Решаемые задачи:
увеличение темпа документооборота до необходимого предприятию уровня;
достижение необходимого уровня исполнительской дисциплины (внедрение автоматизированных форм контроля действий исполнителей и подготовки специализированной отчетности);
повышение качества управленческих решений на разных уровнях управления;
достижение необходимого уровня автоматизма и безошибочности при работе исполнителей с документами;
организация эффективного и безопасного доступа сотрудников к знаниям, накопленным в виде массы корпоративных документов;
выстраивание надежной системы защиты корпоративных документов от различных видов несанкционированного доступа;
организация целостного согласованного документооборота в системе территориально-распределенных подразделений.
Основные функции LanDocs:
Регистрация и поиск документов
Организация совместной работы с документами
Обмен документами и сообщениями
Автоматизированный контроль исполнения поручений
Интеграция с внешними Windows-приложениями
Интеграция с электронной почтой
Работа через Интернет
Территориально-распределенный документооборот
Обеспечение информационной безопасности.
LanDocs обеспечивает комплексную поддержку офисных деловых процессов, максимально используя накопленные навыки персонала и сложившуюся коммуникационную и сетевую инфраструктуру. Особенностью LanDocs является сочетание богатой функциональности с гибкостью, позволяющей при внедрении тонко настроить продукт в соответствии с нормативной базой и практикой документооборота конкретного предприятия, ведомства или учреждения. [9]
1.8.3 Краткие характеристики системы «Optima-Workflow»
Самое главное в Optima-Workflow - ориентированность на процессы, а не на документы. Владелец может настраивать работу системы так, как ему нужно не ограничивая себя рамками ее начальной конфигурации Optima-Workflow' хоть и не является самоорганизующейся системой, способна полностью адаптироваться к специфике предприятия и происходящим изменениям в его деловых процессах.
С помощью системы Optima-Workflow можно создавать маршруты движения документов и отслеживать их обработку на всех этапах. Контроль за исполнением документов обеспечивается соответствующими встроенными механизмами путем сопоставления заданных и фактических характеристик процесса. Для создания выходных форм и отчетов сотрудники могут использовать предоставляемые Optima-Workflow средства проектирования макетов различных документов о результатах проведенной работы.
Достоинства системы:
1) Простота и гибкость. Система содержит все необходимое для быстрого внедрения документооборота (включая конфиденциальные документы), легко адаптируется к специфике любой организации, государственным и корпоративным стандартам.
2) Масштабируемость и управляемость. Система может обслуживать как всю сферу управления документами, так и внедряться поэтапно, начиная с критических участков делопроизводства. Optima-Workflow автоматически собирает статистику о движении документов, анализ которой позволяет рационализировать документооборот. При изменении организационной структуры фирмы перенастройка системы производится без остановки работы.
3) Открытость. Optima-Workflow основана на принципах открытой архитектуры, что обеспечивает ее взаимодействие с любыми другими средствами обработки данных, например системами бухгалтерского учета и финансового анализа, службами электронной почты и др. [15]
1.8.4 Краткие характеристики системы «БОСС-Референт»
Система «БОСС-Референт» разработана компанией «АйТи» на базе продукта Lotus Notes компании IBM, который представляет собой средство проектирования систем поддержки групповой работы и может рассматриваться в качестве стандарта в этой области.
Данная разработка ориентирована на средние коммерческие предприятия.
Система обеспечивает поддержку следующих процессов:
подготовка и согласование документов;
подготовка, и исполнение и контроль поручений;
обработка входящей и исходящей корреспонденции;
управление прохождением внутренних документов: распорядительных, организационных и информационно-справочных;
хранение и динамическое обновление данных о структуре и работниках предприятия, поддержка механизма делегирования полномочий. Хранение и динамическое обновление данных о контрагентах предприятия;
поддержка технологического документооборота по трем направлениям работы: а) ведение реестра и обслуживание материальных объектов, б) подготовка договоров и обработка событий по ним, в) взаимоотношения с клиентами, поставщиками и партнерами;
поддержка обмена знаниями и информацией внутри рабочих групп, комитетов, между центральным офисом организации и ее подчиненными структурами, а также напрямую между подчиненными структурами.
Преимущества системы БОСС-Референт
Средства создания единого информационно-управленческого пространства для организаций любой сложности: распределенных, многоуровневых, функционально-проектных.
Поддержка сложных маршрутов согласования документов.
Быстрая автоматизация бизнес-процессов благодаря наличию встроенных процессов обработки документов, настраиваемых и модифицируемых с учетом специфики заказчика.
Надежная работа, высокие показатели производительности, удобство администрирования и масштабирования, Web-доступ.
Наличие средств защиты информации. Возможность построения на базе БОСС-Референта системы юридически значимого электронного документооборота.
Простота освоения пользователями.
Успешное использование системы ведущими компаниями и организациями России. [3]
1.8.5 Краткие характеристики системы «Дело»
Система «ДЕЛО», разработанная компанией «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) - комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации.
Система делопроизводства эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах.
Функциональные возможности:
*отслеживание всех этапов делопроизводственных операций и результатов выполнения работ по основным функциональным процессам организаций и учреждений;
*регистрация проектов как отдельной группы документов, с последующей перерегистрацией, путем создания связанного документа с возможностью копирования (переноса) данных;
*ввод текстов резолюций, включая повторные и назначение исполнителей по ним;
*направление резолюций и документов на рабочие места пользователей-исполнителей с помощью механизма электронной почты;
*пересылку отчетов исполнителей по документу ответственным исполнителям и/или авторам резолюций;
*осуществление контроля за своевременным исполнением поручений, обращений учреждений, организаций, резолюций и указаний руководства; проверка правильности и своевременности исполнения документов;
*объединение и группирование документов, зарегистрированных в системе делопроизводства, по различным признакам;
*выполнение поиска по совокупности реквизитов регистрационных карточек, а так же резолюций, с целью осуществления функций контроля исполнения документов, и резолюций и ведения справочно-аналитической работы;
*ввод сведений об отправке исходящих документов адресатам с созданием реестров рассылки документов;
*получение согласно действующим правилам и инструкциям информационных материалов, сводок, отчетов для предоставления руководству;
*предоставление любому должностному лицу своего личного электронного кабинета;
*получение и вывод на печать статистических справок и отчетов, а также регистрационных карточек;
*хранение электронных образов документов;
*списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел и, при необходимости, извлечения их из дела;
*протоколирование работы пользователя с системой
Система функционирует в локальной вычислительной сети и рассчитана на моно структурную организацию. [4]
1.8.6 Краткие характеристики системы «Евфрат-Документооборот»
Данная система была разработана компанией Cognitive Technologies. Новая версия системы «ЕВФРАТ-Документооборот» v.12 позволяет построить полноценную систему управления бизнес-процессами и документами организации, а также содержит весь необходимый инструментарий для успешной организации электронного документооборота любой компании, независимо от численности и формы собственности.
Основными функциями системы являются:
регистрация документов в системе (заполнение электронной регистрационной карточки), присоединение к карточке любого количества файлов произвольного формата;
постановка документов на контроль;
возможность создания параллельных и последовательных поручений, подпоручений соисполнителям;
возможность проектирования типовых маршрутов движения документов;
слежение за ходом исполнения поручений, рассылка уведомлений и напоминаний;
поиск документов по любому из полей регистрационной карточки и по тексту присоединенных к карточке файлов с учетом морфологии русского языка;
разграничение прав доступа к документам, в том числе с использованием ролей, что удобно при временном или постоянном замещении должностей;
протоколирование действий пользователей, криптографическое шифрование и применение ЭЦП;
подготовка и печать журналов и отчетов;
рассылка документов, переписка между пользователями системы при помощи встроенной почтовой службы;
возможность автоматизации процессов хранения и списания документов в архив;
доступ к документам и поручениям при помощи веб-браузера из любой точки мира.
Особенностью системы АС «ЕВФРАТ-Документооборот» является ее гибкость и простота настройки, обслуживания и администрирования. [5]
1.8.7 Краткие характеристики системы «PayDox»
Система электронного документооборота PayDox предназначена для управления корпоративными документами и групповой работой сотрудников. Система включает все возможности для организации единого электронного документооборота предприятия в соответствии с отечественными нормами делопроизводства, поддерживает коллективную работу сотрудников с документами, включая ведение версий документов, осуществляет электронное согласование и утверждение документов, рассылку и ознакомление сотрудников с документами с регистрацией факта ознакомления сотрудника с документом, а также ориентирована на работу с платежными документами - ведение и учет платежных документов, управление договорами, создание отчетов о платежных балансах по договорам, создание отчетов о платежных балансах по предприятию, контроль исполнения платежей и отчеты о задолженностях, контроль затрат и отчеты по статьям затрат, формирование и исполнение бюджетов.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9
