Системы электронного документооборота (СЭД), появившиеся около двадцати лет назад, совершили подлинную революцию в работе с документами, помогая справиться с этой разгулявшейся бюрократической стихией.
Чтобы оценить, нужна ли какой-нибудь фирме, компании, организации система электронного документооборота (особенно это важно для средних и крупных компаний), необходимо ответить на вопросы:
1. Насколько сотрудников устраивает объём бумаг, который занимает место на их рабочем столе и сколько времени они тратят на поиск нужной информации? Не раздражает ли такая ситуация?
2. Могут ли оперативно найти нужный документ, получить необходимую информацию, к примеру, беседуя по телефону с важным для компании клиентом или партнёром, компаньоном?
3. Осуществляется ли и как (кем) процесс регистрации поручений, указаний (подробности, исполнители, сроки)?
4. Знает ли руководитель какие из выданных им поручений, документов и в какой стадии на текущий момент находятся: выполняются по графику; выполнены; не выполнены (почему?); просрочены (каковы причины?) Кто ведёт контроль за их «ходом»?
5. Имеются ли в организации регламенты по работе с документами?
6. Проходят ли документы необходимые стадии (регистрацию, рассмотрение, визирование, согласование, исполнение), получают ли эти документы определённый статус («категорию важности») и чётко ли контролируются сроки?
7. Создаётся ли положительный имидж организации качеством работы с документами?
Если сотрудники пять раз дали отрицательный ответ или не могут ответить на пять и более вопросов, то компании пора всерьёз задуматься о приобретении СЭД.
Утвердительные ответы на следующие ниже приведенные вопросы должны окончательно развеять сомнения о необходимости приобретения и внедрения СЭД и помогут укрепить позиции в компании и на рынке. Итак, хотят ли сотрудники:
? ощутимо сократить непроизводительные затраты времени;
? увеличить прозрачность бизнес-процессов организации;
? повысить исполнительскую дисциплину и ответственность;
? соответственно уменьшить расходы и повысить качество выполнения работ;
? существенно улучшить процессы контроля и управления;
? увеличить конкурентные преимущества и поднять имидж компании?
Электронный документ -- это понятие более широкое, чем просто электронный образ бумажного документа. Сюда включают некий набор данных (текст, графическое и видеоизображение, аудиозапись), созданный с помощью компьютера или сохранённый на нём. Этот набор сопровождается карточкой с атрибутами (подобно картотеке книг в библиотеке), по которым документ можно быстро найти (название, автор, дата создания и т. п.).
Под электронным документооборотом (или ЭДО) понимается способ организации работы с документами, при котором основная масса документов организации (предприятия) используется в электронном виде и хранится централизованно в так называемых электронных архивах (ЭА), своеобразных информационных складах, или хранилищах данных. Электронный документооборот может быть внутренним и внешним, и это налагает определённую специфику на информационный обмен.
Соответственно под системой электронного документооборота (СЭД) в узком смысле понимается программное обеспечение (компьютерная программа, система), которое позволяет организовать работу с электронными документами (создание, изменение, поиск, хранение), а также взаимодействие между сотрудниками: передачу документов, выдачу заданий (распоряжений, поручений) и контроль за ними, отправку уведомлений и т. п. В более широком смысле под СЭД понимается современная организационно-технологическая структура, пронизывающая весь производственный организм, включающая в себя и программную, и техническую, и методологическую составляющую, а также организационные и нормативно-правовые аспекты. Эту систему можно сравнить с «кровеносной системой» компании. Заторы в движении документов, их потеря и обмен «несвежей» (устаревшей, неактуальной, недостоверной) информацией в конце концов становятся причиной «заболевания организма». Тромбы, закупорка сосудов, каналов информационного обмена приводят к коллапсу.
Конечно, часть «офисно-канцелярских операций» с «бумагами» сегодня автоматизированы, персональные компьютеры в наше время имеет практически любая уважающая себя фирма. Впрочем, если не брать в расчёт не тронутые цивилизацией «медвежьи уголки» России, где и электричества-то до сих пор нет, встречаются варианты, когда некоторые фирмы и компьютерами не пользуются (во всяком случае, для этих целей).
Но в нынешних условиях конкуренции и рынка информация является одним из важнейших ресурсов, основным капиталом компании. Чем больше разнообразных «рабочих данных» (документов, файлов и пр.) по истории работы компании содержит в своих «закромах» информационная система и чем они лучше организованы и управляемы, тем сама компания оказывается более конкурентоспособной, защищённой и независимой при утрате людских ресурсов (увольнениях, переходах) и в большей степени застрахована от потери клиентов, партнёров, части бизнеса, потенциально важных документов и пр.
Принципы работы с документами в России были заложены ещё в петровскую эпоху. В относительно недавний социалистический период был разработан и введён основополагающий документ -- Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), некий стандарт, на базе которого отраслевыми министерствами, ведомствами и комитетами разрабатывались детализированные нормативные и регламентирующие документы, вводились унифицированные формы конкретных типов документов. Многие положения названных документов не потеряли актуальности до сих пор и действуют в госсекторе в сфере бумажного канцелярского документооборота, но, естественно, эволюционируют, особенно в последнее время.
Для работы с электронными документами в России на протяжении многих лет наиболее активно используются системы, которые можно отнести в основном к двум классам: системы электронных архивов (СЭА) и системы электронного документооборота (СЭД). Некоторые авторы предлагают выделять ещё один класс, интересный именно для российских пользователей, -- системы электронного делопроизводства, -- и, чтобы не путать с последними, называют их СДЭ -- системы делопроизводства электронные. Но в принципе отечественные СЭД, как правило, включают в себя и эти функции.
Несмотря на завалы западных терминов в этом ИТ-сегменте, многие специалисты в России предпочитают придерживаться традиционного термина «электронный документооборот», хотя он сегодня не совсем точно (полно) определяет суть вопроса. На практике данный термин вбирает в себя куда более широкий смысл. Например, в понятие «электронный документооборот» в российской компании DIRECTUM вкладывают весь спектр технологий: управление электронными документами (электронный архив); управление деловыми процессами (workflow); управление интернет-данными; управление знаниями; традиционное делопроизводство.
Российские системы в большей степени ориентированы на поддержание документоориентированного управления, а не на управление произвольным, как модно теперь говорить, контентом (т. е. самым разнообразным информационным наполнением, содержанием), как на Западе.
Названные выше условные классы изначально нацеливались на разные задачи и сценарии использования.
СЭА создавались, чтобы в течение длительного времени хранить и учитывать документы как эдакие своеобразные информационные склады. Документ сопровождался соответствующими реквизитами (карточкой, аналогичной библиотечной), чтобы его потом можно было найти и просмотреть. Для реализации аналогичных задач появляются различные, в том числе аппаратные, системы хранения и поиска бумажных документов, мультимедиа- и фотоматериалов (микрофиши) и пр., унифицируются форматы документов.
Что происходит с документом вне архива, данную систему не интересует. В процессе развития в СЭА появляются инструменты и функции для реализации политики хранения и миграции документов. Например, выделяют документы оперативного и долговременного хранения и перевод из одного вида в другой. Таким образом, и здесь начинают появляться элементы движения и стадии жизненного цикла документа, простейшие docflow и workflow.
Если СЭА изначально создавались для хранения и учёта документов, то СЭД предназначались для управления документами.
В западных источниках встречается несколько вариантов терминов, имеющих отношение к управлению документами, которые, с одной стороны, отражают тенденции развития данного направления, а с другой-- маркетинговые ухищрения некоторых производителей. Вот эти термины: Document Management -- управление документами; Electronic Document Management System (EDMS) -- система управления электронными документами, электронным документооборотом; Enterprise Document Management Systems (тоже EDMS) -- системы управления корпоративными документами.
У разных авторов (и разработчиков) в эти термины может вкладываться разный смысл. Некоторые наши эксперты утверждают, что EDMS-системы отвечают скорее за управление хранением документов, а не за документооборот (движение документов). Иными словами, получается, что какие-то системы EDMS ближе к СЭА. Это свидетельствует о том, что в каждом конкретном случае (несмотря на заявления поставщиков) нужно более глубоко изучать функциональное наполнение и реальные возможности систем, прежде чем относить их к тому или иному классу.
Любой документ проходит разные фазы своего жизненного цикла, и его, для удобства и ускорения работы, на всех этих стадиях можно сделать доступным другим сотрудникам, с которыми необходимо взаимодействие, в том числе ещё в процессе подготовки документа. Отсюда возникают и такие понятия, как версионность документов, стадии жизненного цикла, состояния документов, маршруты движения, совместная (групповая) работа, процесс, docflow и workflow и пр.
В свою очередь, СЭД развиваются в направлении усиления архивных функций: появляются разнообразные хранилища документов, представления документа в разных форматах.
В результате появляется новый класс систем, получивший название ECM, в котором представлены функции обоих вышеупомянутых направлений (СЭА и СЭД).
Enterprise Content Management (ECM) -- это управление корпоративными информационными ресурсами, их содержанием и наполнением. Понятие ECM-системы несколько шире, чем СЭД. Под первой понимают набор технологий, инструментов и методов, используемых для сбора, управления, накопления, хранения и доставки информации всем потребителям внутри организации. Например, для того, чтобы иметь право называться ECM-системой, СЭД должна содержать средства сканирования документов, гарантировать сохранность документов, поддерживать регламенты доступа к ним и их хранения, управление интернет-данными и «динамическим контентом» при организации взаимодействия многих пользователей и т. д.
Комплексная автоматизация предприятий, компаний, как правило, строится путём интеграции нескольких систем, каждая из которых решает определённый круг задач. Поэтому очень важно правильно определить, что именно должно реализовываться в рамках каждой системы, и обеспечить их рациональное взаимодействие.
В соответствии с набором реализуемых функций и областей применения в СЭД укрупнёно можно выделить следующие направления:
Страницы: 1, 2, 3, 4
