- наличие и качество средств защиты от несанкционированного доступа;
- качество документации.
Каждый из названных показателей в зависимости от вида программ-ного продукта может иметь разный удельный вес и разделяться на более мелкие составляющие.
Наглядное представление о параметрах перехода к компьютеризиро-ванной обработке данных дает рис. 2.
Рис. 2. Основные параметры, учитываемые при выборе информационных технологий
Автоматизация бухгалтерского учета требует решения следующих за-дач:
- правильно выбрать необходимые программные средства, что весьма сложно в условиях их большого многообразия и отсутствия достаточ-ной информации об их возможностях и достоинствах;
- формирование комплекса необходимых технических средств; опреде-ление их количества, учета технических и эксплуатационных характе-ристик, способа размещения, объема обрабатываемых данных, техно-логии автоматизированной обработки.
Бухгалтерский учет характеризуется рядом особенностей, которые предъявляют свои, специфические требования как к используемым про-граммным средствам, так и к возможностям вычислительной техники. К та-ким особенностям относятся следующие:
- система бухгалтерского учета охватывает весь воспроизводственный про-цесс предприятия, поэтому совокупность учитываемых явлений, факторов и процессов имеет разнообразный характер, а учетные информационные массивы содержат большое количество различных элементов. Это предпо-лагает значительный объем постоянной и переменной информации, сле-довательно, используемые ЭВМ должны обладать большой памятью;
- алгоритмы обработки информации включают как несложные арифмети-ческие действия, так и сложные логические операции;
- между различными учетными объектами существуют сложные связи. Это означает, что осуществляемые хозяйственные операции имеют много измерений, каждое из которых должно своевременно отражаться в учете и быть доступным одновременно для различных структур-ных подразделений предприятия. Следовательно, ЭВМ должны обла-дать системой поддержки и возможностью управления большими ди-намическими массивами;
- система бухгалтерского умета призвана регистрировать все явления и фак-торы, которые вызывают изменения средств предприятия и их источ-ников при условии, что информация возникает в различных местах. Используемые для этого технические средства должны обладать кон-кретными, а не универсальными возможностями; их следует разме-щать в местах возникновения и регистрации информации.
Автоматизация учетного процесса не только обеспечивает ряд общих преимуществ, но частично изменяет и саму методику бухгалтерского учета.
В частности, это проявляется в следующем:
- при внедрении системы автоматизированного документирования, в рамках которой первичный документ создается на машинном носителе (а в случае необходимости -- его копия создается на бумажном носителе), появ-ляется возможность одновременно с разработкой документа формиро-вать типовые бухгалтерские проводки, что значительно сокращает учетный процесс и позволяет своевременно создавать необходимые отчеты;
- повышается аналитичность расчетов за счет возможности добавления к отдельным бухгалтерским счетам дополнительных признаков анали-тики, в результате чего на этих счетах, кроме учетных данных, могут отражаться плановые или нормативные показатели;
- ускоряется процесс калькулирования за счет увеличения скорости вы-полнения арифметических расчетов, повышается аналитичность ин-формации калькуляционных листов благодаря одновременному привле-чению большого круга статей;
- быстрее происходит процесс формирования бухгалтерской отчетности и, следовательно, сокращается отчетный период. Баланс, в случае не-обходимости, можно по запросу формировать ежедневно, еженедель-но. Повышается достоверность и аналитичность отчетности.
Перевод бухгалтерского учета на автоматизированную форму одно-временно с увеличением скорости учетного процесса, обеспечением про-стоты и доступности при работе с документами становится важным эле-ментом учетной политики любого предприятия (табл. 1).
Таблица 1
Примеры организационных изменений в учете и аудите при переходе к компьютеризированной обработке данных
Наименование
Примеры
Необходимые технические сред-ства
Выбор и приобретение компьютеров и бухгалтерских программ (ППП), наиболее соответствующих потребностям и финансовым возможностям предприятия-клиента
Персонал
Один ППП требует самого минимального обучения бухгалтера, а для экс-плуатации других полномасштабных ППП нужна квалифицированная ко-манда системных администраторов и прикладных программистов, опера-торов, а также операторов по контролю за данными.
Централизация данных и разделе-ние обязанностей
Возможны изменения организационной структуры бухгалтерии. Можно обрабатывать и тщательно контролировать данные в одном отделе, одна-ко это потенциально ослабляет контрольные возможности сотрудников из других подразделений, в том числе для сравнения и анализа результатов
Методы подтвер-ждения
Автоматическое подтверждение (санкционирование) некоторых типовых операций, например, удержания из всех видов заработка и начисления на них взносов во внебюджетные фонды
Процесс создания программного продукта, период обладания правами на него и его модификации, защита от "пиратского" использования в совокуп-ности составляют понятие "жизненный цикл программного продукта", кото-рый вовлекает в себя определенный круг участников. В частности, к ним относятся:
- авторы -- постановщики задания;
- непосредственные исполнители задания;
- инвестор, на чьи средства создается продукт;
- фирма-правообладатель;
- дилеры, копирующие и распространяющие программу;
- конечные пользователи и иные участники;
- налоговые инспекторы;
- таможенники;
- бухгалтеры-пользователи.
Каждый из указанных участников обладает или хочет обладать опре-деленными правами на создаваемый программный продукт, в силу чего между ними возникает целая система взаимоотношений, интересов, по-желаний и претензий. В настоящее время в России только начала созда-ваться нормативно-правовая база отношений в сфере интеллектуальной собственности и появился ряд организаций, профессионально занимаю-щихся авторскими правами на программные продукты. Право на резуль-таты интеллектуальной деятельности - это исключительное право. Чтобы некий объект по закону считался объектом творческой деятельности и подпадал под защиту исключительного права, ему должна быть свойст-венна или новизна решения, или оригинальность формы.
Специально для компьютерных программ и баз данных разработана процедура их регистрации. Согласно Закону Российской Федерации "Об авторском праве и смежных правах" от 09.07.93 № 5351-1 (с измен, от 19.07.95) к авторскому праву относятся отношения, возникающие в связи с правами на программные продукты и базы данных, а За-кон Российской Федерации "О правовой охране программ для ЭВМ и баз данных" от 23.09.92 № 3523-1 (с измен, от 24.12.2002) регулирует воз-никающие в этой сфере гражданско-правовые отношения.
Однако существует большой класс объектов интеллектуальной собственно-сти (ОИС), которые оказались "не охваченными" вышеназванными законами. К таким объектам относятся: идеи, принципы, методики обучения, алго-ритмы, принципы организации интерфейса, выбор программного инстру-ментария и др. Законодательством не предусмотрена регистрация этих ОИС, они не охраняются патентами, на них не выдаются свидетельства. Не возбраняются их свободные заимствования и использование.
Тем не менее, в ряде случаев методики, алгоритмы и другие подобные достижения человеческой мысли все-таки можно защитить от незаконно-го использования, создав для них режим "коммерческой тайны". Понятие коммерческой тайны ("ноу-хау", "производственный секрет") присутству-ет с недавнего времени и в российском законодательстве. Оно позволяет авторам не только сохранять свои секреты, но и преследовать по закону тех, кто на них посягает. Одновременное применение норм авторского права и положений о коммерческой тайне помогает защитить программ-ный продукт не только как текст, но и более глубоко - как комплексное интеллектуальное достижение.
Окупаемость и целесообразность приобретения конкретного про-граммного продукта можно оценить, если известны стоимость самого программного средства и затраты на его освоение и эксплуатацию (амор-тизационные отчисления по техническим средствам, амортизация самого программного продукта, затраты на оплату труда операторов и персона-ла, обеспечивающих функционирование программного средства и др.).
Например, если система документооборота на предприятии автоматизи-рована (полностью или частично), необходимо оценить экономический эф-фект от этого мероприятия, проанализировав надежность хранения докумен-тов на магнитных носителях, возникшие дополнительные затраты на осущест-вление документооборота, степень освобождения работников бухгалтерии и других служб от работ по созданию и обработке документов.
В качестве базы для сравнения трудоемкости учетных работ рекоменду-ется использовать Межотраслевые укрупненные нормативы времени на ра-боты по бухгалтерскому учету и финансовой деятельности в бюджетных ор-ганизациях, утвержденные постановлением Минтруда России от 26.09.95 № 56. Отдельные нормативы, действующие при условии выполнения учетных работ вручную, приведены в табл. 2.
Таблица 2
Наименование видов работ
Содержание работ
Единица измерения
Нормативы времени, мин.
1
2
3
4
Учет наличия основных средств при проведении инвентаризации
Выписка данных о наличии основ-ных средств в инвентаризацион-ной ведомости основных средств
Инвентаризаци-онная ведомость или инвентарная карточка учета, одна позиция
Учет движения основных средств: а) вновь выстроенных; б) безвозмездно полу-ченных; в) изготовленных хозяй-ственным способом
Ведение картотеки основных средств и учет их движения в оборотной ведомости по учету движения основных средств. Анализ полученных результатов в мемориальном ордере соответст-вующей формы
Карточка, одна запись в ведомость, ме-мориальный ордер
10-25
Учет операций по выбы-тию и перемещению основных средств
Запись в накопительную ведо-мость (мемориальный ордер) по каждому документу
Ведомость, одна позиция
15
Учет амортизации ос-новных средств
Составление оборотной ведомо-сти по износу основных средств. Запись суммы износа в мемори-альном ордере, в книге Журнал-главная"
Запись в книгу, одна позиция
Учет оприходования готовых изделий и про-дукции, переданной из производства на склад
Отражение поступления готовых изделий и продукции, переданной из производства на склад. Веде-ние книги складского учета гото-вых изделий. Сверка данных бухгалтерского и складского учета
Книга учета, одна позиция
20
Учет реализации готовых изделий и продукции подсобных хозяйств
Оприходование готовых изделий и
продукции подсобных хозяйств с помощью актов приемки или дру-гих документов. Аналитический учет по наименованию, количеству, стоимости и местам хранения на карточках соответствующих
форм
Карточка, одна позиция
Учет корректировки разницы между плановой и фактической себестоимостью
Корректировка плановой себе-стоимости в конце года до фактиче-ской себестоимости на сумму реа-лизованной продукции. Расчет экономии плановой себестоимости
Учет получения от поставщика оборудования
и строительных материалов для строительст-
ва, приобретения живот-
ных для откорма, мате-
риалов и продуктов пи-
тания
Аналитический учет оборудования
и строительных материалов по наименованиям материалов, количеству и стоимости на карточках соответствующей формы,
приобретенного молодняка по видам и возрастным группам в книгах учета животных соответствующей формы, продуктов питания в оборотных ведомостях
Журнал,
одна позиция
4-6
Учет списания оборудо-вания, строительных
материалов, материалов длительного пользова-ния; списание недостач и потерь материалов за
счет учреждения
Списание оборудования, строи-
тельных материалов, материалов длительного пользования. Учет недостачи и потерь материалов и продуктов питания согласно актам
списания
Карточка, книга учета, одна позиция
6
Учет прямых расходов по производству продукции и по выполнению научно-исследовательских и
конструкторских работ
Аналитический учет по научно-исследовательским и конструкторским работам ведется по темам и статьям расходов на многографных карточках
Многографные
карточки,
Учет выдачи со склада материалов и спецобо-рудования на производ-ство продукции и выпол-нение научно-исследова-тельских работ по хоздо-
говорен
Регистрация документации на отпуск со склада материалов и спецоборудования на производство продукции и выполнение научно-исследовательских работ. Отраже-ние отпуска материалов в журнале учета материалов. Сверка данных
бухгалтерского и складского учета
Журнал, одна позиция
5
Учет начисления зара-ботной платы производ-ственному персоналу, административно-
управленческому и обслу-живающему персоналу
Обработка первичных документов. Удержание начисленного аванса, составление расчетных ведомостей заработной платы по всем категориям промышленно-производственного персонала: начисление премий, расчет оплаты отпусков, расчет листков не-трудоспособности, учет удержа-ний по исполнительным листам, учет выдачи депонированной заработной платы, учет фонда заработной платы
Ведомость, одна позиция Форма
отчетности, одна позиция
3-30
30
Учет распределения накладных расходов по отдельным видам произ-водства и заказам
Расчет суммы накладных расхо-дов, отражение бухгалтерских операций по учету и распределе-нию накладных расходов в ведо-мостях и мемориальных ордерах соответствующей формы
Учет реализации услуг, оказанных производст-венными мастерскими
Отражение бухгалтерских опера-ций по учету реализации услуг, оказанных производственными мастерскими, в ведомостях и мемориальном ордере соответст-вующей формы
Ведомость, мемориальный ордер, одна позиция
Учет счетов на оплату поставщику за матери-альные ценности, обору-дование, строительные материалы для нового строительства и оказа-ния услуг
Обработка документов, служащих основанием для осуществления различных операций с поставщи-ками за материальные ценности, оборудование, строительные материалы для нового строитель-ства и оказание услуг. Формиро-вание оборотов по счетам и рас-четов с дебиторами и кредитора-ми в мемориальном ордере соот-ветствующей формы
Мемориальный ордер, одна позиция
10
Учет счетов, отражаю-щих удержание налогов в бюджет
Формирование оборотных ведо-мостей по счетам, отражающим расчеты с бюджетом по удержан-ным суммам налогов
Учет поступления средств на расчетные счета
Аналитический учет поступлений средств на текущие счета организации
Учет расчетов с постав-щиками, подрядчиками и заказчиками за выпол-ненные работы и оказан-ные услуги
Обработка документов, служащих основанием для осуществления расчетных операций с поставщи-ками, подрядчиками, заказчиками за выполненные работы и оказан-ные услуги. Формирование оборо-тов по указанным счетам. Веде-ние учета расчетов с поставщика-ми, подрядчиками и заказчиками за выполненные работы и оказан-ные услуги в мемориальном орде-ре соответствующей формы
Ведомость, Мемориальный ордер, одна позиция
7
Учет расчетов с подот-четными лицами
Обработка документов, служащих основанием для осуществления расчетных операций с дебиторами и кредиторами. Формирование оборотов по счетам, отражающим расчеты с дебиторами и кредито-рами. Ведение учета в мемори-альных ордерах соответствующей формы
8
Учет расчетов с рабочи-ми, служащими и сти-пендиатами
Составление ведомостей по на-числению взносов, пособий, сти-пендий в установленном порядке, в установленные сроки. Учет расходов в мемориальных орде-рах соответствующей формы
Учет реализации продук-ции, изделий и выпол-ненных работ: а) производственных (учебных) мастерских; б) подсобных (учебных) сельских хозяйств; в) научно-исследова-тельских работ по дого-ворам
Обработка соответствующей документации по сдаче продук-ции. Отражение бухгалтерских операций по учету реализации продукции. Сверка бухгалтерского и складского учета
6 4
Учет прибылей и убытков
Формирование данных по расчету сумм прибылей (убытков). Подготовка данных ж заполнению форм отчетности
Учет забалансовых счетов
Оформление платежных документов в банке
Сдача платежных документов, соответствующая их: обработка, получение копий из отделений банка
одно оформле-ние платежных документов в банке
Составление ежедневно-го кассового отчета
Внесение в данную форму отчета всей необходимой информации
один кассовый отчет
Бухгалтерская отчетность
Составление отчета по соответст-вующей форме
одна страница
Составление Главной книги
Составление Главное книги за отчетный период
Задачи бухгалтерских информационных систем: обеспечение автоматизированного решения всего комп-лекса задач бухгалтерского учета, планирования, анализа финансово-хозяйственной деятельности, внутрен-него аудита; получение достоверной оперативной информации о текущем состоянии дел на предприятии для принятия на ее основе необходимых управленческих решений; интеграция оперативного, бухгалтерского, статистичес-кого учета на основе единой первичной информации; получение достоверной информации для обратной связи, используемой при принятии управленческих решений; автоматизация обработки на всех стадиях техпроцесса, начиная со стадии первичного учета.
Бухгалтерский учет имеет сложную информационную сис-тему, состоящую из комплексов учетных задач, имеющих внут-ренние и внешние связи. Изучение этих связей необходимо при разработке комплексных систем компьютерной обработки учет-ных задач, основанных на организации вычислительных сетей.
Разработка информационного обеспечения бухгалтерского учета включает определение состава учетных показателей, вне-дрение унифицированной системы документации, использова-ние общегосударственных, отраслевых и локальных классифи-каторов.
Основой типовых проектов компьютеризации бухгалтер-ского учета является создание базы данных в ПЭВМ, файлов справочной, условно-постоянной и переменной информации.
Технология децентрализованной обработки учетных дан-ных включает этапы: подготовительный, начальный и основной, каждые выполняются последовательно, в соответствии с меню программы.
Функциональные пакеты бухгалтерского учета можно клас-сифицировать по ряду признаков. В основе классификации раз-деление пакетов, ориентированных на малые, средние и круп-ные предприятия. Особое место занимают сетевые верс
ии про-грамм.
Технология обработки учетных задач имеет свои особенно-сти на малых, средних и крупных предприятиях.
Страницы: 1, 2, 3
