчитываются отделами снабжения на основе данных планового отдела об объеме выпуска продукции и норм расхода материалов на единицу продукции.

Все службы предприятия должны иметь список должностных лиц, которым предоставлено право подписывать документы на получение и отпуск со склада материалов, а также выдавать разрешение на вы-воз их с предприятия. Отпускаемые материалы должны быть точно взвешены, измерены и подсчитаны.

Порядок документального оформления отпуска материалов зави-сит прежде всего от организации производства, направления расхода и периодичности их отпуска.

Расход материалов, отпускаемых в производство и на другие нуж-ды ежедневно, оформляют лимитно - заборными картами. Они вы-писываются в двух или трех экземплярах на один или несколько видов материалов и, как правило, сроком на один месяц. Могут приме-няться квартальные лимитно - заборные карты с отрывными месячны-ми талонами на фактический отпуск. В них указывают вид операций, номер склада, отпускающего материалы, цех-получатель, шифр зат-рат, номенклатурный номер и наименование отпускаемых материалов, единицу измерения и лимит месячного расхода материалов, который исчисляют в соответствии с производственной программой на месяц и действующими нормами расхода.

Один экземпляр лимитно - заборной карты вручают цеху-получа-телю, другой - складу. Кладовщик записывает количество отпущен-ного материала и остаток лимита в обоих экземплярах карты и распи-сывается в карте цеха-получателя. Представитель цеха расписывает-ся в получении материалов в карте, находящейся на складе.

Лимитно - заборная карта может выписываться в одном экземпляре. В этом случае получатель расписывается в получении материалов не-посредственно в карте складского учета, а в лимитно - заборной карте рас-писывается лицо, ответственное за отпуск материалов со склада.

Отпуск материалов со складов производят в пределах установлен-ного лимита. Сверхлимитный отпуск материалов и замену одного ма-териала другим (при отсутствии материала на складе) оформляют вы-пиской отдельного требования-накладной на замену (дополнительный отпуск материалов). При замене в лимитно - заборной карте заменяе-мого материала делают запись «Замена, смотри требование №____» и уменьшают остаток лимита. Не использованные в производстве и воз-вращенные на склад материалы записывают в лимитно - заборную кар-ту без составления каких-либо дополнительных документов.

Применение лимитно - заборных карт значительно сокращает ко-личество разовых документов. Расчеты лимитов и выписка лимитно - заборных карт на современных вычислительных машинах позволяет повысить обоснованность исчисляемых лимитов и уменьшить трудо-емкость составления карт.

Если материалы со склада отпускаются нечасто, то их отпуск оформляют одно- или многострочными требованиями-накладны-ми на отпуск материалов, которые выписываются цехом-получате-лем в двух экземплярах: первый, с распиской кладовщика, остается в цехе, второй, с распиской получателя -- у кладовщика.

Для учета движения материалов внутри предприятия применяют однострочные или многострочные требования-накладные. Наклад-ные составляют материально ответственные лица участка, отпускаю-щего ценности, в двух экземплярах, один из которых остается на мес-те с распиской получателя, а второй с распиской лица, отпускающе-го ценности, передается получателю ценностей.

Отпуск материалов сторонним организациям или хозяйствам сво-ей организации, расположенным за ее пределами, оформляют наклад-ными на отпуск материалов на сторону, которые выписывает от-дел снабжения, как правило, в трех экземплярах на основании наря-дов, договоров и других документов: первый экземпляр остается на складе и является основанием для аналитического и синтетического учета материалов, второй передается получателю материалов, а тре-тий - в бухгалтерию. Если материалы отпускаются с последующей оплатой, то первый экземпляр служит также для выписки бухгалтери-ей расчетно-платежных документов.

При перевозке материалов автотранспортом вместо накладной применяют товарно-транспортную накладную.

Списание материалов оформляют актом на списание материа-лов, который составляется специально созданной комиссией, с учас-тием материально ответственного лица.

Вместо первичных документов по расходу материала можно ис-пользовать карточки учета материалов. С этой целью представите-ли цехов-получателей расписываются в получении материалов в са-мих карточках, которые становятся в связи с этим оправдательными документами. При этом в карточках проставляют шифр производ-ственных затрат с целью последующей группировки записей по объек-там калькуляции и статьям затрат. Такое совмещение расходных документов и карточек учета материалов уменьшает объем учетной работы и усиливает контроль за соблюдением норм складских запа-сов.

На фактически израсходованные материалы подразделение-полу-чатель материалов составляет акт расхода, в котором указываются наименование, количество, учетная цена и сумма по каждому наиме-нованию, шифр заказа, на выполнение которого израсходованы материалы, нормативный и фактический расход материалов с указанием выявленных отклонений и их причин. В необходимых случаях в акте указывают количество изготовленной продукции либо объем выпол-ненных работ. Кроме того, подразделения организации ежемесячно составляют отчеты о наличии и движении материальных ценнос-тей и передают их в бухгалтерию.

В небольших организациях отпуск материалов на производство продукции и оказание услуг осуществляется без оформления специ-альными документами. Фактически израсходованные материалы по их видам отражаются в актах или отчетах о выпуске и реализации готовой продукции. Акты составляются, как правило, подекадно ра-ботником предприятия, ответственным за приемку, хранение и реали-зацию продукции. После утверждения руководителем организации акт служит основанием для списания соответствующих материалов.

В установленные дни документы по приходу и расходу материа-лов сдают в бухгалтерию организации по реестру приемки-сдачи до-кументов, составленному в двух экземплярах: первый сдается в бух-галтерию под расписку бухгалтера на втором экземпляре, а второй остается на складе.

4 Учет производственных запасов на складах

Для обеспечения производственной программы соответствующими материальными ресурсами на предприятиях создаются специализированные склады для хранения основных и вспомогательных материалов, топлива, запасных частей и других материалов. Кроме центральных заводских складов в различных структурных подразделениях организации могут быть кладовые, выполняющие функции промежуточных складов. Каждому складу приказом по предприятию присваивается постоянный номер, который впоследствии указывается на всех документах, относящихся к операциям данного склада. Склады должны быть обеспечены исправными весами, измерительными приборами и мерной тарой.

На складах (кладовых) материальные ценности размещают по секциям, а внутри них - по группам, типо- и сорторазмерам в штабелях, ящиках, контейнерах, на стеллажах, полках, ячейках, поддонах, что обеспечивает быструю их приемку, отпуск и контроль за соответствием фактического наличия установленным нормам запаса (лимиту).

Учет материалов на складе осуществляет заведующий складом (кладовщик), являющийся материально ответственным лицом, которого принимают на работу, как правило, по согласованию с главным бухгалтером предприятия. С кладовщиком заключается типовой договор по установленной форме о полной индивидуальной материальной ответственности.

Если в штатном расписании организации отсутствует должность заведующего складом, то его обязанности могут быть возложены на любого работника организации с его согласия и с обязательным заключением договора об индивидуальной материальной ответственности. От занимаемой должности кладовщик может быть освобожден только после сплошной инвентаризации товарно - материальных ценностей и передачи их по акту, утвержденному руководителем предприятия.

На каждый номенклатурный номер материалов кладовщик заполняет материальный ярлык и прикрепляет его к месту хранения материалов. В ярлыке указывают наименование материалов, номенклатурный номер, единицу измерения, цену и лимит наличия материалов.

Учет движения и остатков материалов осуществляют в карточках учета материалов. На каждый номенклатурный номер открывают отдельную карточку, поэтому учет называют сортовым учетом и осуществляют его только в натуральном выражении.

Карточки открывают в бухгалтерии или вычислительной установке и записывают в ней номер склада, наименование материала, марку, сорт, профиль, размер, единицу измерения, номенклатурный номер, учетную цену и срок годности. После этого карточки передают на склад, и кладовщик заполняет колонки прихода, расхода и остатка материалов.

Запись в карточках кладовщик делает на основании первичных документов (приходных ордеров, требований - накладных и др.) в день совершения операций. После каждой записи выводят остаток материалов. Благодаря этому склад располагает оперативными сведениями о состоянии запасов материалов. Если остаток материалов выше или ниже установленной нормы запасов, то заведующий складом обязан сообщить об этом в отдел снабжения.

Ведение учета материалов допускается также в книге учета материалов, которая содержит те же реквизиты, что и карточки учета материалов.

В условиях функционирования АСУП и автоматизированного складского хозяйства вместо карточек учета применяют систематически составляемые машинограммы - ведомости движения и остатков материалов. В них на основании первичных документов отражают те же данные, что и в карточках складского учета, однако в отличие от них машинограммы - ведомости составляют лишь по складам и материально ответственным лицам. Машинограммы используются для контроля за движением и состоянием материалов на складе и оперативного управления производством.

Первичные документы после записи их данных в карточки учета передают в бухгалтерию; сюда же передают лимитно - заборные карты по мере использования лимита, но не позднее 1 - го числа следующего месяца. Сдачу документов оформляют реестром, в котором указывают наименование и номера сдаваемых документов.

В цехах, имеющих кладовые, а также в подотчетных организациях (пункты, отделения, заводы) материально ответственные лица (заведующие пунктами и отделениями, мастера заводов) составляют месячные отчеты об остатках и движении материалов в подотчете и предоставляют их в бухгалтерию. В отчетах содержаться сведения об остатках материалов на начало месяца, их поступлении, расходе и остатке на конец месяца. В отчетах мастеров заводов наряду с фактическим расходом материалов указывают их расход по норме. Нормативный расход материалов исчисляют в бухгалтерии, где производится, кроме того, и таксировка отчета.

При использовании материальных отчетов отпадает необходимость в составлении других документов на расход материалов и упрощается учет материалов в подотчете, поскольку в качестве регистров аналитического учета используются отчеты материально ответственных лиц.

Заключение

Подведем итог. Все операции, связанные с движением материалов, в первую очередь отражаются в складском учете. Этот учет обычно называют оперативным, и он имеет важное значение для всего бухгалтерского учета на предприятии. Поэтому работники бухгалтерии должны осуществлять систематический контроль за правильным и своевременным документированием движения материалов на складе и записями в регистрах складского учета материалов, за соответствием фактических остатков материалов данным текущего бухгалтерского учета, проводить фактические проверки наличия ценностей, а также осуществлять сверку складского учета с бухгалтерским.

На производственных предприятиях для хранения мате-риалов могут создаваться как специализированные общеза-водские склады, так и кладовые, выполняющие функции промежуточных складов. Каждому складу приказом по пред-приятию присваивается постоянный номер, который в даль-нейшем указывается на всех документах, относящихся к опе-рациям данного склада.

Учет материалов на складах осуществляют заведующие складами (кладовщики), с которыми заключается типовой договор о полной индивидуальной материальной ответствен-ности. На мелких предприятиях обязанности заведующего складом (кладовщика) могут быть возложены на заведующе-го производством.

Для эффективного ведения складского учета материаль-ные ценности целесообразно размещать по секциям, а внут-ри них -- по партиям, группам, подгруппам и сортам в шта-белях, контейнерах, ящиках, на стеллажах, полках, ячей-ках и поддонах. Кроме того, на каждый номенклатурный номер материалов материально ответственные лица долж-ны заполнять материальный ярлык и прикреплять его к месту хранения материалов. В нем необходимо указать наименова-ние материалов, номенклатурный номер, единицу измере-ния, цену и лимит наличия материалов. Такая организация складского учета обеспечит оперативность и быстроту при-ема и отпуска материалов, а также контроль за соответствием фактического их наличия установленным нормам запаса (лимиту).

Список литературы

1. Бородин В. А. Бухгалтерский учет: Учебник для вузов. - 3 - е изд., перераб. И доп. - М.: ЮНИТИ - ДАНА, 2004. - 528 с.

2. Бухгалтерский учет: Учебник/ Под ред. П. С. Безруких. - 4 - е изд., перераб. И доп. - М.: Бухгалтерский учет, 2002. - 312 с.

3. Керимов В. Э. Бухгалтерский финансовый учет: Учебник. - М.: Издательско - торговая корпорация «Дашков и Ко», 2005. - 724 с.

4. Кондраков Н. П. Бухгалтерский учет: Учебник. - М.: ИНФРА - М, 2004. - 592 с.

5. Краснова Л. П., Шалашова Н. Т., Ярцева Н. М. Бухгалтерский учет: Учебник. - М.: Юристъ, 2001. - 257 с.

6. Нидлз Б., Андерсон Х., Колдуэл. Принципы бухгалтерского учета: Пер. с англ./Под ред. Я. В. Соколова. - М.: Финансы и статистика, 1993. - 243 с.

Страницы: 1, 2



2012 © Все права защищены
При использовании материалов активная ссылка на источник обязательна.