В том случае, если организация, отправляющая работника за границу, не имеет необходимого количества валютных средств на своем счете, то приобрести валюту она может через уполномоченные банки - такое правило установлено п. 1 ст. 11 Закона о валютном регулировании.

“ Купля-продажа иностранной валюты и чеков (в том числе дорожных чеков), номинальная стоимость которых указана в иностранной валюте, в Российской Федерации производится только через уполномоченные банки. ”

При получении иностранной валюты на загранкомандировку, организация должна обратить внимание на следующие моменты:

- снять валюту с валютного счета можно не ранее чем за 10 рабочих дней до убытия работника в командировку за рубеж;

- основанием для выдачи уполномоченным банком наличной иностранной валюты является заявление организации, в котором в обязательном порядке указываются номера и даты приказов о командировании работника за границу.

Заявление, предоставляемое в банк, оформляется организацией, командирующей работника за рубеж, на основании:

-приказа о направлении работника в служебную командировку за пределы Российской Федерации;

- приказа (распоряжения) руководителя организации о норме суточных командируемому лицу.

После предоставления заявки, но не ранее чем за 10 дней до даты убытия в командировку командируемого лица банк выдает требуемую сумму наличной валютой или дорожными чеками с одновременной выдачей справки (форма 0406007) на имя каждого командируемого лица либо на имя старшего группы командируемых лиц. Справка является основанием для вывоза из Российской Федерации наличной иностранной валюты и дорожных чеков командируемыми лицами. В организации обязательно ведется журнал учета справок (форма 0404007).

После получения наличной валюты в обслуживающем банке ее необходимо принять к учету в кассу организации. Поступление валюты в кассе оформляется приходным кассовым ордером унифицированной формы. Аналогично с рублевым приходом движение наличных валютных денежных средств следует отражать в кассовой книге, книге приходных кассовых ордеров или книге расходных кассовых ордеров соответственно. В кассовой книге указывается не только сумма в валюте, но и сумма по валютному кассовому ордеру, переведенная в рубли по курсу Банка России на данный день, а при подведении итогов за день - по каждой валюте отдельно, а также общий итог в переводных рублях (то есть сумма всех валют, пересчитанных по курсу Банка России в рубли).

Аванс может быть выдан путем:

1) выдачи наличных денежных средств в рублях;

2) выдачи наличной иностранной валюты, снятой с валютного счета организации. Это может быть валюта страны убывания либо другая валюта, отличная от нее;

3) выдачи дорожного или банковского чека в иностранной валюте;

4) выдачей корпоративной кредитной карты.

Если работник не успел получить перед командировкой аванс, то по договоренности с руководителем он может тратить личные денежные средства. В этом случае возмещение расходов работника по командировке произойдет после его возвращения.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного лица по ранее выданному любому авансу ( на командировочные, хозяйственные и другие расходы). Это требование п. 11 Порядка ведения кассовых операций. Передача выданных под отчет наличных денег одним работником другому запрещается.

Выдача аванса работнику отражается в учете бухгалтерской проводкой:

В бухгалтерском учете затраты организации по покупке иностранной валюты в соответствии с п. 11 ПБУ 10/99 признаются операционными расходами.

При получении иностранной валюты бухгалтер организации сделает в учете такую запись:

При необходимости организация может обратиться в банк с просьбой перевести приобретенную валюту в иностранный банк на счет командируемого работника либо на его имя до востребования. Такая операция в бухгалтерском учете организации отражается следующим образом:

Дебет 71 “Расчеты с подотчетными лицами”

Кредит 52 “Валютные счета”.

Суммы подотчетных средств, не использованные во время служебной командировки, подлежат сдаче в уполномоченный банк в течении 10 рабочих дней с момента их возвращения работником с целью обратной продажи на внутреннем валютном рынке.

Если по каким-либо причинам служебная командировка работника, выезжающего за рубеж, откладывается, данное требование должно быть выполнено в течение 5 рабочих дней с даты предполагающегося отъезда работника.

Отрицательная или положительная курсовая разница для целей налогового учета по налогу на прибыль отражается в составе внереализационных расходов или внереализационных доходов организации.

Выданная работнику валюта, пересчитанная в рубли по курсу ЦБ РФ на дату выдачи, будет в дальнейшем, пересчитываться на отчетную дату в рубли в соответствии с п. 7 ПБУ 3/2000. последний пересчет будет произведен на дату утверждения авансового отчета.

По возвращении из зарубежной командировки сотрудник должен представить в бухгалтерию организации авансовый отчет в течении трех дней. Именно такое правило установлено п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ. Если ранее такой порядок распространялся только на командировки по России, то с 18 июня 2004 г. Подотчетное лицо обязано отчитаться за три дня по любым командировкам.

СПИСАНИЕ ПОДОТЧЕТНЫХ СУММ.

После утверждения авансового отчета бухгалтер производит бухгалтерские записи списании подотчетных денежных сумм в установленном порядке. Производится подсчет сумм, на оборотной стороне формы авансового отчета указывает суммы расходов, принятые к учету (графы 7-8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9).

Реквизиты, относящиеся к иностранной валюте (строка 1а лицевой стороны формы и графы 6 и 8 оборотной стороны формы), заполняются лишь в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте. Если расходы произведены в валюте, то, кроме суммы в рублях, указывается и сумма в валюте.

На лицевой стороне авансового отчета расположена таблица “Бухгалтерская запись”, в которой бухгалтер записывает проводки (корреспондирующие счета /субсчета и суммы).

В соответствии с российскими правилами бухгалтерского учета командировочные расходы в зависимости от их назначения можно списывать за счет следующих средств организации:

1) затрат на производство и продажу оказываемых услуг (продукции, работ), если они были связаны с текущей деятельностью организации (п. 5 ПБУ 10/99);

2) первоначальной стоимости приобретенных товарно-материальных ценностей, если командировка была связана с их приобретением, в том числе и с приобретением ценных бумаг, основных средств и т.п. (п.6 ПБУ 5/01, п.8 ПБУ 6/01, п. 9 ПБУ 19/02);

3) капитальных вложений при условии, что они связаны с осуществлением инвестиционной деятельности или строительством;

4) расходов будущих периодов с последующим равномерным списанием на счета учета затрат, если командировка связана с открытием нового производства, новых направлений работы, продвижением на рынок новых видов услуг, товаров, продукции и т.п.;

5) целевых источников финансирования;

6) прочих расходов, отражаемых на финансовых результатах, и др.

Если командировка связана с отдыхом, развлечениями, мероприятиями культурно-просветительского характера, то командировочные расходы представляют собой внереализационные расходы и должны отражаться по дебету счета 91 “Прочие доходы и расходы”.

В нижней части лицевой стороны бланка помещена отметка бухгалтера о том, что отчет проверен. Отчет утверждается в соответствующей сумме (цифрами и прописью) и ставятся подписи и расшифровки подписей бухгалтера и главного бухгалтера, а так же сумма остатка или перерасхода (если он имеет место) и реквизиты приходных или расходных документов, по которым деньги выдаются или вносятся в кассу.

Суммы сверхнормативных расходов в бухгалтерском учете желательно выделить в тексте отчета (на отдельный субсчет или внесистемно с помощью специально составленного расчета). Это облегчит бухгалтеру расчет налога на прибыль в соответствии с требованиями ПБУ 18/02 .

Суммы, указанные в отчете работником и принятые к бухгалтерскому учету могут расходиться. Например, руководитель может решить, что нецелесообразно возмещать командированному лицу стоимость приобретенных канцелярских товаров, медикаментов, туалетных принадлежностей в месте командировки. Поэтому суммы по отчету, отраженные работником, будут больше, чем принятые бухгалтером в качестве затрат после резолюции руководителя. Разница будет внесена наличными работником в кассу либо удержана из его заработной платы.

УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПЕРСОНАЛОМ ПО ПРОЧИМ ОПЕРАЦИЯМ.

Для обобщения информации о всех видах расчетов с персоналом организации, кроме расчетов по оплате труда, расчетов с подотчетными лицами и депонентами, предназначен счет 73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям”.

К счету 73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям” могут быть открыты следующие субсчета: “Расчеты по предоставленным займам”, “Расчеты по возмещению материального ущерба”, “Расчеты за товары, проданные в кредит” и др.

СУБСЧЕТ “РАСЧЕТЫ ПО ПРЕДОСТАВЛЕННЫМ ЗАЙМАМ”.

На субсчете “Расчеты по предоставленным займам” отражаются расчеты с персоналом организации по предоставленным работникам займам (например, на индивидуальное и кооперативное жилищное строительство, приобретение или строительство садовых домиков и благоустройство садовых участков, обзаведение домашним хозяйством и др.).

Условия выдачи займов (в частности, ограничение их размеров и источников выдачи) определяются организацией самостоятельно (собственниками - в учредительных документах либо администрацией - приказом по организации или утвержденным руководителем организации положением).

Наиболее распространенные ограничения при выдаче займов:

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7